評価者や上司が人事評価をする際には、公平かつ具体的なコメントを添えたいものです。
しかし、人事評価は人が人を評価するという特性をもつことから、公平性や納得性に不満が出るケースもあります。

評価の不透明さは従業員のパフォーマンスにも影響するので、十分に気をつけながら人事評価を実施しましょう。この記事では、人事評価のコメントで注意すべきポイントについて解説いたします。

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1. 人事評価のコメントに公平性を持たせるためのポイント

ビジネスにおける公平性とは、すべての要素を同じように扱うことを意味します。当然ながら、特定の人のみを贔屓したり不当に評価を下げたりするのは公平とはいえません。

たとえ評価者が公平に評価しているつもりでも、従業員が公平でないと捉えれば不満が噴出するものです。ここではまず、人事評価の公平性について考えていきましょう。

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1-1. 従業員の立場に応じた公平性を担保する

人事評価には公平性が必要ですが、部署や立場が違う人を一律に扱うことはできません。例えば役職をもつ従業員と新入社員では評価のポイントが大きく異なります。また、営業や事務、技術者など立場が違えばそれぞれ評価内容も違ってきます。

結果を十分に出した従業員とそうでない従業員がいる場合、公平性に配慮し同じような評価をおこなうのは逆効果です。公平性を意識した結果、結果を出している従業員のモチベーションを大きく損ねてしまう可能性も考えられます。職種や役職、働きぶりをトータルでチェックしたうえで客観的な評価を実施することが、公平性の担保につながります。

1-2. 丁寧なフィードバックをおこなう

人事評価において従業員が不公平を感じるポイントは、評価内容の透明性が担保されていないという点にあります。公平な人事評価のためには、どのようなプロセスで評価に至ったのか、なぜその評価になったのかといった内容や理由を公開することが肝心です。

人事評価では評価面談をおこない、評価内容のフィードバックを丁寧におこないましょう。こうすることで評価プロセスが可視化され、従業員も公平性を感じ納得しやすくなります。

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1-3. 従業員と適切にコミュニケーションを取る

公平性は評価される側の主観に大きく左右されます。評価する側が公平性に注意し合理的に結果を示しても、納得や同意が得られるとは限りません。

特に、評価する側とされる側の関係性が良好でない場合には、不満が出やすいので気をつけたいものです。人事評価担当者は普段から従業員と適切なコミュニケーションを取り、良好な関係性を築いておくのがベターです。

ただし、特定の従業員にのみ入れ込むような態度を取ると、評価が不公平であると受け取られてしまうことがあります。別け隔てなく適切なコミュニケーションを取り、評価の公平性を確保したいものです。

1-4. 人事評価制度が公正か否かをチェックする

そもそも人事評価制度が不公平な状態で運用されていることもあるものです。特に、事業規模を拡大したタイミングで社内構成に変化が生じ、既存の人事評価制度がマッチしなくなるケースは少なくありません。人事評価にあたって従業員からの不満が出た場合や問題点を指摘された場合には、制度自体の見直しをおこないましょう。

人事評価にあたっては評価方法の基準や業務の目標を設定することが肝心です。目標を設定することで具体性が増し、評価に透明性が出やすくなります。

また、評価基準に対して厳密に評価をつけるように評価者に説明を行ったり、目標設定や人事評価制度の目的について従業員に周知を行うことも重要です。

人事評価が公平に行われ、正しい効果を得るためには人事評価の前後にとるべき手順があります。人事評価制度を正しく機能させたいという方、人事評価制度の改善をしたいがどこを変えれば良いのか分からないという方に向けて、当サイトでは「わかりやすい！人事評価の手引き」というガイドブックをお配りしています。

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2. 人事評価のコメントに具体性をもたせるためのポイント

人事評価では公平性とともに、具体性も重要な要素となります。評価内容が抽象的では十分に内容が伝わらず、次へとつなげていくことができません。

また、マイナスの評価に具体性がない場合、従業員はいわれのない否定をされたと解釈してしまうことがあります。ここからは、人事評価において具体性を担保するためのコツを説明していきます。

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2-1. 抽象表現を避けることが肝心

人事評価のコメントが抽象的な表現に終始すると、従業員に内容が伝わりにくくなってしまいます。例えば、「全体的によくできていた」「すばらしい働きぶりだった」「もう少し進歩がほしい」といった表現は、一見評価をしているように見えて実はほとんど何も伝えられていないのです。

当たり障りのないコメントをしようとすると内容は抽象的になってしまうものです。人事評価でコメントをする際には、どの部分がよくできていたのか、どんな改善が必要なのかを具体的に示しましょう。

2-2. 評価基準や目標は数値化する

客観的な人事評価のためには従業員の働きぶりを数値化する必要性が生じます。売上や利益、成績を数値に基づいて検討すれば、人事評価のコメントを具体的に伝えることができます。

数値化しづらい業務の場合でも、例えば目標を立てて進捗率をチェックしていけば評価がわかりやすくなります。また、業務の数値化には客観性が保てるという良さもあります。

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2-3. 能力評価は企画力や実行力、改善力に分けて考える

人事評価で数値化しづらいポイントに従業員の能力評価の項目があります。能力は数値化するのが難しいため、評価にブレが生じることがあります。また、長期的に従業員をチェックしなければ適切な情意評価が難しいという側面もあります。

従業員の能力やスキルを評価するときには、企画力と実行力、改善力に分けて考えるのが最適です。この3点に関する一定の評価基準を設けておけば、さらに客観的な評価がしやすくなります。

2-4. 情意は積極性や協調性、責任感に分けて考える

人事評価では成績や進捗率だけでなく、情意についても評価したいものです。
情意とは仕事に対するやる気や責任感、勤務態度、コミュニケーション能力や交渉力といったポイントです。

従業員の情意評価をおこなう際には、積極性や協調性、責任感といったポイントに絞ってチェックしましょう。この3点に絞って従業員の様子を見れば、ある程度具体的な人事評価ができるようになります。

3. 人事評価では従業員への適切なフィードバックを実施しよう

評価に公平性が感じられなければ従業員は内容に納得できず、不満を募らせてしまうことになります。こうなってしまうとモチベーションが大きく下がるだけでなく、人材流出につながってしまうリスクも考えられます。

逆に、評価が適切であれば従業員は十分に納得し、評価を受け入れて次へとつなげていくことができます。
せっかく人事評価をするのであれば、フィードバックや振り返りを重視しましょう。目的や目標に対するコメントを従業員が記録すれば、振り返りに活用できます。

フィードバックの場を設けるメリットは、従業員の納得感を高められるという点にあります。また、評価面談を見越して評価者が丁寧な評価をおこなえるという点も、フィードバックのメリットです。

フィードバックの場で従業員を納得させるためには、公平性の担保が必須となります。フィードバックをおこなうことで、実際の状況とかけ離れたことを書いたり妥当性の低い評価をしたりすることがなくなり、公平性が保たれます。

4. 人事評価では従業員のモチベーションアップにつながるコメントを

人事評価の結果は従業員の業績向上やスキルアップ、モチベーション向上につながっていきます。評価が不公平であったり具体性に乏しかったりすると、従業員を十分に納得させられない可能性があるので注意したいものです。

人事評価の際にはまず、従業員の仕事ぶりや能力、スキルや情意を客観的にチェックしましょう。その上で具体性のあるコメントを加えれば、納得感の高い人事評価に仕上がります。