エンゲージメントサーベイとは、企業と従業員の信頼関係（従業員エンゲージメント）を計測し、数値化するための手法です。従来は、紙のアンケートを作成し、エンゲージメントサーベイを実施するのが一般的でした。近年はさまざまなクラウドサービスが登場したことから、エンゲージメントサーベイのクラウド化も進んでいます。本記事では、エンゲージメントサーベイをクラウド化するメリットや手順を説明します。

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1. エンゲージメントサーベイのクラウド化とは？

従来の人事労務業務と最新の技術を組み合わせる取り組みのことをHR Tech（Human Resources Technology）と呼びます。HR Techの一環として、注目を集めているのがエンゲージメントサーベイのクラウド化です。エンゲージメントサーベイをクラウド化することで、インターネットを通じて設問に回答したり、アンケートの集計作業を自動化したりできるようになります。

1-1. そもそもエンゲージメントサーベイとは

そもそもエンゲージメントサーベイとは、従業員が自社に対し、どの程度の愛着や信頼を感じているか（従業員エンゲージメント）を数値化するための調査です。経済産業省の調べによると、日本企業は従業員エンゲージメントが低く、国際的に見て最低の水準にあります。［注1］

従業員エンゲージメントが低下し、企業と従業員の相互理解が不足すると、生産性の低下や離職率の上昇につながります。こうしたリスクを数値化し、改善策を講じるための調査がエンゲージメントサーベイです。エンゲージメントサーベイを簡略化したもののことを「パルスサーベイ」と呼ぶこともあります。

［注1］「未来人材ビジョン」|経済産業省

1-2. エンゲージメントサーベイの「クラウド化」が進んでいる

近年、エンゲージメントサーベイのクラウド化が進んでいます。

これまで、エンゲージメントサーベイは紙のアンケートを配布し、従業員の回答を集計する流れで行っていました。エンゲージメントサーベイのクラウド化とは、アンケートの作成・配布・回答のすべての流れをオンラインで完結させ、ペーパーレスを実現する取り組みを指します。

たとえば、エンゲージメントサーベイをクラウド化すれば、従業員がスマホやタブレットで気軽にアンケートに回答できるようになります。クラウド化によって、エンゲージメントサーベイをより身近なものにすることが可能です。

2. エンゲージメントサーベイをクラウド化するメリット

エンゲージメントサーベイをクラウド化するメリットは3つあります。

• アンケートの作成や集計が容易になる
• 従業員の負担を軽減し、回答率を高められる
• テレワークやリモートワークに対応できる

紙ベースのエンゲージメントサーベイには、「手作業でアンケートの作成や集計を行うため、時間がかかる」「従業員の負担が大きく、通常業務に影響する可能性がある」といったデメリットがありました。エンゲージメントサーベイをクラウド化することで、従来の手法の課題を解決できます。また、テレワークやリモートワークに対応できるのもクラウド化のメリットです。

2-1. アンケートの作成や集計が容易になる

エンゲージメントサーベイをクラウド化すれば、アンケートの作成や集計がもっと簡単になります。従来は質問項目を設計し、アンケート用紙を印刷して、従業員全員に配布するのがエンゲージメントサーベイの流れでした。

1. 質問項目を設計する
2. アンケート用紙を作成する
3. アンケート用紙を印刷・製本する
4. 従業員にアンケート用紙を配布・郵送する
5. 従業員がアンケート用紙に記入する
6. アンケート用紙を回収し、集計する

しかし、紙ベースのエンゲージメントサーベイは非常に手間がかかります。アンケート用紙の回収後、結果を集計する必要がありますが、紙ベースの場合はすべて手作業です。しかし、エンゲージメントサーベイをクラウド化するサービスを利用すれば、アンケートの作成・回答・集計のすべてがオンラインで完結します。ツールによって異なりますが、アンケートのURLやQRコードなどを送付するだけで、従業員が回答することが可能です。また、結果の集計も自動で行われるため、人事労務部門の負担はほとんどありません。

2-2. 従業員の負担を軽減し、回答率を高められる

また、エンゲージメントサーベイをクラウド化すれば、従業員はスマートフォンやタブレットで手軽にアンケートに回答できます。従業員側の負担が軽減されるため、アンケートの回答率を高める効果が期待できます。

さらに、リアルタイムでのデータ収集や分析が可能になるため、問題点や従業員のニーズを迅速に把握し、適切な対策を講じる助けになります。このように、クラウド化によって継続的なフィードバックが得られ、従業員の声を活かした組織改善が進むため、企業全体のエンゲージメント向上に貢献します。

2-3. テレワークやリモートワークに対応できる

テレワークやリモートワークを導入している企業の場合、紙ベースのエンゲージメントサーベイの実施は困難です。アンケート用紙を郵送し、回収するだけでも手間がかかります。しかし、エンゲージメントサーベイをクラウド化すれば、従業員が働く場所にかかわらず、アンケート調査を実施できます。

これにより、企業は従業員のニーズを迅速に把握し、エンゲージメント向上に向けた具体的な施策を実施しやすくなります。さらに、匿名性が保証されているため、従業員は率直な意見を述べやすくなります。

これらの利点は、企業としての透明性や信頼性を向上させ、従業員との良好な関係を築く基盤につながるでしょう。

3. エンゲージメントサーベイをクラウド化する手順

エンゲージメントサーベイをクラウド化する手順は、大きく3つに分けられます。

1. サービスを選定する
2. 質問項目をクラウドに移行する
3. 社内で調査方法の変更を周知する

手順の内容を見ていきましょう。

3-1. サービスを選定する

エンゲージメントサーベイのクラウド化を進めるには、まず適切なサービスの選定が不可欠です。多様なツールが市場に存在するため、自社のニーズや目的に適したものを見極めることが重要です。GoogleフォームやGoogleスプレッドシートなど、無料のサービスを用いてエンゲージメントサーベイを実施することも可能です。しかし、より利便性を求める場合は、専用ツールを導入しましょう。

当サイトでは、このようなツールの導入を検討したいという方に向けて、正しい選び方を解説した無料ガイドブックを配布しています。資料では、失敗しない選び方から、従業員満足度を調査・分析・活用する方法をわかりやすく解説していますので、モチベーションやコンディション管理を目的としたツールの導入を検討したいという方は、ぜひこちらからダウンロードの上、お役立てください。

ただしい専門ツールを選ぶことで、アンケートの作成や集計作業が効率化され、従業員のエンゲージメント向上につながります。

3-2. 質問項目をクラウドに移行する

エンゲージメントサーベイをクラウド化する際には、既存の質問項目をシステムに移行する必要があります。すでに紙のアンケートを運用している場合は、質問項目をクラウドに移行しましょう。

この移行は、従業員がオンラインで簡便に回答できるようにするための第一歩です。クラウド環境では、質問の設定や修正が容易に行えるため、迅速な対応が可能になります。また、従業員が匿名で自由に意見を表現できることで、より正確なデータ収集が実現します。

3-3. 社内で調査方法の変更を周知する

クラウド化が完了したら、エンゲージメントサーベイのやり方が変わったことを従業員に周知する必要があります。

新しいシステムや手続きを導入する際、従業員に対してその目的や利便性をしっかりと伝え、安心感を持たせることで、積極的な参加を促進します。特に、操作方法やアクセス手順を明確に説明し、サポート体制を整えることが成功の鍵となります。従業員によっては、スマートフォンやタブレットの操作に不慣れな人もいるため、アンケートページへのアクセス方法や回答方法をきちんとレクチャーすることが大切です。

4. エンゲージメントサーベイはクラウド化が必要！

人事労務業務に先端技術を取り入れるHR Techの一環として、エンゲージメントサーベイのクラウド化に取り組む企業が増えています。

エンゲージメントサーベイをクラウド化すれば、インターネットを通じてアンケートに回答することが可能です。従業員の負担が軽減され、アンケートの回答率の増加が期待できます。また、アンケートの作成や集計が容易になるのも、エンゲージメントサーベイのクラウド化のメリットのひとつです。

エンゲージメントサーベイのクラウド化は、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートなどの無料ツールでも実現できます。より多くの機能を求める場合は、専用ツールの導入を検討しましょう。紙ベースの管理を脱却し、エンゲージメントサーベイのクラウド化に取り組むことが大切です。