働き始める際に企業と雇用される人がお互いに納得した上で捺印する書類が労働契約書です。

労働契約書には何を書けばいいのか、労働契約書を紛失した場合はどうすればいいのか、そして近年始まった電子交付について解説します。

関連記事：雇用契約書とは？法的要件や雇用形態別に作成時の注意点を解説！

1. そもそも労働契約書とは

労働契約書は雇用する側と従業員との間に必要なさまざまな取り決めを明示し、双方が理解したうえで雇用契約を結んだことを証明する書類です。
これは労働者と使用者の間で締結される契約の内容を明らかにするため、双方の署名や押印が必要です。この文書化により、入社や業務開始に際して労働条件についての理解を一致させ、その後のトラブルを防ぐ役割を果たします。労働契約書に似たものとして、労働条件通知書がありますが、こちらは使用者から労働者へ労働条件を一方的に通知するものであり、労働者の署名や押印は必要ありません。

1-1. 労働契約書は必ず締結が必要？

日本では、法律上、労働契約書の締結は義務化されていませんが、労働基準法では労働条件の詳細を文書で通知することが義務付けられています（労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条1項）。このため、企業は労働条件通知書を発行しますが、これは雇用契約書として兼用することが可能ですので、労働条件通知書兼契約書として発行するケースが多くあります。
労働契約書を用いることで労働者と雇用者間の齟齬を防ぎ、明確な証拠となるため、労働契約書を作成しておくことはトラブル発生時の解決に重要です。

1-2. 労働契約書の正しい書き方とは？

まずは労働契約書の正しい書き方を確認しましょう。
労働契約書は雇用する側と従業員との間に必要なさまざまな取り決めを明示し、双方が理解したうえで雇用契約を結んだことを証明する書類です。

そのため、必要な項目をすべて網羅していないとトラブルになることがあります。

また、労働条件通知書も兼ねる場合に明示しなければならない項目は2024年4月から追加されます。「知らなかった」では済まされないため、必要事項を改めて確認し、正しく作成しましょう。

作成するだけでなく、従業員側の理解と同意も確認し押印も必要です。

次項では労働契約書に必要な項目と、2024年に追加される項目について解説していきます。

2. 労働条件の通知として記載が必要な項目

法律で求められている労働条件通知書を兼ねた労働契約書にするには、以下の内容を必ず盛り込まなくてはなりません。漏れなく記載するとともに、わかりやすさも意識して作成しましょう。

2-1. 入社日

まずは従業員の入社日を記載しましょう。
契約期間のある仕事の場合や退職時の手続きをおこなう際などは、１日づけで入社とする方が計算しやすいです。そのため、入社日を1日とする企業は多いですが、法律上の決まりはなく自由に決めることができます。

2-2. 契約期間

仕事の契約期間について記入します。
派遣社員、契約社員、パートやアルバイトなど、有期雇用の場合は必ず記載しなければなりません。または試用期間などについても記載してください。
試用期間のある場合は入社後何か月から正式な採用となるのかを明記しましょう。

契約社員や派遣社員など、雇用期間が限定されている場合は更新の有無や更新の条件についても明記します。能力や裁量、仕事の進捗状況など、わかりやすい条件を明記しましょう。この記載が曖昧だと更新時にトラブルが起きやすくなる可能性があります。
契約期間のない正社員の場合もその旨を解説します。

なお、有期雇用の従業員への明示事項は2024年4月から追加されます。これについては「2. 労働契約書に必要な項目」で詳しく解説するため、続けてお読みください。

2-3. 勤務場所

勤務場所について記入します。
規模の大きい企業の場合は、本社だけでなく転勤などで別の支社などで働くことになる可能性もあります。こちらも2024年4月からは就業場所が変更になる可能性がある就業場所についても明示する必要があります。

また、仕事の内容によっては毎回違う場所で働くことになる場合もあります。
本社のある場所とは別にどの場所で働くことになるのかを記載しておくと安心です。

2-4. 始業、終業の時間

始業時間、終業時間について記入します。
毎回同じ時間が始業、終業時間の場合は単純にそれだけを記載すればいいですが、中には変動する仕事もあります。
その場合はシフトについて、1日に何時間働くのかについて明記しておきましょう。

2-5. 休憩時間

始業時間や終業時間とあわせて、休憩時間についても明示しておきましょう。
何時間以上の勤務で何分間の休憩があるのか、労働基準法に則った内容で決めておく必要があります。

休憩時間については、労働基準法が定める時間と取り方を守れば、企業内で自由に規定することが可能です。
休憩時間を記載していないと後々トラブルになりやすいため、誤解や勘違いが起きないようにわかりやすく記載しましょう。

2-6. 休日・休暇

法律が決めた法定休日について、そして企業で決めた所定休日について記載しましょう。
休日が固定の場合はその曜日を、シフト制などで休日が不定期の場合は週に何日なのか、月に何日なのかなどわかりやすく記載する必要があります。
さらに、年間休日日数についてもきちんと明記しておきましょう。

2-7. 時間外労働の有無

その業務をおこなうにあたって時間外労働の可能性があるのかを記入してください。
残業がない場合は記載し、ある場合もどれくらいの残業が予想されるのかを書いておきましょう。

固定労働制の場合を除き、残業時間の具体的な時間を明記する必要はありません。しかし、残業をさせる可能性がある場合は事前に労働組合と話し合った結果を提示し、その旨を伝えておきましょう。

2-8. 業務内容

入社するにあたって担当する業務内容については漏らさず提示する必要があります。
業務が一つではない場合、すべての業務を記載する必要があります。事務、経理、総務など、考えられる業務を網羅しておきましょう。

しかし、あまり細かく記載しすぎると、今後企業の方向性が変わったときや任せたい仕事が変わったときに対応できなくなってしまいます。そのため業務の種類や部署など、大まかな内容で構いません。

2-9. 賃金

賃金は従業員にとって非常に重要な項目のひとつです。後から問題にならないように、わかりやすく正確に記載しましょう。
月給の場合は基本給、交通費などが支給される場合は限度額を記載します。
また、残業代や、22時以降の深夜労働手当て、休日労働手当てについてなども記載します。
パートやアルバイトの場合は時給、日給などの条件も明記しておきましょう。

さらに締め日、支払日もきちんと記載しておく必要があります。
支払い方法についても記載し、必要があれば銀行や郵便局口座の準備についても説明しましょう。この内容はいつでも確認できるようにしておく必要があります。

2-10. 退職に関する事項

退職についての条件も記載しておく必要があります。
定年制の場合は何歳までで定年なのか、定年後に雇用する制度はあるのかについても記載してください。

また、定年ではなく自己都合で退職する場合はいつまでに自己申告すべきなのか、その際にどのような手続きをするのかなどをわかりやすく説明しておきましょう。

2-11. 企業情報

最後に企業の名前や住所、代表者の氏名などの企業情報を記載します。
代表者の印鑑を押し、契約者にも労働契約書を確認してもらった上で押印してもらい契約が完了します。

労働契約書に誤りがないか、矛盾している点がないか、双方どちらかにとって不都合な点がないかなどを確認するために、最終的に社内の数名で確認しておくことも大切です。

2-12. 2024年4月から明示事項が増える

2024年4月からは労働条件の明示ルールに変更があります。現在の必須項目に加えて、以下の内容が必要です。

1. 就業場所・業務の変更の範囲
2. 更新上限（通算契約期間または子往診回数の上限）の有無と内容
3. 無期転換申込機会
4. 無期転換後の労働条件

このうちの2～4は有期雇用の従業員に対して明示しなくてはいけない内容です。また3、4は無期転換申込権が発生する更新のタイミングごとに明示が必要になります。

参考：2024年4月から労働条件明示のルールが変わります｜厚生労働省

3. 労働契約書の正しい書き方・テンプレート

労働契約書の正しい書き方を理解するためには、具体的なテンプレートを参考にするのが有効です。テンプレートには、労働者の基本情報から労働条件、賃金、休暇、退職条件まで網羅的に記載することが推奨されます。これにより、必要な項目を漏れなくカバーし、法的にも安心な書式を保つことができます。テンプレートを使う際は、企業の特性に合わせてカスタマイズすることが大切です。

3-1. テンプレートの例

以下は、雇用契約書の具体的なテンプレートです

労働条件通知書　兼　雇用契約書 {{ 会社名 }}（以下、甲という）と、{{ 氏名(氏) }}（以下、乙という）とは、下記雇用条件により合意した為、労働条件を通知する。 1）契約期間 なし 2）雇用形態 {{ 雇用区分 }}（試用期間は、3か月とする） 3）就業の場所 {{ 勤務地}} 4）職種 {{ 職種}} 5）従事すべき業務の内容 {{ 職務}} 6）配属先 {{ 配属先}} 7）役職 {{ 役職}} 8）始業・終業の時刻 始業時刻9時00分　終業時刻18時00分（1日の所定労働時間　8時間 週所定労働時間　40時間とする。） 9）休憩時間 12時00分~13時00分　（60分） 10）所定外労働の有無 1）所定外労働の有無：有 2）休日労働の有無：有 11）休日 毎週日曜日（法定休日）、毎週土曜日（法定外休日）、国民の祝日 12）休暇 1)年次有給休暇：入社日より6か月後に法定通りの日数を付与する。2)その他の休暇：夏季休暇、年末年始休暇、特別休暇、生理休暇、産前産後休暇、子の看護および介護休暇 ※詳細は、乙の適用される就業規則による。 13）賃金制度 月給制とする。 14）賃金 {{ 給与単価_支給単価合計 }}円 ※法定休日又は深夜労働に対して支払われる割増賃金率は、労働基準法の定めによる。 労使協定に基づく賃金支払い時の控除　なし 15）賃金支給日 1)賃金の支払いは、毎月20日締め切り、毎月25日支給とする。※賃金支給日が、銀行の営業日でない場合は、直前の銀行営業日に支給する。 2)賃金支払い方法は指定の金融機関口座への振込とする。 16）賃金改定 年2回 17）賞与 固定賞与なし 18）退職金 退職金なし 19）退職に関する事項 1)定年制：満60歳になった月の月末。2)自己都合退職手続き：退職希望日の1か月前に退職届けを会社へ提出すること。3)解雇事由および手続き：正規従業員就業規則による。 20）社会保険 1)社会保険（健康保険、厚生年金保険、介護保険）に加入 2)労働保険（雇用保険、労災保険）に加入 21）その他 本契約書に記載のないことは、乙の適用される就業規則、その他の規定の定めによる。 上記雇用契約書の成立を証するため、本書を2通作成し、署名捺印の上、各々1通を保持する。 {{ 署名日(yyyy/mm/dd) }} （甲） 住所 会社名 {{ 代表者役職名 }}　{{ 代表者氏名 }} （乙） 住所 氏名　{{ 氏名(氏) }}

4. 労働契約書の法的効力とは

労働契約書は労働者と雇用主間の契約内容を明確にする文書であり、双方が署名・捺印することで法的効力を持ちます。これにより、労働条件に関するトラブルを未然に防ぎ、紛争が生じた際には有力な証拠となります。労働基準法に基づくものや就業規則、労働協約と一致する内容を記載することで、法的に有効な契約書を作成できます。労働契約書に記載されている事項については、原則として使用者および労働者がその内容に拘束されます。そのため、労働契約書は双方の権利と義務を明確にし、労働条件に関する誤解や争いを防ぐ役割を果たします。

4-1. 労働契約書に違反するとどうなる？

労働契約書に違反すると、使用者側と労働者側の双方において様々な影響が考えられます。まず、使用者側が労働契約書に違反した場合、労働者からの信頼を失うだけでなく、労働基準監督署から是正指導や罰則を受けることがあります。具体的には、労働基準法違反として罰金や懲役の罰則が科せられる可能性があります。また、労働者は契約違反を理由に損害賠償請求を行うことができ、さらに、労働基準法第15条第2項に基づき、労働者が即時に雇用契約を解除する権利を持つこともあります。

一方、労働者側が労働契約書に違反した場合、その内容によって使用者が損害賠償請求を行うことが考えられます。さらに、昇給や昇格の判断時に不利益を被る可能性があるほか、懲戒処分や解雇の対象となることもあります。

労働契約書は双方の権利と義務を明確にする重要な書類であり、違反が生じた場合のリスクも大きいことから、遵守することが求められます。

4-2. 労働契約書が無効になるケース

一方で労働契約書を締結していても無効になるケースもあります。具体的な無効になるケースとして、以下の三つがあります。
労働基準法に反する場合は無効
労働契約書に記載された内容が労働基準法に反する場合、その部分は無効とされ、労働基準法の規定に従って修正されます（労働基準法13条）。

労働基準法13条
第十三条　この法律で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については無効とする。
この場合において、無効となつた部分は、この法律で定める基準による。
引用元：労働基準法｜e−Gov法令検索

例えば、労働契約書に法定労働時間を超える労働を強制する条項があった場合、その条項は無効となります。また、年次有給休暇の付与条件が「雇入れの日から2年間継続勤務し全労働日の8割以上出勤した場合」と記載されている場合も、労働基準法39条1項では「6ヶ月継続勤務」であるため、「2年間継続勤務」という部分は「6ヶ月継続勤務」に修正されます。このように、労働契約書に法的に不適切な内容が含まれている場合、それらの条項は労働基準法に従って是正されます。

労働協約に反する場合は無効

労働協約とは、使用者と労働組合との間の労働条件その他に関する協定のことです。労働契約書が無効になるケースとして、労働組合と締結した労働協約に反する契約内容も無効となります。労働協約は書面で作成し、両当事者が署名または記名押印することによって効力が生じます（労働組合法14条）。そして、労働協約に反する個別の労働条件も無効となり、労働協約の内容に修正されます（労働組合法16条）。

労働基準法14条
第十四条 労働組合と使用者又はその団体との間の労働条件その他に関する労働協約は、書面に作成し、両当事者が署名し、又は記名押印することによつてその効力を生ずる。

労働組合法16条
第十六条　労働協約に定める労働条件その他の労働者の待遇に関する基準に違反する労働契約の部分は、無効とする。
この場合において無効となつた部分は、基準の定めるところによる。労働契約に定がない部分についても、同様とする。
引用元：労働組合法｜e−Gov法令検索

ただし、労働協約は、原則的に労働組合に加入する組合員にのみ適用されるため、非組合員に対して効力は及びません。例えば、労働協約に年末年始の時期に5日間休暇を取得できる旨の記載があるにもかかわらず、労働契約書には当該休暇の記載がなかった場合、労働者は労働協約の内容通り、年末年始に5日間休暇を取得できます。労働協約を遵守しない条項は、労働基準監督署からの指導対象となります。

就業規則に反する場合は無効

企業が定める就業規則と矛盾する内容が記載された労働契約書は無効です。就業規則は労働者全体の労働条件を定めたものであり、それに反する個別契約は基本的に無効とされ、就業規則の内容に従って修正されます（労働契約法12条）。

労働基準法12条
第十二条　就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については、無効とする。
この場合において、無効となった部分は、就業規則で定める基準による。
引用元：労働契約法｜e−Gov法令検索

例えば、就業規則には営業職に対して営業手当を月額1万円支給する旨が記載されているにもかかわらず、労働契約書には同じ手当が月額5千円と記載されていた場合、労働契約書の記載が就業規則の記載を下回るため、使用者は営業職に営業手当を月額1万円支給しなければなりません。

5. 労働契約書を正しく書くための注意点

それでは実際に労働契約書を書く際に担当者が押さえておきたい注意ポイントを説明します。正しく労働契約書を作成するためにも参考にしておきましょう。

5-1. 労働基準法・労働協約・就業規則の内容と照らし合わせる

労働契約書を作成する際には、労働基準法、労働協約、就業規則の内容をしっかりと確認し、それに基づいた内容で契約書を作成することが重要です。労働契約書の記載事項が労働基準法・労働協約・就業規則を下回る内容である場合、その部分が無効になるため、注意が必要です。労働基準法により定められた最低基準を下回った契約は法的に認められないため、労働者の権利を保護するためにも厳密に遵守する必要があります。

なお、労働契約書において、労働基準法・労働協約・就業規則よりも労働者に有利な労働条件の記載をすることは問題ありません。むしろ、労働者にとって有利な条件を設けることは、企業と労働者の間の信頼関係を強化するためにも積極的に行うべきです。これにより、法的な不備を防ぎ、労働者に不利益を与えないようにすることができます。

5-2. 求人・会社説明会・面接と矛盾しないようすり合わせる

求人情報、会社説明会、面接で説明した内容と労働契約書の内容が矛盾しないようにします。特に労働関係のトラブルでよくあるのが、「こんな内容は聞いていなかった。」や、「あの時はこう言われていたのに、実際の労働契約書ではこうなっている。」というものです。これにより、トラブルを防止し、労働者は入社前後の条件一致に安心感を持てます。そのため、求人の内容、説明会、面接の内容と実際の労働条件が異ならないよう、十分に注意して労働契約書を作成することが重要です。

5-3. 更新していない雇用契約書の使い回しはしない

古い労働契約書を使い回すのを避け、最新の法令や企業内規定に基づいて更新することは重要です。これは古い情報が原因で法的トラブルが発生するのを防ぐためです。労働契約書には定型的な部分も多いため、前回使用した書類をそのまま再利用するケースが見受けられます。しかし、労働関連法規は常に改正されているため、過去の契約書をそのまま使用すると問題が生じることがあります。さらに、就業規則が改訂された場合は、それに合わせて労働契約書も見直す必要があります。法的なリスクを回避し、労働者と企業の双方にとって公正で最新の契約を保持するためには、労働契約書の更新を怠ってはいけません。

5-4. 賠償予定に関わる内容を入れない

労働者に対する賠償予定を含む内容は労働基準法違反となり無効です。労働契約書を正しく書くための注意点として、労働者の不履行に対する違約金を定めたり、損害賠償額を事前に定めたりすることは避けるべきです。このような条項は契約書に記載しないよう注意が必要です。

労働基準法16条では、労働契約の履行に関して違約金や損害賠償額の予定の合意を禁じています。ただし、これはあくまで事前の合意を禁止するものであり、実際に生じた損害を労働者に請求することまでは制限されていません。

6. 労働契約書の再発行

労働契約書は従業員側も保管する書類です。
何らかの理由により、従業員が労働契約書を紛失してしまった場合、企業側に再発行をしなければいけない義務は存在しません。
規約内容を確認したいと従業員が申し出た場合は、企業で保存している労働契約書のコピーを渡せばよいでしょう。

再発行を希望された場合でそれに応じる場合は、入社日を確認し、最初に契約したときと同じように再度労働契約書を作成すれば問題ありません。

7. 労働条件通知書の電子交付

2019年4月から、労働条件通知書の電子化が可能であることが法律で決定されました。
しかし、電子交付する場合は決められた要件をすべて満たさなくてはいけません。

雇用契約者が電子交付を希望している、雇用契約者が電子交付された書類を観覧できる状態である、さらに書面としてプリントできる、メールなどの文面で済ませるのではなくPDF文書などでまとめて送るなどが条件です。
電子交付は書類を保存する手間などが省けますが、これらの注意点もよく確認しておきましょう。

書類の電子化を進める方法は下記の記事でも詳しく解説しています。興味がある方はご覧ください。

関連記事：雇用契約書・労働条件通知書を電子化する方法や課題点とは？

8. 労働契約に関わるよくある質問

労働契約書の書き方について詳しく説明してきましたが、実際に運用を開始する際には、よくある質問を理解しておくことが大切です。ここでは、労働契約において会社でよくある質問のケースをまとめましたのでぜひ参考にしましょう。

8-1. 契約書内容を途中で変更したい場合はどうする？

契約書の内容を途中で変更するには、労働者と雇用主双方の合意が必要です。例えば、勤務時間や賃金等の労働条件に変更がある場合、その変更は労働契約書に反映されなければなりません。労働契約書の内容を変更することについては、労働契約法8条に基づき、原則として使用者と労働者の合意が求められます。

ただし、労働者にとって不利益となる労働条件の変更（例えば、賃金の減額など）がある場合には、その同意が労働者の自由な意思に基づくものであることが必要とされます。
契約書の内容を変更する際は、以下の方法が考えられます：

1. 変更後の新しい労働契約書を作成する
2. 変更部分のみを抽出して覚書等を作成する

これらの方法を用いて、労働者と雇用主が変更内容に合意し、新しい契約書を作成し、署名捺印することが重要です。一方的な変更は効力を持たず、労働基準監督署からの是正指導対象となりますので注意しましょう。

8-2. 労働契約書は手書きで作成することはできる？

労働契約書は手書きで作成しても法的効力に問題はありません。しかし、字が読みにくいといった不都合を避けるために、タイプライターやパソコンを用いて作成することが推奨されます。ワード等で文書を作成することで、書類の読みやすさと正確性が向上し、双方が署名捺印することで誤解やトラブルを防ぐことができます。

9. 正社員・アルバイト・有期雇用それぞれに対応した労働契約書を作成して労使間のトラブルを防止しよう

労働契約書は雇用者だけでなく、企業側にとっても非常に大切な書類です。
法律でも労働条件通知書の作成は義務付けられているため、必ず作成し、雇用者ときちんと確認した上で契約を交わしましょう。

労働契約書は再発行しなければならないという法律はなく、電子化についてもまだ決まったばかりです。2024年からは明示事項も追加されます。

今後さらに条件が変わっていく可能性もあるため、今ある労働契約書は保管しつつ、臨機応変に対応できるようにしておきましょう。