テレワークや在宅勤務の導入が広まるなかで、電子印鑑にますます注目が集まるようになってきています。
電子印鑑に関して、「聞いたことはあるもののよく分かっていない」「通常の印鑑と比べてのメリットやデメリットが知りたい」という方も多いでしょう。

本記事では、電子印鑑とは何か、電子印鑑を利用することのメリット・デメリット、実際に電子印鑑を作成する方法などにを説明します。

1. 電子印鑑とは？

電子印鑑とは、電子文書に押印可能なデータ化された印鑑のことを指します。
一般的に電子印鑑には、「印影を画像化したもの」と「印影に識別情報が保存されるもの」の2つがあります。

印影を画像化したものは、従来の印鑑の印影をスキャンして画像データ化したり、専用のアプリなどを利用したりして作成することができます。
元になる印鑑がない場合でも、フリーソフトでさまざまなテンプレートから好みの印影を選んで作成することも可能です。

印影に識別情報が保存されるものは、印影の画像データに使用者の識別情報が保存されています。また、タイムスタンプ情報などが組み込まれることで、いつ誰によって押印されたのかが記録される仕組みになっているのが特徴です。

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1‐1. 電子印鑑の法的効力

印鑑も電子印鑑も、「本人性の証明」と「書類の非改ざん性の証明」の役割を担うという点では同じです。

印鑑には、認印や実印などいくつかの種類があります。
認印はどこにも登録されていない印鑑、実印は役所（または銀行）等に事前に印影が届け出されている印鑑ですが、いずれの印鑑であっても法的効力に違いはありません。

ただ、裁判等での証拠能力については、印鑑登録証明等との照合ができない認印は実印に比べて法的効力が低いといわれています。

電子印鑑は「印影を画像化したもの」の場合、法的効力を担保することが難しいです。なぜなら、印影の画像化は第三者でも簡単できてしまうためです。

前述したように、識別情報やタイムスタンプ情報を電子印鑑に組み込むことで、法的効力を担保することができます。

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2. 電子印鑑のメリット

ここからは、電子印鑑を利用するメリットを3点紹介します。

2-1. 捺印業務の効率化につながる

電子印鑑を利用することで、書類を紙で印刷して印鑑を用意して捺印する、という手間が一切必要なくなります。
捺印作業にはそこまで時間がかかるわけではありませんが、捺印回数が多ければ多いほど、積み重なった膨大な時間の節約につながるでしょう。

実物の印鑑を利用する場合は、印鑑がなければ手続きをおこなうことができませんが、電子印鑑であれば在宅勤務などでも承認して捺印することが可能です。

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2-2. 印紙代や郵送代を削減できる

電子印鑑を導入して書類を印刷する必要がなくなれば、書類を印刷する際にかかるコスト（コピー用紙代やインク代など）を削減することができます。

また、電子上での契約であれば収入印紙が必要なくなるので、金額の大きい契約を頻繁に締結する企業にとっては、大きなコスト削減につながります。

2-3. 印鑑や書類の紛失を防止できる

通常の印鑑の場合、紛失や破損といったリスクが常に付きまとうことになります。
また、押印後の書類に関してもキャビネットなどで保管しておく必要がありますが、これらに関しても紛失してしまう危険性があります。

電子印鑑を利用して書類を電子化することで、印鑑や書類を紛失するリスクを防ぐことが可能です。

3. 電子印鑑のデメリット

前項のように、電子印鑑はメリットが大きいものの、それと同時にデメリットも存在します。メリット・デメリットをどちらも把握してから電子印鑑を導入するかどうかの判断をおこなうことは、非常に重要です。

ここでは、電子印鑑のデメリットを3点紹介します。

3-1. 法的効力を担保できないケースがある

単純な印影の画像データであれば、エクセルやワード、無料ツールなどで簡単に作成することができます。
しかし、それらは本当に当事者が捺印したのかを証明することができず、なりすましや不正利用が心配されます。

企業として電子印鑑を導入する場合は、法的効力が担保されていて、セキュリティ対策がしっかりと施された電子印鑑サービスを利用する必要があります。

3-2. 導入コストがかかる

上述したようにセキュリティ対策のしっかりとした電子印鑑サービスを利用する場合、ある程度の導入コストがかかることは避けられません。

印鑑から電子印鑑に変えることで、印刷コストなどを削減できることは間違いありませんが、導入にかかるコストと削減できるコストを天秤にかけたうえで、電子印鑑を導入すべきかどうかを判断する必要があります。

3-3. 取引先に理解を得る必要がある

電子印鑑は比較的新しい技術であり、企業によっては導入していないケースも多いです。
そのため、取引相手が電子印鑑を利用することを拒否したり、従来通りの方法で手続きしたいというケースも十分考えられます。

取引先の状況によっては、電子印鑑を導入しても従来通りの書面捺印で取引する必要があることも、念頭に置いておかなければなりません。

4. 電子印鑑の作り方

ここからは、実際に電子印鑑を作成する方法を解説します。
自社で簡単に作成できるので、ぜひ参考にしてみてください。

4-1. 印影をスキャンして作成する場合

印影をスキャンして作成するのは非常に簡単で、下記①～④の手順で作成することができます。

①白い紙を用意して、使用しているハンコを押印する
②押印された紙をスキャナーで読み込み、画像データ化する
③画像データの余白を切り取る
④画像データの背景を透過させる

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4-2. ワードやエクセルで作成する場合

ワードもエクセルも作成方法は同じです。下記①～③の手順で作成することができます。

①「挿入」の「図」から円形を選択して挿入する
②設定を「塗りつぶしなし」に設定し、円の上にテキストを入力する
③全体のバランスを整えて図として保存する

4-3. 電子印鑑作成ツールで作成する場合

電子印鑑作成ツールを利用して作成する場合、ツールごとに作成方法は異なります。

ただし、多くのツールでは印鑑の形や字体などのデザインを選択し、社名の入力をおこなうことで簡単に作成することが可能です。

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5. 電子印鑑を利用することで捺印業務の効率化が可能に

電子印鑑とは、電子文書に押印できるデータ化された印鑑のことを指し、一般的には「印影を画像化したもの」と「印影に識別情報が保存されるもの」の2つに分けられます。

電子印鑑を利用することで、捺印業務の効率化やコスト削減につながります。
その一方で、すべての電子印鑑で法的効力が担保されるわけではないことや導入コストがかかることなどは、電子印鑑を利用するうえでデメリットでもあります。

電子印鑑の導入コストと、導入によって削減できるコストを天秤にかけたうえで、電子印鑑を利用するかどうかを判断することが重要です。