人事異動の時期はいつ?内示のタイミングや流れ・注意点を解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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人事異動の時期はいつ?内示のタイミングや流れ・注意点を解説

「人事異動に適している時期はいつ?」

「人事異動の内示におすすめの時期は?」

はじめて人事異動の担当者になった方は、人事異動の時期に関して上記のようにお困りではありませんか。

人事異動は、新入社員の入社や決算期など、企業の節目となる時期に実施することが適切です。企業によって最適な時期は異なるため、自社にあった時期を探しましょう。

今回は、人事異動や内示のおすすめ時期を解説します。人事異動の流れや実施の注意点も解説しているため、あわせて参考にしてください。

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人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
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しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

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1. 人事異動におすすめの時期は?何月が多い?

企業・組織が人事異動を実施する際におすすめの時期は、年度末や決算時期です。新入社員の入社や昇格・降格が決定する4月1日や10月1日など、節目となるタイミングで人事異動するとよいでしょう。

4月1日や10月1日に合わせて人事異動をしたいなら、人事異動の準備を始める時期はさらに早めに設定する必要があります。とくに従業員の多い大企業は、人事異動の規模が大きく影響も巨大になるため、事前から慎重に計画を練っておくことが大切です。

また、パーソル総合研究所シンクタンク本部 上席主任研究員の藤井薫氏の著書「人事ガチャの秘密 配属・異動・昇進のからくり」によると、人事異動の時期は業種によっても異なり、以下のような結果が出ています。

引用:異動時期に隠された人事の重大な秘密|PRESIDENT Online

このように、製造業では必要に応じて異動をおこなう企業の方が多い傾向があることがわかっています。自社の状況を踏まえて、適切な時期を見極めることも重要です。

2. 人事異動で適切な内示の時期はいつ?

人事異動で適切な内示の時期は、以下の通りです。

  • 転居を伴う人事異動の適切な内示時期
  • 転居を伴わない人事異動の適切な内示時期

以下、それぞれ具体的に解説します。

関連記事:人事異動の内示とは?適切な時期や伝え方を解説

2-1. 転居を伴う人事異動の適切な内示時期

転居を伴う人事異動の内示に適切な時期は、以下の通りです。

単身の場合 遅くとも1ヵ月前
家族を伴う場合 3ヵ月〜6ヵ月前
海外に異動の場合

単身の場合は、遅くとも転勤の1ヵ月前までに内示をすることが望ましいです。転居先の選定や引っ越しの準備など、転居に必要な手続きをおこなうために必要な時間を考慮しましょう。

家族が伴う場合や海外転勤などの場合はさらに早く、3〜6ヵ月前に内示されることも珍しくありません。海外に異動の場合は手続きが複雑になるため、単身であっても3ヵ月以上前を目安に内示するように心がけましょう。

2-3. 転居を伴わない人事異動の適切な内示時期

転居を伴わない人事異動の内示に適切な時期は、一般的に異動の1週間〜1ヵ月前です。転居を伴わない場合でも、新しい職務内容の理解や現在の職務の引継ぎをおこなう必要があるため時間に猶予を持たせましょう。

心理的な準備期間を確保することも重要です。従業員が新しい環境や職務に対して不安を感じることなく、ポジティブな姿勢で異動に臨める期間を設定しましょう。

3. 人事異動を実施する流れ

人事異動を実施する流れは、以下の通りです。

  1. 人事異動の目的の明確化
  2. 対象者の選定
  3. 内示・辞令の発令
  4. 異動の実施
  5. 異動後のフォローアップ

以下、それぞれ解説します。

3-1. 人事異動の目的の明確化

人事異動をおこなうなら、まずは人事異動の実施目的を明確にしましょう。異動によって達成したい成果を設定しなければ戦略が立てられず、効果的な人事異動を実現できません。

まずは各部署の悩みやニーズをヒアリングし、人事異動によって解決するべき問題を洗い出しましょう。適切な人材配置・人材育成・組織の活性化・不正防止など、何を目的に人事異動をおこなうのかを具体的に決定することが大切です。

3-2. 対象者の選定

人事異動の目的を明確にできたら、次に人事異動を実施する対象者を選定します。対象者の選別は、人事異動の目的に沿った適切な人選をおこなうために必要です。

まずは、従業員の能力・経験・希望するキャリアなどのデータを収集し、リストアップしましょう。その後、企業・組織の目標や戦略に基づいて人材を選定します。

社内公募制度を利用し、異動を望む従業員を募集することも一つの方法です。従業員の希望と組織のニーズの両方を考慮した人事異動が容易にできるようになるでしょう。

3-3. 内示・辞令の発令

人事異動の対象者が選別できたら、次に内示・辞令を発令します。内示は、正式な発表の前に本人・関係者に通知することを指し、辞令は、内示後に決定事項を正式に通知する文書のことです。

先述しましたが、内示は、人事異動に必要な準備が十分にできるように状況を判断して時期を早めて伝えるようにしましょう。転居を伴う場合は1ヵ月、転居を伴わない場合は2週間〜1ヵ月前に伝えることがおすすめです。

なお、内示は文章だけでなく口頭やメールでの通知もできます。状況に合わせて最適な方法で通知しましょう。

3-4. 異動の実施

人事異動の内示・辞令を発令したら、実際に異動を実施します。荷物の整理や新しい部署の環境構築など、異動の準備をする必要があるでしょう。

もし、引き継ぎするべき業務がある場合は、事前の引き継ぎも必要です。引き継ぎが不十分な場合、業務の生産性が低下したり、顧客・取引先の信頼を損なったりする可能性があります。

引き継ぎの漏れが起きないよう、担当している業務を洗い出して詳細に業務の説明を実施するよう伝えておきましょう。

3-5. 異動後のフォローアップ

異動を実施した後は、従業員のフォローアップをおこないます。異動後の従業員が新しい職場環境に適応し、効果的に業務を遂行できるようにするためです

異動後の従業員と定期的に面談をおこない、新しい職場での適応状況や業務上の課題などを確認しましょう。新しい業務に関連する研修を提供したり、メンターを指名したりすることも効果的です。

4. 人事異動の実施で得られるメリット

人事異動の実施で得られるメリットは、以下の4点です。

  1. 従業員が多様な知識・技術を獲得できる
  2. 従業員のモチベーションが向上する
  3. 組織が活性化する
  4. 企業の属人化を解消できる

以下、それぞれ解説します。

4-1. 従業員が多様な知識・技術を獲得できる

人事異動を実施すれば、従業員は多様な知識・技術を獲得できます。異なる環境や職務での経験を積ませることで、新しいスキル・知識で取り組む必要のある業務に触れる機会が得られるからです。

また、人事異動を通じて社内外のさまざまな人とコミュニケーションを重ねることで、新しい価値観やアプローチ方法を学ぶ機会にもつながります。柔軟な思考や問題解決能力を養い、新たなイノベーションを生むきっかけになるでしょう。

4-2. 従業員のモチベーションが向上する

人事異動をおこなうことで、従業員のモチベーション向上にもつながります。人事異動によってキャリアの成長やスキルアップの機会が得られることで、仕事にやる気や責任感を感じてもらえるからです。

とくに、従業員の希望に沿って実施した場合や、特性に合った部署へ異動させた場合は、さらにモチベーションの向上が期待できます。従業員のモチベーションが高まれば、生産性の向上やコミュニケーションの促進など、さまざまな恩恵をもたらしてくれるでしょう。

4-3. 組織が活性化する

人事異動を実施すれば、組織が活性化することも考えられます。同じ部署で長期間同じ業務を実施することで発生する、マンネリ化を解消できるからです。

新しい業務内容や人間関係による刺激が得られ、新しいスキルや視点の獲得につながります。従業員の視野が広がり、組織内での連携や協力の強化が期待できるでしょう。

4-4. 企業の属人化を解消できる

人事異動をおこなうことで、特定の業務や知識が特定の従業員に依存する「属人化」の解消にもつながります。人事異動を通じて従業員が異なる部署や職務に移動することで、業務のスキル・知識が企業や組織全体に広がるからです。

属人化を解消できれば、業務の透明性が高まって業務効率の向上や知識の共有が促進されます。マニュアルの整備やナレッジマネジメントシステムの活用などに注力し、人事異動の引き継ぎによる属人化の解消に努めましょう。

関連記事:人事異動とは?決め方やメリット・デメリットを徹底解説

5. 人事異動を円滑におこなう際の3つの注意点

人事異動を円滑におこなう際の注意点は、以下の3つです。

  1. 人事異動の多い時期に実施するリスクを理解する
  2. 人事異動の目的を明確に伝える
  3. 従業員の意見を尊重する

以下、それぞれ具体的に解説します。

5-1. 人事異動の多い時期に実施するリスクを理解する

人事異動を円滑に実施するためには、人事異動が多い時期に実施するリスクについて理解することが重要です。リスクを適切に管理できれば、計画的に対応できるようになります。

具体的なリスクとして下記が想定されるでしょう。

  • 転居先がみつからない
  • 引越しのコストが高くなる

以上のリスクを回避するために、計画の時期を早めたり、人事異動の時期をずらしたりしてください。

5-2. 人事異動の目的を明確に伝える

人事異動を円滑に実施したいなら、人事異動の目的を対象者に明確に伝えることも重要です。目的や背景を従業員に明確に伝えることで、異動に対する理解を深めて納得してもらいやすくなります

組織の目標や戦略に基づいた判断であることや、従業員の能力・経験・キャリアの希望を考慮したことを伝えるとよいでしょう。

5-3. 従業員の意見を尊重する

人事異動を円滑におこないたいなら、従業員の意見を尊重し、現在置かれている状況を考慮することも大切です。従業員の意見や希望を尊重することで、納得して異動してもらえます。

そのためには、事前に異動の概要や背景を従業員に明確に伝えて意見や希望を聞くことが重要です。従業員の現在の業務負担や家庭の状況を聞き出すとよいでしょう。

関連記事:やってはいけない人事異動とは?退職やモチベーション低下を避けるコツ

6. 人事異動は適切な時期・タイミングに実施しよう

今回は、人事異動におすすめの時期や実施の流れ、注意点について解説しました。

人事異動は、新入社員の入社や企業・組織の決算など、節目となる時期に実施するのが適切です。また、内示をする際は、転居の有無や従業員の家庭の状況などを考慮して、早めにおこなうようにしてください。

適切な時期に人事異動の手続きをおこない、円滑に人事異動を進めましょう

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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