小口現金とクレジットカードを併用する方法とメリット

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経費管理

更新日: 2024.10.7
公開日: 2020.12.1 jinjer Blog 編集部

小口現金とは、少額の交通費や文房具の購入費用などを精算するために、会社に置いておくお金のことです。ある程度の小口現金を準備しておくことで、日々発生する細かな経費精算に素早く対応できます。

さらに法人クレジットカードをうまく併用すれば、より効率的に経費の精算や管理ができるでしょう。この記事では、小口現金とクレジットカードを併用する方法やメリットについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：小口現金とは？その意味や現金との違いを詳しく紹介

小口現金の廃止、どうやって進める？

近年では、キャッシュレス決済が企業にも徐々に浸透し、小口現金を廃止したいという企業が増えてきました。

小口現金は管理も大変で不正のリスクもあるため、なるべく廃止したいという企業が多いためです。

一方で、「小口現金ってシステムを導入すれば廃止できるんだよね・・・？」と、小口現金の具体的な廃止方法や手順に疑問を抱えている方も少なくないでしょう。そのような方のために、今回「目的別！小口現金廃止を実現するためのガイドブック」をご用意いたしました。

資料には、以下のようなことがまとめられています。

・小口現金の概要
・課題別の小口現金の廃止方法
・課題別の小口現金の廃止手順

小口現金を最適な方法で廃止できるように、ぜひこちらから資料をダウンロードの上、ご参考にしてください。

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目次
1. 小口現金とクレジットカードを併用する方法
2. 小口現金とクレジットカードを併用する3つのメリット
3. リスクを回避するための注意点
4. 小口現金とクレジットカードをうまく併用しよう！

1. 小口現金とクレジットカードを併用する方法

決済や経費精算の手間を減らすために、法人クレジットカードを利用している企業も多いでしょう。

法人クレジットカードをうまく活用すれば、履歴を見るだけで簡単に経費を確認できる、請求書チェックの手間が減る、ポイントを利用できる場合もある、といったメリットを得られます。

ただし、すべての費用をクレジットカードで支払えるわけではありません。切手や収入印紙など、クレジットカード決済できないものもあるため、小口現金を併用することも大切です。

ここでは、小口現金とクレジットカードを併用する方法を解説します。

1-1. 小口現金としてキリのよい金額を準備する

小口現金は月ごとに管理するのが一般的です。まずは、次の月に必要になると予想される金額を、会社の口座から引き出して準備します。

20万円、30万円など、キリのよい数字にしておくほうが管理しやすいでしょう。金額は、会社の規模や社員数、過去に必要になった金額などを考慮して決めます。

クレジットカードと併用する場合は、それほど多くの金額を準備する必要はありません。小口現金の額が少なくなれば、管理の手間が減りますし、万が一盗難に合ったときの被害も小さくて済むでしょう。

1-2. 担当者を決めて小口現金出納帳を管理させる

社内に小口現金を置いておく場合は、管理担当者を決めておくのが基本です。各社員が経費の精算をするときは、担当者に領収書を渡し、小口現金出納帳に記載してもらいます。

精算は月1回にまとめてもらうなど、会社の実情に合わせたルールを決めておくと、管理担当者の手間を減らせるでしょう。

関連記事：小口現金出納帳とは？実際の書き方や現金出納帳との違いなど網羅的に解説

1-3. 1ヵ月単位で小口現金を調整する

小口現金の管理方法は会社によって異なりますが、1ヵ月ごと、1週間ごとなど定期的に決まった金額を担当者に渡すケースが多いでしょう。

小口現金の残高を次月に繰り越すと計算が面倒なため、残った金額を引き取り、決まった金額を渡すほうがおすすめです。

クレジットカードを併用する場合、初めはどの程度の小口現金が必要なのか予測しにくいため、運用しながら適切な金額を調整していくとよいでしょう。

関連記事：小口現金の仕組みや仕訳の方法など基礎知識を詳しく紹介

2. 小口現金とクレジットカードを併用する3つのメリット

小口現金とクレジットカードを併用すれば、会社に置いておくべき小口現金の額が減る、オンラインでクレジット決済することで買いに行く手間が減る、といったメリットを得られます。それぞれのポイントについて、順番に見ていきましょう。

2-1. 準備しておくべき小口現金が減る

準備しておくべき小口現金が減ることは、クレジットカードを併用する大きなメリットです。

社員にできる限りクレジットカード決済を利用させることで、会社に置いておく小口現金を減らせますし、精算にかかる手間やストレスも軽減できます。盗難に合ったときの被害額を減らせるのもメリットといえるでしょう。

2-2. オンラインで注文すれば買いに行く手間が減る

少額の文房具や来客用のお茶などはクレジットカードを利用してオンラインで買う、というルールを決めておけば、社員が買いに行く手間を省けます。購入履歴も残るため、何を買ったか後で確認することも可能です。

無駄なものを買っていないかチェックできるため、経費の水増し申請を防ぐことにもつながります。

2-3. 臨機応変に経費精算ができる

臨機応変に経費精算できることも、小口現金とクレジットカードを併用することのメリットの1つです。すべての社員がクレジットカードを使える状態を作るのは難しいケースもあるでしょう。

小口現金も準備しておけば、クレジットカードを使えない社員の経費も簡単に精算できます。

3. リスクを回避するための注意点

経理のプロセスにおいては、効率と同時にリスク管理も非常に重要です。特に小口現金とクレジットカードの併用には様々な利点がありますが、それに伴うリスクも無視することはできません。

以下、併用する際の主な注意点をご紹介します。

3-1. クレジットカードの使用上の制限を設定する

クレジットカードを社内で使用する際は、上限額や利用範囲を明確に設定しましょう。これにより、不必要な出費や不正使用を未然に防ぐことができます。また、毎月の使用明細をチェックし、不審な取引がないか確認することも欠かせません。

3-2. 小口現金の管理・保管方法の徹底

小口現金は、その名の通り少額ながらも現金であるため、取り扱いには十分な注意が必要です。盗難や紛失を防ぐため、専用の金庫やロッカーを設け、限られた担当者のみがアクセスできるようにすることが望ましいです。

3-3. 月次の監査・確認プロセスの導入

月次での監査や確認プロセスを設けることで、不正やミスの早期発見・訂正が可能となります。小口現金の残高やクレジットカードの取引明細を定期的にチェックし、適切な管理が行われているかを確認しましょう。

4. 小口現金とクレジットカードをうまく併用しよう！

小口現金とクレジットカードを併用するうえでは、小口現金としてキリのよい金額を準備することや、併用しながら適切な小口現金の額を調整していくことなどが重要です。

併用することで、準備しておくべき小口現金が減る、盗難のリスクを回避できる、といったメリットを得られるため、2つの精算方法をうまく活用していきましょう。

関連記事：小口現金からキャッシュレス化する4つのメリット

目的を明確にして小口現金を最適な方法で廃止しよう

キャッシュレス決済の台頭や経理業務のIT化が注目を集めている中で、企業の現金管理の課題を解決することができるようになりました。
しかし、小口現金の廃止と一言に言っても、廃止方法や廃止手順など理解しなければならないことは多いです。
「小口現金ってただシステム化するだけで廃止できるのかな・・・？」とお悩みの方は「目的別！小口現金廃止を実現するためのガイドブック」をぜひご覧ください。
資料では
・小口現金における企業の課題
・課題別の小口現金の最適な廃止方法
・各廃止方法における実施手順

など、小口現金の廃止に関する内容を総まとめで解説しています。小口現金を最適な方法で廃止できるように、ぜひこちらから資料をダウンロードの上、ご参考にしてください。

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