社会保険の標準報酬月額を決めるうえで重要な手続きが「定時決定」です。定時決定は、毎年7月におこなう必要があり、人事労務担当者にとって重要な年次業務のひとつとなっています。

本記事では、定時決定の概要や対象者、計算方法、手続きの流れなど、人事労務担当者が知っておくべき重要なポイントを解説します。

1. 社会保険の定時決定とは

定時決定とは、4〜6月の報酬額をもとに標準報酬月額を見直す手続きです。定時決定により、従業員が実際に受け取る報酬（給与）と、社会保険料の計算基準となる標準報酬月額との差異を調整します。

まず、定時決定に関連する用語の定義を解説します。

1-1. 標準報酬月額とは

標準報酬月額とは、健康保険や厚生年金保険などの社会保険料や保険給付の額を算出する際の基準となる金額です。従業員が受け取る報酬額を「等級」とよばれる一定の幅で区切り、等級ごとに決められた標準報酬月額に基づいて、給与から徴収する社会保険料や、傷病手当金などの支給額が計算されます。

標準報酬月額は社会保険の資格を取得したときに決定された後、毎年の定時決定や固定的賃金が変動したときに見直される場合があります。

関連記事：標準報酬月額とは？調べ方や社会保険料の算出方法について解説

1-2. 算定基礎届とは

算定基礎届とは、定時決定の際に作成する書類です。そのため実務では、定時決定は主に「算定（さんてい）」とよばれます。

算定基礎届で4〜6月の報酬額を計算し、日本年金機構や健康保険組合へ提出することで、9月から適用される標準報酬月額が決まります。

1-3. 随時改定との違い

随時改定とは、給与の大幅な変動があった場合に標準報酬月額を見直す手続きです。随時改定では「月額変更届」という書類を提出するため、実務では「月変（げっぺん）」とよばれます。

随時改定で標準報酬月額が変動するのは、次の条件がすべて揃った場合です。

• 昇給・降給等により固定的賃金が変動した
• 3ヵ月間の支払基礎日数が17日以上である
• 変更前後で2等級以上の差がある

条件に該当した場合には月額変更届を提出し、固定的賃金の変動があった月から4ヵ月目に標準報酬月額が改定されます。

関連記事：社会保険の随時改定とは？標準報酬月額を改定する条件や月額変更届の手続きを解説

2. 定時決定の対象者

定時決定を正しくおこなうには、最初に対象となる従業員とならない従業員を整理する必要があります。特に対象とならない従業員の要件がポイントです。

2-1. 対象になる従業員

定時決定は、原則として7月1日現在で在籍しているすべての被保険者（社会保険に加入している従業員）が対象です。次の従業員の分も算定基礎届を提出する必要があるため、注意しましょう。

【定時決定の際に見落としやすい対象者】

• 休職中の従業員（育児休業・介護休業を含む）
• 厚生年金保険の資格を喪失している70歳以上の従業員
• 健康保険の資格を喪失している75歳以上の従業員

健康保険は75歳以上、厚生年金保険は70歳以上の従業員の場合、社会保険料は徴収されません。しかし、標準報酬月額と、賞与に基づき算出される標準賞与額の合計額が一定以上の場合、老齢基礎年金の支給額が減額される可能性があるため（在職老齢年金）、定時決定で標準報酬月額に相当する額を算出する必要があります。

関連記事：社会保険で70歳以上の労働者を雇用するケースでの必要な手続きや注意点

2-2. 対象にならない従業員

一定の条件に該当する従業員は、定時決定の対象になりません。対象にならない条件と理由をまとめました。

定時決定の対象とならない条件	理由
6月1日以降に資格取得した従業員	4月、5月の報酬がなく、原則として資格取得時と同額になるため
6月30日以前に退職した従業員	在籍していないため
7月改定の月額変更届を提出する従業員	算出に用いる報酬が4〜6月分で、定時決定と同額になるため
8月または9月に随時改定が予定されている旨の申し出をおこなった従業員	算定よりも最新の報酬額を基準に標準報酬月額が決定される見込みのため

ただし、4つ目の「8月または9月に随時改定が予定されている旨の申し出をおこなった従業員」は、定時決定の手続き時点では、実際に8月、9月に随時改定の対象となるか確定しません。

急な欠勤で支払基礎日数が足りなくなり、随時改定の対象とならない可能性もあります。手続き漏れを防ぐためには、あらかじめ定時決定の対象とするほうが望ましいでしょう。

参考：定時決定（算定基礎届）｜日本年金機構

関連記事：賃金支払基礎日数とは？離職票や育児休業給付との関係や注意点を解説

3. 標準報酬月額の算出方法

定時決定では原則として、4〜6月に支払われた報酬額の平均値を報酬月額として算出し、報酬月額をもとに標準報酬月額が決定されます。ただし、各月の支払基礎日数によっては計算から除外する場合もあります。

支払基礎日数とは、報酬の支払い対象となった日数です。時給制・日給制では実際に勤務した日数（有給休暇取得日も含む）が、月給制では原則として暦日数（例：30日や31日など）が支払基礎日数となります。

月給制で欠勤分を給与から差し引くルールがあり、4〜6月の賃金で欠勤控除が発生している従業員は、就業規則や給与規程で定めた賃金計算の基準となる日数から欠勤日数を差し引いた日数が支払基礎日数になります。

定時決定では、従業員の労働条件により、必要な支払基礎日数が異なります。

【通常の従業員の場合】

支払基礎日数	標準報酬月額の決定方法
3ヵ月とも17日以上ある場合	3ヵ月の報酬月額の平均額をもとに決定
1ヵ月でも17日以上の月があり、 ほかの月は17日未満の場合	17日以上の月の報酬月額の平均額をもとに決定
3ヵ月とも17日未満の場合	従前の標準報酬月額で決定

【通常の従業員より労働時間が短い従業員（短時間就労者）の場合】

支払基礎日数	標準報酬月額の決定方法
3ヵ月とも17日以上ある場合	3ヵ月の報酬月額の平均額をもとに決定
1ヵ月でも17日以上の月があり、 ほかの月は17日未満の場合	17日以上の月の報酬月額の平均額をもとに決定
3ヵ月とも15日以上17日未満の場合	3ヵ月の報酬月額の平均額をもとに決定
1ヵ月でも15日以上17日未満の月があり、ほかの月は15日未満の場合	15日以上17日未満の月の報酬月額の平均額をもとに決定
3ヵ月とも15日未満の場合	従前の標準報酬月額で決定

【週の所定労働時間または月の所定労働日数が通常の従業員の3/4未満の従業員（短時間労働者）の場合】

支払基礎日数	標準報酬月額の決定方法
3ヵ月とも11日以上ある場合	3ヵ月の報酬月額の平均額をもとに決定
1ヵ月でも11日以上の月があり、 ほかの月は11日未満の場合	11日以上の月の報酬月額の平均額をもとに決定
3ヵ月とも11日未満の場合	従前の標準報酬月額で決定

3-1. 標準報酬月額の報酬に含める賃金

標準報酬月額の計算では原則として「労働の対価」として支払う賃金はすべて報酬の対象です。定期券やお弁当など、現物で支給されるものも含まれます。

例外的に、臨時で支給する大入袋や、支給が年3回以下と規定で定められている賞与などは定時決定の報酬に含まれません。

＜報酬に含まれないものの例＞

• 賞与（支給が年3回以下と規定などで定められている場合）
• 大入袋
• 見舞金
• 退職手当・解雇予告手当
• 出張旅費
• 交際費
• 慶弔見舞金
• 傷病手当金
• 労災保険の休業補償給付

参考：標準報酬月額の決め方｜全国健康保険協会

4. 定時決定はいつから反映？定時決定のスケジュール

定時決定による標準報酬月額は、毎年9月分の社会保険料から反映されます。社会保険料の納付期日は翌月末日のため、多くの会社では毎月の給与で前月分の社会保険料を徴収しています。

給与で前月分の社会保険料を徴収している場合、9月の社会保険料が徴収されるのは10月給与です。結果的に多くの会社では10月支給の給与から社会保険料が変わります。

定時決定で改定された標準報酬月額は原則として来年の定時決定まで、つまり翌年8月分まで適用されますが、翌年8月までの間に随時改定に該当した場合は、随時改定の結果にもとづき標準報酬月額が改定されます。

5. 定時決定の手続きの流れ

定時決定の手続きの流れは次のとおりです。

1. 対象となる従業員を確認する
2. 4〜6月の支払基礎日数を算出する
3. 4～6月の給与から標準報酬月額を算定する
4. 算定基礎届を作成し提出する

この流れに沿って、実務でおこなう手続きを詳しく解説します。

5-1. 対象となる従業員を確認する

最初に定時決定の対象となる従業員を確認しましょう。特に対象に含める必要がある従業員が不足していないかが重要です。

対象外となる従業員分の算定基礎届を誤って提出しても、あまり問題になりません。なぜなら、資格喪失や随時改定の届出が適切におこなわれていれば、保険者側で対象から外したり随時改定が優先されたりするためです。

しかし、定時決定の対象となる従業員の手続きが漏れていた場合は保険者でも気付けず、気づいた時点であとから改めて定時決定をおこなう必要があります。

社会保険の被保険者総数と、定時決定の対象者数を照らし合わせ、抜け漏れがないか確認しましょう。

5-2. 4〜6月の支払基礎日数を算出する

対象となる従業員数が確定したら、4〜6月の支払基礎日数を算出します。月給制の従業員と、日給制・時給制の従業員では支払基礎日数の算出方法が異なるため、それぞれ分けて整理するとスムーズです。

支払基礎日数を算出した結果、報酬の計算から除く月がある従業員を整理しておくと、最後の確認のときに役立ちます。

5-3. 4～6月の給与から標準報酬月額を算定する

支払基礎日数が確認できたら、通常の従業員や短時間就労者、短時間労働者の基準に従って、報酬に含める月と含めない月を整理し、報酬額を出しましょう。各従業員の報酬額から標準報酬月額と等級を確認してください。

報酬額を計算する際は、現物給与や各月分に按分した通勤手当など、その月に従業員に支給された現金給与以外の報酬を含め忘れないよう注意が必要です。

ルールに従って報酬額を計算しないと、誤った標準報酬月額が決定されてしまう可能性もあります。

5-4. 算定基礎届を作成し提出する

標準報酬月額が算定できたら、次に算定基礎届を作成します。届出用紙は6月中旬ごろに日本年金機構から郵送されますが、電子媒体や電子申請システムでも作成・提出が可能です。

提出期限は毎年7月10日ですが、定時決定は6月支給の給与が確定するまで本格的な作業ができず、スケジュールがタイトです。6月給与が確定次第、遅れないよう余裕をもって準備しましょう。

6. 定時決定の注意点

最後に、定時決定を進めるうえで、見落としがちな特殊ケースや注意すべきポイントを解説します。

6-1. 算定基礎届を出さないと年金事務所から催促が届く

算定基礎届を出さなかった場合、年金事務所から催促状が届きます。全員分の手続きが漏れていた場合はもちろんですが、対象となる従業員を誤って定時決定の対象から除外していた場合も催促の対象です。

催促されるまで手続き漏れに気づかず、数ヵ月以上経っていた場合、気づいた時点で定時決定の手続きをおこなう必要があります。また、新たに決められた標準報酬月額の等級にしたがって、随時改定の該当有無も見直さなければいけません。

人事労務担当者が対応する作業が増え、従業員から社会保険料を追加で徴収が求められるケースもありえるため、算定基礎届の出し忘れや対象者の手続き漏れを発生させないよう気をつけましょう。

なお、催促されても定時決定をおこなわなかった場合、6ヵ月以下の拘禁刑または50万円以下の罰金を科される可能性があります。

6-2. 7〜9月に2等級以上変動する場合は随時改定を優先する

7月に随時改定により標準報酬月額が2等級以上変更になる場合、定時決定の対象から除外されます。具体例としては、4月に従業員の昇給がある会社では、7月の随時改定の対象者が多くなることが考えられます。定時決定の作業を始める前に、7月の随時改定の対象者を確定させましょう。

8月、9月の随時改定の対象となる従業員も、原則として定時決定の対象とはなりません。ただし、定時決定の手続き期間中は8月、9月の随時改定の対象者は確定しないため、実務では対象予定となる従業員も含めて、定時決定の処理を進める方が良いでしょう。

なお、定時決定の手続きをおこなった従業員が、結果的に8月、9月の随時改定の対象となった場合は、随時改定の結果が優先されるため、標準報酬月額も正しく決定されます。

6-3. 計算期間の途中で入社・復職した月は除外する

賃金の計算期間の途中で入社・復職した従業員は注意が必要です。1ヵ月分の給与が全額支払われていない月がある場合、その月は報酬額の計算対象から外す必要があります。4月、5月入社の場合、算定基礎届の備考欄の「途中入社」を○で囲み、従業員の入社年月日を記入しましょう。

4〜6月中に復職した場合は、備考欄に復職日を記入してください。

6-4. 4～6月の報酬がない場合は従前の標準報酬月額に決定される

従業員が育児・介護休業や長期の病気で欠勤が続き、4〜6月の期間に報酬が支払われていなかったり、各月の支払基礎日数が足りなかったりする場合、定時決定は従前の標準報酬月額で決定されます。この決定方法を保険者算定といいます。

保険者算定に該当する場合、算定基礎届には、次のとおり記入しましょう。

• • 支払基礎日数、支給額、合計の欄をすべて空欄にする
  • 総計額と平均額もすべて空欄のままにする

• 算定基礎届の備考欄にある「病休・育休・休職等」の項目を○で囲む
• 備考欄の「その他」に、「○月○日から育休」や「○月○日から病休」など具体的な理由と日付を記入する

6-5. 4〜6月が繁忙期で残業が多い場合は年平均で標準報酬月額を算出できる

4月が年度始めで、年度締めの決算手続きが4月から始まる経理部門など、4〜6月が毎年繁忙期にあたる部署もあるでしょう。

定時決定は原則として、4〜6月に支払われた報酬の平均額を基準に標準報酬月額を決定するため、4〜6月に繁忙期が重なると残業代などで標準報酬月額が毎年高くなりがちです。

この場合、4〜6月の報酬をもとにした標準報酬月額と、前年7月から当年6月までに支払われた報酬の平均額から計算した標準報酬月額を比較し、2等級以上の差があるときは、年間の平均額から計算した標準報酬月額で決定できます。ただし、4〜6月の繁忙期が業務の性質上例年発生すると見込まれる場合に限られます。

年間の平均額で計算した算定基礎届を提出する場合、算定基礎届のほかに申立書や従業員本人の同意書などの書類も提出が必要です。

6-6. 休業手当も報酬に含まれる

休業手当とは、会社の責に帰すべき事由によって従業員を休ませた場合に、支払いが義務付けられる手当です。休業手当も報酬の一種のため、標準報酬月額の算出にあたっては原則として報酬額に含める必要があります。

ただし、休業手当が一時帰休（※）によって支払われている場合、7月1日時点の状況によって、次のとおり取扱いが異なります。

7月1日時点の一時帰休の状況	休業手当が支払われている月	標準報酬月額の決定
解消されている	一部ある	休業手当が支払われていない月の報酬額にもとづき決定
	4〜6月すべて	低額な休業手当などに基づいて決定または改定される前の標準報酬月額で決定
解消されていない	–	4〜6月の報酬額で決定

※一時帰休とは、業績の悪化や工場の休業など、会社側の都合により従業員を一時的に休業させる措置を指します。

6-7. 年4回以上支給される賞与は12で割った額を報酬に含める

年に3回以下の頻度で支給される賞与は、標準報酬月額の計算には含めません。標準賞与額として別途「被保険者賞与支払届」で届け出ます。

一方で、年4回以上賞与を支給している場合は報酬に含めるため注意が必要です。前年の7月から当年6月までに4回以上の賞与が支払われた場合は、支払われた賞与の合計を12で割った額を各月の報酬に加え、報酬月額を算出します。

なお、年3回以下か4回以上かは、規則などであらかじめ決められている賞与の支給回数によって判断します。その年の業績が良く、例年支給される年3回の賞与のほか、臨時的に追加で賞与が支払われた場合などは年4回に該当しません。

7. 定時決定を正しく理解して算定基礎届を提出しよう

定時決定は、毎年9月以降の従業員の標準報酬月額を決定する重要な手続きです。定時決定により、4〜6月に受け取る報酬の額に基づいた標準報酬月額が決まり、社会保険料や傷病手当金の支給額などが算出されます。

定時決定はルールが細かく、作業に時間もかかります。社内の給与データをしっかり整備し、留意点を押さえつつ算定基礎届を正しく作成し、7月10日の期限までに提出しましょう。

不明点がある場合はそのままにせず、全国健康保険協会や日本年金機構のWebサイトを参照するとよいでしょう。