勤怠管理で欠かせないのが残業時間の管理です。勤怠管理をおこなう際は36協定の内容を正確に把握しておく必要があります。

「36協定について理解できていない」
「36協定に必要な勤怠管理システムの機能を知りたい」
など、36協定に関する悩みや疑問を抱えている人事担当者は少なくありません。

本記事ではそのような問題に対し、36協定の基本と業務効率化ができる勤怠システムを解説して解決をサポートします。

1. 36(サブロク)協定の内容を再確認

36協定は労使協定の一つで、ほとんどの企業で締結されているものです。36協定の内容や必要性、届け出をしなかった場合の問題をまずは知っておきましょう。

1-1. 残業や休日出勤を命じる場合に必要な労使協定

36協定は労使協定の中でも特に有名な、残業や休日労働を従業員に命じる際に必要な協定です。従業員が法定労働時間の1日8時間、週に40時間を超えて労働する場合に必要です。

また、労使間で合意したうえで締結することに加え、事業場を管轄する労働基準監督署への届け出もおこなわなければいけません。そのため、36協定は簡単に締結できるものではなく、労使間の相談や届出までに要する時間を考えて事前に締結しておく必要があります。

1-2. すべての企業で届け出が必要なわけではない

36協定は従業員に「時間外労働」や「休日出勤」を命じる可能性がわずかでもある場合は、届け出をしておかなくてはいけません。時間外労働や休日出勤が一切ない企業の場合は不要です。

時間外労働に当てはまるのは、労働基準法に定められている「1日8時間」または「1週40時間」を超過した場合です。もしも36協定なしで時間外労働や休日労働を従業員にさせた場合、それが短時間であっても労働基準法に違反したことになります。

時間外労働（残業）が確実に発生しないと言い切れる企業は多くはありません。そのため、36協定の届け出は必須ではありませんが、ほとんどの企業が締結し届け出をしています。

1-3. 36協定の届出なしで時間外労働させたら違法になる

従業員に時間外労働を命じる可能性がある企業は、36協定の届出を出す必要があることは前述のとおりです。

この届出を出さずに時間外労働や休日出勤をさせた場合、労働基準法違反となってその雇用者には「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられることもあります。時間外労働や休日労働が発生する前に必ず届出をおこない、ルール違反にならないように気をつけましょう。

これは突発的な残業であったとしても変わりません。理由を問わずに、36協定を結んでいない状態で時間外労働をさせた場合は違反に該当することを忘れてはなりません。

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2. 36協定の締結で定められること

36協定を締結することで、勤務時間や休日にはどのような変化が生じるのか、この点についても理解しておきましょう。

2-1. 時間外労働や休日出勤ができる

先述のとおり、36協定の届出を出すことで従業員に時間外労働や休日出勤させることができるようになります。しかし、無制限に時間外労働をさせて良いというわけではありません。時間外労働には上限が定められており、36協定を結んでいてもこの上限を超えて労働させた場合は違法になります。

なお、36協定を結んでいても、認められる法定外残業時間は月45時間、年360時間です。これを超える残業は違法になる点に気を付けましょう。

また、法定労働時間を超過した労働に対しては、25％以上の割増賃金の支払いが労働基準法で定められています。これも36協定を結んでいても支払わなければなりません。

2-2. 時間外労働には上限がある

前項でも少し触れましたが、時間外労働の上限は、原則として月45時間、年では360時間とされています。中小企業には2020年3月までの猶予期間がありましたが、現在はその期間も過ぎているため、すべての企業はこの上限を守らなくてはいけません。つまり、1日の残業はおよそ2時間が限界という計算になります。

ただし、特別な事情がある場合については、特別条項付の労使協定を締結することで、年に720時間以内、複数月の平均で80時間以内かつ単月にして100時間未満であれば時間外労働が可能です。しかし、月45時間かつ年360時間の原則を超えることができるこの特例の適用は、年半分を超えないこと、すなわち年間6ヶ月までともされています。

こうした上限は従業員の健康を守り、健全な労働環境を維持するために設定されています。厳守し、働きすぎによる問題が発生しないように気を付けましょう。

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2-3. 時間外労働には割増賃金の支払いが必要

こちらも少し触れましたが、より詳しく解説していきます。

36協定を結んでいる状態でも、時間外労働には割増賃金が発生し、企業側には支払う義務があります。割増賃金の支払いは、1日8時間、もしくは1週間に40時間を超過した場合の「時間外労働」と「休日労働」、午後10時から午前5時までの「深夜労働」が対象になります。それぞれの割増率は以下の通りです。
・時間外労働と深夜労働は、割増率25%（月60時間超の時間外労働は割増率50％）
・休日労働は、割増率35%

これは労働基準法によって定められているため、残業が発生した場合は必ず支払わなければなりません。会社の規則で割増賃金について何らかの定めがある場合で、その内容が法律と比べて従業員にとって不利になる場合は法律が優先されます。

3. 36協定に必要な勤怠管理システムの機能

36協定をしっかり守って労働基準法違反にならないためには、勤怠管理システムを用いて従業員の勤務状況が可視化できる環境を整えておく必要があります。そのためには、以下のような機能を備えた勤怠管理システムの導入がおすすめです。

3-1. 残業申請と承認機能

36協定を定めている場合でも、従業員を残業させる場合には時間外労働の上限に気をつけなければいけません。個人の残業時間をしっかり把握するために、従業員が正確に申請し、それを上司が承認するといったワークフローをしっかり整えておく必要があります。

ワークフローを整備することで従業員の残業時間を的確に把握できるようになり、残業時間が超過している従業員の申請を却下することも可能になります。勤怠管理システムの中には、残業申請から承認までのワークフローが機能に搭載されているものもあります。

ワークフローに関するシステムを単独で導入するよりも、勤怠管理システムとセットになっているものを導入する方が業務を一元管理しやすいです。

3-2. 残業チェックやアラート機能

繁忙期やトラブル対応が必要になると、残業時間がいつの間にか増えてしまいます。残業時間の主計は後回しになることが多いため、気づかないうちに法律で定められている以上の残業をしてしまう恐れがあります。故意でない場合でも法律違反になるため、気を付けなければなりません。

そのような課題にも、勤怠管理システムは対応できます。残業時間をリアルタイムで把握でき、働きすぎになる場合はアラートでお知らせをしてくれる機能があるからです。

リアルタイムに残業時間を把握できれば調整がしやすく、定められた残業時間を超えそうなときもすぐに気付けるため、法律を遵守した働き方ができます。

3-3. 従業員や上司が残業時間を確認できる

前述したように勤怠管理システムがあれば残業時間のリアルタイム把握が可能になります。

従業員本人や上司などが残業時間を確認できれば、複数の視点から労働時間に注意し、働きすぎを予防することが可能です。これによって働きすぎによる肉体的・精神的な健康を損なうリスクを減らすことができます。

また、従業員本人もいつの間にか増えている残業時間に気づけるため、早く帰る日を作ったり、余裕があれば残業をして休日出勤を抑えたり、働き方に幅を持たせることも可能になるでしょう。

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4. 36協定に対応した勤怠管理システムを導入して正確に労働時間を管理しよう

36協定は、従業員に時間外労働をさせる場合に会社と従業員の間で必ず取り交わす必要がある労使協定です。時間外労働や休日出勤を命じる場合には、必ず締結して届け出を出しておきましょう。加えて、時間外労働の上限にも注意して従業員の労働時間を管理することも忘れてはいけません。

そのためには、36協定に適した勤怠管理システムを導入することがおすすめです。人材管理や給与計算など、さまざまな業務を効率化できるため、人事担当者の負担増にお悩みの際はぜひご検討ください。

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