営業ルートを増やしたり、取引先が増えたりして出張の機会が増えてきた際は、出張に関するルールを設定する必要がります。

旅費精算規程とは、出張時の手続きや経費支給について定めた社内ルールのことです。就業規則とは別に旅費精算規程を決めることで、企業も社員も節税しつつ出張時の負担を減らせます。

一方で、ルールの作り込みが甘いと旅費精算規程のメリットをうまく活かせないことがあります。

旅費精算規程のメリットや作成時のポイントについてきちんと押さえておきましょう。

1. 旅費精算規程について

旅費精算規程とはどのようなものなのでしょうか。ここでは旅費精算規程の概要や必要な理由について解説します。

1-1. 旅費精算規程とは

旅費精算規程とは、出張に必要な経費・精算の扱いについて決めた社内ルールのことです。

就業規則のように、「労働基準法の基準を下回ってはならない」といった制限がないため、各社が好きなようにルールを作り込むことができます。

ただし、社内規程は原則として社員全員に適用されるべきものです。

ルールの整備ができていないとかえってトラブルのもとになる場合もあるため、中途半端なものを作るのはおすすめできません。

株式会社の場合、旅費精算規程の作成や変更には株主総会決議が必要です。

一度作ったルールを手直しするのも簡単ではないので、旅費精算規程を作るときは、決議を通す前に詳細を詰めておく必要があります。

1-2. 旅費精算規程が必要な理由

旅費精算規程が必要な理由は次のとおりです。

• 無駄な経費の削減
• 理担当者の負担軽減

① 無駄な経費の削減

旅費に含まれる交通費や宿泊代などは事業をおこなう上で必要な支出ですが、ルールを定めておかなければ必要以上の経費が発生してしまい、会社の利益減少の可能性が高まります。

事前にしっかりとルールを定めておくことで、経費の無駄使いを防止できるため、経費の削減につながるでしょう。

② 経理担当者の負担軽減

旅費精算申請が提出された際に、申請されたものが旅費として精算できるかどうかの判断は、明確な基準がなければ難しい場合もあると思います。

不適切な申請があれば、差し戻して確認することも経理担当者の重要な仕事です。

あらかじめ旅費精算に関するルールを定め、周知しておけば、不適切な申請が提出されることが減ります。

また、差し戻された従業員への説明も規則として定めておけば簡単におこなうことができます。

規程に則っておこなわれる、「旅費精算」の具体的な手順について詳しく知りたい方はこちらの記事をご確認ください。

旅費精算とは？方法や流れ、処理時の注意点を解説

2. 一般的な旅費精算規程の内容

旅費精算規程を決めようとお考えの経理担当者の中には「規定を決めたいけどどのようなことを定めればいいんだろう」と感じてらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

ここでは、一般的に旅費精算規程に定められている内容を解説いたします。

2-1. 出張の定義を決める

まずは、「会社から何キロ離れた場所への移動なら出張なのか」を定義しておきましょう。定義をあいまいにしていると、近場の外回りでも出張経費を申請できる状態になってしまいます。

社員の人数が増えれば、各社員の勤怠管理も大変になるので、初期の段階で「弊社における出張は○キロ以上の遠方へ仕事で移動すること」といった定義を決めておくのがおすすめです。

2-2. 旅費精算規程の適応範囲を決める

出張の定義を決めたら、旅費精算規程の適用範囲も明らかにしておくことをおすすめします。

例えば、アルバイトやパート、派遣社員にも出張してもらう可能性があるなら、旅費精算規程に明記しておきましょう。

2-3. 日当や宿泊費の金額を決めておく

旅費精算規程において、出張手当や交通費等の支給額は、自由に決められます。

ただ、金額が高すぎると会社の支出が多くなって利益が減り、金額が安すぎると社員から不満が出るため、注意が必要です。

基本的には、会社の規模や業界平均を調べて、高すぎず安すぎない金額を設定しましょう。

なお、役職に応じて支給額を段階分けすることは可能ですが、旅費精算規程は全社員に有効な規定です。

一人会社だからといって、「出張手当は10万円」といった大雑把なルールづくりをすると、社員が増えたときに出張手当で会社の現金がなくなってしまいます。

2-4. 仮払いに関する規定の作成

出張などの宿泊や距離の長い移動を伴う場合、金額は大きくなることが多いです。そのため、支払う従業員の金銭的負担が大きくなってしまう可能性があります。

そこで、仮払いの規定を設けておくことで、従業員の負担を軽減することができます。

仮払いができる金額の上限設定や、仮払い金の過不足金額の精算規程も設定しておくとよいでしょう。

2-5. 食事代についてのルールを決める

食事代が日当に含まれるのかどうかや、別途申請が必要なのかどうかは旅費規程に記載しておいた方が良いでしょう。

2-6. 出張に関する手続きフローを記載しておきましょう

「指定の申請書を提出後、日当は現金で渡し交通費と宿泊費は後日振込みで精算する」など、出張時に必要な事務手続きの内容や、出張手当の申請・精算方法も決めておきましょう。

手続きのルールがあいまいだと、経理担当者や役職者が入れ替わった際、出張経費の扱いまで変わってしまう可能性があります。

基本的な事務手続きのルールに関しては、簡単に変えられないように固定してしまったほうが安全です。

3. 旅費精算規程を作成するときの3つの注意点

旅費精算規程を作成するときは、次のような点に注意をしましょう。

3-1. 旅費精算規程を確実に全社員へ周知する

旅費精算規程は、原則として企業に所属する全社員に適用されるルールです。

管理職であってもいち社員であっても、出張をする際は全員が旅費精算規程に従うことになるため、ルールを作ったら必ず全員に内容を知らせましょう。

「こっそりとルールを作り、特定の人だけが得をする」状態だと、監査や決算の際に経費として認めてもらえない可能性があります。

また、一般常識としてありえない額の日当を設定するなど、支給額に妥当性がない場合、実際には経費として否認されるリスクが高いです。

3-2. あらゆる状況を想定して例外的な状況に対応できる規定を作る

旅費精算規程の作成時は、ありとあらゆる状況を想定して、はじめから細かい内容を決めておきましょう。

例えば、出張中に社員が病気や事故に巻き込まれた場合は、出張費用を追加で支払えるようにしておく必要があります。事故等がなくても、取引先側の事情で出張期間が伸びるなら、会社からの補助が必要でしょう。

出張の期間が1日延長されるといくら支給するのか、日帰りの出張が宿泊込みの出張になった場合宿泊費をどう精算するのかなど、様々なシチュエーションに対応できるようにしていないと、経費にできる支払いを逃してしまいます。

また、海外との取引を考えているなら、国内出張と海外出張の扱いに関するルールも必要です。現段階では海外出張がなかったとしても、最初に旅費精算規程を作り込んでおけば、いざというときにルールの見直しをする必要がありません。

3-3. 株式会社の場合は株主総会で決議を取る

旅費精算規程を作ったら、株主総会や取締役会など、正式な会議の場合で決議を取って、記録を残しましょう。

正式な手順を踏んでルールを作ることで、安易な旅費精算規程の改ざんや悪用を防ぐことができます。

とくに、株式会社の場合、株主は会社の利益から配当金を受け取るという仕組みになっているため、経費を増やして利益を減らす旅費精算規程の導入は、反発を招く可能性がゼロではありません。

株主とのトラブルを防ぐためにも、旅費精算規程は株主総会決議を通して成立させましょう。

4. 旅費精算規程を作ることの5つのメリット

旅費精算規程を用意するメリットとしては、経費の積み増しによる節税や事務手続きの簡略化などがあります。

4-1. 出張時の経費を増やして法人税を節税できる

旅費精算規程が社内にない場合、出張時にかかった費用はすべて実費で精算することになります。

この方法だと、仕事に直接必要のない支払い（出張中の食費や日用品等の雑費購入費）を経費として処理することができません。

なぜなら、税や経理の世界において経費とは「事業に必要な出費」を指しており、実際には仕事をしていなくても食費等の生活費はかかるからです。

つまり、実費精算制度を採用していると、出張時に経費として処理できるお金が限られてしまいます。

しかし、旅費精算規程で出張手当を作り、一定額を日当として支給してしまえば、支払った手当は全額経費として処理することが可能です。

旅費精算規程を作ることで、企業は「出張手当」「交通費」「宿泊費」を確実に経費として計上できます。

法人税は、「年間の売上」から「経費・控除」を差し引いた利益に対してかかる税金なので、経費を増やせば結果的に法人税を節税できるのです。

4-2. 支給される出張経費は非課税なので社員側の税負担が増えない

旅費精算規程を作るメリットとして無視できないのが、旅費精算規程で定めた経費の支給は、非課税であることです。

旅費精算規程なしで社員にお金を渡すと、所得税や住民税の発生する「給与」を増やしたという扱いになってしまいます。

額面年収が増えれば、翌年の所得税や住民税が高くなるため、出張を嫌がる社員が増えてしまうでしょう。

また、課税対象の支払いが増えると、社会保険料の額もあがります。

社会保険や厚生年金は、企業と社員が半分ずつ保険料を負担しているため、旅費精算規程がないと会社側も社員側も結局損をするのです。

しかし、旅費精算規程があれば、社員の税負担を増やすことなく会社の経費を確保することができます。

4-3. 社員が都度出張費用を立て替え払いしなくて良い

旅費精算規程を作り、非課税で日当を渡せるようになると、社員に出張費用を立て替えてもらう機会が減るのも大きなメリットです。

旅費精算規程がない場合、食費等をすべて社員が自腹で負担することになります。

出張の機会が多ければ多いほど社員に金銭的な負担がかかる状態だと、仕事に対するやる気を維持できません。

モチベーションが下がれば労働生産性も低下してしまうので、仕事のやる気を保つという意味でも旅費精算規程を用意しましょう。

4-4. 出張前の手続きや出張後の経費精算が楽になる

旅費精算規程の中で、出張前の手続きや経費申請の仕方をルール化してしまえば、人事や経理、上司の事務手続きが楽になります。

例えば、出張時に支給する経費の額を細かく決めていると、「社員Aの出張に対して経費をいくら支給するのか」で悩む必要がありません。

また、出張の申請方法をフォーマット化しておけば、社員側も出張前の準備が楽になります。

4-5. 出張の多い社員とそうでない社員の間で不満が出づらい

出張時の経費に関するルールがない場合、交通費や宿泊費がどうやって支給されているのか分からないので、社員が不満を覚えやすいです。

「上司に気に入られているから出張の経費を多くもらっている」といった疑いを社員に持たれてしまうと、社員同士の連携も期待できません。

しかし、全員が一律に同じルールで出張経費を支給されていると分かれば、社員の間で不満も出なくなるでしょう。

5. 経費精算システムと旅費精算規程を組み合わせて業務を効率化

経費精算システムと旅費精算規程を組み合わせて出張手続きを効率化しましょう。

旅費精算規程を作ることで、企業は経費を増やして法人税を節税し、人事担当や経理は事務処理手続きを簡略化することができます。

ただし、出張時の経費精算を毎回自分たちで打ち込むやり方だと、申請内容の確認や数字の記入ミス等のチェックまでは省略できません。

そこでおすすめしたいのが、クレジットカードやICカード等を利用して、短時間で経費を申請・確認できる経費精算システムの導入です。出張の準備から旅費精算までをシステム化してしまえば、会計ソフトへの仕訳入力等も短縮できます。

企業として経費や労力の削減について検討している場合は、旅費精算規程と経費精算システムを組み合わせ、さらなる効率化を図りましょう。