小口現金と現金の違いについて分かりやすく解説 | jinjerBlog

小口現金と現金の違いについて分かりやすく解説

突然ですが「小口現金」と「現金」の違いはご存知でしょうか?企業のお金を管理する際、これらの違いをしっかり理解しておく必要があります。

そこで今回は「小口現金」と「現金」の違いについて解説します。小口現金の管理担当になった人や経理部門でこれから働くという人はぜひ読んでみてください。

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「帳簿にズレがないかのチェックが大変で、なかなか仕事が終わらない」「出金や両替で毎回銀行に行くのがとにかくめんどくさい」など、小口現金の管理でお悩みではありませんか?

とはいえ「小口現金を廃止したいけど、どうすればいいのか、そもそもどのような準備が必要なのか・・・?」など、小口現金の具体的な廃止方法や手順がわからないと疑問を抱えている方も少なくないでしょう。

そのような方にむけて小口現金を無くすための手順を解説したガイドブックを用意いたしました。経費精算をラクにしたいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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1. 「小口現金」と「現金」の違い

法人の場合、経理項目が「小口現金」と「現金」の2つに分かれている場合がほとんどでしょう。

なぜなら、セキュリティ上会社に大金を置くことができないためです。会社にすべてのお金を置くことができれば問題ないのですが、多くの場合は提携している銀行にお金を預けているはずです。

ただ建物の中に企業のお金が1円も無いというのは、いささか不便であるというもの。いざという時の出費のために対応できるだけの額は置いておきたいと思うでしょう。そこで用いられるのが「小口現金」です。

小口現金とは、手元に置いておける小額の現金のことであり、主に「旅費・交通費」「水道・光熱費」「通信費」「消耗品費」といった勘定項目に用いられます。

ちなみに小口現金を置いている企業の多くは「定額資金前渡制度(インプレストシステム)」を採用していることが多いです。

「定額資金前渡制度」とは、一定期間分のまとまった金額を各部署の小口現金担当者に渡しておき、日々の支払いにそのお金を使ってもらう仕組みです。

小口現金担当者は、支払った内容を「小口現金出納帳」という帳簿に勘定科目ごとに集計したのち、期間内に経理担当者へ報告し、経理担当者はその報告をもとに仕訳を記入、使われた分を小口現金に補充するという流れです。

そうすることで小口現金の支出や補填金額などが明確になるメリットがあります。

関連記事:小口現金とは?その意味や現金との違いを詳しく紹介

関連記事:小口現金の仕組みや仕訳の方法など基礎知識を詳しく紹介

2. 小口現金と現金の仕訳に関する違い

原則として「現金」は現金出納帳に「小口現金」は小口現金出納帳を使用して管理していきます。まずはそれぞれの出納帳の必要性から理解しましょう。

2-1. 現金出納帳と小口現金出納帳の違い

現金出納帳とは「現金で取引があったものだけ」を記載する帳簿のことです。それは経費、売掛金の集金に関わらず、直接現金で取引をした場合に日付順に記載します。

一方、小口現金出納帳とは、「会社においてある必要最低限の現金」を使用したときに記帳する帳簿のことです。

一見どちらも会社のお金に関する記帳を行う問い意味では共通しています。ただそれぞれ細かく異なります。

上述したように、小口現金とは日常的な経費となるものなどに支払うもので、郵送料や出張のときの交通費、立替払いの精算などの少額なものが対象です。

一方、現金出納帳は、基本的に小口現金対象となるもの以外で会社が現金で支払いをしなくてはいけないものや現金で受け取るという行為自体を記帳・管理するために使うものです。

したがって仕訳を行う際も、小口現金で支払うものは小口現金出納帳に、現金で支払ったり会社の預金から支出したりする際は現金出納帳に記帳するといったように分ける必要があります。

また多くの小口現金出納帳は、会社の部署ごとに管理されており、一定期間に経理部に提出することが求められています。現金出納帳は、経理だけで管理される場合が多く、部署ごとに存在するものではないのが特徴です。

さらにそれぞれの記帳のタイミングも異なります。小口現金出納帳は各部署に記載を依頼している以上、部署ごとのタイミングに委ねられることが多く、現金出納帳は経理が担当するため、毎日記帳されるのが基本です。

2-2. 小口現金出納帳と現金出納帳の必要性

小口現金出納帳も現金出納帳も、以下のような理由で必要であると考えられています。

  • 会社のお金の可視化
  • 不正の防止

1つ目は、会社のお金の流れを可視化できるという点です。

実際に現金の流れを見えるようにし把握することで、その月ごとや年度ごとにどれくらいの収支があったのかを知ることができます。収支を知ることで今後の予算編成にもつなげられるでしょう。

2t目は不正防止です。これは現金出納帳に関して言えることで、現金出納帳にすべての取引を記帳しておくことで、会社のお金が私的に流用されるトラブルも軽減されます。

万が一不正があったとしても現金出納帳が証拠になる場合があるため、企業にとっては必要なものなのです。

関連記事:小口現金出納帳とは?実際の書き方や現金出納帳との違いなど網羅的に解説

3. 小口現金と現金を使い分けて、しっかり仕訳をおこなおう

小口現金と現金は内容も仕訳の方法も異なります。ただそれぞれをしっかり理解し使い分けることで得られるメリットも多いでしょう。ぜひこの記事を参考に小口現金と現金を使い分けてみてください。

一方で、世の中の流れとしてスマホ決済やクレジットカードなどキャッシュレス化も進んでいます。特に小口現金に関しては不正や横領などの温床になることもあり、小口現金の廃止を検討する企業も増えています。

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関連記事:小口現金の仕訳方法5ステップを分かりやすく解説 

目的別!小口現金廃止を実現するためのガイドブック

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とはいえ「小口現金を廃止したいけど、どうすればいいのか、そもそもどのような準備が必要なのか・・・?」など、小口現金の具体的な廃止方法や手順がわからないと疑問を抱えている方も少なくないでしょう。

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