適格な評価基準に基づいて査定を実施し、その結果をさまざまな人事に役立てるのが人事考課です。人事考課を最適な形で運用するには、そのための体制作りが欠かせません。そこでおすすめなのが、人事考課システムです。

本記事では人事考課システムについて、搭載された主な機能や導入手順を詳しく紹介します。

目次
1. 人事考課システムとは？
2. 人事考課システムを導入するメリット
3. 人事考課のデメリット
4. 人事考課システムの主な機能
5. 人事考課システムの選び方
6. 人事考課システムの導入手順
7. 企業に最適な人事考課システムを導入しよう

1. 人事考課システムとは？

人事考課を実施する際、重要となるのが評価基準とそれに基づいた社員への評価をまとめた人事考課表です。また、それに伴って社員一人ひとりが今どのようなスキルを持っているのか、どういった実績があるのかをまとめることも重要です。

これらを効率よくおこなうためにサポートしてくれるのが、人事考課システムです。上記の内容をまとめるとなると、エクセルを活用する手段も考えられます。人事考課のために最適化されたシステムの方が、より効果的に運用できるでしょう。

人事考課システムを使用すれば、人事考課を実施するためにかかる人事担当者をはじめとした関わる社員全員の負担の軽減が期待できます。効果的な人事考課の実施をサポートすることで、社員からの納得度も上昇するでしょう。

2. 人事考課システムを導入するメリット

人事考課システムを導入するメリットは次のとおりです。

• 人事評価の効率化
• 人事情報の管理一元化
• 社員のモチベーションと定着率の向上
• スキルを活かしたマネジメント

2-1. 人事評価の効率化

人事考課システムを導入することで、人事評価の効率化が期待できます。システム上で人事考課がおこなえるため、アナログで作業していたときより効率的に入力可能です。

2-2. 人事情報の管理一元化

人事情報の管理を一元化できるのも、人事考課システム導入のメリットです。人事情報がひとつの場所にまとまることで、情報を探す手間や保管にかかる手間を簡素化できます。また、部署間での情報のやりとりもスムーズにおこなえるでしょう。

2-3. 社員のモチベーションと定着率の向上

人事考課システムの導入は社員のモチベーション、定着率の向上につながります。人事情報についての管理業務の負担が減少した分、評価者が従業員に対して丁寧なフィードバックをおこなえます。適切なフィードバックがおこなえれば、社員のモチベーション、定着率が向上するでしょう。

2-4. スキルを活かしたマネジメント

人事考課システムを導入すれば、従業員ごとの特技やスキルが可視化できます。人事考課システムに蓄積された特技やスキルを活かすことで、適材適所のマネジメントが実現できるでしょう。

このように、企業として人事データを適切に管理することはとても重要ですが、その先にある活用価値についても、正しく理解できていますか？

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3. 人事考課のデメリット

人事考課そのものを導入することで、次のようなデメリットもあるので注意しましょう。

• 従業員が不満を抱く可能性がある
• 人事担当者の負担が増える可能性がある

これらのデメリットは人事考課システム導入で解消につながります。

3-1. 従業員が不満を抱く可能性がある

人事考課は従業員の不満につながる恐れがあります。人事考課の基準が不明瞭、人事考課の結果が公平でないといった場合、従業員が不満をいただく恐れがあります。従業員が人事考課に不満を抱くと業務効率の低下や離職につながりかねません。

3-2. 人事担当者の負担が増える可能性がある

人事考課は適切に運営できていないと、人事担当者の負担が増える可能性があります。目標設定やフィードバック面談など人事担当者がすべきことはいくつもあります。そのため、人事考課についてのルールを整備しておいて負担を解消しましょう。

4. 人事考課システムの主な機能

さまざまな企業が人事考課システムの開発と提供をおこなっています。備わっている機能はそれぞれ細かい点が異なりますが、主なものについて見ていきましょう。

4-1. 人事情報をまとめる

人事考課を実践するには、対象となる社員に関する情報をまとめる機能が欠かせません。そのため、人事考課システムの基本となるシステムの一つです。

人事考課は、その対象となる社員が多いほどに運用するための負担は増えていきます。特に、部署や支店が複数ある場合はなおさらです。人事考課システムを使用すれば、多くの人事情報をまとめて管理できます。

社員一人ひとりについて、職務経歴や異動の履歴、取得している資格、人事考課結果などをまとめて記録できて、いつでも必要なときに速やかに確認することが可能です。

4-2. 目標に対する進捗管理

人事考課では、適格な評価基準を設けておき、それに対してどれだけ達成しているかによって査定をおこないます。人事考課システムには、評価基準の一つである目標とそれに対する進捗状況を管理する機能が備わっていることが多いです。

この機能を活用することで、人事担当者の状況把握がしやすくなり、またデータとして管理や分析も容易となります。

進捗状況の確認だけでなく、目標を達成するために必要な過程を登録しておき、次におこなうべきアクションを共有することも可能です。これにより、目標を達成するためのサポートもおこなえます。

4-3. 人事考課表として扱える評価シートの作成および管理

人事考課を実施するのは、小学校などでいうところの通信簿にあたる人事考課表の作成が欠かせません。人事考課システムやそれに準ずる人事評価システムには、人事考課表や同様のものとして扱える評価シートの作成および管理のための機能が備わっています。

システム上で人事考課表や評価シートを配布し、さらに回収、集計ができるため、人事考課がどれぐらい進んでいるかを確認するのにも役立つでしょう。

4-4. 評価とそれに基づいた分析

人事考課システムのなかには、高度な分析がおこなえるMBOやOKR、360度評価に対応したものが存在します。これらは、人の視点だけでおこなうよりも公平かつ客観的な視点で分析をおこなうのに役立つでしょう。

評価データを効果的に分析することで、レポートの作成や今後の人材育成にも活用できます。

4-5. 他システムとの連携

企業を手助けしてくれるシステムは、人事考課システムだけではありません。他にも、労務管理や採用管理、勤怠管理、給与計算など、さまざまな角度から企業をサポートするシステムが多数存在します。

このような業務効率の改善が期待できるシステムは、連携することでさらなる効果を発揮します。例えば、採用管理システムと勤怠管理システムをそれぞれ人事考課システムと結びつけることで、採用情報と勤怠情報を負担なく人事考課と結びつけることが可能です。

5. 人事考課システムの選び方

人事考課システムにはさまざまな種類があります。選ぶ際のポイントについて見ていきましょう。

5-1. 目的に基づいて選ぶ

人事考課システムに限らず、業務効率の改善を目的としてシステムを導入する際は、その目的を明確にしておくことが極めて重要です。目的を明確にしておけば、どのようなシステムを選べばいいのか、その後どれぐらいの規模で運用していくかが決めやすくなるでしょう。

人事考課システムを導入する際の目的として、周辺業務の効率化や人材管理全般の効率化、人事評価の透明化などが挙げられます。

5-2. 既存のシステムとの相性

人事考課システムをはじめとした業務効率の改善を目的としたシステムは、互いに連携することでその効果を大きくできるのがポイントです。既に導入している他のシステムとの相性も踏まえた上で人事考課システムを選ぶとよいでしょう。

5-3. 企業規模に相応しいか

業務効率化システム全般にいえますが、導入するシステムが企業規模に相応しいかどうかはとても重要です。小規模向けのシステムを多くの社員を抱える企業が導入すると、十分に効果を実感するのは難しくなるでしょう。

また、せっかく優れたシステムを導入しても、企業規模に対して過剰過ぎるのであれば、費用がかかり過ぎてしまいます。

5-4. セキュリティ面について

人事考課を運用するためには、企業に勤める社員の個人情報を管理する必要があります。人事考課システムなら社員に関する情報を一元管理できますが、それは社員の個人情報を一カ所にまとめてしまうことを意味します。

そのため、セキュリティ面については十分に注意しなければいけません。セキュリティ面を加味する際は、システムの導入タイプに注目してください。選択肢としては、社内にサーバーを構築して運用するオンプレミス型と外部に設けられたクラウドサーバーを利用するクラウド型の2つがあります。

前者のほうが、自社にサーバーを置くことでセキュリティ面で信頼性が高いとされています。一方で、よほど信頼できる企業であれば、導入コストの低いクラウド型にもメリットがあります。

5-5. 自社の評価制度との相性

人事考課システムを導入するうえでは、自社の評価制度との相性を確認しましょう。例えば、自社の評価制度で重視すべき項目がシステムで網羅できるか、カスタマイズ可能かどうか着目します。人事考課システムの性能を引き出すためには、自社の評価制度との相性を確認しておきましょう。

6. 人事考課システムの導入手順

人事考課システムを導入するにあたって、失敗しないためにもまずはその手順について確認しましょう。

6-1. 既存の評価制度を見直す

まずは、既存の評価制度について確認しましょう。人事考課システムは、導入することで何もかもうまくいく魔法のようなものではありません。どのような形で運用するかを決めていくために、まずは自社で今どのような評価制度が設けられているかを確認し、現状の課題について確認します。

ひいては、その課題解決が導入の目的となるでしょう。

6-2. 既存の評価制度の課題を見つけ出す

次に、今の評価制度と現状の課題をふまえて、自社に最適な人事評価システムを選定します。ここまできたら、導入プロジェクトを立ち上げましょう。

このような人事評価制度の見直しに向けて、具体的な評価制度の種類・もっと詳しい評価制度の導入手順を知りたいという人事担当者に向けて、当サイトでは人事評価の手引きを無料配布しています。資料では、初期導入時の詳しい解説から運用後の注意点まで、わかりやすく解説しています。

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7. 企業に最適な人事考課システムを導入しよう

人事考課を効果的に運用するためには、人事考課システムの導入が欠かせません。最適な形で人事考課システムを活用するために、企業の現状について改めておさらいしてみましょう。企業に最適な人事考課システムの導入と運用を目指してください。