【失敗しないための】経費精算システム導入を成功させる7つのポイント

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更新日: 2024.10.7
公開日: 2020.4.9 jinjer Blog 編集部

経費精算システムは非常に便利なものであり、コストカットや労力の削減に役立つものですが、無計画に導入しても活用できません。

これまでのやり方より便利な場合でも、導入の仕方によっては「そんなものは使いたくない」と心理的な反発を招いてしまうケースもあるのです。

今回は、経費精算システムの導入前に準備しておくことや、導入までの流れ、導入後に注意しておくことを解説いたします。

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経費精算システムに関して情報収集をしているが、
「システムを中長期的に検討したいが、自社で運用がまわるかなんとなく不安。」
「実際現在の業務がどう楽になるの？使ったことがないからイメージができない・・・」
「従業員全員がシステムに慣れているわけじゃない。年配の社員はしっかりと使えるのだろうか・・・」

そのような経理担当者の方に向けて経費精算システムを導入する手順をまとめたガイドブックをご用意しました。

将来的にシステムを検討しているが、なんとなく不安が残っているという担当者の方はぜひ、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

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1. 経費精算システムとは
2. 経費精算システム導入までの流れと7つのポイント
3. 経費精算システムの選び方
4. 経費精算システムの導入で従業員の労力と作業時間を削減できる
5. 経費精算システム導入後に注意すべきこと
6. 必要なポイントを押さえて経費精算システムの導入を成功させよう

1. 経費精算システムとは

システムを説明している男性

経費精算システムとは、経費精算をおこなう上で必要な申請書の作成、承認者の承認、その後の仕訳から会計ソフトに流し込むまでの業務を効率的におこなうためのシステムです。

経費精算、交際費精算、交通費精算、出張費精算など、さまざまな精算をシステムでおこなうことができます。

他にもICカードや領収書の読み取り機能など、申請者の業務を楽にする機能や、自動仕訳やFBデータの自動作成など、経理担当者の業務を効率化するための機能がついています。

そのため、エクセルを使用した場合よりも、より経費精算業務を効率化することができます。

経費精算システムをうまく活用すれば、月またぎの遅れた経費精算や、歩留まりを解消でき、スムーズな経費精算を実現することができます。

関連サイト：使いやすさナンバーワン！クラウド型経費精算システムのジンジャー経費

関連記事：経費精算とは？今さら聞けない経費精算のやり方と注意点を大公開！

2. 経費精算システム導入までの流れと7つのポイント

経費精算システムの導入にあたり押さえておきたいポイントを経費精算システム導入の流れに沿って7つご紹介します。

必ずしも、すべてのポイントを満たす必要はありませんが、手抜かりがあると経費精算システムの導入に失敗するリスクが高くなってしまいます。

経費精算システムは、決して導入コストの安いものではありません。

せっかく導入するのであれば、かけた費用を回収できるように、導入成功の下準備を整えましょう。

2-1. 会社が抱える経費精算の課題と導入目的を明確にする

まずは、自社が抱える経費精算業務の課題を洗い出す所から始めましょう。

経費精算業務の課題を洗い出すことによって、どの作業にどのくらいの時間や工数がかかっているのか整理することができます。

このタイミングで、沢山の課題の中から絶対に削減したい作業を決めておくと、課題解決の優先順位が明確になり、システム選定がしやすくなります。

システムといっても、全ての課題を解決できるわけではありません。課題解決に必要な機能がついているかは検討時に大変重要になりますので、覚えておきましょう。

2-2. 利用したい機能と不要な機能を検討してサービスを吟味する

経費精算の課題を洗い出したら、次は解決に必要な機能を吟味しましょう。

経費精算システムを導入する場合は、まず自社に必要な機能とそうでない機能の切り分けをすることが大切です。

経費精算システムは、会社によってサービスが違います。「A社には標準搭載されているものの、B社のサービスを選ぶと利用できない」ものもあるため、機能の要不要を検討せずに導入を決めてしまうと、高確率で後悔することになるでしょう。

会社の規模や経営スタイル、現在使っているシステムの充実度等によって、必要な機能は変わってきます。必要な機能をすべて持っており、なおかつ不要な機能ができるだけ含まれていないサービスを吟味しましょう。

2-3. 各システムの資料を請求し、気になった点は問い合わせて不安を無くしましょう

経費精算システムを導入するため、各社のサービスを比較するときに役立つのが資料請求です。

資料には各社の機能や強みなど、選定をするうえで必要な情報が記載されているため、必ず見ておきましょう。

ただし、公式なパンフレットや公式ホームページ等の確認だけでは、細かい部分がわかりません。

資料だけでは導入イメージがわかず、不安が残ってしまうこともあるかもしれません。

各システムの選定のタイミングで不安を残したまま導入をしてしまうと、後から実現したいことが実はできなかった、ということになりかねませんので、資料で分からなかった点は不安点が解消されるまで、営業マンに聞いてみましょう。

2-4. 実際に使ってみたい場合はテスト運用をしてから導入を判断する

多くの経費精算システムは、無料のトライアルを実施しています。どれだけ高機能で使いやすいシステムでも、実際に使い勝手がよいと感じるとは限りません。

経理担当者だけでなく、普段から使うこととなる従業員が使いやすいシステムなのかは、システム導入の中で最も重要といっても過言ではありません。

導入前には必ずデモ画面を見て確認したり、無料トライアルで使用感を確かめておきましょう。

テスト運用をすることで、以下のことを確認できます。

システム全体の操作感
テストに参加し、実際にシステムを使用した従業員の声
機能の使い勝手

2-5. 導入前に社内ルールを見直しておきましょう

これまで経費精算システムを使っていなかった会社が、経費精算システムを導入すると、多くの場合これまで使っていた経費精算ルールが使えなくなったり、一部変更を余儀なくされたりします。

これまで当たり前に使っていた経費精算ルールが通用しなくなると、経費を申請していた一般従業員も、経費の承認をしていた経理担当や各部署の上司も仕事のやり方を変える必要が出てくるでしょう。

そこで必要になってくるのが、前もって社内ルールを更新し、周知することです。あらかじめ新しい経費精算ルールを定め、「こういったシステムを導入する」といった周知をして、経費精算システムを導入しやすい環境づくりをしておくことをおすすめします。

周知をすることで、導入後の従業員からの質問対応は格段に削減でき、運用もスムーズなるでしょう。

関連記事：経費精算の合理化のためにやっておきたい5つの施策とは

2-6. 経費精算システムの導入前後に従業員向けに説明会を実施する

経費精算システムの導入を成功させるうえで、重要な要素のひとつが感情的な反発を抑えることです。便利なシステムでも、導入までのプロセスに問題があると、使い方がわからないといったストレスが発生してしまいます。

新しいシステムを導入した結果、従業員にストレスがたまり、仕事の能率が下がってしまっては意味がありません。システム導入時は、導入前と導入後にそれぞれ社内会議を開催し、以下の要点を伝えます。

経費精算システムを導入することになった経緯
導入する経費精算システムの概要
システムの導入によって得られる企業側・従業員側のメリット
最低限把握しておく必要がある機能

従業員に気持ちよくシステムを使用してもらうことは、システムの運用成功のカギになるでしょう。

2-7. 経費精算システムを導入し、運用する

経費精算システム導入成功には、入念な下準備が必要不可欠です。

自社の課題を見極め、解決したい課題を一番解決してくれる経費精算システムを選び、テスト運用で従業員にとって使用しやすいか判断し、システムの使用方法を周知して、初めてスムーズな運用が可能になります。

導入後は、運用しながらより自社に合った形で使用できるように、カスタマーサポート担当と一緒に課題解決をしていきましょう。

とはいえ、実際に経費精算システムをはじめるイメージがなかなかつかないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは「経費精算システム導入完全ガイド」という資料を無料配布しております。本資料では経費精算システムの導入の手順やシステム導入がもたらすメリットなどはもちろん、導入を進める際に注意するべきポイントなども図解つきでわかりやすく解説しております。中長期的に経費精算システムを検討している方にとっては大変参考になる内容となっておりますにで、ぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. 経費精算システムの選び方

ツールを選んでいる様子

システム導入の際は、機能以外にもさまざまな選定軸が社内で出てくると思います。

ここでは、システム導入の際に確認したほうが良いポイントを解説いたします。

3-1. 経理担当者以外の従業員にもメリットがあるシステムを選ぶ

経費精算システムの導入にあたって、従業員の反発を抑えるコツは、従業員側にもメリットのあるシステムを選ぶことです。経費申請の手順が楽になるなど、従来のやり方よりもシステム導入後のほうが便利だと理解してもらえば、従業員の反対を抑えられるでしょう。

また、幅広い従業員にメリットがあることを説明できるようになると、企業の経営陣へ経費精算システムをプレゼンする際にも役立ちます。

関連記事：経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説！

3-2. 見積もりを作成して費用対効果を比較する

どれだけ素晴らしいシステムでも、企業規模と予算が合っていないと使いこなせません。そこで必要なのが、見積もりの活用です。気になる経費精算システムを複数ピックアップし、同時期に見積もりを取って、費用感という観点でも社内で吟味しましょう。

4. 経費精算システムの導入で従業員の労力と作業時間を削減できる

経費精算システムを導入することで企業が得られるメリットは、大きく以下の2点です。

経費精算に費やしていた労力が減って従業員一人ひとりの業務の負担が軽減される
経費精算にかかっていた作業時間を大幅に圧縮できる

経費精算システムを導入すれば、企業はこれまで各従業員に負担させていた経理作業の労力と、経理作業にかかっていた時間＝人件費を節約できるようになります。

たとえば、従業員一人あたりの経理作業時間が1ヶ月に2時間分あったとしたら、経費精算システムの導入で作業時間を4分の1に短縮できれば、1時間半分の人件費を削減できるということです。

人件費を削減すれば、その分労働時間を減らしても利益を確保できるため、長時間残業を禁じる政府の働き方改革にも対応できるようになるでしょう。

5. 経費精算システム導入後に注意すべきこと

経費精算システムの導入後に注意すべき点として、以下が挙げられます。

会社に合わせて段階的にシステムを切り替えていく
一定期間後に経費精算のルールを見直す

ベンチャーや元々オープンな社風の企業なら、一斉にシステムを更新しても使いこなせるでしょう。

しかし、従業員の年齢層が高かったり、新しい技術に対する忌避感の強い人が多かったりする場合は、既存の経費精算ルールと併用しつつ順次切り替えていったほうが、混乱を防げます。

また、大幅なシステムの入れ替え直後は、混乱も起こりやすいです。必要に応じて社内の規約や経費精算ルールを見直せるように、あらかじめスケジュールを組んでおきましょう。

6. 必要なポイントを押さえて経費精算システムの導入を成功させよう

経費精算システムは、人件費を抑えつつ労働時間を圧縮する効果的な手立てのひとつです。

しかし、何の下準備もなしに取り入れても、従業員がうまく活用できません。

サービスの吟味や相見積もり等を駆使して自社に合った経費精算システムを見極め、従業員のケアをしながら少しずつ導入を進めましょう。

関連記事：【比較表付き】人気の経費精算システムを価格・企業規模別に徹底比較

「自社に合った経費精算システムの選び方が知りたい」
とお悩みの経理担当者様向け

近年では数多くの経費精算システムが登場し、システムを使用することで業務を効率化することができることは理解できる反面、結局どのシステムを使用すれば「自社にとって最も良い課題解決となるのか」が見えずらくなってきています。

システムの導入と一言でいっても、数多くのシステムを様々な選定基準で比較しなければなりません。

経費精算システムを調べている中で、
「そもそもどうやって比較すればいいんだろう・・・？」
「数多くの選定基準をどうやって選定に活用すればいいの・・・？」
「自分だけで調べるのが不安で誰かにシステム導入について聞きたい」

と、様々なお悩みを抱えている経理担当者様のために、今回は「税理士の方が考えるシステム選定」の資料をご準備いたしました。

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