【入社手続きのチェックリスト】従業員を雇う際に会社側が準備することとは？
従業員が新たに入社する場合、会社はいろいろな準備をしなければなりません。準備することはさまざまあるので、漏れが出ないようにチェックリストを作っておく必要があります。
では会社が行うべき入社手続きを、従業員の入社前と入社後に分けて見ていきましょう。
入社手続きは確実に対応する必要がありますが、社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など対応しなくてはならない項目が多く、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。
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1. 従業員の入社手続きで会社が準備することのチェックリスト
従業員の入社手続きで会社が準備することは多くあります。チェックリストを作って、従業員が円滑に業務に入れるようにしましょう。
- 必要書類の準備、案内
- 雇用契約書・労働条件通知書の作成・交付
- 法定三帳簿の作成
- 貸出物や備品の用意
- 社会保険・雇用保険・住民税の手続き
次章でそれぞれ詳しく解説します。
2. 入社前に会社側が準備すること
チェックリストにすると入社手続きはそれほど難しくないように感じますが、それぞれには多くの時間を割かなければなりません。
従業員が入社する前に準備しておくべき事について解説します。
2-1. 必要書類の準備と案内
従業員が入社する場合には、会社も従業員も用意しなければならない書類があります。会社側は採用通知書、入社承諾書、誓約書などを用意しなければなりません。
一方、従業員側が用意しなければならない書類も多岐にわたります。
まず雇用保険の手続きに必要な雇用保険被保険者証が必要です。特に以前別の会社で働いていた場合には源泉徴収票とともに必ず提出してもらわなければなりません。
さらに事前に健康診断を受けているのであれば健康診断書の提出が必要です。従業員の本人確認のために住民票の写しやマイナンバーも必要となります。
もし何かの資格保有者ということで採用されているのならば、合格証明書や免許の提出を求めます。給与を受け取るための給与振込先申請書、必要に応じて身元保証書も必要書類の1つです。
該当するのであれば通勤手当支給申請書、住宅手当支給申請書を提出しなければならないことも従業員に知らせましょう。
| 会社側が用意する書類の例 | 内定者に用意してもらう書類の例 |
| 採用通知書 | 年金手帳 |
| 入社承諾書 | マイナンバーカード または 通知カード |
| 入社誓約書 | 給与振込先の届書 |
| 労働条件通知書 | 雇用保険被保険者証 |
| 雇用契約書 | 前職の源泉徴収票 |
| 身元保証書 | 扶養控除等申告書 |
| 内定者への提出物の案内書類 | 健康保険被扶養者異動届 |
| 入社日当日の案内書 | 卒業証書や運転免許書など、採用にあたって必要な資格が存在する場合はその証明書 |
2-2. 雇用契約書・労働条件通知書の交付
雇用契約書と労働条件通知書の交付も非常に重要な手続きの1つです。雇用契約書は、会社と従業員が労働契約を結ぶことに同意したことを示すものです。
法律上必須というわけではありませんが、トラブルを避けるために作成しておいた方がよいでしょう。雇用契約書は従業員に署名捺印してもらったうえで回収します。
一方、労働条件通知書は雇用条件などを詳しく記載しなければなりません。
労働条件通知書では、労働契約の期間や就業場所、業務内容、賃金の決定・計算・支払い方法など、記載すべき事柄が労働基準法で定められています。
2019年4月から、従業員が希望すれば労働条件通知書を電子メールやSNSで明示することもできるようになりました。
雇用契約書は必須ではないのに対し、労働条件通知書は労働基準法で交付が義務付けられているので必ず交付しましょう。
2-3. 法定三帳簿の作成
労働基準法では、法定三帳簿の作成も企業に義務付けられています。法定三帳簿とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3つです。
労働者名簿には、各従業員の氏名、住所、性別、業務の種類、入社年月日、退職の年月日などを記載しなければなりません。
賃金台帳は、従業員の雇用形態にかかわりなくすべての労働者の賃金の記載が求められます。正社員、契約社員、パート・アルバイト、日雇いを含むすべての労働者において賃金台帳が必要です。
出勤簿は5年間（当面の間は3年間）の保管が企業に義務付けられていることを覚えておきましょう。
2-4. 貸出物や備品の用意
従業員が入社後すぐに業務を始められるように、貸出物や備品の用意も必要です。
具体的にはデスクやイス、パソコン、事務用品、制服の着用が必要であれば制服、社員証、名刺などです。
あわせて、貸与品が揃っていることを確認するためのリストを用意しておきましょう。
あとで「受け取った、受け取っていない」といったトラブルを避けることができます。
3. 入社後に処理する3つのこと
入社後に処理すべきことは主に保険や年金、税金に関連するものです。
3-1. 社会保険の手続き
社会保険には健康保険と厚生年金が含まれます。具体的には、健康保険・厚生年金被保険者資格取得届を年金事務所もしくは健康保険組合に提出します。
この手続きは従業員の雇用開始日から数えて5日以内に行わなければならないので注意が必要です。
期日を過ぎても手続きは行えますが、追加の書類が求められることもあるので、できるだけ期日内に終わらせるようにしましょう。
3-2. 雇用保険の手続き
従業員が雇用保険の加入対象である場合、雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出します。
こちらも手続きの期日が従業員を雇用した翌月の10日までと定められているので、期日内に手続きを終了するようにしましょう。
3-3. 税金の手続き
新しく従業員を雇用すると、所得税や住民税の手続きを行わなければならない可能性があります。
従業員が住民税を特別徴収にしてほしいと思うのであれば、給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書を市区町村役場に提出します。
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4. 入社手続きをスムーズに行って働きやすい環境を整えよう
入社手続きには、さまざまな書類が必要で、手続きも様々であることがわかりました。会社が入社手続きを滞りなく行ってくれると、従業員はとても働きやすいものです。
もし従業員が多くなったり、出入りの激しい場合はいちいちこれらの手続きをするのが大変になるでしょう。しかしシステムを導入することでミスを減らすことができたり、工数削減へとつながります。システムを導入するメリットやデメリットが知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
参考記事▶入社手続きを電子化するメリット・デメリットを徹底解説
ぜひ入社手続きをスムーズに行って、従業員すべてが働きやすい環境を整えるようにしたいものです。
入社手続きは確実に対応する必要がありますが、社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など対応しなくてはならない項目が多く、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。
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