経費精算は、従業員が一時的に立替払いした費用を会社が支払うことです。従業員の立替払いは、交通費や出張旅費など、さまざまな場面で発生します。特に、営業部や運営部などは費用科目も多くなるため、日々の経費精算業務は大きな負担になるかもしれません。

しかし、経費精算業務が適切におこなわれないと、従業員からの信用を失ったり業務意欲の低下などを引き起こしたりするので社内ルールに従って適正におこないましょう。ここでは、経費精算の種類や基本フロー、やり方、注意点などについて解説します。

1. 経費精算とは

経費精算とは、業務に関係する活動にかかった経費を従業員が立て替えた後、レシートや領収書を添付した必要書類と引き換えに精算することです。

例えば、業務命令で参加した研修費を従業員が立て替えて支払った場合、経費精算書などのフォーマットに領収書を添付して提出してもらい、経費分を払い戻すというのが経費精算になります。

経費の計上額というのは税金に大きく関わるので、正確に処理できるように種類やフローをしっかり把握しておきましょう。

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2.経費精算の種類

経費精算と一口にいっても、実際には「通信費」や「事務用品費」、「消耗品費」などたくさんの種類があります。

経理担当者の方はそれぞれの種類の内容を理解しておく必要がありますが、ここではもっとも清算ボリュームが大きい「交通費精算」と「旅費精算」、「小口清算」について解説します。

2-1. 交通費精算

交通費とは、「仕事のための出張や営業などに公共交通機関やタクシーなどを利用した実績」のことです。

企業によっては通勤にかかる費用も同様に交通費として取り扱っていることもあります。この交通費を必要経費として計上することを交通費精算と呼びます。

営業職をはじめとした、外出機会の多い従業員が在籍している企業では、毎月たくさんの交通費精算申請がされるため、一般的によく使われる精算となっています。

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2-2. 旅費精算

出張時の電車代やタクシー代、飛行機代などが旅費に該当します。また、出張だけでなく、取引先に行くときに支払った交通費も旅費として精算できるので仕分けの際には注意しましょう。

旅費のなかには、交通費以外の経費も含まれています。例えば、泊りがけの出張では宿泊費や日当なども旅費として精算します。

会社によって旅費、出張費、旅費交通費などと名称は異なりますが、基本的には同じ経費を指しています。

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2-3. 小口精算

小口精算は、日々の小さな経費を、社内で用意した小口現金から支払う精算です。小口現金というのは、少額の経費精算用に会社が用意している現金で、主に切手代や収入印紙代、消耗品などの支払いに使われます。

一般的には、部署ごとや店舗ごとに用意されており、立替えた経費の精算は、支払いを証明する領収書やレシートと引き換えにおこなうのが原則です。小口現金は経理や総務が管理することが多く、清算だけでなく補充や出納帳への記入をおこなわなければなりません。

3. 経費精算の基本フロー

経理担当者にとって経費精算の流れを把握しておくことは非常に重要です。

ここでは、普段から頻繁に使用されることが多い、営業職からの交通費申請を例に、経費精算の流れを見ていきましょう。

3-1. 従業員による経費精算書の作成

営業職の従業員は、お客様先への訪問で主に電車やタクシーを利用します。電車やタクシーの費用を立替えた場合、従業員は立替えた証明として領収書を受け取ります。

電車やタクシーを使った移動では立替えることが多いため、月末に近づくと、従業員は「交通費」を経費精算をする必要があります。

経費精算申請書には、支払日時、目的、金額などを記載し、領収書やレシートを張り付けて作成します。

3-2. 上司に申請書類を提出し承認してもらう

社員が交通費の立替えをおこなった場合、領収書と経費精算の申請書類を自分の上司に提出し、承認してもらいます。

申請書類を受け取った上司は、その経費が正当なものであるかどうか、金額や使用目的に間違いがないかどうかを確認します。間違いなどがなければ、承認印を押して経理に回します。

しかし、上司は多くの仕事を抱えているため、承認作業に着手できずに経費精算に歩留まりが発生することも少なくありません。上司のところで承認が止まってしまうと、その分経費精算業務がずれこんでしまうので、早めの確認を促すことも経理業務の一つになることがあります。

3-3. 経理担当者は経費精算書の内容の確認作業をする

経理担当者は、経費精算書の記載内容や領収書をもう1度チェックします。不備がないようであれば、精算をおこなうことができます。

支払い方法については、少額の経費であれば小口現金で支払い、金額が大きくなれば銀行振込で清算するのが一般的です。

確認作業で書類内容に不備があった場合は、従業員に連絡を取り、差し戻しをおこなわなければなりません。申請書類が複雑であったり上司の確認が甘かったりすると経理担当者の負担につながるため、不備が多い場合はルールを見直した方が良いでしょう。

例えば、従業員に立替えてもらうのではなく、事前申請という形で仮払いをしてから経費精算をするという方法もあります。仮払いの場合、事前申請が上司から承認されれば、先に経理から費用を支払い、その後経費精算がするという流れになるので不備を減らすことも可能です。

3-4. 経理担当者は仕訳処理をおこなう

書類内容の確認ができたら、清算する経費の仕訳の内容に従って、会計ソフトや仕訳帳に費用科目を入力もしくは記載をします。仕訳処理が完了したら、立替え払いをしている従業員に対して未払金を計上します。

未払金は、会社が決めている指定日や給与支給日などに、立替え払いした代金分の支払うのが一般的です。支払いと同時に、未払金／現金預金という仕訳で、「未払金を現金預金で支払った」という会計処理をして完了となります。

4. 立場別の経費精算のやり方

経費精算の基本フローを把握したら、次は経費精算のやり方も確認しておきましょう。経費精算は、申請者側と経理担当者側など立場によってやり方が異なります。申請者側のやり方を知っておくことで、申請が複雑ではないか、ミスが多くなる点がないかなどをチェックできます。

4-1. 申請者側の経費精算のやり方

申請者側は、立替えた領収書を必ず取っておいて、申請書類に添付しなければなりません。月またぎの経費精算や数か月前の領収書を提出すると、経理担当者の負担が増えてしまうので、出張などから帰ってきたらできるだけ早く申請書を上司に提出するのが一般的なルールです。

上司の承認が得られれば、申請書が正式なものとなり、経理部に提出することができます。

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4-2. 経理担当者側の経費精算のやり方

経理担当者側は、申請書類が提出された後、その書類に不備がないかをしっかり確認します。確認するのは、日付、金額、申請者の氏名、交際費などの場合には相手方の氏名、領収書などです。

また、領収書の金額と申請書の金額が合っているかも確認しなければなりません。

さらに、事前申請によって仮払いがおこなわれていた場合には、残金が合っているかも照合します。その後清算が必要であれば現金もしくは銀行振込で清算し、仕訳処理をおこなって終了です。

5. 経費精算をスムーズにおこなうにあたり注意すること

経費精算は、フローを見るだけだとそれほど難しくないと考える方も多いかもしれません。しかし、実施する際にはいくつかの注意点があります。注意を怠ってしまうと、経費精算業務の負担が大きくなり、ミスのリスクも高くなるので注意点をしっかりチェックしておきましょう。

5-1. 注意点① 経費精算はこまめにおこなう

１つ目の注意点は、経費精算はできるだけこまめにおこなうということです。これは、経理担当者の負担を減らすという目的と、申請者側のミスを減らすという目的があります。

処理する書類が多ければ多いほどミスが増えますし、ミスが増えると経費精算の作業も遅くなってしまいます。また、申請者側も「まとめて申請する」という方法では、申請をし忘れたり領収書などを紛失したりするリスクがたかくなるので、双方でこまめにおこなうことをルール化しましょう。

5-2. 注意点② 仕訳を正確におこなう

２つ目の注意点は、経理担当者側は、仕訳をしっかり正確におこなうということです。

旅費・交通費といったわかりやすいものであれば特に問題ありませんが、通信費や交際費、会議費などは費用科目を間違えてしまう可能性があります。

例えば、通信費には郵便物の送料や切手代が含まれますが、はがき代は消耗品費、祝電や弔電は交際費などと細かくわかれています。

また、交際費と会議費は似ていますが、損金算入することができるかどうかが異なり、節税対策には会議費のほうが有利です。1人あたり5,000円以下であれば会議費に入れるなどの工夫が求められます。

このような勘定科目については、わからなければ専門家に尋ねることもできますが、このひと手間が業務負担になるので、正確に把握しておくことが重要です。

6. 経費精算のフローを理解して業務をスムーズに

経費精算のフローを見てみると、申請者も経理担当者も多くの業務をこなしていることがわかります。

申請者側は経理担当者の負担を減らす努力をし、経理担当者側も申請者の手間を理解する努力をしていけば、スムーズな経費精算がおこなえるようになるでしょう。

しかし、手動でおこなう経費精算業務は非効率であることは事実なので、効率化するために経費精算システムの導入を検討してみても良いでしょう。経費精算業務が効率化すれば、その分他の業務を進めることができるので、生産性向上にもつながります。