年末調整をスムーズに終わらせるためには、年末調整の際に必要となる書類の把握が欠かせません。万が一必要書類に漏れがあると、所得税の還付が受けられないケースがでてくるため注意しましょう。

今回は、年末調整の際に必要となる書類の種類や概要、入手方法などについて詳しく解説します。

1. 年末調整の必要書類

年末調整で必要となる書類は、従業員と会社で異なります。それぞれ以下の書類が年末調整の際に必要です。

作成者	必要書類
従業員	・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 ・給与所得者の保険料控除申告書 ・給与所得者の基礎控除申告兼給与所得者の配偶者控除等申告兼 　所得金額調整控除申告書 ・住宅借入金等特別控除申告書
会社	・⽀払調書 ・源泉徴収票 ・法定調書合計表

このように、年末調整の必要書類は複数に及ぶため、それぞれ書類の概要や違いについても押えておくことがです。次に、従業員と会社でそれぞれ作成しなくてはいけない年末調整の必要書類の内容について詳しく解説します。

2. 従業員側で作成する年末調整の必要書類

年末調整は原則すべての従業員に対して実施します。正社員だけでなくパートやアルバイトであっても、年末調整の対象者は書類の提出が必要です。

従業員側で作成する必要書類は大きく分けて4種類あります。またそれぞれに必要に応じて、添付書類も合わせて提出しなくてはいけません。

ここでは、4つの書類の概要と必要な添付書類について詳しく解説します。

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2-1. 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、給与の支払を受ける給与所得者が、源泉控除対象配偶者がいれば申告し、その給与について「扶養控除」「障害者控除」「寡婦控除」「勤労学生控除」を受けるために提出する書類です。

源泉控除対象配偶者：
合計所得金額が900万円以下の給与所得者と同じ生計で暮らしている配偶者のうち、合計所得金額が95万円以下である人のことです。

扶養控除：
納税者に所得税法上の控除対象扶養親族となる人がいる場合には、一定の金額の所得控除が受けられます。これを扶養控除といいます。

障害者控除：
納税者自身、同一生計配偶者、扶養親族が所得税法上の障害者に当てはまる場合には、一定の金額の所得控除を受けることができます。これを障害者控除といいます。

寡婦控除：
納税者が寡婦であるときは、一定の金額の所得控除を受けることができます。これを寡婦控除といいます。

勤労学生控除：
納税者自身が勤労学生であるときは、一定の金額の所得控除を受けることができます。これを勤労学生控除といいます。

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2-2. 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の添付書類

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の添付書類は次の2つケースで必要な書類が異なります。

ケース	必要な書類
勤労学生控除を受ける場合	給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の提出者が勤労学生に該当する旨を証明する書類（在学証明書ほか）
源泉徴収において非居住者である親族に係る扶養控除、障害者控除、源泉控除対象配偶者の控除の適用を受ける場合	その親族に係る親族関係書類

非居住者とは、国内に「住所」がなく、かつ、現在まで引き続いて１年以上国内に「居所」を有しない個人のことをいいます。

「住所」とは、「個人の生活の本拠」をいい、「生活の本拠」かどうかは「客観的事実によって判定する」ことになります。「居所」とは、「その人の生活の本拠ではないが、その人が現実に居住している場所」とされています。

2-2-1. 親族関係書類の種類

親族関係書類とは次の書類うち、国外に居住している親族が納税義務者の親族であることを証明するものをいいます。

• 戸籍の附票の写し、国または地方公共団体が発行した書類、パスポートの写し
• 国または地方公共団体が発行した国外に居住している親族の氏名・生年月日・住所または居所の記載がある書類。具体的には、戸籍謄本、出生証明書、婚姻証明書など

なお、書類を用意する際は次のような点に留意しましょう。

• 親族関係書類は、パスポートの写しを除き、原本の添付または提示が必要
• 一つの書類に国外に居住している親族の氏名、生年月日、住所または居所がすべて記載されていない場合は、複数の書類の組み合わせが必要
• 一つの書類だけでは国外居住者との親族関係を証明できない場合、複数の書類を組み合わせが必要

年末調整で非居住者である親族に係る扶養控除又は障害者控除の適用を受ける場合には、その親族についての送金関係書類が必要です。

2-2-2. 送金関係書類とは

送金関係書類とは、次の書類のうち納税義務者が国外に居住している親族の生活費または教育費に充てるための支払をおこなったことを証明するものをいいます。

• 金融機関の書類またはその写しで、その金融機関がおこなう為替取引により納税義務者から国外に居住している親族に支払をしたことを明らかにする書類（外国送金依頼書の控えなど）
• クレジットカード発行会社の書類またはその写しで、かつ、国外に居住している親族による商品等の購入等の代金に相当する額のクレジットカードでの受け取りを証明する書類（クレジットカードの利用明細書）

書類の準備にあたっては次のような点に留意しましょう。

• 送金関係書類は写しでも可
• 国外に居住している親族が複数いる場合、送金関係書類は各人ごとに必要
• 原則として、送金関係書類は扶養控除等を適用する年に送金等をおこなった全ての書類を提出または提示する必要

ただし例外として、同一の国外居住親族への送金が年3回以上となる場合には、明細書の提出とその年の最初と最後の送金関係書類の添付または提示のみで認められます。

2-3. 給与所得者の保険料控除申告書

給与所得者の保険料控除申告書は、給与の支払を受ける給与所得者が、その年の年末調整において生命保険料、地震保険料などの保険料控除を受けるために提出する書類です。その年最後に給与等の支払を受ける日の前日までに提出する必要があります。

関連記事：年末調整の社会保険料控除とは？対象となる保険の種類まとめ

2-4. 給与所得者の保険料控除申告書の添付書類

給与所得者の保険料控除申告書に添付すべき書類は次のとおりです。

保険の種類	書類
生命保険料、地震保所得金額調整控除険料、小規模企業共済等掛金	支払金額を証明する書類
社会保険料	国民年金保険料等は支払金額を証明する書類を1部提出

国民年金保険料等以外の社会保険料については、添付の必要はありません。国民年金保険料等とは、国民年金法の規定により被保険者として負担する国民年金の保険料と国民年金基金の加入者として負担する掛金をいいます。

2-5. 給与所得者の基礎控除申告兼給与所得者の配偶者控除等申告兼所得金額調整控除申告書

給与所得者の基礎控除申告兼給与所得者の配偶者控除等申告兼所得金額調整控除申告書は、給与の支払を受ける給与所得者が、その年の年末調整において基礎控除、配偶者（特別）控除を受けるために提出する書類です。

令和２年分以後の「給与所得者の配偶者控除等申告書」は、「給与所得者の基礎控除申告書」と「所得金額調整控除申告書」との兼用様式となりました。

配偶者控除：
納税者に所得税法上の控除対象配偶者がいる場合には、一定の金額の所得控除が受けられます。これを配偶者控除といいます。

配偶者特別控除：
配偶者に48万円を超える所得があるため配偶者控除の適用が受けられないときでも、配偶者の所得金額に応じて、一定の金額の所得控除が受けられる場合があります。これを配偶者特別控除といいます。

所得金額調整控除：
一定の給与所得者の総所得金額を計算する場合に、一定の金額を給与所得の金額からなされる控除のこと。

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2-6. 給与所得者の基礎控除申告兼給与所得者の配偶者控除等申告兼所得金額調整控除申告書の添付書類

年末調整において、非居住者である配偶者に係る配偶者控除や配偶者特別控除の適用を受ける場合には、その配偶者に係る親族関係書類及び送金関係書類の提出が必要です。

ただし、「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出する際に、「親族関係書類」を提出又は提示している場合には、「親族関係書類」の提出又は提示の必要はありません。

2-7. 住宅借入金等特別控除申告書

住宅借入金等特別控除申告書は、住宅ローン控除を受ける際に提出が必要な書類です。住宅ローン控除とは、個人が住宅ローンを利用して新築を購入または増改築した際に、所得税から一定額が控除される制度です。

住宅ローンを組んだ初年度は確定申告が必要ですが、2年目以降は年末調整で住宅ローン控除を受けることができます。

2-8. 住宅借入金等特別控除申告書の添付書類

住宅借入金等特別控除申告書を提出するさいに、金融機関等が発行した「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」を合わせて提出しなくてはいけません。

なお、複数の金融機関でローンを組んでいる際は、すべての金融機関の年末残高等証明書が必要です。通常は、11月下旬ごろに金融機関から納税者の元に送られてきます。

3. 労務担当側で作成する年末調整の必要書類

年末調整にあたっては労務担当者は次のような書類を用意します。

• ⽀払調書
• 源泉徴収票
• 給与支払報告書
• 法定調書合計表

3-1. ⽀払調書

企業には源泉徴収の義務があるため、誰にどれだけの支払いをおこなったかを証明する支払調書を用意しましょう。支払調書は弁護士や税理士といった専門家への報酬や業務を委託したフリーランスへの報酬が発生した際に発行します。支払調書は、年末調整を実施した翌年の1月31日までに管轄する税務署に提出する必要があります。税務署だけでなく、業務を依頼した相手にも発行するのが一般的です。

3-2. 源泉徴収票

業務を委託した相手に支払調書を発行するのに対して、源泉徴収票は雇用契約を結んでいる従業員に発行します。源泉徴収票も年末調整後の発行です。そのため、一般的には12月分の給与支払い時までに発行します。従業員が源泉徴収票を紛失してしまった場合は再発行が必要です。また、12月までに退職した従業員に対しては、最後の給与が確定してから発行しましょう。

3-3. 給与支払報告書

年末調整の計算が完了した後は、毎年1/31（31日が土日祝の場合は翌平日）までに従業員が居住している市区町村へそれぞれ給与支払報告書を作成して送付します。

給与支払報告書は1/1～12/31の間に従業員へ支払った給与額を申告するもので、住民税を算出するために必要となります。

なお、給与支払報告書には「個人別明細書」と「総括表」があります。個人別明細書は従業員一人ひとりにつき作成が必要ですが、総括表はそれらをまとめて提出する際の表紙のようなもので、提出する市区町村ごとに必要となります。

3-4. 法定調書合計表

法定調書合計表とは源泉徴収票や支払調書といった調書の合計を記入する書類です。調書の合計を記入したら、法定調書と一緒に税務署に提出が必要です。一般的に法定調書合計表には次の3つを記入します。

• 給与所得の源泉徴収票合計表
• 退職所得の源泉徴収票合計表
• 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書合計表

4. 年末調整の必要書類の入手方法

年末調整の各申告書類については、年末調整の時期に合わせて税務署より送られてきますが、国税庁のホームページからもダウンロードすることが可能です。
ダウンロード先は書類の種類によって異なります。以下をご参照ください。

• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 給与所得者の保険料控除申告書
• 給与所得者の基礎控除申告兼給与所得者の配偶者控除等申告兼所得金額調整控除申告書
• 住宅借入金等特別控除申告書の添付書類

ダウンロード先：各種申告書・記載例（扶養控除等申告書など）｜国税庁

• ⽀払調書
• 源泉徴収票
• 法定調書合計表

ダウンロード先：F 法定調書関係｜国税庁

このように、年末調整の業務では必要書類を従業員に配布・回収する必要があります。従業員が多い場合は、人数に比例して書類の配布・回収業務が担当者の負担になることもあります。当サイトでは、そのような年末調整の配布・回収・計算業務までをもれなくおこなうための方法を解説した資料を無料で配布しています。年末調整業務を抜け漏れなくおこないたい方は、こちらから「年末調整ガイドブック」をダウンロードしてご活用ください。

5. 年末調整の必要書類を準備する上での注意点

年末調整の必要書類には、従業員に作成してもらわなければならない書類もあるため、場合によっては予定通りに揃わない可能性も想定されます。

ここでは、従業員が必要書類を提出しない場合に加えて、転職者がいる場合の注意点についてそれぞれ解説します。

5-1. 従業員が必要書類を提出しない場合は確定申告が必要

年末調整の提出期日は、翌年の1月31日です。それまでに、必要書類を準備して税務署へ提出しなくてはいけません。そのため、会社が独自の提出期日を設けて、従業員に必要書類の提出を促すのが一般的です。

ただし、中には期日までに提出してこない従業員が現れるかもしれません。この場合は、会社で年末調整を実施できないため、該当の従業員は自身で確定申告をする必要があります。

確定申告の期間は翌年の2月15日～3月15日までなので、提出期日に間に合わない場合は確定申告が必要となることを、予め従業員に周知しておくとよいでしょう。

5-2. 転職者には源泉徴収票も提出してもらう

転職者がいる場合の年末調整は、元の会社ではなく転職先で実施することになります。年末調整の対象期間内に前職での収入がある転職者は、前職分の収入を合算した上で年末調整の計算をしなくてはいけません。そのため、前職分の源泉徴収票も必要です。

万が一、転職者が源泉徴収票を紛失している際は、本人から元の会社へ直接再発行の依頼をするように案内をしましょう。

6. 年末調整の必要書類を適時に集めて、正しい年末調整を

ここまで、年末調整の必要書類である4種の書類とその添付書類、そして、その入手方法について説明してきました。年末調整の必要書類について概要を理解し、集め方について把握できたという方もいらっしゃることでしょう。

年末調整を正しくおこなえれば、所得税の還付が受けられる可能性があります。しっかりと年末調整をおこないましょう。

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