従業員の退職が決まったら、多くの手続きが必要になります。特に社会保険の手続きは期限が決まっていたり賃金に関わったりする問題であるため、退職者に迷惑をかけないように早く正確に実行しなくてはいけません。

この記事では、社員が辞めるときの社会保険の退職手続きについて解説します。
漏れが生じないように、しっかりと手順や内容について把握しておきましょう。

1. 社員が退職したときの手続き・流れを解説

自社の従業員が退職したのであれば、人事担当者は次のような手続き、流れで対応していきましょう。

• 退職届、申出などを受理
• 健康保険証・貸与物の回収
• 社会保険（健康保険と厚生年金）の喪失手続き
• 雇用保険の喪失手続き
• 所得税や住民税の手続き
• 離職票や源泉徴収票の発行

1-1. 退職届、申出などを受理

従業員から退職届が提出されたら、内容を確認したうえで受理した旨を該当の従業員に伝えましょう。受理の連絡は記録が消失しかねないチャットではなく、メールや書面を用います。

退職の申し出や退職届の提出は、退職日の1ヵ月前までと規則を設けている企業が一般的です。しかし、1ヵ月前までの提出に法的な拘束力はありません。

民法第627条では、無期雇用の従業員が退職を申し出た場合、2週間後には雇用関係が終了すると定めています。そのため、従業員が1ヵ月後ではなく、2週間後の退職を希望した場合でも、受け入れが必要です。

1-2. 健康保険証・貸与物の回収

従業員の退職が決定したら、健康保険証を回収します。健康保険証は退職日の翌日に資格が失われます。退職日までに医療機関を受診する可能性もあるため、退職日に回収するか後日郵送してもらうかを選択しましょう。なお、従業員によっては健康保険証を紛失している可能性があります。健康保険証を紛失しているのであれば、「社会保険の資格喪失届」とあわせて「健康保険被保険者証回収不能届」を健康保険組合もしくは日本年金機構に提出が必要です。

健康保険証とあわせて、パソコンや名刺、入館証などの貸与物も回収しましょう。

1-3. 社会保険（健康保険と厚生年金）の喪失手続き

社員が退職した際には、健康保険と厚生年金の喪失手続きを行う必要があります。喪失手続きは退職の事実発生から5日以内です。具体的には退職日から5日以内の手続きが必要です。

自社が協会けんぽに加入しているのであれば、いずれの喪失手続きも年金事務所もしくは日本年金機構の事務センターで完了します。一方、健康保険組合に加入しているのであれば厚生年金は年金事務所もしくは日本年金機構の事務センター、健康保険は健康保険組合で対応してもらいます。手続き方法は電子申請もしくは郵送、窓口持参です。

なお、従業員によっては厚生年金に加入した月末を迎える以前に退職するケースがあります。このようなケースであっても、その月の厚生年金保険料は納めなければなりません。退職者の自己負担分は退職時の給与から差し引き、企業は会社負担分とあわせて翌月末までに支払う必要があります。

1-4. 雇用保険の喪失手続き

雇用保険の喪失手続きも忘れずに行う必要があります。手続きは、退職日の翌々日から10日以内までに速やかに行うことが求められます。事業主は、「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」と自社を管轄するハローワークに提出しましょう。

1-5. 所得税や住民税の手続き

所得税の手続きにあたっては、源泉徴収票を発行して退職から1ヵ月を目途に退職者に交付します。

一方、住民税を特別徴収していたのであれば、退職日の翌月10日までに「給与支払報告に係る給与所得異動届書」を市町村へ提出することが原則です。しかし、市区町村のなかには提出期限が異なるケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

なお、住民税の徴収方法はいつ退職したのかによって異なります。退職が1月から4月であれば、未徴収分を一括徴収するのが一般的です。一方で、6月から12月に退職したのであれば、退職する従業員に一括徴収もしくは本人が納付する普通徴収どちらかを選択してもらう必要があります。

1-6. 離職票や源泉徴収票の発行

従業員が退職した際には、会社は源泉徴収票や離職票などの必要書類を、退職者に対して必ず交付する義務があります。退職日当日に直接手渡しできないケースも多いため、退職後に郵送などの方法で確実に届けるようにしましょう。

ハローワークに「雇用保険被保険者資格喪失届」を提出すると、離職票-1 と離職票-2で構成される離職票が交付されます。これは失業給付の手続きに欠かせない書類ですので、退職者へ速やかに渡す必要があります。

さらに、退職金を支給した場合には、退職金に関する源泉徴収票をあわせて発行し、退職者に送付してください。

また、社会保険の資格喪失手続きを終えると、健康保険被保険者資格喪失確認通知書が会社に届きます。こちらも退職者へ忘れずに交付しましょう。

2. 退職する従業員へ案内すること

従業員が退職する際は必要な退職手続きに加えて、次のような点を案内しておきましょう。

• 任意継続被保険者の説
• 国民年金の加入手続き（再就職先がない場合）
• 失業保険や各種給付金の案内
• 住民税の支払い
• 扶養の手続き

2-1. 任意継続被保険者の説明

退職する従業員に対しては、引き続き自社の健康保険に加入できる任意継続制度について説明しましょう。

説明にあたっては次のようなポイントを押さえておきます。

• 手続きの締め切り：退職日の翌日から起算して20日以内
• 誰が手続きするか：退職者本人
• 必要な書類：任意継続被保険者資格取得申出書、健康保険証、その他、協会けんぽや健康保険組合が指定する必要書類
• 提出先：協会けんぽの場合は退職前に加入していた協会けんぽの支部、健康保険組合の場合は各組合

2-2. 国民年金の加入手続き（再就職先がない場合）

すぐに就職しない場合、個人事業主として活動する場合は厚生年金ではなく国民年金への加入が必要です。退職する従業員が該当するのであれば、次のような点を案内します。

• 誰が手続きするか：退職者本人
• 必要な書類：年金手帳、免許証ほか本人確認書類
• 手続きの締め切り：退職後14日以内が目安
• 手続き先：住民票がある市区町村役場の年金担当窓口

自治体によっては郵送での手続きに対応している可能性があるため、従業員に案内しておきましょう。

2-3. 失業保険や各種給付金の案内

退職後に従業員の再就職が決まっていない場合には、雇用保険の基本手当（失業保険）の受給資格を満たす可能性があります。そのため、会社で離職票を用意して、退職者に速やかに交付することを伝えておきましょう。

離職票はハローワークへ出向いて行う手続きに必要であり、手続きの開始時期を誤ると給付開始が遅れる場合があります。失業保険は一般的に退職から30日～60日以内にの申請されるものの、離職日の翌日から起算して1年以内という猶予が存在することも、従業員に案内しましょう。

ハローワークでは失業保険のほかにも、育児休業給付金や介護休業給付金などの給付制度についての案内が行われることがあります。これらの給付金は一定の条件を満たす必要があるため、退職者には該当の制度が存在する可能性があることを伝えたうえで、ハローワークや各行政機関に詳細を確認するよう促すと良いでしょう。

2-4. 住民税の支払い

住民税は前年の所得に基づいて課税されるため、退職者が勤務していた期間の所得に対しては引き続き納税義務が発生します。退職時期によっては、企業での給与支払いから残りの住民税額を一括徴収する場合があるものの、退職日が6月から12月にあたる場合は、一括徴収するか普通徴収に切り替えるか選択できる仕組みが一般的です。人事担当者は退職時に従業員の意向を確認し、必要な手続きを適切に行うよう案内しましょう。

2-5. 扶養の手続き

退職後、退職者本人が家族の扶養に入る場合は、次の点を案内します。

• 誰が手続きするか：被保険者
• 必要な書類：退職証明書や収入を証明する書類など扶養認定に必要な書類、被保険者の勤務先が指定する申請書
• 手続きの締め切り：扶養に入るタイミングで速やかに手続きをする
  手続き先：被保険者の勤務先が加入する健康保険組合や協会けんぽ

3. 会社が社員の退職後に渡す社会保険の関連書類

退職手続きをおこなったあとは、必要な書類を本人へ渡さなくてはいけません。
転職のときや失業給付の手続きをするときに必要となるので、退職者が困らないように遅延なく渡しましょう。

それぞれの書類を退職者に渡すタイミングは次のとおりです。

書類の種類	渡す一般的なタイミング
雇用保険被保険者離職票	退職日から10〜14日後
健康保険被保険者資格喪失確認通知書	退職をした日の翌日から14日以内
源泉徴収票	最後の給与明細と同じタイミング
雇用保険被保険者証	退職日
退職証明書	退職日の翌日以降
年金手帳	退職当日～1ヵ月程度

ここでは、それぞれの書類について詳しく解説します。

3-1. 雇用保険被保険者離職票

離職票は、退職者が次の仕事に就くまでの収入を確保するための「失業給付」を受けるために必要な書類です。この書類がないと失業給付が受けられないため、発行されたら速やかに退職者へ交付しましょう。

関連記事：離職票と離職証明書の違いや交付されるまでの流れも解説

3-2. 健康保険被保険者資格喪失確認通知書

この書類は、退職者が協会けんぽや健康保険組合から脱退し、被保険者でなくなったことを証明するものです。

転職する場合は必要になることがありませんが、国民健康保険に加入することを希望している場合は、手続きの際に提出を求められます。希望されたときにすぐコピーを渡せるように退職者にアナウンスしておきましょう。

なお、国保へ加入する際は、退職日の翌日から14日以内に市区町村の窓口に届け出なくてはいけません。この際に通知書が手元にない場合は、「健康保険資格喪失連絡票（社会保険喪失連絡票）」があれば手続きが可能です。

各自治体のホームページでダウンロードが可能なので、発行が間に合わない場合は案内しておきましょう。

3-3. 源泉徴収票

源泉徴収票は、その社員が1年間に支払いを受けた給与と、納めた所得税の金額について記載された書類です。年末調整の際に転職先へ提出したり、確定申告の際に必要になったりするので、必ず退職から1ヵ月以内を目安に交付しましょう。

また、翌年1月末までに本人が住居する市区町村にも提出しなくてはいけません。

3-4. 雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していたことを証明する書類です。再就職する際に必要になるほか、教育給付金の申請をする際にもこの書類を使用します。

本来は雇用保険被保険者証を発行した際に社員へ渡すものですが、中には会社で預かって保管しているケースも少なくありません。この場合は、忘れずに社員へ返却しましょう。

3-5. 退職証明書

退職証明書は退職者からの請求があった場合に企業が速やかに発行しなければなりません。証明書は退職者本人が今後の就職活動などで勤務実績を示す必要がある際に用いられるもので、在職期間や業務内容といった情報を記載します。法律上、明確な発行期限が定められているわけではありませんが、「速やかに」対応することが求められるため、請求があればできるだけ早めに手続きを行いましょう。

なお、退職証明書は退職後2年間は請求の権利が認められています。

3-6. 年金手帳

上記のほかにも、企業によっては退職時に社員に渡さなくてはいけない書類が出てくる場合があります。

例えば、年金手帳です。入社時の年金手続きで社員から預かったまま、会社側で保管しているケースは少なくありません。このように預かっている書類があれば、退職時にまとめて返却するようにしましょう。

4. 退職時の社会保険の計算方法

ではどのように社会保険が計算されているのでしょうか。まず、社会保険とは健康保険、厚生年金保険、雇用保険、介護保険、労災保険の5つを指しますが、ここでは健康保険（および対象者は介護保険）、厚生年金保険、雇用保険の3つに絞って説明します。

社会保険料は会社と社員がそれぞれ半分ずつ負担する形式です。退職日まで社会保険は有効であるため、資格喪失日は退職日の翌日となります。計算方法は月割りでおこなわれ、社会保険に加入した月から退職日翌日を含む月の前月分までが給与から控除されます。

例えば退職日が月の途中の場合、その当月の社会保険料の支払いは免除され、前月分までを支払うことになります。この仕組みを理解しておくことで、正確な手続きと計算が可能となります。

5. 退職日によって変化する社会保険料負担額の例

社会保険料は月の途中で退職するか月末に退職するかで異なります。実際の保険料のケースをみていきましょう。

5-1. 月末に退職したケース

月末に退職した場合、社会保険の資格喪失日は退職した月の翌月の初日となります。具体的には、9月30日に退職した場合、資格喪失日は10月1日となり、9月分の社会保険料の負担が発生します。

ここで注意が必要なのが、社会保険料の控除タイミングです。社会保険料は多くの場合、当月分を翌月の給与から控除します。

特に重要なのは、給与が当月払いの場合です。この場合、退職月の給与から2ヵ月分の社会保険料が控除されることがあり、これが人事担当者にとっての注意点となります。従って、月末に退職する社員に対しては、この点を含めた詳細な説明と確認が必要となるでしょう。

なお、社会保険の仕組み上、退職日が月末であることで一時的に給与の手取り額に影響があるため、損をすると感じる従業員がいるかもしれません。しかし、長い目で見た場合にはそれが必ずしも損得を表すわけではありません。

社会保険料は通常、月単位で計算され、退職日が月末であればその月の保険料も支払う必要があります。これにより、手取り額が一時的に減少する可能性がありますが、この減少は必ずしも損を意味するわけではなく、他の要素（例えば退職後の再就職のタイミングや失業保険の適用開始日など）も考慮する必要があります。つまり退社日が月末の場合、従業員は社会保険料で損をするとは一概には言えません。

5-2. 月中に退職したケース

月中に退職した場合、社会保険料の負担は資格喪失日の前月分までであり、当月分の社会保険料は支払わなくて済みます。

退職日が9月15日の場合を例として考えてみましょう。この場合、資格喪失日は9月16日です。そのため、9月分の社会保険料は支払う必要がなく、8月分までの社会保険料が給与から控除されることになります。つまり、退職月の保険料負担は発生しないため、企業と従業員双方にとって負担が軽減されることになります。

5-3. 月末の1日前に退職したケース

一般的に、退職日が月中であれば、その月の社会保険料は負担しません。このルールは月末の1日前に退職した場合も同様です。

例えば、9月29日に退職したとします。この場合、社会保険の資格喪失日は翌日の9月30日です。そのため、9月分の社会保険料は発生せず、負担するのは8月分までとなります。ただし、勤務最終日が29日であっても、控除は前月分までで、それ以降の月分については控除されません。

5-4. 退社日が平日か休日かで社会保険料は変わる？

退職日が平日か休日かで、社会保険料の徴収について違いはありません。具体的には、退職日の翌日が「資格喪失日」となり、社会保険料の徴収は資格喪失日が属する月の前月までというルールに従います。したがって、退職日がどの曜日であれ、保険料計算の仕組みに変動はありません。

このため、人事担当者としては退職日が平日か休日かを意識する必要はなく、基本的なルールに基づいて正確に手続きをおこなうことが重要です。例えば、退職日が1月31日の場合、資格喪失日は2月1日となり、社会保険料の最終徴収月は1月です。このようにルールを理解して手続きをおこなえば、適切な対応が可能です。

6. 退職した社員の社会保険に関するよくある質問

ここでは、従業員が退職した際の社会保険の取り扱いについてよくある質問をまとめました。スムーズに処理できるよう参考にしましょう。

6-1. 賞与の支給後に退職した場合の社会保険料はどうなる？

賞与の支給後に退職した場合の社会保険料は、退職日によって扱いが異なります。

具体的には、賞与を受け取った月の月末まで在籍している場合、その賞与から社会保険料が控除されます。例えば、8月15日に賞与が支給され、8月31日に退職した場合、賞与から社会保険料が控除されます。

しかし、8月末より前に退職する場合、例えば8月20日に退職する場合は、その賞与から社会保険料は控除されません。これは、退職日がその月の月末より前か後かで控除対象が変わるため、人事担当者はその点を十分に理解しておく必要があります。

6-2. 入社した月に退職した場合の保険料はどうなる？

入社して1ヵ月未満で退職する従業員もいるでしょう。入社した月に退職した場合、健康保険と厚生年金保険の保険料は給与から控除されます。

ただし、同じ月内で新たに厚生年金保険または国民年金保険に加入した場合、退職した方の会社はその月の厚生年金保険料の納付義務がなくなります。

この場合だと、同じ月に二重で社会保険料が徴収されていることになるため、会社は給与から控除した厚生年金保険料を返還しなくてはいけません。

参考：年金Q&A（厚生年金の加入（被保険者））｜日本年金機構

6-3. 退職後の社会保険手続きはどう案内すれば良い？

退職した社員がすぐに就職しない場合は、国民健康保険や国民年金などの社会保険を社員が自ら手続きしなくてはいけません。主に手続きが必要な社会保険には、次のようなものがあります。

社会保険の種類	手続きの場所	期日	必要書類
国民年金	市区役所や 町村役場	退職日の翌日から14日以内	・退職日がわかる証明書（退職証明書や離職票など） ・基礎年金番号がわかる書類（年金手帳や基礎年金番号通知書など） ・本人確認書類（免許証やパスポートなど）
国民健康保険	市区役所や 町村役場	退職日の翌日から14日以内	・健康保険の資格喪失証明書または退職証明書、離職票 ・個人番号確認書類（マイナンバーカードや通知カードなど） ・本人確認書類（免許証やパスポートなど）
失業保険	ハローワーク	退職日の翌日から1年以内	・雇用保険被保険者離職票 ・個人番号確認書類（マイナンバーカードや通知カードなど） ・本人確認書類（免許証やパスポートなど） ・最近の写真2枚（正面上三分身、縦3.0cm×横2.4cm） ・本人名義の預金通帳またはキャッシュカード

失業保険に関しては、離職日以前の2年間に雇用保険に加入していた月が通算で12ヵ月以上あることが給付要件となっているため、案内をおこなう際は注意しましょう。

また、健康保険については、国民健康保険に加入する方法以外にも、任意保険に加入する方法や家族の扶養に入る方法もあります。3つの選択肢があることを案内してあげるのが、社員にとって望ましいでしょう。

6-4. 退社日が平日か休日かで社会保険料は変わる？

退職日が平日か休日かで、社会保険料の徴収について違いはありません。具体的には、退職日の翌日が「資格喪失日」となり、社会保険料の徴収は資格喪失日が属する月の前月までというルールに従います。したがって、退職日がどの曜日であれ、保険料計算の仕組みに変動はありません。

このため、人事担当者としては退職日が平日か休日かを意識する必要はなく、基本的なルールに基づいて正確に手続きをおこなうことが重要です。例えば、退職日が1月31日の場合、資格喪失日は2月1日となり、社会保険料の最終徴収月は1月です。このようにルールを理解して手続きをおこなえば、適切な対応が可能です。

7. 退職届を受け取ったあとは速やかに社会保険の手続きを

社員が退職するときは、多くの手続きが必要になります。社会保険関連の書類には提出期限があるものが非常に多いため、スケジュールをしっかりと確認して正しく手続きをおこないましょう。

近年は、社会保険や雇用保険などの手続きをオンラインでおこなうことも可能となってきています。書類の作成や申請に対応した人事・労務管理システムなども増えてきているため、そういったツールを活用すると業務を効率化できるでしょう。