これまで年末調整の電子化は任意でしたが、令和3年1月提出分の年末調整から電子申告の義務化が適用されています。すべての企業に義務があるわけではありませんが、電子化に移行することで得られるメリットは多くあります。

本記事では、年末調整の電子化が義務化された対象についてや、年末調整の電子化で享受できるメリット、年末調整が電子化に変わる背景、年末調整の電子化に対する国税庁の対応、年末調整の電子申請手順など詳しく解説します。

1. 年末調整の電子化とは

年末調整の電子化は、従業員の保険料控除や住宅ローン控除に必要となる書面をデータで受け取ることが可能となり、書面での保管などが不要です。

また、従業員は申告書への記入や、控除額の計算といった手間のかかる作業も不要となります。電子化された申告書データは、オンライン上で保管しておくことができるため、従来の書面での申請にかかる膨大な作業も入力ミスも大幅に削減することができます。

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1-1. 電子化できる書類

年末調整に必要な申告書類や添付書類のうち、電子化できる書類は以下のとおりです。

• 給与所得者の扶養控除等申告書
• 従たる給与についての扶養控除等申告書
• 給与所得者の配偶者控除等申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書
• 給与所得者の保険料控除申告書
• 給与所得者の住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除申告書
• 所得金額調整控除申告書
• 退職所得の受給に関する申告書
• 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書

なお、保険会社などの発行事業者から電子データで発行してもらうことで、控除証明書も電子データで提出することが可能です。

ただし、従業員自身が発行事業者に電子発行を依頼する必要があります。期限に余裕を持つだけでなく、周知徹底が必要となるため、注意しましょう。

また、自社が電子申告に対応できない状態で、電子データの控除証明書を受け取ってしまった場合は、「ＱＲコード付証明書等作成システム」を利用して書面にすることも可能です。

参考：令和3年分　年末調整のしかた｜国税庁

参考：控除証明書等の電子的交付について｜国税庁

1-2. 年末調整の電子化による業務の変化

これまで、控除証明書を税務署より書面で受け取り、保管をし、それらのデータをもとに従業員が自ら支払う各種保険料などの必要項目を申告書へと記入する必要がありました。

年末調整の担当者は、申告書を配ったり、回収したりするだけでなく内容確認をして、源泉徴収税の納付そして税務署などへの書類提出といった作業をおこなっていました。

これら従来の作業をすべて電子化することによって、担当者側も従業員側も、年末という多忙を極める時期に起こっていた多くの事務作業を、簡素化することが可能となります。

それだけでなく、書面でのやり取りが一切発生しないことより、パソコンを利用したリモートワークであっても、申告書の提出が容易なものに変わるのです。

1-3. 年末調整を電子化するメリットとデメリット

年末調整は、忙しい年末に重なる作業ということもあり、従業員にとっても担当者にとっても、大変骨の折れる業務とされていました。

とくに年末調整の担当者は、早期の段階で提出を呼びかけても従業員が思うように提出してくれいケースも多く、すべての従業員をまとめるということは、とても大変なことでもありました。それは、年末調整にかかるすべての作業が書面によるものであったということが、最も大きな原因です。電子化によりこうした作業を大幅に削減し、年末調整に関連する業務を大幅に効率化できるのがメリットです。

その反面、「年調ソフト」などの専用システムの導入や収集や申請のやり方を変える必要があるなどのデメリットも存在します。

それぞれ確認して、「そもそも電子化するのか」「電子化する場合は、どこまで電子化するのか」を検討しましょう。

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2. 令和3年から進んでいる法定調書の電子申請

法定調書の電子化は着々と広まっており、義務とされる企業の範囲も広くなっています。これまでの変化と、これからの変化を把握して自社に適した電子化を進めていきましょう。

2-1. 令和3年始まった法定調書の電子申請

令和3年1月の申告分から、法定調書（年末調整）の電子化が義務づけられました。対象となる企業は、前々年度（2年前）に発行した法定調書が種類ごとにみて100枚以上である企業です。電子化の対象となった場合、e-Taxまたは光ディスク等で申告しなければなりません。

例えば、令和元年に発行した給与所得の源泉徴収票が120枚であった場合、令和3年度の申告から給与所得の源泉徴収票は電子化の対象となります。ただし、電子化の対象となるのは法定調書の種類ごとになるため、年末調整にかかわる法定調書を100枚以上発行していなければ、電子化の対象とはなりません。

もし電子化に対応せず書面での申告をおこなった場合、その申告は無効となり無申告加算税の対象となってしまうため、自社が電子化の対象になっているかしっかりと確認しておきましょう。

2-2. 令和9年からは電子申請がより広く義務化される

令和9年からは、さらに電子化が義務化される企業の範囲が広くなります。

法定調書の種類ごとに100枚以上になる企業が対象でしたが、この枚数が30枚に下げられます。より小規模の企業も電子化が義務化されるため、現在は義務化の対象外である企業も含まれる可能性が出てきます。

このような流れは今後も続くことが予想され、いずれは電子化がすべての企業に求められることが予想されます。そうなった際に慌てないように、電子化は積極的に進めていく方がよいでしょう。

メリットも多いため、自社のシステムや業種、事業規模などに合せてアナログからデジタルに切り替えていくことをおすすめします。

3. 年末調整が電子化されている背景

働き方改革の取り組みは、高齢者や女性、家族の介護をおこなう方、病のために療養中の方など、多岐にわたる働き方に対応し、労働生産性を高め、一億総活躍社会を実現を目指す政府の取り組みです。

この働き方改革の実現を目指す目標の1つとして、2018年に税制の見直しがおこなわれています。その見直しのなかの1つに、「税務手続の電子化等の推進」という項目があり、2020年以降に実施すべきことに「所得税の確定申告・年末調整手続の電子化」が挙げられています。

2018年の税制改正は、さまざまな働き方や給料の底上げ・生産性向上などに対応するために、法人課税や個人所得課税、資産課税や消費課税、国際課税というような税制を見直して、そのうえで納税環境を整えるために納税手続きの電子化などを推進するという目的です。

この納税手続の電子化には、2つの具体策があり、その1つが年末調整手続きの電子化なのです。

4. 年末調整を電子化する手順

年末調整には、大まかに以下のフローがあります。

1. 対象者をリストアップする
2. 申告書の配布・回収する
3. 不備がないか確認する
4. 回収した申告書をもとに、正確な課税額や源泉徴収税額を計算する
5. 源泉徴収票を作成する
6. 法定調書、給与支払報告書を作成・提出する

条件によって電子化が義務付けられているのは、6番の「法定調書を提出する」部分のみです。しかし、対象者のリストアップや書類の不備、全従業員の給与情報を元にした計算など、電子化することで業務負担を軽減できる箇所は多数あります。

また、専用のシステムを導入して「計算だけは自動でやってもらう」「申告書の回収状況はひと目で分かるようにする」というように、特定の部分だけ電子化することも可能です。

予期せぬトラブルが発生しないか不安という方は、業務負担が大きいところから段階的に電子化していくのが良いでしょう。

電子化した場合の書類収集や申請方法のイメージがわかないという方には、当サイトで無料配布しているガイドブック「3分でわかる！システム化で変わる年末調整」がおすすめです。本資料では、実際のシステムの画面を用いながら、電子化した際の申請方法について分かりやすく解説しています。電子化した場合の具体的なイメージをもちたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

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5. 年末調整の電子化をして業務効率を上げて正確な納税を目指そう

国は、マイナンバーカードを活用した個人の電子申請の加速を一層進めるべく、健康保険証としての活用を可能としたり、自治体による消費活性化の具体策の計画をしたりと積極的に進めています。

マイナンバーカードの普及が今以上に広がることで、公的機関への申請なども電子化の流れへと移行することとなり、年末調整の電子化だけに限らず、将来的に幅広い申請にかかる作業の電子化が加速していくものと予測されています。

社会が変化していくにつれ、情報技術の進化も問われています。どんなに書類の多い企業であっても、いつかは電子化へと移行していかなければ、後の重要な取引などで、想定外のミスをしてしまう可能性もあります。

そうした事態に陥らないためにも、今回解説をした年末調整の電子化のように、書面から電子化へと少しずつでも移行していくことが、必要であるといえるでしょう。

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