人事評価で5段階評価をする際、その割合の考え方に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。公平公正な評価をするためには、どのような割合の考え方をすればいいのでしょうか。

今回は人事評価で悩みがちな5段階評価の割合の考え方と、注意点を紹介します。社員のエンゲージメントを高めるためにも、割合の考え方を理解し、公平公正な評価を意識しましょう。

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1. 5段階評価は絶対評価と相対評価で考える

人事評価の5段階評価では、絶対評価と相対評価の2種類があります。人事評価において平等な評価をすることは非常に難しいですが、5段階評価を導入する際、この2種類を併用して公平公正な人事評価をすることは、従業員の不公平感を減らすために非常に重要です。

ここでは、それぞれがどのような評価方法なのかを解説します。

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1-1. 絶対評価は個人の能力を評価する方法

絶対評価は、あらかじめ決められた目標の達成などの評価基準に基づいて、個人の能力を評価する方法です。同じ集団にいる他者との関係で評価が変わることはなく、一人ひとりの能力・努力を評価できます。

5段階評価で絶対評価を用いる場合、個人が目標を140％クリアしているのであれば、他の従業員の評価は関係なく「5」になります。また「5」の評価ができる人数が決まっていないので、部署のメンバー全員が目標を140％達成したのであれば、全員が「5」の評価をもらうこともあるでしょう。

近年、企業の多くが絶対評価を重視し始めています。学校の成績でも絶対評価が取り入れられることが増えてきており、個々の能力を認めようという流れが主流です。

ただし、数値化できる評価指標を用いるのであれば、評価者によって評価にばらつきが出ないよう、社内で共通の評価指標を作成する必要があります。例えば達成率90％に5をつける上司と、4をつける上司がいると従業員の不満につながります。
当サイトが配布している「わかりやすい！人事評価の手引き」ではそういった指標の作成方法も詳しくご紹介しています。適切な評価制度の作り方を具体的に知りたい方は、こちらから無料で資料をダウンロードしてご覧ください。

1-2. 相対評価は周囲と比較して評価する方法

一方相対評価は、他者と比較して評価を決める方法です。例えばAさんが目標を140％達成したとしても、Bさんが目標を150％達成したのであれば、Aさんの評価はBさんよりも低くなってしまいます。

例えば、営業部門に30人の社員がいるとして、「5」の評価をもらえるのは5人、「4」の評価をもらえるのは10人、「3」の評価をもらえるのは15人というようにあらかじめ評価段階の枠が決まっています。相対評価を用いれば、個人が集団のなかでどれくらいの位置にいるのかが明確にわかります。

相対評価はスポーツの選考において使われる方法です。スコアやタイムは関係なく、「上位5人が予選通過」というような決め方をします。

2. 絶対評価と相対評価のメリット・デメリットを比較

現在日本の企業でも絶対評価が重視されつつあります。ただ、絶対評価にも相対評価にもメリット・デメリットがあるため、5段階評価を導入し、割合を考える際にはそれぞれのメリット・デメリットを把握しておく必要があるでしょう。

ここでは、絶対評価と相対評価のメリット・デメリットを紹介します。

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2-1. 絶対評価のメリット

絶対評価のメリットは、誰かの成績に左右されることがないことです。

誰かの成績が評価に影響しないので、公平性を維持しやすく、評価された人も納得できる評価が得られます。また目標達成できたかどうかなど、事前に決められた基準によって評価が判断されるので、評価内容に不明瞭な点がありません。

従来の日本の人事評価制度は、上司の裁量が重視されたり、年功序列が基本だったりしたため、評価内容に不明瞭な部分が多いとされ、それが従業員の不満となることも多々ありました。一人ひとりが目標を達成しているか、基準を満たしているかで決まる絶対評価の場合は、評価基準が明確なので公平性という意味での従業員の不満は出にくいでしょう。

また、個人の結果が評価に直結するので、モチベーションが維持しやすいです。頑張って結果を出したのであれば正当な評価がされますから、仕事へのやる気につながるでしょう。目標が達成できなかった場合も改善点がわかりやすく、今後の目標が明確に立てられます。

2-2. 相対評価のメリット

相対評価は、評価をする人が評価をしやすいというメリットがあります。

ひとつの集団のなかで比較し、優劣を決めていくので、検証する時間がかかりません。

順番にあらかじめ決まっている枠に割り振るだけなので、比較的容易に評価できます。一定の評価基準は必要ですが、絶対評価のように明確な基準は必要ないので、導入するまでに時間もかかりません。

また評価者の評価の甘さや厳しさなどが評価に影響しないというメリットもあります。集団のなかで優劣が決まるので、評価する人の価値観が全体の評価には影響しません。

一般的には相対評価は集団のなかでの競争意識を高められると言われています。自分の集団での位置付けが明確にわかるので、仕事のモチベーションが高まります。ライバル意識という言葉がありますが、他者を意識することで切磋琢磨して集団全体が向上できる可能性があるでしょう。

2-3. 絶対評価のデメリット

絶対評価のデメリットは、評価する人の価値観や能力によって評価が左右される可能性があるということです。

設定した目標が数値化されたものであれば、評価者に左右されることは少なくなるのですが、数値化できない業務や勤務態度などは、評価者の価値観や能力が大きく影響してしまいます。評価される側は同じように仕事をしていても、評価者が変わると評価が変わってしまうことが起こり得るのです。

また全員が目標を大きく上回って達成した場合、部署全員の評価が最高評価になってしまうこともあります。人事評価によって報酬が決まる場合、全員が最高評価を取ると人件費がふくらんでしまう可能性もあるのです。

評価基準を決めるのに時間がかかるというデメリットもあります。簡単すぎる目標では良い評価を獲得しやすく、難しすぎれば誰もが中間点を下回ってしまうということも考えられます。

中間点に評価が集まるためには、どれくらいの基準で目標を設定するのか熟考しなければなりません。過去のデータや個々の実力を分析して設定する必要があるため、膨大な時間がかかる可能性があります。

2-4. 相対評価のデメリット

相対評価のデメリットは、評価の合理性が欠けてしまうという点です。

目標を達成したとしても、自分の結果を超える結果を出した人がいれば、評価が下がってしまいます。

また、目標を達成していなかったとしても、その他の人の結果がかなり悪かった場合、高い評価になってしまうこともあるのです。評価される側は公平に評価されていると感じ辛く、モチベーションが下がることもあります。

また、集団内だけで比較しているため、異なる評価基準で評価されている別の集団の人材とは比較ができません。そのため人事異動がスムーズにできなくなることもあるでしょう。

3. 複数の評価方法で人事評価する方法が主流

絶対評価・相対評価について解説してきましたが、どちらにもメリットがあり、デメリットもあります。どちらかの評価だけに限定して人事評価をするとうまくいかないことも多々あるでしょう。

絶対評価を重視する企業は増えていますが、評価段階によって評価方法を変えながら人事評価する流れが現在の主流です。5段階評価をする際には、数値化できる業績などは絶対評価を用い、それを踏まえて相対評価で集団内での評価を用いるという方法もあります。

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4. 評価の目的に応じて絶対評価と相対評価を使い分ける

絶対評価にも相対評価にもメリットとデメリットがありますから、ひとつの方法で人事評価の5段階評価をしようとすると何かしら弊害がでたり、従業員のなかで不公平感が生まれてモチベーションが下がってしまうこともあります。

弊害をできるだけなくし、公平感のある人事評価をするためには、絶対評価と相対評価を評価の目的に応じて使い分けるようにしましょう。