企業の業務におけるDX推進が求められるなかで、印鑑に関しても電子印鑑へと移行する企業が少なくありません。
ただ、「自社も電子印鑑に移行すべきなのか」「電子印鑑を作成しようと思っても方法が分からない」とお悩みの企業の方もいるでしょう。

本記事では、電子印鑑のメリットや電子印鑑を作成する方法、電子印鑑を作成するうえでの注意点などについて、説明します。

関連記事：電子印鑑とは？法的効力やメリット・デメリットを解説

1. 電子印鑑の必要性とは

そもそも日本の法律では、特別な定めがある場合を除いて、契約における印鑑の必要性が言及されていません。

なぜ日本で印鑑がここまで必要とされているかというと、昔からある根強い「ハンコ文化」が存在しているためです。この背景から、法的に押印が義務付けられていない書類でも、正式な書類であることを示すためにハンコを押す慣習が残っています。

ただし現在では電子化が進み、これまで書面に押印することが義務付けられていた契約に対して、徐々に電子契約が認められるようになってきました。この風潮にあわせて、電子印鑑や電子契約サービスの必要性が非常に高まっています。

参照：押印に関するQ&A｜経済産業省

2. 電子印鑑を作成するメリット

ここからは、電子印鑑を作成するメリットについて解説します。

2-1. 業務を効率化できる

電子印鑑を利用することで、書類を紙で印刷して捺印、郵送するという手間をかける必要がなくなります。
業務を効率化しようという動きが活発になっている企業は多く、そのような企業では効率化できる作業や手順をリストアップしています。

作業自体にそこまで時間がかかるわけではなかったとしても、1回の積み重ねによってかなりの時間を割いているケースは少なくありません。捺印回数が多い企業ほど、電子印鑑の導入によって時間を大きく節約できる可能性があります。

2-2. テレワークや在宅勤務を導入しやすい

アナログな印鑑を利用して捺印業務をおこなっている場合、印鑑と書類が同じ場所になければ、捺印をおこなうことはできません。
働き方改革の推進などでテレワークや在宅勤務を導入している企業は多いですが、捺印業務が従来のままでは、その手続きのためだけに出社する必要が出てくる可能性があります。

そこで電子印鑑を使用することで、オフィスに出社せずともそれぞれが働いている場所で捺印業務を完了できるようになります。

2-3. 印鑑や書類の保管・管理などにかかるコストを削減できる

アナログな印鑑を利用する場合、印鑑の紛失や破損といったリスクが常に付きまとうことになります。
また、押印した後の書類に関してもキャビネットなどで保管しておく必要がありますが、これらに関しても紛失してしまう危険性があります。

電子印鑑を利用して書類を電子化することで、印鑑や書類の紛失・破損といったリスクが少なくなり、保管コストを抑えることが可能です。

3. 電子印鑑の作成方法

電子印鑑の作成は、無料でも有料でもおこなうことができます。

無料で電子印鑑を作成する場合、手軽に電子印鑑を導入することができますが、書面を改ざんされるリスクがあったり、証拠能力に乏しかったりなどのデメリットもあります。

一方、有料で電子印鑑を作成する場合、コストはかかりますが、セキュリティ面で安心できるのは非常に大きなメリットです。

ここからは、電子印鑑の作成方法を4つ紹介します。

3-1. 角印やシャチハタの印影から作成する方法

まず一つめに紹介するのは、角印やシャチハタなどの印影から作成する方法です。具体的な手順は以下の通りです。

1. 印鑑を白紙に押す
2. その書類をスキャナーで読み込む
3. 画像透過ツールを利用して、スキャンした画像の紙部分を透過させる

実際の印影を使用して作成するので、スキャンしない場合と比べてリアルな電子印鑑を作成することができます。

3-2. エクセル・ワードで作成する方法

エクセルとワードでの作成方法はほぼ同じです。具体的には以下の流れに沿っておこないます。

1.「挿入」の「図」から円形を選択して挿入
2. 設定を「塗りつぶしなし」に設定し、円の上に名字をテキストで入力
3. 全体のバランスを整えて図として保存

図の枠線は赤に設定しておくと、より従来の印影と同じような電子印鑑を作成することができます。

3-3. 無料サイト・ソフトで電子印鑑を作成する方法

無料サイト（ソフト）でも電子印鑑を作成することができます。サイトによって作成方法はさまざまですが、「社名」「字体」「印鑑の形」など必要な項目を指定するだけで、簡単に電子印鑑の画像を作成することが可能です。

以下記事では、無料で電子印鑑を作成する方法について詳しく紹介しています。

関連記事：電子印鑑を無料で作成する方法とは？利用時のメリット・デメリットをあわせて解説

3-4. 有料サイト・ソフトで電子印鑑を作成する方法

有料で電子印鑑を作成する場合、利用するサイトやソフトによって方法は異なりますが、おおむね以下のような流れで電子印鑑を作成することが可能です。

1. 利用するサイト・ソフトを購入して登録をおこなう
2. 電子印鑑作成に必要な情報を入力・送信する
3. 後日、電子印鑑データを受け取る

なかには電子署名やタイムスタンプを付与し、捺印日時や改ざんされていないことが証明されている電子印鑑を作成できるサイトもあります。無料で電子印鑑を作成する場合と比べると、セキュリティ面で安心して電子印鑑を利用することが可能です。

4. 電子印鑑を作成するうえでの注意点

ここからは、電子印鑑を作成するうえでの注意点について解説します。

4-1. 無料で作成すると法的効力が担保されない

フリーソフトを利用すれば無料で電子印鑑を簡単に作成することができますが、それは第三者が同じ電子印鑑を作成できるということでもあります。

実際の印影をスキャンしたものをもとにして作成したとしても、画像はコピーすることが可能なため、確実に安心というわけではありません。また、逆に画像から印鑑そのものを偽造されてしまうリスクも考えられます。

有料のソフトを利用して作成する場合は、使用者の識別情報などを判別することができるので、セキュリティ面で安心して利用した場合は有料で電子印鑑を作成するのがおすすめです。

4-2. 電子印鑑が使用できないケースがある

印鑑には認印や実印などの種類があり、どちらでも法的な効力は同じとされています。しかし、実際の取引においては実印の方がより法的効力が高く、電子印鑑では実印としての効力が認められないケースもあります。

代表的なものとしては不動産登記などが挙げられますが、2022年現在、電子印鑑は利用できません。
そのため、電子印鑑だけですべての捺印業務に対応できるわけではないということを念頭に置いておく必要があります。

4-3. 取引先に同意をもらう必要がある

電子印鑑を導入する場合は、取引先に同意を得る必要があります。とくに相手方の企業として、電子印鑑の利用をほとんどおこなっていなかった場合、電子化に躊躇するケースが多いでしょう。

そのため、主要な取引先に対しては、自社で電子印鑑を導入する前に、今後の取引を電子化してよいか確認を取っておいた方が安心でしょう。場合によっては、交渉する必要が出てくるので気を付けましょう。

5. 電子印鑑作成ソフトやサイトを活用して、契約業務の電子化を進めていこう

テレワークの推進や業務効率化を目指している企業にとっては、場所を選ばずに捺印できる電子印鑑を導入するメリットは非常に大きいです。

電子印鑑は無料でも有料でも作成できますが、フリーソフトを利用して作成した電子印鑑は、セキュリティ面などでリスクが発生する可能性もあるので、有料ソフトを利用して作成するのをおすすめします。

また、取引によっては電子印鑑を利用できないことも考えられるので、電子印鑑と通常の印鑑を使い分けることも想定しておきましょう。