見積書は、商的な取引を行う際、一番はじめに提出される書類です。
見積書の内容次第では、今後の取引に大きな影響を与えます。

今回は、見積書の基本的な作成方法と作成の際に必要となる基本的な項目、また、見積書作成時の注意点について紹介します。

1.見積書とは

そもそも見積書とは、契約をはじめる前の段階で提出する書類で、契約内容を相互に確認するためのものです。取引先は見積書の内訳を確認してから契約するかを検討し、先方が見積書の内容に了承すれば、契約成立となります。

見積書を通して契約内容の交渉を行ったり、依頼側と請負側で認識に違いがないかの認識をすり合わせる目的もあります。

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2.見積書の基本的な作成方法

ここではまず、見積書の基本的な作成方法について確認しておきましょう。
見積書を作成する際には、次の2つの方法のうち、いずれかを利用するのが一般的です。

・ExcelやWordを利用した作成方法
・見積書作成ソフトを利用する方法

2-1. ExcelやWordを利用した作成方法

ExcelやWordを利用した方法は、従来から一般的な見積書作成方法として利用されています。

ExcelやWordを使用して作成する見積書に利用できるフォーマットは、インターネット上から無料でダウンロードできます。
用途に適したものを選ぶようにしましょう。

簡単に見積書を作成できますので、とても便利です。

2-2. 見積書作成ソフトを利用する方法

見積書作成ソフトとは、見積書の作成と管理を同時に行えるソフトウェアです。
ExcelやWordを利用した見積書作成と比較し、作成した見積書の管理や修正が簡単に行えるというメリットがあります。

また、見積書作成ソフトを利用することで、帳票作成業務の自動化が可能になるため、作業の効率化が期待できるでしょう。

3.見積書の作成に必要な項目

ここでは、見積書の作成に必要な項目について紹介します。
作成した見積書に項目漏れがないように確認していきましょう。

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3-1. タイトル

文書の内容が見積書でわかるように、一番上の部分にタイトルを記載します。

タイトルには、「お見積」「御見積書」「見積書」といった件名の書き方をするとよいでしょう。

3-2. 宛先

見積書を提出する先の所在地や名称、屋号などを記載していきます。
会社の規模によっては、担当者の部署や名前までを記載しておくとよいでしょう。

御中・様などの敬称についても間違いの内容に書きましょう。

3-3. 発行日

いつ発行された見積書かがわかるように年月日で記載します。
見積書の発行日は、有効期限を後ほど確認するためにも重要な項目になりますので、誤りのないようにしましょう。

3-4. 差出人の名前

見積書を発行する差出人名を記載します。
差出人欄に記載する内容については、宛先欄の内容に準じるようにしましょう。

例えば、宛先欄に会社名のみを記載している場合は、差出人欄にも会社名のみを記載します。
宛先欄に担当者名までを記載している場合には、差出人欄にも担当者名までを記載しておくとよいでしょう。

また、見積書の内容について疑問点があった場合はすぐに連絡がとれるよう、電話番号やメールアドレスについても合わせて記載しておくのと安心です。

3-5. 見積書の通番

見積書の通番は必須ではないものの、記載をしておくことで、書類の管理や検索がしやすくなります。
設定する通番は、重複のないように注意しましょう。

3-6. 見積もりの合計金額

見積もり金額として、合計金額を税込金額で記載します。
誰がみてもわかりやすい位置に、はっきりと大きく記載するようにします。

3-7. 見積もりの内容

見積もりの内容を記載していきます。
主に記載する内容は、品目名、単価、個数、合計金額の4つの項目となります。

3-7-1.品目名

品目名として、提供する品名やサービス名を記載します。

3-7-2.単価

品目ごとに1個あたりの金額を記載します。

3-7-3.個数

品目ごとに提供する数量を記載します。
数量や単位の記載が難しいサービスなどの場合は、省略もしくは「一式」と記載します。

3-7-4.品目ごとの合計金額

品目ごとの合計金額として、単価×個数で計算される金額を記載します。

3-8. 小計金額と合計金額

品目ごとの合計金額を合算した金額を小計金額として記載します。
合計金額には、小計金額に消費税を加えた金額を記載します。

3-9. 備考欄

備考欄には、見積もり作成にあたって補足すべき内容がある際に記載します。
備考欄で記載する項目には、次のものが挙げられます。

3-9-1.見積もりの有効期限

見積もりの有効期限は、見積書の提出日や発行日と組み合わせて「提出後〇ヶ月以内」と記載する方法か、「○年○月○日まで」といった具体的な日付を記載する方法で記載しましょう。

3-9-2.前提条件

提示する見積もり金額に変更が発生する可能性がある場合、事前に前提条件を示しておくとトラブル防止に役立ちます。

3-9-3.見積もり確認用の連絡先

取引先が問い合わせをしやすくするため、見積もり内容確認のための支店名や担当者名、連絡先を記載しておきましょう。
内容に誤りがあった場合などに、すぐに連絡がつく連絡先にしてください。

3-9-4.納品までの期間

取引先が注文を検討する際の判断材料にすることができるよう、発注をしてから納品までの期間を記載しておきましょう。

4.見積書の作成で注意するポイントとは

見積書の作成を行う際に注意すべきポイントとして、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
ここでは、見積書を作成する際に注意するポイントを4つ紹介します。

・見積の明細および取引条件を明確に記載する
・期限より早めに提出する
・見積書に有効期限を記載する
・納期を設定する場合は十分に検討する

4-1. 見積の明細および取引条件を明確に記載する

見積書を作成する場合は、顧客との認識違いを避けるために、詳細な記載を行う必要があります。

特に、見積り金額に含まれる作業や納期、着手金・中間金の要不要など後々トラブルに発展することが予想される内容については、あいまいな状態にせず、明確に記載しておくことをおすすめします。

4-2. 期限より早めに提出する

発注の機会を逃さず、受注率を上げるためにも、見積書は期限よりも早めに提出するとよいでしょう。
顧客が希望する期限よりも早く提出すると、相手に対しても好印象を与えることにつながります。

4-3. 見積書に有効期限を記載する

見積書には有効期限を記載しておくのが一般的です。
顧客とのトラブルを未然に防止するためにも、また、顧客に期限までに契約を促すためにも、見積書を作成する段階で、あらかじめ有効期限を設定しておく必要があります。

4-4. 納期を設定する場合は十分に検討する

遅すぎる納期設定をすると、ライバルに先を越されてしまうかもしれないと感じ、不安に感じるかもしれません。
しかし、無理な納期を設定し、納期が守れなかった場合には、かえって大きな問題となってしまいます。

納期を設定する場合は、その納期で問題なく納品が可能か、十分に確認することが、顧客からの信頼を得るためにも重要となります。

5.見積書作成ソフト（アプリ）とは

見積書作成ソフトとは、見積書の作成業務を自動化できるサービスです。見積書の他にも納品書や請求書などさまざまな帳票類の作成や管理ができます。

見積書を発行する際の書類の印刷や捺印、封入から郵送作業まで、これらの見積書発行の工数を大幅に削減できます。企業規模が大きくなるにつれ、取引先が多くなり、見積書などの書類管理に時間や工数がかかっている企業は導入することが好ましいでしょう。

5-1.無料の見積書作成ソフトとは

無料で利用可能な見積書作成ソフトは、クラウド型のシステムが主流になっています。これらのシステムでは、ExcelやWordを利用せず、Web上のテンプレートを活用して、見積書の作成やメールを利用した送付や受領が可能となっています。

このような無料で利用できる見積書作成のソフトを手に入れるには、大きく2つの方法があります。

1.無料の体験版が用意されている見積書作成ソフトを利用する
2.無料で利用できる見積書作成ソフトを利用する

とはいえ無料で利用できるものは機能に制限がある場合がほとんどなので、中長期的には自社にあった有料のシステムを導入することをおすすめします。

6.見積書の作成方法を理解して円滑な取引を目指そう

見積書は、必ずしも作成しなければならない書類ではないものの、内容によっては顧客からの受注内容に大きな影響を与えるものです。
以降の取引をスムーズにし、顧客からの信頼を得るためにも、できる限り正確な見積書を作成するように心がけましょう。

また、見積書を作成する際には、必ず納品が可能な納期を設定し、双方に誤解のないよう、わかりやすく取引の内容を明確に記載するようにしましょう。