タイムカードは、従業員が出退勤時に打刻するだけで勤務時間を記録できる便利なツールです。一方で、本人以外による代理打刻や、実際の出退勤時刻と異なる時間の打刻、記録の書き換えといった不正が起こる可能性もあります。

不正打刻を放置すると、正確な労働時間を把握できず、給与の過払い・未払いや従業員間の不公平につながりかねません。企業には、不正の事実を適切に確認したうえで、就業規則に基づいて対処し、再発を防ぐ仕組みを整えることが求められます。

この記事では、タイムカードの改ざん・不正打刻に該当する行為や、発覚した場合の対処法、防止策についてわかりやすく解説します。

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1. タイムカードの不正打刻とは

タイムカードの不正打刻とは、従業員が故意に虚偽の勤務時間を企業に報告するなど勤怠情報を偽ることです。

例えば本来であれば残業をしていないにもかかわらず、残業後の時刻でタイムカードを不正に打刻するケースがあります。

タイムカードの不正打刻が悪質なケースであれば、懲戒処分をおこなう場合もあります。

2. タイムカードの不正打刻の事例

タイムカードの不正打刻には、出退勤時刻を偽って打刻するケース、退勤打刻を意図的に遅らせるケース、企業側の指示によって実際と異なる打刻をさせるケースなどがあります。

タイムカードはシンプルなつくりのため、誰でも使いやすく手軽に出退勤情報を記録できます。ただし、その分、不正が起こりやすいともされています。

この章では、実際に発生したタイムカードの不正打刻の代表的な事例をご紹介します。

2-1. 出退勤を意図的に偽って打刻する

出退勤を意図的に偽って打刻するパターンは主に次のとおりです。

• 遅刻や早退を隠す
• 同僚が代わりに打刻する
• 休日出勤していないのに休日勤務の打刻をする

このような不正打刻がおこなわれると、実際の勤務状況と勤怠記録が食い違い、労働時間を正確に把握できなくなります。

また、このようなケースでは、給与計算をするうえで本来支給すべき手当を支給してしまったり、遅刻早退など不就労の部分を控除できなくなったりします。

2-2. 意図的に退勤打刻を遅らせる

実際には業務をしていないにもかかわらず、残業代を得る目的で退勤打刻を意図的に遅らせる行為も不正打刻に該当します。

例えば、業務終了後に私的なネット閲覧や雑談をしながら職場に残り、実際より遅い時刻に退勤打刻をするケースです。このような行為は、一般に「カラ残業」とよばれます。

打刻記録だけでは、退勤まで実際に業務をしていたか判断しにくいことがあります。そのため、残業を事前申請・承認制にする、業務終了時刻やパソコンの使用履歴と打刻時刻を照合するといった対応が有効です。こうしたルールを整えることで、不要な居残りや不正な残業申請を防ぎやすくなります。

2-3. 企業の都合でタイムカードを改ざんさせる

タイムカードの不正打刻が、企業の都合でおこなわれるケースもあるでしょう。例えば、固定残業代制を導入していている企業で、従業員が固定時間を超えて労働したとします。

本来は、あらかじめ定めた固定時間を超えて労働した場合は、固定残業代とは別に残業代を支払う必要があります。しかし、上司から「今日から月末まで定時を回ったらすぐにタイムカードを打刻機に通すように」などと指示がされるケースもみられます。こうした指示は、タイムカードの不正につながります。

このケースでは、固定残業代を超えて働いているにもかかわらず、タイムカードの記録上は毎日定時で退社していることとなり、残業代が未払いになるリスクがあります。

タイムカードの不正打刻がきっかけで残業代未払いになると、労働基準法違反として「6ヵ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金」が科せられるおそれがあります。 

【労働基準法第37条第1項】

法定労働時間を超えて労働させた場合や、法定休日に労働させた場合、使用者は割増賃金を支払わなければならない。

【労働基準法第114条】

第37条に違反して割増賃金を支払わなかった使用者に対し、裁判所は、労働者の請求により、未払いの割増賃金に加えて、これと同額を上限とする付加金の支払いを命じることができる。

引用：労働基準法｜e-Gov法令検索

3. タイムカードの不正打刻が発覚した際の対処方法

従業員がタイムカードで不正打刻をおこなった場合、企業は実際にどのような対応を取るべきでしょうか。この章では不正打刻がおこなわれた際の対応手順を解説します。

3-1. 内部調査をおこなう

不正打刻の疑いがある場合は、まず、事実関係の調査をおこないましょう。内部調査の方法は主に次のとおりです。

• 本人、同僚、上司に聞き取り調査をおこなう
• 入退室記録や業務記録を確認する
• パソコンの使用ログを確認する
• 防犯カメラの映像を確認する

調査を怠ると事実を誤認してしまうおそれがあります。そのため、客観的な記録をできる限り収集し、慎重に事実関係を整理しましょう。

3-2. 賃金の返還手続きをする

不正打刻によって実際に働いていない時間の給与を支給していた場合は、事実関係を確認したうえで、過払いとなった金額の返還を求めます。なお、給与から差額徴収する場合は、本人の同意を得る必要があります。

3-3. 再発防止策を検討する

不正打刻が発覚した後は、問題が再び発生しないように再発防止策を検討しましょう。なぜ不正打刻が起きてしまったのかを分析し、その問題にアプローチすることが大切です。不正打刻の方法ごとに防止策をまとめましたのでご覧ください。

不正打刻の方法	防止策
遅刻・早退をなかったことにする	打刻の修正は上司の承認を必要とする 例）入退室記録やパソコンのログなどと勤怠記録を照合する
同僚が打刻をしている	代理打刻を禁止するルールを明確にして周知する
退勤打刻を遅らせる	残業を事前申請・承認制にする 例）残業時間と実際の業務内容に不自然な点がないか管理者が確認する

客観的な記録を活用しながら、実際の労働時間を正確に把握できる仕組みを整えましょう。

3-4. 就業規則に基づき懲戒処分を検討する

不正打刻の事実が確認できた場合は、懲戒処分を検討します。懲戒処分をおこなうためには事前に就業規則に懲戒の種類や懲戒事由を定めておくことが必要です。どの事由に該当し、どの懲戒処分が妥当なのか入念に確認し処分を決定しましょう。

なお、懲戒処分にあたっては、次の点に注意しましょう。

• 就業規則に不正打刻に該当する懲戒事由が定められているか
• タイムカードや入退室記録、パソコンの使用記録など、事実を確認できる証拠があるか
• 不正の内容や回数に対して処分が重すぎないか
• 過去の類似事例と処分内容の均衡が取れているか

企業の勤怠管理や指導にも問題がある場合、懲戒解雇などの重い処分が認められない可能性があります。事実関係を確認し、処分の重さを慎重に判断することが必要です。

4. 勤怠管理で不正打刻が発覚する3つのパターン

不正打刻が発生した場合は処分を検討するだけでなく、なぜ起きてしまったのかを調査しましょう。

ここでは、不正打刻が発覚するパターンをご紹介します。

4-1. 従業員からの通報

真面目に働いている従業員から「あの人はまだ来ていないのに、タイムカードが押されている」といった声が上がるケースです。周囲の従業員に不正打刻が知られたまま放置すると、不公平感が職場に蔓延し、モラルの低下やチームワークの崩壊をまねくおそれがあります。

4-2. 勤怠データと実態の乖離

PCのログイン履歴、入退室記録、警備システムのログなどと、打刻時間を照らし合わせた際に矛盾が見つかるケースです。

4-3. 管理者による直接の目視確認

上司が現場にいないはずの部下の打刻を確認するなど、直接的な違和感から発覚するケースです。上司の目視によって不正打刻が発覚する背景には、業務管理のプロセスの形骸化やコミュニケーション不足があることも少なくありません。

5. タイムカードの廃止を考えるタイミングとは

タイムカードは、比較的低コストで導入でき、誰でも使いやすい勤怠管理方法として普及してきました。一方で、代理打刻や改ざんなどの不正を完全に防ぐことは難しく、働き方や事業規模によっては管理に手間がかかる場合もあります。

タイムカードがすべての企業に適していないわけではありませんが、現在の運用に課題がある場合は、廃止や勤怠管理システムへの移行を検討することも選択肢のひとつです。ここでは、タイムカードの廃止を検討する3つのタイミングについて解説します。

5-1. 労務管理を強化したい場合

従業員の労働時間をリアルタイムで正確に把握し、厳格な労務管理体制の確立をめざす場合は、タイムカードの廃止を検討するタイミングです。

タイムカードは月末にまとめて集計する運用が多く、月の途中で従業員ごとの残業時間を把握しにくいことがあります。そのため、残業時間が上限に近づいている従業員への対応が遅れたり、長時間労働を未然に防ぎにくくなったりする課題があります。

また、タイムカードの打刻漏れ、集計時の入力ミスなど、ヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいため、勤怠管理システムへの移行が有用でしょう。

勤怠管理システムへ移行すれば、労働時間や残業時間を随時確認し、一定の基準を超えた場合にアラートを出すことも可能です。長時間労働の早期発見や打刻・集計ミスの削減など、労務管理を強化したい場合は、タイムカードの管理方法を見直すとよいでしょう。

5-2. 複数の拠点を展開している場合

複数の拠点に展開しているタイムカードを本社などで一括集計している場合も、タイムカードの廃止を検討するタイミングといえます。

各拠点からタイムカードを回収する必要があるため、拠点や従業員が増えるほど、回収や集計にかかる時間と手間も増えていきます。また、タイムカードが届くまで勤怠状況を確認できず、打刻漏れなどへの対応が遅れることもあります。

勤怠管理システムを導入すれば、全従業員の勤怠情報をすべてクラウド上で管理できるため、場所と時間を問わずにデータを確認できます。給与計算システムと連携できるサービスを選べば、勤怠データの転記や集計にかかる負担も軽減できます。そのため、複数拠点のタイムカードの回収や集計が負担になっている場合は、タイムカードの廃止を検討するとよいでしょう。

5-3. テレワークやリモートワークを導入検討している場合

テレワークやリモートワークの導入を検討している場合も、タイムカードの廃止を考えるタイミングです。オフィスに設置されたタイムレコーダーでは、自宅などで勤務する従業員が出退勤時刻を打刻できません。

勤怠管理システムへ移行すれば、勤務場所を問わず同じ方法で打刻でき、出社勤務とテレワークの勤怠情報を一元管理できます。

テレワークの導入によって現在のタイムカード運用では対応できなくなる場合は、導入前に勤怠管理方法を見直しましょう。

6. タイムカードの不正打刻を防ぐ方法

タイムカードの不正打刻を防ぐためには、はじめから不正が起こりにくい仕組みを整えることが大切です。次にまとめた不正打刻を防ぐ方法を複数組み合わせて、適切な対策を講じましょう。

• 管理者によるダブルチェックをおこなう
• 懲戒処分の対象になることを従業員に周知する
• 勤怠記録と入退室記録を照合する
• 定期的にパソコンのログを確認する
• タイムレコーダーの周辺にカメラを設置する ※設置目的の事前周知が必要です
• 勤怠管理システムを導入する

また、従業員のなかには不正という認識が薄いまま軽い気持ちで不正をおこなっている場合があります。そのため、懲戒処分の対象となる点を周知し、従業員の意識を高めることも重要です。

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7.適切に勤怠を管理し不正打刻を防止しよう

タイムカードでの打刻は手書きでの修正が可能であったり、同僚が代わりに打刻することが可能であったりと、不正打刻が横行しやすいです。

不正打刻を防止策として、勤怠管理システムの導入の検討が有用です。勤怠管理システムの活用は、法律違反のリスクや社内トラブルの対策という面でも、タイムカードでの打刻よりも効果的なためです。

客観的な打刻データは、過重労働の防止や未払い残業代請求への備えなど、企業と従業員双方を守る強力な証拠となります。指紋や顔認証、GPS連携などの最新機能を備えたシステムを活用すれば、不正の余地を物理的に排除することも可能です。適切に勤怠を管理して不正打刻を未然に防止しましょう。