領収書は、経費を正しく計算するために必要となる重要な書類です。必要な情報が正しく記載されていれば法的な効力を発揮してくれますが、一方で領収書を悪用した不正行為が見られることも珍しくありません。

今回は、領収書で起こりやすい不正について、それらの対策と合わせて分かりやすく解説します。

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1. 領収書に関する不正事例

領収書を悪用することで、個人や法人を問わず経費に関する不正行為をおこなってしまう事例があります。いくつかご紹介しましょう。

1-1. 経費の水増し

法人では領収書を用いて経費を申請することになりますが、かかった金額を偽って多めに請求することで、差額を自分のものにしてしまうという不正行為が考えられます。

領収書には、宛名と日付、金額、但し書き、発行者名の合計5つの項目が記載されていれば、経費を証明する書類として効力を発揮します。

例えば、8,000円分の領収書があったとして、数字を足して18,000円と書き換えて提出したとしましょう。差額となる1万円が申請した人物のもとに入ってしまうことになります。

なかには、取引先と結託して、実際にかかったものよりも多く金額を記載した領収書を発行して経費として申請するケースもあります。昨今では、不正行為を防止するために、宛名や金額、但し書きが空欄のままの領収書は渡さないようにする傾向にありますが、個人だけではなく取引先とまで手を組んだこういった行為は判別が難しいです。

1-2. 架空の領収書の発行

実際にはおこなっていない取引をでっち上げ、架空の領収書を作って経費として申請してしまう不正行為です。架空の取引であればすぐに判明できると思いきや、実際には横行しているとされています。

とくに、規模が大きい企業の場合、連日大量の経費精算をおこなう必要があります。一つひとつ本当に正しい領収書なのかを確認する時間は、とてもありません。そのため、架空の領収書に気づけないのです。

そのほか、経理を担当している人物が、立場を悪用して率先的に不正行為をおこなっていることもあります。一つひとつは小さな額かもしれませんが、積み重なった結果被害額が数億円にまで及ぶケースもあるのです。

2. 領収書に関する不正が起きたときの対応

領収書を悪用して誤った金額で経費を申請するのは、法律的な観点において完全にアウトな行為です。

宛名や金額、但し書きのない領収書を実際とは異なった内容にしてしまうと、私文書偽造罪に問われる可能性があります。誤った領収書で嘘の経費を申請すれば、会社を騙していたことになるので、詐欺罪にも問われます。

さらに、会社全体で不正行為をおこなっていたのであれば、重大な脱税行為として税法違反や重加算税の徴収、行政処分を受ける可能性があるでしょう。

巧妙な手段で手を加えた領収書ならバレるはずがないと不正行為をおこなった当の本人は思われるかもしれません。しかし、実際にその支払いがあったかどうかについては、税務署によって簡単に明らかになります。軽い気持ちだったとしても罰せられますし、事が大きくなれば会社の社会的信用にも傷がつきます。

もし、計上する前の段階で領収書の怪しい点に気づけたのなら、以下のように対応しましょう。

2-1. 領収書を改めて発行してもらう

申請した人物の故意かどうかはともかく、領収書に怪しい点や記載漏れがあった場合、発行者に再発行してもらいましょう。領収書の再発行も、不正防止の観点から対応してもらえないケースもあります。それでも、記載漏れによる再発行であれば発行者側のミスでもあるので、まずはお願いするとよいでしょう。

このように紙での領収書の管理は不正が起きる温床にもなりえます。紙での管理をつづけていると書類の保管コストも増加して、紛失するケースも発生します。そのため中長期的には領収書を電子化して、書類を正しく管理する体制を整えることがのぞましいです。

当サイトで無料配布しております「領収書の電子化ガイドブック」では、電子帳簿保存法に対応したシステムで領収書を電子化する方法や、どこまでシステムで業務を効率化できるかを解説しています。長期的に領収書を電子化して正しく管理したい方は大変参考になる資料ですので、ぜひこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

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3. 支払証明書や出金伝票を作成する

領収書を再発行できない場合は、支払証明書や出金伝票を作成して大切に保管するとよいでしょう。厳密には領収書ではなかったとしても、必要な情報が記載されていれば経費として計上できます。

お祝いの席や香典など、領収書がそもそも発行してもらえないケースもあります。これらを経費として計上する際も、同じく支払明細書や出金伝票を作成しましょう。この際、領収書が発行できない理由についても合わせて記載しておくとあとから確認がしやすくなります。

3-1. 収入印紙が貼られていなくても問題はない

商品やサービスに対して金銭を支払った場合、5万円以上の取引であれば領収書に収入印紙を貼り付ける必要があります。

もし貼り忘れなどにより収入印紙がなかった場合は、そのままほかの領収書と同じように保管しましょう。印紙税は、あくまでも発行した側が払うものですので、その税を納めていないだけの領収書ということになります。

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4. 領収書に関する不正を防ぐための対策

本来であれば、領収書は経費を証明する頼もしい書類ですが、悪用して不正行為につながってしまっている部分もあります。特に手書きの領収書は不正につながりかねません。不正な領収書を悪用されないためには、いくつかの対策を講じましょう。

4-1. 経費精算システムの活用

宛名や金額、但し書きのない領収書があると、実際とは異なる記載による不正が発生します。対策としてもっとも期待されるのが、経費精算システムです。経費の入力や確認をまとめて自動化することで、手作業を最小限にできます。経費のごまかしができなくなるので大変おすすめです。

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4-2. 複数の交通経路の確認

飛行機や新幹線で申請していたところ、実際にはバスや電車を使用していて交通費の差額を自分のものにしていたというケースは珍しくありません。

出発地と目的地に関する情報を入力するだけで、簡単に複数の交通手段を用いた交通費を表示してくれるツールを活用して、不正がないかどうかをチェックしましょう。

4-3. クレジットカードや電子マネーの履歴チェック

ただ金額を見ただけでは、経費として相応しいものかどうか判別がつかないかもしれません。そこでおすすめなのが、クレジットカードや電子マネーの履歴チェックです。これらの履歴にはどういったものにいくら使ったのかが細かく残っています。怪しい点があればすぐにわかるでしょう。

4-4. 領収書だけでなく支払明細書も確認

嘘の取引をでっち上げられないようにするコツとして、領収書と合わせて支払明細書も合わせて添付してもらう方法が挙げられます。2つの書類を照らし合わせれば、その経費が本当に相応しいものだったのか判別がつきやすくなるでしょう。

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5. 領収書で起こりやすい不正を見逃さないことが重要

本来、信頼できるはずの領収書を悪用することで、簡単に不正がおこなえてしまいます。領収書を書き換えたところでそう簡単に発覚しない、と思われることが多いためですが、発行者を調べれば簡単にわかります。 一つひとつは小さな不正行為でも、積み重なれば大きな被害額となります。事が大きくなれば、会社の信頼を傷つけることにもなるでしょう。領収書に関するお金の不正は必ず防がなければいけません。