企業が従業員に対して行う管理業務のことを従業員管理と呼びます。従業員管理には、人材採用や人材教育、給与管理、評価、社内環境管理などさまざまな要素があります。

膨大な従業員管理の業務を効率よく行うためには、専用システム導入などの工夫が必要です。

本記事では、企業が行う従業員管理の重要性や、業務効率化のコツを紹介します。

1. 従業員管理とは自社の従業員を適切に管理する業務のこと

企業における管理者は、社内の人やもの、お金などを適切に管理する必要があります。中でも従業員管理とは、企業に在籍する人材を管理するさまざまな業務のことです。

従業員管理の担当者は社内の様子を細かく把握し、必要に応じて人員配置や教育、人材採用、モチベーション管理などを行います。従業員管理がうまくいかないと、業務効率がダウンしたり離職率が上がったりといった問題が起きやすくなるので注意しましょう。

勤怠管理などの記録業務、人材配置や採用、教育などの業務、従業員のケアや社内環境の刷新などには膨大な時間や人員が必要となります。これらの膨大な管理を人の力だけで行うのはかなり難しいのが現状です。

人の力だけでは従業員管理がしにくいと感じるときには、専用のシステムを導入しましょう。従業員管理システムを活用すれば、管理者の負担が軽減され、業務効率も高まります。

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2. 企業が行う従業員管理の重要性

従業員管理は企業の成長や目標達成につながる重要な要素です。個々の従業員の勤怠管理や人材配置は、企業の成長とは直接的な関係がないように思われがちです。

しかし、適切な従業員管理ができれば、従業員のパフォーマンスが高まり、次第に社内環境が好転していきます。結果として、従業員が協力しながら効率よく目標を達成できるような環境を構築することが可能となります。

もちろん、報酬も従業員の意欲の維持につながる要素です。従業員管理では、賃金などの報酬を決めたり、福利厚生を充実させたりといった多くの対処が求められます。社内の環境や従業員のコンディションを意識することも従業員管理の大切なポイントです。働きにくい環境下では、個々の従業員がパフォーマンスを発揮することはできません。

また、従業員に過度の負担やストレスがかかっている状態が続くことも大きな問題です。従業員管理では、社内の問題を見極めた上で適切な社内環境整備や従業員のケアを行いましょう。

社内環境や従業員のコンディションを管理しサポートを行うことは、業務パフォーマンスの向上につながっていきます。

3. 従業員管理の種類は人事管理と労務管理の2つ

従業員管理は大きく人事管理と労務管理に分けられます。

ここからは、人事管理と労務管理の具体的な内容を紹介していきます。

3-1. 人事管理

人事管理とは社内の人材を適切に配置したり、従業員のコンディションをチェックしたりする業務です。人事管理として挙げられる業務には以下のようなものがあります。

• 新卒採用、中途採用
• 人材教育、育成
• 人材配置
• 人事評価、フィードバック
• 従業員のモチベーション維持

人事管理では、人材の採用や教育、評価といった業務を通して従業員のトータルマネジメントを行います。

企業にとって従業員は、なくてはならない重要な存在です。しかし、近年では企業の人材不足が大きな問題となっています。

企業が着実に成長していくためには、人材確保や人材育成、マネジメントの戦略性が求められます。人材にはそれぞれ特性があるため、十分に能力を発揮できる部署に配置することが重要です。

研修などの人材教育、適切な人事評価などには、従業員のモチベーションを保つ効果もあります。適材適所に従業員を配置し、必要に応じて育成や評価を行うことが人事管理のポイントです。

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3-2. 労務管理

労務管理とは、従業員の仕事環境や報酬などを管理することを指します。具体的には、以下のような業務が労務管理に該当します。

• 勤怠管理
• 給与管理
• 福利厚生管理
• 社内環境の管理、改善
• 労働環境の管理、改善
• 従業員の健康維持

労務管理の担当者の主な業務は勤怠管理や給与管理です。近年ではリモートワークやフレックスタイム制、時短勤務などの導入により、労務管理業務の難易度が高まっています。

従業員の労働時間や残業、休日出勤などの時間が管理できなければ、適切な給与計算を行うこともできません。労務管理がうまくいかない状態が続くと、従業員が不満を溜めたり、モチベーションの低下が起きたりすることもあるので注意しましょう。

これに加え、労務管理担当者は社会保険や福利厚生の管理、ストレスチェックなど従業員の健康管理も行います。就業規則や業務内容のチェックを行い、必要に応じてブラッシュアップすることも重要な業務の一つです。

社内にハラスメントや長時間労働などの問題が起きているときには、早急な対処が求められます。従業員の健康や安全を守ることを重視し、適切な労務管理を行いましょう。

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4. 従業員管理を効率化するコツ

従業員管理では、社内の人材に関するあらゆる要素を総合的に管理する必要があります。従業員数が多い企業では、従業員管理の業務が膨大になってしまい、効率が下がってしまうおそれもあります。

ここからは、従業員管理をうまく行うためのコツを紹介します。

4-1. 働き方に応じて柔軟な対応を行う

近年ではテレワークや時短勤務など、多様な働き方に対応する企業が増加しています。また、それぞれ勤務日や勤務時間の異なるアルバイトやパートを雇用するケースもあります。

こういった場合には、個々の従業員管理を丁寧に実施する必要があります。勤務時間をどのように記録するか、残業や休日出勤、時間外労働などをどう把握するかなど、社内のルールを明確にしておきましょう。

個々の従業員の働き方に応じた柔軟な対処ができれば、従業員が不満を抱えたりモチベーションが低下したりする心配もなくなります。

4-2. 従業員管理システムを活用する

より効率のよい従業員管理を行うためにも、専用システムの導入をおすすめします。

従業員管理システムには、給与管理や勤怠管理、評価管理、労務管理などさまざまな種類があります。これらの一つに特化した専門システムのほか、複数の役割をもつシステムも数多くリリースされています。

これまでタイムカードで行っていた勤怠管理をデジタル移行するだけでも、業務効率は大きく向上します。従業員の勤怠データを登録することで、給与管理や評価管理が自動的に行われるようなシステムもあります。

従業員管理システムを導入するときには、社内業務の効率化につながるようなものを選ぶことが大切です。搭載されている機能や使い勝手などを詳しくチェックし、最適なシステムを選びましょう。

5. 従業員管理の効率アップを目指すなら専門システムの導入がおすすめ

従業員管理とは、社内の人材の管理や社内環境の管理などのことを指します。従業員が気持ちよく働けるよう、あらゆる観点から社内の状況をチェックし、適切な管理や改善を行うことが大切です。

従業員管理の専用システムを導入すれば、業務の効率や生産性が大きく高まります。人材育成や人材配置、勤怠管理や給与管理など、さまざまな業務をサポートしてくれる便利なシステムを導入してみましょう。