給与明細の電子化に同意書が必要な理由や反対された場合の対応

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勤怠・給与計算

更新日: 2024.6.4
公開日: 2021.10.18
【監修者】石原昌洋
(特定社会保険労務士・中小企業診断士)

給与明細は、電子化しても問題はありません。従来の紙媒体での給与明細と比較すると、メールなどで簡単に送れるうえに、場所を取らず保管できるなどメリットが多いのでおすすめです。

しかし、発行する側の勝手な判断で電子化してしまうことはできません。従業員の承諾が必要となりますので、同意書があるとよいでしょう。適切な手順で電子化を進めましょう。

今回は、給与明細の電子化に同意書が必要な理由や反対された場合の対応について解説します。

▼給与明細について詳しく知りたい方はこちら
給与明細とは？発行の必要性や記載する項目を詳しく紹介

1. 給与明細の電子化に同意書が必要な理由
2. 給与明細の電子化に同意してもらえない主な原因
3. 給与明細の電子化に同意してもらえないときの対応
4. 給与明細を電子化する際は同意を得ることが必須

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1. 給与明細の電子化に同意書が必要な理由

給与明細は、従業員を雇う企業側に交付する義務があります。昨今、ペーパーレスが進んでいますが、給与明細の電子化は既に可能となっています。これは、所得税法231条で定められています。

ただし、給与明細の電子化には従業員の承諾が必要な点に気をつけなければなりません。同様に、このことも所得税法231条のなかで定められています。
もし、給与明細を受け取る側が同意しなかったのであれば、電子化はできません。

参考：所得税法｜e-Gov法令検索

2. 給与明細の電子化に同意してもらえない主な原因

給与明細の電子化は、メリットが多いので率先して進めたほうが効果的でしょう。

しかし、給与明細の電子化について従業員から同意がもらえないケースは少なくありません。同意してもらえない原因として、以下の2点が考えられます。

2-1. 電子化された給与明細を確認できる端末などを所有していない

電子化された給与明細は、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからでも手軽に確認できます。

しかし、逆を言ってしまえばこれらがなければ確認ができません。
高齢者の方やポリシーとしてパソコンやスマートフォン、タブレットいったものを所有していない方もいるでしょう。

パソコンやスマートフォン、タブレットは持っていたほうが便利な部分が多いですが、すべての人が所有しているとは限りません。

2-2. 紙の給与明細を身内で共有している場合

従業員によっては、紙の給与明細を家族や身内で共有して管理している場合もあるでしょう。紙の給与明細を扱うのが習慣となっている場合、電子化にすんなり同意するのは難しい場合があります。

次章では、電子化に同意してもらえない場合に企業ができる対応方法を解説します。

3. 給与明細の電子化に同意してもらえないときの対応

給与明細の電子化に同意してもらえない場合、まずは説得するところから始めてみるとよいでしょう。給与明細の電子化は、管理できる環境さえ整っていれば非常にメリットが多いです。

3-1. 電子化に対応してもらえるように説得する

給与明細の電子化することで大変便利になります。そのメリットについて説得する際は、シンプルに2つのポイントで話を始めることをおすすめします。

1つめは、管理が容易な点です。紙媒体である従来のような給与明細は、管理するためにどうしても場所を取ってしまいます。また、よほど丁寧に管理していたとしても、確認したいときに手間取ってしまうでしょう。

電子化してしまえば、管理するための場所は取りません。また、ファイル名やフォルダに分けて管理しておけば、検索機能などを用いて簡単に確認できます。

2つめは、紛失のリスクのケアです。紙媒体の給与明細では、どうしても紛失する恐れがありました。
ですが、電子化して管理しておけばそう簡単に紛失する恐れはありません。バックアップを用意するのも簡単なので、紛失するリスクは大きく解消されます。

3-2. 同意してもらえない方向けに印刷できるようにする

どれだけ説得しても、なかなか同意してもらえないこともあるでしょう。確認や管理に必要な端末を用意できないなど、人によって事情はさまざまです。

そのような場合には、同意がもらえなかった方向けに印刷できる用意をするとよいでしょう。電子ファイルとして作成した給与明細を印刷すれば、交付は可能です。

交付人数が電子化前に比べて減ることにより、給与明細関連の工数削減を期待されている方が多いと思います。

その際に、給与明細の電子化システムを活用することで、給与明細はもちろん賞与明細や源泉徴収票などの各種明細もワンクリックで電子化できますし、PDFで出力して印刷することが可能になるため、同意していただけない従業員がいる場合でも工数の削減が可能です。

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4. 給与明細を電子化する際は同意を得ることが必須

給与明細の電子化のメリットは大きいですが、発行する側の一存で進めてしまってはいけません。法律で定められていることですので、同意書で確実に同意をもらうようにしてください。すでに給与明細の電子化を導入している企業であれば、新入社員を雇うタイミングで該当社員の同意を得ましょう。また、実際に使用する同意書はインターネット上でテンプレートやサンプルの入手が可能なため、積極的に活用するのがおすすめです。

しかし、スムーズに同意が得られないこともあるかもしれません。そのような際は、まずは諦めずに説得するところから始めることをおすすめします。給与明細の電子化のメリットは大きいので、しっかりと説得すれば同意が得られる場合もあります。

正しい手順で、給与明細の電子化をぜひ進めてください。

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石原昌洋

特定社会保険労務士・中小企業診断士。東洋大学大学院経営学研究科ビジネス・会計ファイナンス専攻博士前期課程修了。中小企業を中心に労務管理から研修、人事制度構築など幅広く支援を行っている。

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