「人事異動に適している時期はいつ？」

「人事異動の内示におすすめの時期は？」

はじめて人事異動の担当者になった方は、人事異動の時期に関して上記のようにお困りではありませんか。

人事異動は、新入社員の入社や決算期など、企業の節目となる時期に実施することが適切です。企業によって最適な時期は異なるため、自社にあった時期を探しましょう。

今回は、人事異動や内示のおすすめ時期を解説します。人事異動の流れや実施の注意点も解説しているため、あわせて参考にしてください。

1. 人事異動とは

人事異動とは、企業が従業員の職位や勤務地、勤務条件を変更することをいいます。具体的には昇格や降格による役職変更、部署異動、職種変更などがあり、さらに転勤により勤務地の変更が行われることもよく見られます。一方で、企業間の異動として出向や転籍のケースも存在します。

1-1. 人事異動を行う目的

人事異動の目的は多岐にわたり、以下のようなものがあります。

まず、組織の生産性を高めるために人事異動を実施します。長期間同じメンバーでいるとマンネリ化が進行し、生産性が低下する可能性があります。新しい人材を投入することで、異なる考え方やスキルを受け入れ、成長し続けることができます。

次に、人事異動は人材育成にも繋がります。ジェネラリストを育てる方針の企業では、管理職になるまでに様々な部署や職種を経験させ、幅広い知見やスキルを持つ人材を育てます。これにより、企業全体の競争力が向上します。

さらに、部署のリソース不足を補うためにも人事異動が行われます。新規事業立ち上げや欠員補充の際に、既存社員を異動させることで、採用コストを削減しつつ、組織に迅速に馴染むことができます。

最後に、人事異動は不正防止にも役立ちます。長期間同じ部署にいると癒着や不正行為が発生しやすくなるため、定期的な異動を通じて人間関係をリセットし、健全な業務環境を維持することが重要です。

2. 人事異動におすすめの時期は？何月が多い？

企業・組織が人事異動を実施する際におすすめの時期は、年度末や決算時期です。新入社員の入社や昇格・降格が決定する4月1日や10月1日など、節目となるタイミングで人事異動するとよいでしょう。

4月1日や10月1日に合わせて人事異動をしたいなら、人事異動の準備を始める時期はさらに早めに設定する必要があります。とくに従業員の多い大企業は、人事異動の規模が大きく影響も巨大になるため、事前から慎重に計画を練っておくことが大切です。

また、パーソル総合研究所シンクタンク本部 上席主任研究員の藤井薫氏の著書「人事ガチャの秘密　配属・異動・昇進のからくり」によると、人事異動の時期は業種によっても異なり、以下のような結果が出ています。

引用：異動時期に隠された人事の重大な秘密｜PRESIDENT Online

このように、製造業では必要に応じて異動をおこなう企業の方が多い傾向があることがわかっています。自社の状況を踏まえて、適切な時期を見極めることも重要です。

2-1. 人事異動を行う周期

さらに、周期としては独立行政法人労働政策研究・研修機構の「企業における転勤の実態に関する調査」によると、3年から5年の周期での人事異動が最も多く、その中でも特に3年の周期が一般的です。一方で、ジョブローテーションを積極的に行っている企業では、若手社員の育成を目的として、1ヶ月・3ヶ月・1年といった短い周期で多様な経験を積むための頻繁な人事異動を行うこともあります。

このように、企業の人事異動の周期は、企業の方針や目的によって大きく異なります。企業の人事担当者は、自社の組織のニーズに最適な異動周期を見極め、計画的に実施することが求められます。

参考：「企業における転勤の実態に関する調査」|独立行政法人労働政策研究・研修機構

3. 人事異動で適切な内示の時期はいつ？

人事異動で適切な内示の時期は、以下の通りです。

• 転居を伴う人事異動の適切な内示時期
• 転居を伴わない人事異動の適切な内示時期

以下、それぞれ具体的に解説します。

関連記事：人事異動の内示とは？適切な時期や伝え方を解説

3-1. 転居を伴う人事異動の適切な内示時期

転居を伴う人事異動の内示に適切な時期は、以下の通りです。

単身の場合	遅くとも1ヵ月前
家族を伴う場合	3ヵ月〜6ヵ月前
海外に異動の場合

単身の場合は、遅くとも転勤の1ヵ月前までに内示をすることが望ましいです。転居先の選定や引っ越しの準備など、転居に必要な手続きをおこなうために必要な時間を考慮しましょう。

家族が伴う場合や海外転勤などの場合はさらに早く、3〜6ヵ月前に内示されることも珍しくありません。海外に異動の場合は手続きが複雑になるため、単身であっても3ヵ月以上前を目安に内示するように心がけましょう。

3-3. 転居を伴わない人事異動の適切な内示時期

転居を伴わない人事異動の内示に適切な時期は、一般的に異動の1週間〜1ヵ月前です。転居を伴わない場合でも、新しい職務内容の理解や現在の職務の引継ぎをおこなう必要があるため時間に猶予を持たせましょう。

心理的な準備期間を確保することも重要です。従業員が新しい環境や職務に対して不安を感じることなく、ポジティブな姿勢で異動に臨める期間を設定しましょう。

4. 人事異動を実施する流れ

人事異動を実施する流れは、以下の通りです。

1. 人事異動の目的の明確化
2. 対象者の選定
3. 内示・辞令の発令
4. 異動の実施
5. 異動後のフォローアップ

以下、それぞれ解説します。

4-1. 人事異動の目的の明確化

人事異動をおこなうなら、まずは人事異動の実施目的を明確にしましょう。異動によって達成したい成果を設定しなければ戦略が立てられず、効果的な人事異動を実現できません。

まずは各部署の悩みやニーズをヒアリングし、人事異動によって解決するべき問題を洗い出しましょう。適切な人材配置・人材育成・組織の活性化・不正防止など、何を目的に人事異動をおこなうのかを具体的に決定することが大切です。

4-2. 対象者の選定

人事異動の目的を明確にできたら、次に人事異動を実施する対象者を選定します。対象者の選別は、人事異動の目的に沿った適切な人選をおこなうために必要です。

まずは、従業員の能力・経験・希望するキャリアなどのデータを収集し、リストアップしましょう。その後、企業・組織の目標や戦略に基づいて人材を選定します。

社内公募制度を利用し、異動を望む従業員を募集することも一つの方法です。従業員の希望と組織のニーズの両方を考慮した人事異動が容易にできるようになるでしょう。

4-3. 内示・辞令の発令

人事異動の対象者が選別できたら、次に内示・辞令を発令します。内示は、正式な発表の前に本人・関係者に通知することを指し、辞令は、内示後に決定事項を正式に通知する文書のことです。

先述しましたが、内示は、人事異動に必要な準備が十分にできるように状況を判断して時期を早めて伝えるようにしましょう。転居を伴う場合は1ヵ月、転居を伴わない場合は2週間〜1ヵ月前に伝えることがおすすめです。

なお、内示は文章だけでなく口頭やメールでの通知もできます。状況に合わせて最適な方法で通知しましょう。

4-4. 異動の実施

人事異動の内示・辞令を発令したら、実際に異動を実施します。荷物の整理や新しい部署の環境構築など、異動の準備をする必要があるでしょう。

もし、引き継ぎするべき業務がある場合は、事前の引き継ぎも必要です。引き継ぎが不十分な場合、業務の生産性が低下したり、顧客・取引先の信頼を損なったりする可能性があります。

引き継ぎの漏れが起きないよう、担当している業務を洗い出して詳細に業務の説明を実施するよう伝えておきましょう。

4-5. 異動後のフォローアップ

異動を実施した後は、従業員のフォローアップをおこないます。異動後の従業員が新しい職場環境に適応し、効果的に業務を遂行できるようにするためです。

異動後の従業員と定期的に面談をおこない、新しい職場での適応状況や業務上の課題などを確認しましょう。新しい業務に関連する研修を提供したり、メンターを指名したりすることも効果的です。

5. 人事異動の実施で得られるメリット

人事異動の実施で得られるメリットは、以下の4点です。

1. 従業員が多様な知識・技術を獲得できる
2. 従業員のモチベーションが向上する
3. 組織が活性化する
4. 企業の属人化を解消できる

以下、それぞれ解説します。

5-1. 従業員が多様な知識・技術を獲得できる

人事異動を実施すれば、従業員は多様な知識・技術を獲得できます。異なる環境や職務での経験を積ませることで、新しいスキル・知識で取り組む必要のある業務に触れる機会が得られるからです。

また、人事異動を通じて社内外のさまざまな人とコミュニケーションを重ねることで、新しい価値観やアプローチ方法を学ぶ機会にもつながります。柔軟な思考や問題解決能力を養い、新たなイノベーションを生むきっかけになるでしょう。

5-2. 従業員のモチベーションが向上する

人事異動をおこなうことで、従業員のモチベーション向上にもつながります。人事異動によってキャリアの成長やスキルアップの機会が得られることで、仕事にやる気や責任感を感じてもらえるからです。

とくに、従業員の希望に沿って実施した場合や、特性に合った部署へ異動させた場合は、さらにモチベーションの向上が期待できます。従業員のモチベーションが高まれば、生産性の向上やコミュニケーションの促進など、さまざまな恩恵をもたらしてくれるでしょう。

5-3. 組織が活性化する

人事異動を実施すれば、組織が活性化することも考えられます。同じ部署で長期間同じ業務を実施することで発生する、マンネリ化を解消できるからです。

新しい業務内容や人間関係による刺激が得られ、新しいスキルや視点の獲得につながります。従業員の視野が広がり、組織内での連携や協力の強化が期待できるでしょう。

5-4. 企業の属人化を解消できる

人事異動をおこなうことで、特定の業務や知識が特定の従業員に依存する「属人化」の解消にもつながります。人事異動を通じて従業員が異なる部署や職務に移動することで、業務のスキル・知識が企業や組織全体に広がるからです。

属人化を解消できれば、業務の透明性が高まって業務効率の向上や知識の共有が促進されます。マニュアルの整備やナレッジマネジメントシステムの活用などに注力し、人事異動の引き継ぎによる属人化の解消に努めましょう。

関連記事：人事異動とは？決め方やメリット・デメリットを徹底解説

5-5. 離職防止に繋がる

人事異動は従業員のモチベーションを向上させ、離職防止に有効です。従業員が自分のキャリアパスを明確に把握し、将来の成長を感じられる環境は、転職を考える要因を減らします。例えば、業務のマンネリ化や将来の不安が解消されることで、従業員は仕事に対する意欲を維持しやすくなります。

さらに、異動を通じて新たなスキルや知識を得る機会が提供されることで、キャリアアップへの期待が高まり、社内での長期的な成長を視野に入れるようになります。これにより、離職防止の効果が一層高まります。

6. 人事異動を円滑におこなう際の注意点

人事異動を円滑におこなう際の注意点は、以下の4つです。

人事異動の目的を明確に伝える
従業員の意見を尊重する
法律違反になっていないか注意する
転勤を伴う際は引っ越し時期に配慮する

以下、それぞれ具体的に解説します。

6-1. 人事異動の目的を明確に伝える

人事異動を円滑に実施したいなら、人事異動の目的を対象者に明確に伝えることも重要です。目的や背景を従業員に明確に伝えることで、異動に対する理解を深めて納得してもらいやすくなります。

組織の目標や戦略に基づいた判断であることや、従業員の能力・経験・キャリアの希望を考慮したことを伝えるとよいでしょう。

6-2. 従業員の状況や意見を尊重する

人事異動を円滑におこないたいなら、従業員の意見を尊重し、現在置かれている状況を考慮することも大切です。従業員の意見や希望を尊重することで、納得して異動してもらえます。

そのためには、事前に異動の概要や背景を従業員に明確に伝えて意見や希望を聞くことが重要です。従業員の現在の業務負担や家庭の状況を聞き出すとよいでしょう。

関連記事：やってはいけない人事異動とは？退職やモチベーション低下を避けるコツ

6-3. 法律違反になっていないか注意する

企業が注意しなければならない法律として、労働基準法、労働契約法、男女雇用機会均等法、育児・介護休業法などがあります。

例えば、労働契約法では、入社時に締結した労働契約に反する勤務地や職種への異動が禁止されており、労働者の同意がなければ人事異動は実施できません。また、男女雇用機会均等法は、性別や婚姻、妊娠・出産に基づく差別的な扱いや不利益な人事異動を禁止しています。

さらに、育児・介護休業法では、育休や介護休業を取得する労働者に不利益を与える行為も禁止されています。人事異動の際には、これらの法律に違反していないかを厳重に確認することが必要です。それによって従業員の権利を守り、法的な問題を回避することが可能です。

6-4. 転勤を伴う際は引っ越し時期に配慮する

人事異動を円滑に実施するためには、人事異動が多い時期に実施するリスクについて理解することが重要です。リスクを適切に管理できれば、計画的に対応できるようになります。転勤の場合、引っ越し時期や生活環境の変化に十分な配慮が必要です。4月や10月は多くの企業で人事異動が行われるため、新居探しが難航しやすい時期です。また、この時期は引っ越し業者のスケジュールが埋まりやすく、希望日に引っ越しできない可能性があります。特に3～4月は進学シーズンとも重なるため、さらに状況が厳しくなります。

さらに、繁忙期の引っ越し料金は高額になることが多く、相見積もりを取る余裕がない場合、負担が増えるリスクが高まります。転勤に関連するコストが増大する可能性があるため、企業は十分な情報提供やサポートを行い、従業員のストレスを軽減することが重要です。

これにより、予定通りの引っ越しが可能になり、迅速な業務引き継ぎを実現できます。人事担当者は、引っ越し時期に配慮し、適切な計画とサポートを提供することで、円滑な人事異動をサポートできます。

7. 人事異動を成功させるために抑えておくべきポイント

では実際に人事異動を実施した上で成功させるためには、事前にどんなポイントを抑えておくべきなのか解説します。

7-1. 経営方針や経営戦略を考慮して実施する

人事異動は企業の成長と競争力を維持するために計画的に行われるべきです。例えば、ある事業部門の強化が急務である場合、その部門に適材適所な人材を配置することで企業全体のパフォーマンス向上が期待できます。異動の目的や必要性を明確にしないと従業員のモチベーションが低下し、逆効果になる可能性があります。そのため、人事異動を行う際には従業員に対してその目的やメリットを明確に伝え、共通の理解を促すことが重要です。

7-2. 適材適の配置を意識して行う

適材適所を意識した人員配置は、人事異動の成功において極めて重要です。まず、従業員の能力や適性を正確に見極めることが求められます。これにより、配属後のミスマッチを防ぎ、従業員のモチベーション低下を防止します。どの部署にどのような人材が必要であるか、事前に明確にすることが欠かせません。同時に、どのような実績やスキルを持った従業員がいるのかをきちんと把握しておきましょう。

具体的には、従業員の特性やスキルセットを把握し、それに基づいて適切な部署に配属することが重要です。例えば、営業部門には交渉力やコミュニケーション能力が高い従業員を、開発部門には技術的知識やクリエイティブ思考が得意な従業員を配置することが効果的です。これにより、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すだけでなく、組織全体の生産性向上にも寄与します。

7-3. 従業員の意見や希望を反映する

従業員の意見や希望を反映することは、人事異動の成功に不可欠です。定期的な面談やアンケートで従業員の意見や希望を収集し、それを的確に反映させることで、異動に対する従業員の満足度を高めることができます。

たとえば、家庭の事情や健康状況など、個々の状況に応じた柔軟な対応が求められます。転居を伴う異動が困難な従業員には、転居を避ける配置転換を検討するなどの配慮が必要です。また、事前に従業員と十分にコミュニケーションをとり、合意を得られる条件を準備しておくことで、人事異動の過程をスムーズに進めることができます。これにより、異動に対する従業員の不安を軽減し、企業全体のモチベーション向上にも繋がるでしょう。

7-4. 対象者には十分な説明を行う

人事異動を成功させるためには、対象者には十分な説明を行うことが重要です。単に異動の事実を伝えるだけでなく、なぜこのタイミングで異動が行われるのか、組織の目標、新しい配属先での役割や期待を具体的に説明する必要があります。

これにより、異動対象者が異動の意図や背景を理解しやすくなり、異動を前向きに捉えることができます。また、透明なコミュニケーションを行うことで、組織と従業員の信頼関係も強化されます。しっかりとした説明を通じて、異動後のモチベーション向上を促進し、スムーズな移行を実現しましょう。

8. 人事異動は適切な時期・タイミングに実施しよう

今回は、人事異動におすすめの時期や実施の流れ、注意点について解説しました。

人事異動は、新入社員の入社や企業・組織の決算など、節目となる時期に実施するのが適切です。また、内示をする際は、転居の有無や従業員の家庭の状況などを考慮して、早めにおこなうようにしてください。

適切な時期に人事異動の手続きをおこない、円滑に人事異動を進めましょう