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経費精算システムで海外出張精算が楽になる理由とは

経費管理

更新日: 2024.10.2
公開日: 2020.4.10 jinjer Blog 編集部

経費精算システムを使うと、クレジットカードの利用履歴を取り込んで処理できるため海外出張精算が楽になります。

今回は、海外出張時に役立つ経費精算システムのメリットや、海外出張精算が煩雑な理由などを解説していきます。

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1. 海外出張の際の経費には何が含まれる？

海外出張が頻繁にある企業であれば、海外出張時の経費精算に困ることは少ないです。しかし、海外出張が稀で慣れていない企業は、海外出張時の経費精算についてここで理解しておきましょう。

海外出張の経費に含まれるのは、旅費、宿泊費、交際費などです。渡航時の飛行機や現地で利用するタクシー、宿泊費用などはもちろん、出張に必要な物品の購入費なども含まれます。

出張時に発生する雑費は海外出張旅費規程において「日当」に含めておくと、ルールが明確化されて経費申請時の負担を減らすことにつながります。

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2. 海外出張の際の経費精算で注意すること

海外出張時の経費精算をする際は、通常の経費精算と異なる対応が必要になるケースがあります。

ここでは、海外出張時の経費精算で注意することを解説いたします。

2-1. 海外の領収書は原本を保存する

海外出張中は、宿泊費や交通費などを現地の通貨で支払います。当然のことながら、日本と海外では言語も違えば領収書の形式も異なるため、慣れていないと見方がわからず記入ミスや計算ミスに原因になりかねません。

また、海外の領収書は、一見してどの経費なのかわかりづらいという問題もあります。

そのため、海外出張時の領収書は必ず原本の保存をし、確認できるようにしておきましょう。

2-2. 為替レートは経費使用日を基準にする

海外で使った経費の精算をする場合、為替レートの計算をする必要があります。「海外出張中に交通費で30ドル使ったため、30ドルの交通費を計上する」という形では正しくありません。

支払い日の為替レートを検索し、現地通貨を日本円に換算した場合の金額を求めて立替金を精算する手続きが必要です。

為替レートは常に変動しているため、計算する際は経費使用日を基準にしましょう。

海外出張が定期的に発生する企業では、為替レートの計算作業に時間がとられている経理担当者も多いようです。

特に、出張している従業員が立て替えている場合は、立て替え時と精算時の為替レートの差を管理しておく必要があります。

2-3. 消費税の取り扱いに注意する

海外出張で必要になる旅費や宿泊費、物品の購入費などは、旅費交通費として損金計上が可能です。

この時に注意したいのが消費税の取り扱いです。海外出張に行くために必要な国内での移動では消費税がかかる「課税取引」に該当します。

一方で海外に渡った後、現地で必要になる宿泊費や業務に関係する飲食費などは、非課税です。また、国内から現地への飛行機代も、非課税取引です。

海外取引に関連する経費をまとめて課税・非課税で計算すると間違いが発生するため、必ず「どこで使われた経費であるか」を確認しましょう。

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3. 海外出張精算を経費精算システムで効率化

煩雑な確認や計算が必要な海外出張経費は、経費精算システムで効率化できます。

どのような機能が使えるのか、現在の海外出張経費の精算と照らし合わせつつ確認していきましょう。

3-1. クレジットカードの利用履歴を取り込んで経費処理ができる

経費精算システムは、クレジットカードやICカードの利用履歴を読み込んで経費処理ができます。クレジットカードの履歴取り込みは、国内での経費精算はもちろん、海外出張時も役立つ機能です。

海外出張中の経費支払いをクレジットカードにまとめてもらっておくことで、履歴を経費精算システムに取り込むだけで、「いつ」「どういう目的で」「いくら」使ったのかを確認することができます。

関連記事：経費精算にクレジットカードを使うメリットとデメリット

3-2. 為替レートの計算を自動でおこなってくれる

海外出張に対応している経費精算システムを使えば、利用日と金額から、その時点の為替レートを使って自動的に日本円へ換算できます。

  • 過去の為替レートを調べる
  • 現地で使用した金額を日本円に換算する
という、2つの業務を省略することができるため、経理担当者の負担が大幅に減り、海外出張時の経費精算が楽になります。

3-3. 移動経路を入力するだけで適切な交通費を算出できる

利用しているシステムによっては、現地で移動した駅を入力することで適正な交通費を算出してくれる場合もあります。このシステムが搭載されていれば、安易な経費の水増し請求を防げるでしょう。

海外出張にあたって、社員に仮払金を用意する場合も金額計算が簡単です。

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4. 煩雑な為替レート・消費税の管理方法

4-1. 為替レートの管理方法

海外出張精算が煩雑だとされるおもな原因は、為替レートの管理が必要になるからだとされています。経理処理の関係上、日々の仕入れ・売上・経費などを日本円で処理している企業が、ドルなどの外貨をそのまま経費に計上することはできません。

そのため、海外出張の経費申請は、次のような手続きが必要になります。

  • 出張から戻ってきた社員に領収書の提出や経費の申請をしてもらう
  • 経理担当が申請された経費の内容をチェックする
  • 為替レートを検索して外貨で支払った経費を日本円に換算する
  • 日本円換算した経費を会計ソフトに打ち込む

このなかでもとくに面倒なのが、為替レートの把握です。たとえば1月15日に海外で使われた経費を、1月31日時点の為替レートで換算して精算すると、為替の関係で金額に差が出てしまいます。

「立て替え払いをした社員が損をする」「日本円換算すると企業が多めに清算金を払ってしまう」といった事態になると困るので、一般的には「経費を使った日の為替レート」で日本円換算するケースが多いのです。

海外出張の頻度が少ない場合はともかく、複数人がひんぱんに海外出張する環境だと、手作業で為替レートを検索するだけでもかなりの時間を取られてしまいます。

さらに複雑なのが、社員に現金で経費を立て替えてもらっている場合の経費処理です。この場合、「社員が日本円を現地通貨に換金したときの為替レート」と、「支払いをしたときの為替レート」の差が少なくなるように調整する必要があります。

4-2. 消費税の管理方法

海外出張経費の消費税管理は、先にも少しお話したように「どこで使われた経費であるか」を考える必要があります。

海外出張に関連する準備にかかった費用だとしても、日本国内で物品やサービスを購入している場合は、消費税がかかります。

しかし、現地に行くための飛行機の費用は日本の空港を出発していても消費税の課税対象ではありません。慣れないと判断が難しいですが、基本的には「使った場所が国内か、国外か」で判断しましょう。

経理担当者が正しく消費税を管理するには、出張に行った従業員からの領収書が非常に重要です。

必ず原本を保管するように通達し、正確な金額や利用場所などを把握するようにしましょう。

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5. 為替レートが自動計算される経費精算システムを利用しよう

海外出張経費の計算が煩雑なのは、為替レートの管理が必要になるからです。

その点、一部の経費精算システムには、日付や金額を打ち込むだけで、自動的にその当時の為替レートを計算してくれる機能が搭載されています。

一番手間のかかる為替レートの計算が一瞬で終わり、ミスも発生しないという点が海外出張の経費対策に経費精算システムの導入をおすすめする大きな理由です。

関連記事：経費精算システムのメリット・デメリット・選び方をまとめて解説！

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6. 外貨に対応している経費精算システムで海外出張の経費精算を効率化しよう

外貨に対応している経費精算システムを使えば、面倒な為替レートの計算を簡単に効率化できます。

作業そのものを減らせば、ミスも減って余分な業務の削減も可能です。また、海外での経費をクレジットカードで支払ってもらうことで、経費の抜け・漏れや不正申告も防げます。

ただし、すべての経費精算システムが外貨対応を持っているわけではありません。

外貨や為替レート計算に対応している経費精算システムを選んで、毎日の経費処理を楽にしましょう。

関連記事：【比較表付き】人気の経費精算システムを価格・企業規模別に徹底比較

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