請求書を発行する際、やむを得ず代金の値引きが必要になる場合があります。たとえば、買掛金の相殺や大量購入のリベートが発生するケースです。請求書の値引きの書き方は、法令によって指定されているわけではありません。しかし、取引先企業とのトラブルを避けるため、商慣習に則った書き方で値引きをおこなうことが大切です。この記事では、請求書の値引きの書き方や、請求書の記入ミスを防ぐためのポイントを解説します。

1.請求書の値引きが必要になる3つのシチュエーション

そもそも、どんなシチュエーションで請求書の値引き処理が必要になるのでしょうか。掛取引をおこなう企業の場合は、売掛金を回収する代わりに手元の買掛金と相殺し、請求書に反映させるケースがあります。また、大量購入の際のリベートや、クレーム対応の際の割引のため値引き処理をおこなう場合があります。請求書に値引きを書く必要があるシチュエーションを3つ解説します。

1-1.買掛金を相殺する場合

企業間の掛取引では、未払いの買掛金を売掛金と相殺し、入出金の手間を減らす場合があります。この場合、売掛金の請求書に値引き処理をおこない、買掛金の金額を差し引く必要があります。掛取引のほかにも、商品を返品して取引先企業への返金が必要になった場合は、双方合意のうえで新規取引の請求金額と返品金額を相殺するケースがあります。

1-2.大量購入のリベートが発生した場合

大量購入のリベート（売上割戻）が発生した場合も、請求書の値引き処理が必要です。たとえば、企業のプロモーションの一環として、セールの際の大量購入にリベートがつく場合があります。もしリベートが適用されたにもかかわらず、値引きをおこなわず通常の金額を請求した場合、過大請求になります。そのため、請求書の値引き処理は忘れずにおこないましょう。

1-3.クレーム対応のため割引をおこなう場合

取引先企業からのクレームがあった場合、商品の返品ではなく、値引きで対応するケースもあります。とくに商品の欠陥や不具合がそれほど大きなものではなかった場合、請求金額の値引きが求められる場合があります。クレーム対応の一環として請求金額の割引をおこなう場合は、値引きをした経緯を請求書内に記載しておくことでトラブル防止につながります。

2.請求書の値引きの書き方3つのポイント

請求書の値引きの書き方には法律上の定めはありません。しかし、請求書の値引きを曖昧に書くと、取引先企業とのトラブルに発展したり、税務処理でミスが起きたりする可能性があります。そのため、請求書の値引き項目や値引き金額の表記には、商慣習上広く認められた書き方があります。重要なのは、「値引きしたという事実を相手にわかりやすく伝えること」です。請求書の値引きの書き方のポイントを3つ紹介します。

2-1.値引きする金額は商慣習上に従って書く

通常の請求金額ではなく、値引き金額であることを示すため、金額の先頭に「－（マイナス）」「▲（黒三角）」の記号を表記しましょう。あくまでも法令上は、どの記号を使っても問題ないとされています。しかし、「－」「▲」以外の記号は一般的ではないため、値引き金額であることが取引先企業に伝わらない可能性があります。

2-2.値引きする項目は値引き前の項目の下段に書く

値引き処理をする場合は、値引きをおこなった商品の下段に値引き項目を作成し、金額の欄にマイナスの数字を記入することが一般的です。値引き後の金額のみ請求書に記載した場合、「値引きがおこなわれた」という事実が相手に伝わりません。見積書の数字と請求書の数字に齟齬が発生するため、取引先企業から問い合わせがある場合があります。なお、値引き項目の品目名は買掛金の相殺であれば「相殺」、リベートやクレーム処理であれば単に「割引」「値引き」「減額分」としてかまいません。

2-3.値引きした理由を備考欄に書く

「なぜ値引きがおこなわれたか」がわかるように、請求書には値引きした理由を記載しましょう。「リベートとして値引き」「買掛金との相殺のため値引き」など、簡潔な表記で問題ありません。値引きした理由を明記することで、取引先企業とのトラブル防止になるだけでなく、所轄の税務署による税務調査にも対応しやすくなります。値引きした理由は請求書の備考欄に書くことが一般的です。

3.請求書で値引きを書く際の2つの注意点

請求書に値引きを書く際に注意しなければならない点が2つあります。トラブルの原因になりやすいのが、「消費税は値引きより先に計算するか」「値引き後に計算するか」という問題です。値引き前に消費税を算出すると、値引き時の計算処理が煩雑になります。そのため、値引きをおこなってから消費税を計算するのが一般的です。また、値引き金額の改ざんを防止するため、金額の数字にカンマをつけましょう。

3-1.消費税は値引きが終わってから計算する

消費税を計算してから値引きをおこなう場合と、商品金額の値引きをおこなってから消費税を計算する場合では請求金額に差が出ます。先に消費税を計算し、改めて値引きをおこなうと端数が発生し、計算処理が煩雑になる可能性があります。そのため、消費税は値引きが終わってから計算するのが一般的です。たとえば、60,000円の商品を5,000円値引きする場合、値引き後の55,000円の金額に対して消費税を計算する必要があります。

3-2.金額の改ざんを防止するためにカンマをつける

通常の請求書の書き方通り、値引き金額を記載する際も改ざん防止のために数字をカンマで区切りましょう。値引き金額にカンマをつけることで、請求書の可読性が高まる効果もあります。

4.請求書の記載ミスを防止する方法は？請求書発行システムの導入を

もし請求書の金額に記載ミスがあった場合、誤請求や過大請求につながる恐れがあります。とくに請求書の値引きは通常の経理業務ではおこなわないイレギュラーな処理のため、金額の入力ミスや計算ミスが起きやすくなっています。たとえば、年に1回大量購入によるリベートが発生するクライアントに対し、うっかり割引処理をおこなわずに請求を行った場合、過大請求になってしまいます。こうした請求書の記載ミスを防止するには、請求書発行システムの導入がおすすめです。請求書発行システムには、記入漏れや記入ミスがないかチェックする機能があります。また、売上伝票や納品書などと請求書を照合し、請求金額に矛盾がないか確認することも可能です。請求書の記載ミスの多くはヒューマンエラーによって発生します。請求書発行システムを導入し、請求書の発行業務をシステム化することで、請求書の入力ミスや計算ミスを防止することが可能です。

5.取引先企業とのトラブル防止のため、請求書の正しい値引きの書き方を知ろう

請求書に値引きを書く必要があるシチュエーションとして、大量購入のリベートや取引先企業のクレーム、買掛金の相殺などが挙げられます。法令によって、請求書の値引きの書き方が決められているわけではありません。しかし、請求書の値引きには、商慣習上広く認められた書き方があります。独自の書き方で値引きをおこなうと、取引先企業の担当者を混乱させたり、トラブルに発展したりする可能性があります。請求書の値引きを正しく表記したい場合は、請求書発行システムの導入がおすすめです。