契約書などのビジネス文書に印鑑を押す機会は多くありますが、その際に使われる言葉に「捺印」と「押印」があります。

今回は、「捺印」と「押印」の違いについて、それぞれの法的効力も含めて解説します。また、電子印鑑が捺印の代わりになるための条件や、電子印鑑を利用するメリットについても解説します。

1.「捺印」と「押印」の違いと法的効力

「捺印」と「押印」は、いずれも「印鑑を押す」という意味合いの言葉です。これら2つにはどのような違いがあるのでしょうか。

ここでは、2つの言葉の意味について確認をしながら、それぞれの法的効力についても確認してみましょう。

1-1.「捺印」とは

「捺印」とは、もともと「署名捺印」を示す言葉で、自筆の署名とともに印鑑を押す行為を指します。

「捺印」の場合、署名とともに印鑑を押すため、署名が本人のものであることが証明されれば、本人の意思により作成された書面としての効力があるとされています。

1-2.「押印」とは

「押印」とは、もともと「記名押印」を示す言葉で、自筆も含めた記名とともに印鑑を押す行為を指します。

「押印」の記名では、すでに印刷された名前やゴム印などを利用した名前だけでなく、代筆による名前も有効です。

1-3.「捺印」「押印」の法的効力

それでは、両者の言葉の意味を確認した上で、「捺印」と「押印」の法的効力を比較した場合、どちらのほうがより高い法的効力を持つと言えるのでしょうか。

一般的には、「捺印」のほうが、「押印」と比較し、本人による署名とともに印鑑を押す行為が伴うことになるため、法的効力が高いとされています。

なぜなら「押印」の横に記名された名前には、代筆されたものやゴム印で押したもの、印刷されたものなどでも認められるため、必ずしも本人の意思で記名されたものでない可能性もあるためです。

書類に証拠能力を持たせたい場合には、「押印」ではなく、「捺印」を行う必要があると覚えておきましょう。

2.電子印鑑は「捺印」の代わりになる？

近年、リモートワークを導入する企業が増加していることから、電子文書に捺印が可能な電子印鑑の利用も拡大傾向にあります。

そのため、契約書などで、一部の商取引文書の電子化が認められたものについては、電子印鑑の捺印も可能です。
ただし、電子印鑑に法的な効力を持たせるためには、次に示す条件を満たす必要があります。

関連記事：電子印鑑とは？法的効力や導入時のメリット・デメリット、作成方法を解説！

2-1.電子印鑑が法的効力を持つために必要な条件

電子印鑑が法的な効力を持つためには、電子印鑑に対して認証局（CA）が発行した電子証明書を用意しなければなりません。

電子証明書があれば、電子印鑑は紙への「捺印」と同様の法的効力を持ちます。

法的効力を持つ電子印鑑を利用するためには、無料ツールで作成したものや印影をスキャンしたものではなく、有料の電子印鑑作成サービスを利用するのがおすすめです。

有料の電子印鑑作成サービスを利用すると、本人の識別情報やタイムスタンプ情報などが含まれた電子印鑑を発行できるため、電子印鑑により法的な証明力高めることができます。

2-2.電子印鑑を使用できる書類

電子印鑑を使用できる書類は、2005年施行のe-文書法において定められています。

これらの書類の中には、見積書や請求書・納品書・契約書といった書類が含まれているため、日常的に取引先とやり取りをする上で使われる書類は適用の対象となると考えてよいでしょう。

3.電子印鑑を利用するメリット

ここでは、電子印鑑を利用するメリットを4つ取り上げ、紹介します。

3-1. 業務効率がアップする

電子印鑑を利用することで、書面を印刷する手間や、朱肉を出して印鑑を押す手間などを省けます。

印鑑を押し間違えた場合などに、新しい書面を印刷したり、訂正処理を行ったりする必要がなく、電子印鑑を差し替えるだけなので便利です。

また、電子印鑑によって、場所を選ばずに承認作業が可能となるため、事務手続きのスピーディーな処理も期待できます。

3-2. 印刷代や郵送代などのコストが削減できる

文書を電子化し、電子印鑑を利用することで、文書を紙に印刷するためのインク代や紙代などの印刷コストが削減できます。

文書を電子化して発行することにより、切手代などの郵送コストも不要となります。

電子印鑑を利用することで、さまざまなコスト削減にもつなげることが可能です。

3-3. 書類の管理や検索が簡単になる

書類を電子化することで、書類をクラウド上に保存しておくことが可能になります。

そのため、印刷した書類を保管しておくスペースが不要になるだけでなく、管理の煩雑さも解消されます。

また、紙の書類と比較し、書類の検索も容易になるため、作業の効率化も期待できます。

3-4. 作成・捺印が簡単にできる

電子印鑑は、作成や捺印も簡単にできるため、自社内への導入が容易です。

今までに電子印鑑を利用したことがない場合でも、特に技術的な知識を必要としないため、社内での運用もスムーズに進められます。

4.電子印鑑を利用する際に注意しておきたいポイント

このようにビジネスに導入するにあたり、メリットの多い電子印鑑ですが、利用するにあたっては注意しておきたい点があります。

ここでは、電子印鑑を利用する際の注意点を2つ取り上げ、簡単に紹介します。

4-1. セキュリティ対策を施した上で利用する必要がある

電子印鑑の中には、本人性の証明が難しいような、印影を画像化しただけのものもあるため、利用には、不正利用やなりすましといった危険性がつきまといます。

そのため、電子印鑑に法的な効力を持たせて利用したい場合には、電子証明書が発行された電子印鑑を利用するなど、きちんとしたセキュリティ対策を施した上で利用する必要があります。

4-2. 導入にあたってコストがかかる

セキュリティ対策を施して電子印鑑を運用する場合、システムの導入費用や使用料がかかるケースがあります。

そのため、電子印鑑を利用する段階で、削減可能なコストと導入コストを天秤にかけながら、導入するか否かの判断をする必要があります。

5.書類に法的効力を持たせたい場合には「捺印」を行う

よく似た用語である「捺印」と「押印」ですが、書類に法的効力を持たせたい場合には、本人の署名とともに印鑑を押す「捺印」を行う必要があります。

「押印」の場合には、印鑑とともに記名を行いますが、その際の記名はゴム印や代筆、印字されたものも有効になるため、本人確認という意味で不十分な面があるためです。

なお、リモートワークの増加により、近年利用が増えている電子印鑑についても、認証局（CA）による電子証明書が発行されたものであれば、「捺印」と同じ法的効力があります。

電子印鑑には、業務効率の向上やコスト削減が可能となるほか、書類管理のハードルを下げ、手軽に導入できるというメリットがあります。

承認業務の電子化により、作業の効率化も可能となる電子印鑑の導入を、ぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。