新たな従業員を採用する際に、雇用主が従業員に交付する「労働条件通知書」や「雇用契約書」という2つの書類があります。これらの書類の記載項目は、一見すると同じような内容なので、兼用しても問題ないと思うかもしれません。

しかし、「労働条件通知書」は「労働条件を提示する書類」であり、「雇用契約書」は「従業員が契約内容に合意したという証拠となる書類」という大きな違いがあります。また、発行義務や様式などにも違いがあるので、しっかり理解しておきましょう。

今回は、労働条件通知書と雇用契約書の概要と違いや兼用はできるのか、それぞれの役割と作成方法について解説します。

関連記事：雇用契約書とは？法的要件や雇用形態別に作成時の注意点を解説！

1. 「雇用契約書」と「労働条件通知書」の違い

まずは、「労働条件通知書」と「雇用契約書」の概要について説明します。

両者の概要を正しく理解することで、違いを把握できます。特に、「労働条件通知書」は発行が義務付けられている書類なので、「義務」となっている必要性をしっかり理解しておきましょう。

1-1. 雇用契約書とは「労働条件への合意を確認する」ための書類

雇用契約書とは、雇用主と労働者が労働条件について互いに合意したことを証明するための書類です。内容は労働条件通知書とほぼ同じで、労働契約の期間や就業場所、賃金などに関する合意事項が記載されています。

ただし記載事項は同じような内容であっても、労働条件通知書が雇用主から労働者へ「一方的に交付される書類」であるのに対し、雇用契約書は「双方が合意していることを証明する書類」です。

そのため、雇用契約書は事前に2部作成しておき、従業員に署名・捺印してもらった後、雇用主と労働者がそれぞれ保管しておくことになります。双方で、契約期間や賃金の認識に違いがあったとしても、合意している契約書があることで「言った・言わない」「聞いていない・知らない」などのトラブルを防げます。

参考：e-GOV　法令検索|労働基準法第15条

1-2. 労働条件通知書とは「労働条件を提示する」ために必要な書類

労働条件通知書とは、労働契約の期間や賃金といった労働条件についての事項を記載した書類のことです。

労働基準法第15条では、使用者が労働者を雇用する際、労働者に対して労働条件を明示することが義務づけられています。企業によっては「雇用条件通知書」「雇用通知書」などと呼称することもありますが、書類の役割としては同じです。

特に「絶対的明示事項（後述）」と呼ばれる事項は書面（2019年4月1日からは電磁的方法も含む）で通知することと定められているため、雇用主が労働者を雇い入れる際は、必ず労働条件通知書を作成・交付する必要があります。

労働条件の明示は「パートタイム労働法」や「労働者派遣法」にも定められており、例えアルバイト・パートや派遣社員という雇用形態であっても、必ず労働条件通知書を作成しなければなりません。

参考：e-GOV　法令検索|労働基準法第15条

1-3. 法律上の発行義務があるのはどちらか

労働条件通知書は、労働基準法第15条第1項により「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定められているので、法律上の発行義務があります。

一方、雇用契約書には法律による交付義務がありません。ここで混乱しやすいのが「雇用契約」の明示は法律で義務づけられているということです。

前述していますが、「雇用契約」は労働条件を明示し合意を得ることで、「雇用契約書」は合意を得たことを証明する書類です。つまり、労働条件について労働者の合意を得るというのは法的な義務ですが、それを証明する書類の発行は義務ではないのです。

また、ほとんどの企業が雇用契約書を交付しているというのも、法的義務があると勘違いする要因かもしれません。法律上の発行義務がないのに交付する企業が多いのは、雇用契約を書面にすることで、労働者が労働条件に合意しているという証拠になるからです。書類作成は面倒かもしれませんが、後のトラブルを未然に防げるという利点があるので、例え法的な義務がないとしても発行しておくのが望ましいといえるでしょう。

1-4. 「雇用契約書」と「労働条件通知書」の違いまとめ

「雇用契約書」と「労働条件通知書」の違いまとめとして、以下に表にしました。

適用される法律、書面締結の必要性、合意の必要性で比較しているので参考にしてください。

ー	労働条件通知書	雇用契約書
適用される法律	労働基準法 パートタイム労働法 労働者派遣法	民法
書面締結の必要性	義務 （2019年4月1日からは電磁的方法も含む）	任意 （推奨・罰則無し）
合意の必要性	雇用者側からの一方的な交付	雇用者と労働者での合意が必要

2. 雇用契約書と労働条件通知書は兼用できる？

結論からいうと、雇用契約書と労働条件通知書を兼用することは可能です。

ただし、雇用契約書は双方の署名が必要になります。つまり、労働条件通知書だけであれば署名は不要ですが、兼用する場合は署名が必要になるのです。

そのため、「雇用契約書を取り交わすことは義務ではないから、発行しなくても良いのではないか」と考える方もいるかもしれません。

確かに「雇用契約書の発行は義務付けられていない」となっていますが、雇用主から一方的に交付される労働条件通知書だけでは、労働者の合意を証明することはできないため注意が必要です。

ここでは、雇用契約書があった方がいい理由や兼用が可能となることについて解説します。

2-1. 雇用契約書があった方がいい理由

雇用契約書があった方がいい理由は、雇用主と労働者の間で労働条件や待遇に関する認識の相違などでトラブルが発生した場合、雇用契約内容に沿って早期解決が望めるからです。

雇用契約書が無いと「労働条件通知書の内容に同意していない」「当初の契約と労働条件通知書の間に食い違いがある」などと訴えられ、雇用主側が不利になってしまうおそれがあります。

このようなトラブルが起こるリスクは、企業経営をする上で少なからず存在することでしょう。そのため、例え法的な義務はなくても、雇用主と労働者の双方が労働条件に合意したことを示す雇用契約書も作成しておいた方が良いのです。

作成交付の手間よりも、労働者とのトラブルの方が業務への支障が大きいので、作成から交付までのフローを確立しておきましょう。

2-2. 雇用契約書と労働条件通知書は兼用も可能

労働条件通知書の書式は特に定められていないので、企業によっては労働条件通知書と雇用契約書を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」を発行している企業もあります。

兼用しておくことで、トラブルが発生しても「労働条件や待遇に関して双方の合意がある」という証拠になります。また、書類を作成・保管する担当者の負担軽減にもつながります。

ただし、内容を1つの資料にまとめることで文書量が膨大になってしまうこともあります。記載事項が多い場合は、労働条件通知書と雇用契約書を分けて作成・交付した方がよいでしょう。

本章で解説したように、雇用契約書は労使間トラブルの予防効果も期待できるため、作成義務はありませんが作成したほうがいいことは理解いただけたと思います。労働条件の変更がないと作成する機会が減ってしまいますが、労働契約の見直しの際には、契約内容が問題ないか必ず確認するようにしましょう。

当サイトでは、雇用契約の基礎知識や禁止事項について解説した資料を、雇用契約マニュアルとしてご利用いただけるよう無料で配布しております。雇用契約に関して不安な点がある方や、雇用保険マニュアルとして持っておきたいご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

関連記事：雇用契約書と労働条件通知書の兼用はできる？そのメリットや作成方法

3. 労働条件通知書の作成方法・記載内容

労働条件通知書は、雇用側が必ず労働者に発行しなければならない書類です。書式や様式の規定はありませんが、記載内容に関しては決まりがあります。

例え労働条件通知書を発行していても、必要な記載項目がない場合は無効となってしまうので注意してください。

ここでは、法律で発行が義務付けられている「労働条件通知書」の作成方法や記載内容を紹介します。

3-1. 労働条件通知書に記載すべき内容

労働条件通知書の書式・様式は決まっていないので、各企業によってさまざまです。しかし、法律で明示することが義務づけられている労働条件の「絶対的明示事項」の記載は必須となります。

なお、書面による交付が義務づけられているわけではありませんが、「相対的明示事項」も労働者に対して明示する必要があります。相対的明示事項は口頭での通知のみでも問題ないとされていますが、労使間でトラブルが起こるリスクを考えると、なるべく書面で通知することを推奨します。

労働条件の絶対的明示事項、および相対的明示事項は以下のとおりです。

絶対的明示事項	相対的明示事項
①労働契約の期間 ②労働契約を更新する場合の基準（労働契約を更新する場合があるものの締結に限る） ③就業場所 ④従事すべき業務の内容 ⑤始業及び終業の時刻 ⑥所定労働時間を超える労働の有無 ⑦休憩時間 ⑧休日・休暇 ⑨労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項 ⑩賃金の決定、計算方法、締め切り、支払い時期 ⑪昇給に関する事項 ⑫退職に関する事項（解雇の事由含む）	①退職手当の定めが適用される労働者の範囲②退職手当の決定・計算・支払い方法、支払時期 ③臨時に支払われる賃金、賞与、各種手当てならびに最低賃金額に関する事項 ④安全及び衛生に関する事項 ⑤職業訓練に関する事項 ⑥災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項 ⑦表彰及び制裁に関する事項 ⑧休職に関する事項

また、パートやアルバイトなどの短時間労働者に対しては、上記の項目に加えて下記の4つの事項を記載することが「パートタイム労働法施行規則」によって義務づけられています。

• 昇給の有無
• 退職手当の有無
• 賞与の有無
• 短時間・有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口

雇用形態によって「絶対的明示事項」に多少の違いがあるので、労働条件通知書を作成する際は、雇用形態別に書面を用意しておきましょう。

2024年4月以降は追加で明示すべき項目が増えた

労働条件通知書に明示すべき項目なども定めている労働基準法が、2024年4月に改正されています。

そのため、労働条件通知書への記載や契約締結・更新時に明示すべき項目が増えているので、担当者は漏れがないか確認しておきましょう。

具体的な変更点は、下記のとおりです。

対象者	明示のタイミング	追加される明示事項
すべての労働者	契約締結・更新時	就業場所や業務内容が変更される可能性のある範囲
有期雇用契約者	契約締結・更新時	契約期間や更新回数の上限有無とその理由
無期転換申込権が発生する有期雇用契約者	契約更新時	無期転換申込権の説明と無期転換後の労働条件

無期転換ルールの施行とともに、一部の企業では無期転換権が発生する直前での雇止めがありました。今回の法改正では、非のない労働者に対する雇止めやトラブルを防ぐ狙いがあると考えられます。

また、3月4月は学生アルバイトなどの雇用も多くなる時期ですが、改正前の事項のまま契約締結しないように注意しましょう。

当サイトではこれらの新しい明示ルールも含めて、雇用契約の基本ルールを網羅的にまとめた資料を用意しています。「最新の法改正に対応した労働条件通知書に明示すべき項目をおさらいしておきたい」方は、ぜひこちらからダウンロードしてご確認ください。

3-2. 作成はテンプレート・雛形を活用するのがおすすめ！

書式や様式に法的な決まりはないので、明示すべき事項が漏れなく記載されていれば、自社で独自の労働条件通知書を作成しても問題ありません。

しかし、絶対的明示事項の漏れ・抜けが不安な場合は、厚生労働省の公式サイトで公開されている労働条件通知書のテンプレートを利用するのがおすすめです。

厚生労働省の公式サイトには、一般労働者用の労働条件通知書のテンプレートのほか、短時間労働者用や派遣労働者用、建設労働者用、林業労働者用など労働者の種類ごとに適した様式を無料でダウンロードできます。

それぞれ「常用、有期雇用型」「日雇い型」の2パターンにわかれているので、雇用形態に応じて使い分けることができる点も非常に便利です。

ただし、内容はあくまでモデル様式なので、各企業における労働条件の定め方によってはカスタマイズが必要な場合もあります。

Word形式でダウンロードすれば手を加えることも可能ですが、不安な場合は当サイトのフォーマットを活用してください。社労士の監修付きで、令和6年に労働条件の明示ルールが変更された点も反映されています。

雇用契約書として兼用することもできる雛形なので、「これから作る雇用契約書の土台にしたい」「労働条件通知書を更新する際の参考にしたい」という方はぜひこちらからダウンロードの上、お役立てください。

4. 雇用契約書の作成方法・記載内容

雇用契約書も労働条件通知書と同様に書式・様式は決まっていないので、自社で独自の雇用契約書のフォーマットを作成しても問題ありません。

また、労働条件通知書のように法律で定められた必ず記載しなければならない項目もなく、契約を取り交わすための最低限の情報（氏名、住所、署名・捺印欄）があれば成立します。

しかし、どのような契約内容に対して同意したのか明記しておかなければ、後に何か問題が起きて契約書を見返した際に、「記録が残っていない」と水掛け論となってしまう可能性があります。

そのようなことを避けるためにも、以下の7項目を雇用契約書に記載しておくことを推奨します。

• 契約期間
• 就業場所
• 業務内容
• 始業・終業時間
• 休憩時間、休日、休暇
• 賃金
• 退職

これらの項目を見るとわかるように、雇用契約書と労働条件通知書の記載項目は重複するものが多数存在します。そのため、書類作成や取り交わす手間を省略したい場合は、両者を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」という書類を作成することも可能です。その場合、労働条件通知書で明示が必須となっている項目の取りこぼしが発生しないように注意しましょう。また、契約書には署名捺印も必要です。正しく作成すれば法的にも有効な書類となります。

関連記事：雇用契約書と労働条件通知書の兼用が可能？メリットや作成方法を解説

関連記事：雇用契約書に記載すべき内容をイチから分かりやすく解説

5. 労働条件通知書の交付は電子的方法でも可能

労働条件通知書の「絶対的明示事項」は、これまで紙媒体での交付に限られていました。しかし、労働基準法施行規則の改正にともない、2019年4月1日よりFAXやメール、SNS等を使った労働条件の明示も可能になりました。

ただし、紙以外の媒体で労働条件を明示するには、下記の2つの条件を満たしている必要があります。

1. 労働者がFAXやメール、SNS等での労働条件明示を希望した場合
2. 出力して書面を作成できるもの

今やパソコンやスマホ、タブレットなどを使いこなすのは当たり前の時代ですが、中には自宅にFAXがない人やインターネットを利用していない人もいるかもしれません。

このような場合は、紙以外の手段で労働条件を明示することができないので、事前に労働条件通知書の発行方法について確認を取っておきましょう。

なお、メールやSNS等で労働条件を明示する場合は、印刷やファイルの保存ができるように、添付ファイルでデータ送信するのが基本です。携帯キャリア各社が提供しているSMS（ショートメールサービス）を使った明示は禁止されているわけではありませんが、ファイルの添付機能がなく、かつ文字数の制限もありますので、労働条件の明示に利用するのは避けた方が無難です。

また、労働者が希望していないのに紙以外の手段で労働条件を明示すると、労働基準関係法令の違反となり、最高で30万円以下の罰金となることもあるので注意しましょう。

労働条件通知書を電子化すると、工数削減や業務負担の軽減へとつながります。電子化についてさらに詳しく知りたい方は、以下の関連記事をご覧ください。

関連記事：雇用契約書・労働条件通知書を電子化する方法や課題点とは？

6. トラブルの無い雇用契約を結ぶためには

従業員を雇用する際は、労働契約期間や就業場所、賃金といった労働条件を明示し記載した「労働条件通知書」を交付することが義務化されています。特に「絶対的明示事項」は書面で交付することが法律によって決められているので、労働条件通知書を作成する際は、記載事項の漏れがないよう入念にチェックしましょう。

また、労働条件通知書があれば、必ずしも雇用契約書を作成する必要はありませんが、労使関係のトラブルを予防したい場合は両方の書類を作成・交付することをおすすめします。

しかし、これらの書類は従業員を雇用するたびに締結・交付しなければなりません。そのため、採用の現場では書類作成や管理する業務負担が膨大になり、郵送費や印刷費など金銭面のコストも増加します。これらの手間やコストを軽減するには、電子化がベストです。

電子化によって業務を効率化できればミスも防げるので、トラブルの無い契約を結ぶためにもシステムの導入を検討してみましょう。

関連記事：雇用契約を締結する際の必要書類や手続きの流れを詳しく紹介