商品やサービスに対して金銭のやり取りがあった際、内容を詳細に記載した書類として支払明細書が発行される場合があります。個人として身近な支払明細書といえば、クレジットカードを利用した際に発行されるものが挙げられるでしょう。

企業間での取引では、領収書や請求書だけでなく内訳を証明する書類として、合わせて支払明細書が発行される場合があります。

今回は、支払明細書の書き方や保管方法、そして注意点について分かりやすく解説します。

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1.支払明細書の基本的な書き方

取引内容を双方で確認したり、支払われる金額を説明したりするために、支払明細書は発行されます。領収書や請求書とでは、書類の意味合いが異なります。

支払明細書の基本的な書き方について、記載すべき項目ごとに細かく見ていきましょう。

1-1. 書類名

まずは、書類名を明記してどういった意味合いを持つ書類なのかを明確にします。記載する内容はシンプルに「支払明細書」でよいでしょう。支払明細書と請求書は記載されている内容が似ていますが、支払いを要求しているかどうかで異なります。

請求書としても同じ意味合いを持つ支払明細書にしたいのであれば書類名を「請求書兼支払明細書」として、支払期日を合わせて記載しましょう。

1-2. 管理ナンバー

複数の取引先や取引において支払明細書を発行するのであれば、自社で管理がしやすいように独自に管理ナンバーを設定しておくことをおすすめします。管理ナンバーを設定する際は、取引先や請求書の管理に必要としているコードを区分け用の目印として含むことで、より分かりやすくなります。

1-3. 送付先の会社名

支払明細書を送る会社名を記載します。表記は「（相手の名前や法人名）御中」とします。送付先の名前が記載されていない書類は、相手に不信感を与えてしまう原因となりますので、忘れずに正しく記載するようにしましょう。

1-4. 発行した日付

その支払明細書が実際に作成された日付、あるいは取引先に送った日付を記載します。たとえば、取引先が月締めで取引をまとめている場合、支払明細書の日付によっていつの取引によるものなのか管理がしやすくなります。

1-5. 発行元の情報

支払明細書を発行した側の情報、すなわちこの場合であれば自社について記載します。この際、とくに重要となるのが電話番号および、担当者の名前です。支払明細書を受け取った側が、相手に対してスムーズに連絡が取れるように記載しましょう。

支払明細書を作成する際のポイントとして、電子印鑑を合わせて用意しておくことをおすすめします。電子印鑑があれば、支払明細書を印刷するたびにわざわざ実物の印鑑で押印する必要がなくなるためです。

1-6. 残高の情報

取引日と支払日が数ヵ月にまたいで異なる場合は、残高の情報についても記載しましょう。一ヵ月のなかで取引が完了するのであれば、記載する必要はありません。

1-7. 取引の内容

その取引の内容について、複数の項目に分けて記載しましょう。分類すべき項目は以下のとおりです。

・日付：その商品やサービスを納品した日あるいは提供を始めた日
・コード：自社で商品や管理のために設定しているコード
・内容：商品やサービスの名前
・数量：納品する商品の個数（単位も必要）
・単価：その商品やサービスの単価（消費税は含まない）
・金額：数量と単価から算出された金額
・小計：金額を合計した税抜価格
・消費税：小計に対して消費税率を適用して算出した消費税額
・合計：消費税を加えた合計金額

なお、軽減税率が適用される場合は、消費税の項目のなか区分けして記載しましょう。

2.支払明細書の正しい保管方法

支払明細書は、受け取った側だけでなく発行した側の両方が内容を正確に把握して、必要なタイミングでチェックできるように適切な環境下で保管しておくことが大切です。発行する際は、合わせて控えを必ず作成するようにしましょう。

領収書や請求書、そのほか注文書や契約書など、これらは法律によって保管すべき期間が決められています。しかし、支払明細書の場合は法律で定められた保管期間がありません。支払明細書は領収書と同じ意味合いを持つシーンもありますので、法律で定められていなくても大切に保管することをおすすめします。

一方で、組織のなかで取引の内容を確認するためだけに作成された支払明細書の場合、いつまでも保管しておく必要がありません。

支払明細書は、用途に合わせて保管や管理を行うようにしましょう。
重要とされる支払明細書の場合は、帳簿書類と同じ扱いで保管することを推奨します。

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3.支払明細書の書き方や保管での注意点

支払明細書は用途によって重要な意味合いを持ちますので、発行する側も受け取る側も書き方や保管の仕方に注意しなければいけません。

3-1. 再発行時の注意点

支払明細書がどういった意味合いを持って扱われるかによって、積極的に再発行に対応してもらえるかどうかは異なります。あくまでも内容や履歴のチェックのために支払明細書を使用しているのであれば、再発行を依頼してもスムーズに対応してもらえることが多いでしょう。

一方で、領収書や請求書などほかの書類としての意味合いが強いのであれば、支払明細書の再発行が難しい場合があります。たとえば領収書であれば、複数発行してしまったために経費の申請が二重になってしまう恐れがあるためです。

いずれの場合でも、内容が異なるのであれば速やかに対応してもらえますし、発行する側もすぐに修正して再発行できるようにしましょう。

3-2. 作成した支払明細書のうちよく確認すべき項目

支払明細書に記載された内容はすべて正確であるべきですが、なかでも日付および金額については間違いがないように慎重に確認するようにしましょう。支払明細書は取引の内容や履歴を確認するために使用されることが多いため、日付や金額が異なると管理を行っていくなかで重大な問題となるかもしれません。

3-3. 領収書とは意味合いが異なる

支払明細書と請求書では意味合いが違いますが、領収書とも大きく異なります。その取引における金額など内容が記載されている点は同じですが、支払いの有無が違います。

領収書は、商品やサービスなどの対価として金銭を確かに支払ったことを証明するための書類です。一方で支払明細書は取引の内容が確認できるだけで、支払いの有無は問いません。

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4.支払明細書の書き方や保管方法そして注意点は正確に把握しておくこと

複数の取引先と取引を重ねていくうえで、支払明細書の扱い方については正しく把握しておくことをおすすめします。発行する側と受け取る側で取引の内容を確認するための書類ですので、正確で親切な作りになっていることが望ましいでしょう。

支払明細書には、領収書や請求書のように法律で定められている保管期間がありません。ですが、取引先との間を繋ぐ重要な書類であることには違いないので、ほかの帳簿書類と合わせて大切に保管するようにしましょう。