2020年4月から、大企業など一部企業に対し、社会保険手続きの電子申請が義務化されました。対象となるのは資本金が1億円を超える法人や相互会社などで、健康保険・厚生年金保険、雇用保険、労働保険に関する手続きが主な範囲です。

中小企業に対してはまだ義務化がされていませんが、義務化対象外でも電子申請をすることは可能です。

電子申請義務の対象手続きは年々増加しているため、活用すれば業務の効率化にもつながるでしょう。

この記事では、社会保険手続きの電子申請義務化の内容や対象となる企業、電子申請の方法を解説します。

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1. 社会保険手続きの電子申請の義務化とは

社会保険手続きは従来、書面を作成し管轄の年金事務所や労働基準監督署へ提出する方法が一般的でした。しかし近年、行政手続きの効率化や事務負担の軽減を目的として電子申請の導入が進み、一定の法人には申請の電子化が法律で義務付けられています。

厚生労働省の告示に基づき、2020年4月から資本金1億円を超える大企業などが義務対象となりました。対象企業は義務化された社会保険手続きの書面提出が認められず、電子申請を通じて届出をおこなう必要があります。

1-1. 義務じゃなくても電子申請可能

社会保険の電子申請は、大企業など法律で義務化された法人以外でも利用することが可能です。義務化対象でない中小企業や個人事業主であっても、e-Govや日本年金機構の届書作成プログラムを活用すれば、従来の書面提出を電子化に切り替えることができます。

数年前から、政府は「行政手続きのデジタル化」を進めており、電子申請を利用することで時間やコストの削減が期待できると公表しています。そのため、義務化対象ではなくても積極的に導入を進める企業が増えており、従業員の入退社や保険料に関する届出など、多くの場面で業務の効率化に役立っています。

また、義務対象外の企業が引き続き書面で提出することは認められていますが、担当者の業務負担軽減の観点からも電子申請を選択することが望ましいといえます。

参考：2020年４⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます｜厚生労働省

参考：電子申請の義務化｜日本年金機構

1-2. 電子申請のメリット

電子申請の義務化は、現在一部の事業所のみに限られているものの、導入にはさまざまなメリットがあります。書面での申請では窓口へ出向く必要があり、担当者の移動時間や待ち時間が発生したため、移動にかかるコストや人件費などがかかりました。しかし、導入をすれば下記のようなメリットが得られます。

• 届出書の手書きによる間違い防止
• 官公庁の開所時間を気にせず、24時間いつでも申請できる
• 従来の紙による申請に比べ、郵送代などのコストが削減できる
• 申請書類の喪失や情報漏洩を防止できる

以上のように、社会保険の事務手続きにかかる時間と手間を削減できることが大きなメリットです。また、書類の管理に必要な備品やスペースの削減、対応する人員の人件費の削減なども狙えます。

電子申請は事前準備が必要ですが、一度準備をすればそれ以降の申請は簡単で、担当者の手間も大幅に削減されるのでぜひ前向きに検討しましょう。

2. 社会保険の電子申請義務化の対象

電子申請の義務化の対象となるのは、下記のような企業です。

• 資本金などが１億円を超える法人
• h4　2-2. 相互会社（保険業法）
• h4　2-3. 投資法人（投資信託及び投資法人に関する法律）
• h4　2-4. 特定目的会社（資産の流動化に関する法律）

原則として、上記の企業の社会保険手続きは電子申請でおこなわなければなりません。ここでは、これらの対象企業について解説していきます。

2-1. 資本金などが１億円を超える法人

社会保険の電子申請義務化の代表的な対象は、資本金が1億円を超える大企業で、厚生労働省の告示（に基づき、2020年4月からこの規模の法人に対して電子申請が必須となりました。

資本金や出資金、または、銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金が1億円を超える法人は「大規模法人」とされます。この大規模法人は、社会保険の電子申請が義務化されています。

注意しなければならないのは、大規模法人は大企業と同じ意味ではないという点です。大規模法人には大企業だけでなく、中小企業も業種によっては該当するため、届出漏れのないようにしましょう。

なお、資本金基準は法人登記上の金額で判断され、支店単位ではなく法人全体が対象となります。電子申請をおこなわず書面で提出した場合、形式不備として受理されないため、対象企業は必ずシステム環境を整える必要があります。

2-2. 相互会社（保険業法）

保険会社には、株主が存在する「株式会社」と、株主が存在せず契約者自体も構成員に含まれる「相互会社」が存在します。

相互会社は、保険業法に基づき設立される法人形態で、主に生命保険や損害保険分野で活用されています。出資者ではなく契約者が社員となる特殊な法人形態をとることから、契約者数が多く、社会保険関連の手続き件数も膨大です。このため厚生労働省は、効率的な事務処理と行政の標準化を目的として相互会社を電子申請義務化の対象に含めました。

相互会社は一般企業と異なり、保険契約を通じて多数の従業員や職員を抱えるため、社会保険に関する申請・届出の電子化によるメリットが大きいと考えられています。

ちなみに、従業員数や資本金などによる会社の規模は関係なく、相互会社はすべて電子申請が義務化されているため注意しましょう。

2-3. 投資法人（投資信託及び投資法人に関する法律）

投資法人も社会保険の電子申請が義務化されています。

投資法人は会社型投資信託ともいい、投資家から集めた資金を特定の資産に投資し運用することを目的として「投資信託及び投資法人に関する法律」に基づき設立された法人で、代表的な会社では不動産投資信託（J-REIT）などが挙げられます。資産規模が大きく、上場している場合も多いため、社会的な影響力が高い法人形態です。

投資法人では運営に携わる役職員が存在し、社会保険の適用事業所としての手続きも必要になります。資産規模が大きく社会的な影響力が高い法人形態なので、行政側としてはこうした法人を電子申請の対象に含めることで、透明性の高い業務処理とデータ管理の一元化を進める狙いがあります。

投資法人は資産運用に伴い従業員数自体は多くない場合もありますが、資産規模と社会的責任の大きさから義務化対象に位置付けられています。

2-4. 特定目的会社（資産の流動化に関する法律）

特定目的会社とは、企業の保有する不動産を証券化するなど、特定の目的のために設立された法人で「資産の流動化に関する法律」に基づき設立されます。「SPC」や「TMK」などの略称で呼称されるケースもあります。

特定目的会社は高度に専門的な金融取引を担う一方で、事業を運営するためには職員や管理者を雇用しているため、社会保険の適用義務が発生します。金融取引の透明性確保や行政事務の効率化を重視するという観点から、電子申請義務化の対象となっているので、特定目的会社は書面提出による申請を継続するのではなく、電子システムを通じて資格取得や喪失、保険料関連の手続きをおこなわなければなりません。

大企業のように従業員数が多いということはないものの、「資産の流動化」という特殊な事業をおこなっており、取引の信頼性を確保することが重要という点からも電子申請の義務化は当然といえるかもしれません。

3. 電子申請が義務化されている社会保険

社会保険の電子申請義務化では、下記の３つの保険が対象となっています。

• 健康保険、厚生年金保険
• 雇用保険
• 労働保険

ここでは、これらの保険の手続きについて解説していきます。

3-1. 健康保険・厚生年金保険

健康保険・厚生年金保険では以下のように、手続き回数の多い3つの届出については電子申請が義務化されています。

• 被保険者報酬月額算定基礎届
• 被保険者報酬月額変更届
• 被保険者賞与支払届

「健康保険被扶養者（異動）届」や「健康保険厚生年金保険新規適用届」「任意適用申請書」などは電子申請が義務化されていませんが、いずれも電子申請が可能です。

健康保険と厚生年金保険は、従業員が安心して生活するための社会保障制度の根幹です。健康保険は医療費の自己負担軽減や傷病手当金の支給を担い、厚生年金は老後や障害、遺族に対する所得保障をおこなう制度です。企業は従業員を雇用する際、これらの制度に加入させる義務を負っているので、滞りがないように手続きをおこないましょう。

3-2. 雇用保険

雇用保険は資格の取得や喪失手続きなどが義務化の対象です。

• 被保険者資格取得届
• 被保険者資格喪失届
• 被保険者転勤届

従業員の採用や退職時に必要になる「被保険者資格取得届」や「被保険者資格喪失届」は手続きの回数が多く手間がかかりますが、電子申請の義務化により業務効率もアップします。義務化の対象企業でない場合も対応しておくと手続きがスムーズになります。

雇用保険は、失業時や教育訓練受講、育児休業・介護休業などに際して給付をおこなう制度です。従業員を雇用する事業主は、労働者を雇用保険に加入させる義務があり、資格取得や喪失、離職票の交付といった届出は迅速で正確な処理が求められます。

3-3. 労働保険

労働保険は、以下の2つの手続きの電子申請が義務化されています。

• 年度更新に関する申告書（概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出金申告書）
• 増加概算保険料申告書

ただし、例外として以下の条件を満たす場合は電子申請以外の申請が認められています。

• 労働保険事務組合に労働保険関係の事務処理が委託されている
• 単独有期事業をおこなう
• 中途の従業員に対して、保険関係が成立した日から数えて50日以内に申告書を提出する
• 電気通信回線の故障や災害などを理由として、電子申請が困難と認められる

また、2025年1月より労働安全衛生関係の一部手続きの電子申請が原則義務化されました。労働保険とは異なる部分ですが、細かく指定がされているため労働安全衛生に関係する企業は概要を確認しておきましょう。

参考：労働保険関係手続の電子申請について｜厚生労働省

参考：労働安全衛生関係の一部の手続の電子申請が義務化されます（令和7年1月1日～）｜厚生労働省

 

4. 電子申請が可能な社会保険

義務化はされていないものの、下記の手続きも電子申請が可能です。

• 健康保険 被扶養者（異動）届
• 健康保険 厚生年金保険 新規適用届
• 任意適用申請書
• 任意適用取消申請書
• 一括適用承認申請書
• 産前産後休業取得者申出書／変更（終了）届
• 産前産後休業終了時報酬月額変更届
• 育児休業等取得者申出書（新規・延⾧）／終了届
• 育児休業等終了時報酬月額変更届
• 介護保険適用除外等該当・非該当届

以上のように、多くの社会保険が電子申請で手続きできるようになりました。

今後は、これらの手続きも電子申請が義務化される可能性があります。電子申請は以前はシステムにわかりにくい部分があり、準備に手間と時間がかかっていました。しかし、近年は登録から利用開始までが早く、難しい部分もなくなっているので、積極的に利用し、義務化に備えるとともに業務の効率化を目指しましょう。

5. 社会保険手続きの電子申請の方法

社会保険の電子申請では、e-Govから直接申請するか、APIソフトを利用して申請するか、2つの方法があります。それぞれの方法を解説します。

5-1. e-Govを利用する

e-Gov（イーガブ）とは、各省庁の情報やサービスをインターネットから利用できる電子政府の総合窓口のことです。社会保険の手続きも、この窓口からおこないます。

具体的な手続きの流れは以下の通りです。

（1）アカウントを取得する

アカウントが必要となるe-Govを利用するためには、GビズIDの取得が推奨されています。

e-Govアカウント	e-Gov画面から作成が可能で社会保険手続きの際は、それぞれの省庁で電子証明書の取得が必要
GビズID	GビズIDホームページから作成。1つのIDで複数の行政サービスにログインできる認証システム 電子証明は省略可能

e-Govアカウントの方が取得しやすいものの、社会保険の電子申請の際は別途、本人性を証明する「電子証明書」の取得が必要です。取得には費用がかかるほか、有効期限が定められているため注意しましょう。

また、GビズIDは取得の際、印鑑証明書などが必要で登録まで2週間程度かかるものの、一度取得すれば電子証明書不要で各社会保険の手続きが可能です。健康保険組合によっては、申請の際、利用できることもあります。

（2）届出書を作成して申請する

電子申請で利用する届出書は以下の方法で作成できます。

• 届書作成プログラムを利用する
• e-Govの届書作成画面から作成する

上記、どちらも初めて利用する際は、専用アプリのインストールが必要です。

インストールが終わったら、作成したIDでログインし、「手続き検索」から申請書類を検索し作成しましょう。

作成が終わったら、提出する省庁を選択し、インターネット上で「提出」ボタンを押せば申請完了です。

提出後はe-Govの画面上から処理状況も確認できます。

以上のように、e-Govを利用した電子申請は登録方法が煩雑なため、説明書を確認のうえ、間違いのないように注意しましょう。

当サイトでは、本記事で解説した電子申請の方法や社会保険手続きの内容、法改正の内容などを解説した資料を無料で配布しております。社会保険について網羅的に解説しているため、忘れたときにすぐに確認していただけます。社会保険の電子申請や手続きに関して不安な点があるご担当者様は、こちらから「社会保険手続きの教科書」をダウンロードしてご確認ください。

参照：e-Govポータル

5-2. APIソフトを利用して申請する

e-Gov対応のAPIソフトを導入すれば、入力済みの労務管理データを使って電子申請ができるようになります。e-Govアカウントなどを取得する必要もなく、データの作成から申請までWeb上で完結します。

APIソフトは、企業の自社システムや勤怠管理システムと連携して社会保険手続きをおこなうことが可能です。普段使っている人事管理システムで一元管理できるため、新たにアプリをインストールする必要もありません。APIソフトは有償で、導入には初期設定やセキュリティ対策が必要ですが、公式マニュアルやベンダーのサポートを活用することで、担当者が少人数でも運用できます。また、送信後にはシステム上で処理状況やエラー内容を確認できるため、再提出や修正対応が迅速におこなえる点も大きなメリットです。

なお、e-Gov対応のAPIソフトにより、電子申請の方法は異なるため、詳しくは各APIソフトの提供元に確認しましょう。

5-3.日本年金機構の届書作成プログラムを利用する

日本年金機構が提供する届書作成プログラムを利用すれば、健康保険・厚生年金保険の届出書をパソコン上で作成し、電子申請がおこなえます。

このプログラムには、入力内容の自動チェック機能があるため、記載漏れや誤記による再提出のリスクを低減可能です。また、作成した届出書はデータとして保存できるため、内部監査や行政調査への対応も効率化できます。プログラムは随時更新され、法改正や制度変更にも対応しているため、最新の手続きに沿った申請が可能です。

（1）アカウント「GビズID」を取得する

GビズIDは、企業が日本年金機構の電子申請を利用するための共通アカウントです。オンラインで申請し、本人確認書類を添付することで取得できます。複数の担当者に権限を付与でき、申請範囲を管理することが可能です。

（2）届書作成プログラムをダウンロードする

公式サイトから届書作成プログラムをダウンロードし、パソコンにインストールします。対応OSや最新バージョンの確認が必要で、初回起動時には使用環境の設定をおこなってください。

（3）届出書を作成して申請する

従業員情報や申請内容を入力後、プログラム上で届出書を生成し、電子申請として送信します。送信後は受付番号が発行されるので、処理状況の確認や修正も簡単に対応できます。

6. 電子申請は幅広い手続きで対応可能！活用して負担を減らそう

社会保険の電子申請は、義務化されている健康保険・厚生年金保険、雇用保険、労働保険に加え、任意で電子化できる各種手続きにも対応しています。これにより、従来の書面提出では発生していた移動時間や入力ミス、再提出のリスクを大幅に軽減できます。

電子申請が義務化されているのは、一部の企業と届書に限られています。

しかし、電子申請を活用すれば、書類管理の手間や行政への送付コストを削減できるため、義務化されていない企業でも導入するメリットは大きいでしょう。

電子申請の導入は、業務効率化だけでなく、従業員の社会保険手続きの正確性と透明性を高める手段としても有効です。ただし、e-Govから直接申請するには手続き方法が複雑なため、導入する際は、外部連携できるAPIソフトを活用するのがおすすめです。