労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する場合、就業規則を作成して行政官庁に届け出ることを義務づけています。

これは規則内容に変更があった場合も同様で、労働基準法の定めに沿って就業規則の内容を変更したら、速やかに所轄労働基準監督署に変更の旨を届け出る必要があります。

今回は、就業規則の変更届出をおこなう方法や注意点、変更届出をスムーズにする方法について解説します。

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1. 就業規則の変更方法

就業規則は必ずしも本社に合わせる必要はなく、事業所単位で作成・変更することができます。

適切な手続きに則って変更しなければ無効とされてしまう可能性もあるため、正しい変更方法をしっかり覚えておきましょう。以下では、就業規則を変更する方法から提出方法まで順を追って説明します。

1-1. 変更する部分を決め、新しい条文を考える

まずは、就業規則のどこをどのように変更するかを検討します。
就業規則を変更する理由は企業によって異なりますが、一般的によく見られるのは、労働関連の法令が改正された時や、経営状況が悪化した場合です。

たとえば、育児介護休業法が改正された場合、育児介護休業規程について修正・変更を加えなければなりません。法令の改正にともなう就業規則の変更については、変更すべき箇所が明確な上、従業員の理解も得やすいので、変更する箇所・内容ともに決定しやすいでしょう。
一方、経営状況の悪化にともなう変更については、変更する箇所・内容ともに自社で決める必要があるため、しっかり協議する必要があります。就業規則の変更内容に関する注意点について、詳しくは後述します。

1-2. 意見書を作成する

就業規則を変更する際は、意見書を作成・添付することが義務付けられています。労働者の過半数で組織する労働組合がある場合、その労働組合が作成します。労働組合が存在しない場合は、労働者の過半数を代表する者の意見を聴き、その内容を記した意見書を作成・添付しましょう。

意見書の様式は任意で、基本的には以下の項目を記載する欄を設けます。

1. 事業所の名称・代表者の名前
2. 意見書に記入した日付
3. 意見の内容
4. 労働組合の名称または労働者の過半数を代表する者の職名・氏名・押印

1は意見書の提出先ですので、その事業所の名称および代表者の名前を記載します。
2は労働組合または労働者の過半数を代表する者が意見書に記入した日付を入れます。
3には就業規則の変更に対する意見の内容を記入しますが、特に意見がない場合は「意見なし」と記載するか、あらかじめ意見の有無をチェックする項目を設けて、「意見なし」の方に◯を付けてもかまいません。

なお、意見がない場合でも、意見書そのものは就業規則変更届に添付して提出することになります。意見書の様式は会社規定の物を使用しても良いですし、インターネットで検索すれば無料のテンプレートをダウンロードできるため、そちらを利用しても問題ありません。

関連記事：就業規則の意見書とは？作成に必要な内容と書き方のポイント

1-3. 就業規則変更届を作成する

所轄の労働基準監督署に提出する就業規則変更届を作成します。
こちらも意見書同様、決まった規定はありませんが、会社規定のものがない場合は、労働基準監督署の公式サイトなどからダウンロードして利用すると便利です。
参考までに、以下では東京労働局のHPでダウンロードできる就業規則変更届の内容・項目をまとめました。

1. 就業規則変更届を提出する日付
2. 提出先の労働基準監督署の名前
3. 変更事項
4. 労働保険番号
5. 事業所名
6. 所在地
7. 使用者の氏名・押印
8. 業種
9. 労働者数

3の変更事項では、変更する条文の箇所と、変更前・変更後の内容をそれぞれ記載します。

1-4. 新しい就業規則の作成

就業規則変更届を提出する際は、変更後の新しい就業規則を提出する必要があります。元の就業規則から変更があった部分に手を加え、新しい就業規則を作成しておきましょう。

この新しい就業規則には、具体的にどの項目が変更されたのかを明記した改定項目リストや新旧対照表を添付することで、労働基準監督署への説明がスムーズになります。また、変更内容については、従業員にも十分な周知を図ることが重要です。従業員が新しい就業規則を理解し、意義を認識することが、職場の円滑な運営に寄与します。

関連記事：就業規則の作成方法や注意すべきポイントを解説

2. 就業規則変更届の提出方法

それでは就業規則の変更の準備が整ったところで、続いては実際に就業規則変更届の提出方法を紹介します。手続きにミスがないようしっかりとポイントを押さえておきましょう。

2-1. 必要書類を所轄労働基準監督署に提出する

就業規則変更届、意見書、変更後の新しい就業規則をそれぞれ2部ずつ用意し、所轄労働基準監督署に提出します。所轄労働基準監督署は事業所のあるエリアによって異なるため、事前に労働局のHPなどで確認しておきましょう。

提出方法①窓口に持参

窓口に持参した場合は、その場で手続きが完了し、労働基準監督署の受付印が押印され、2部のうち1部を控えとして返却してもらえます。

提出方法①郵送で提出

なお、就業規則変更届は窓口に直接持参する方法だけでなく、郵送での手続きも可能です。その場合、控え分の返送用として、必要分の切手を貼った返送用封筒を同封しておきましょう。

3. 就業規則の変更届を提出する際の注意点

就業規則の変更届出をするにあたり、注意したいポイントを4つご紹介します。

3-1. 提出期限を守る

就業規則の変更が決定したら、速やかに変更届を提出することが求められます。変更があった場合、遅延なく届け出を行うことで、法的なトラブルを未然に防ぐことができます。特に、労働基準法では変更の際に迅速な対応が求められています。

3-2. 適切な様式を使用する

就業規則変更届は、厚生労働省の指定様式を用いることが理想です。適切な形式で作成することで、労働基準監督署での手続きがスムーズになります。特に、署名や押印に不備がないよう注意が必要です。

3-3. 就業規則を変更した後は従業員に周知する

労働基準法第106条では、就業規則を作成または変更した場合、労働者にその旨を周知させることを義務づけています。
具体的には、就業規則の変更について記載した文書を見やすい場所に掲示するか、または備え付けるなどの方法によって周知させる必要があります。
周知の方法は事業所に委ねられますが、もし届出をおこなっていても、従業員に周知されなければ無効とされるため、必ず何らかの方法で変更内容を周知させましょう。

3-4. 就業規則の変更届出は速やかにおこなう

就業規則の変更届をいつおこなうかについては明確な規定がなく、労働基準法施行規則でも「遅延なく」としか記載されていません。ただ、就業規則の作成及び届出の義務について定めた労働基準法第89条に違反すると、三十万円以下の罰金に処される可能性があります。
就業規則を変更する必要性が生じた場合は、なるべく早めに所定の手続きをおこない、速やかに届け出るようにしましょう。

4. 労働者にとって不利益な変更をする場合

労働契約法第9条では、「使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない」と定められています。
ここでいう「労働者の不利益」の主な例には、以下のようなものがあります。

• 賃金の引き下げ
• 労働時間の変更
• 手当の廃止
• 年間休日の削減
• 福利厚生の廃止

ただし、同法10条では、就業規則の変更内容や変更理由が「合理的なもの」であり、かつその内容が周知されることを条件に、労働者の不利益な変更を有効にするものとしています。

4-1. 不利益変更をおこなう際は合理的な理由が必要

たとえば経営状況が悪化し、賃金の見直しが必要になった場合は、やむを得ない合理的な事情として配慮されます。

不利益変更をおこなう場合、届出に添付すべき意見書には反対意見が記載されるケースがほとんどですが、意見書はあくまで法に沿って労働組合または労働者の過半数を代表する者の意見を聴いたことを証明するものです。そのため、必ずしも合意を得ることは要件としていません。
ただし、合理的な理由があったとしても、従業員に対して「なぜ不利益変更が必要なのか」「変更によってどのような影響があるのか」などを詳細に説明するよう努めることが大切です。

関連記事：就業規則の不利益変更とは？実施する際の4つの注意事項

4-2. 意見書を提出してもらえない場合は報告書を提出する

従業員にとって不利益な変更をおこなう場合、労働組合または代表者の反発を買って、意見書を提出してもらえないことがあります。そんなときは、意見を聴いたことを証明するものとして報告書を提出しましょう。

そもそも就業規則の変更は、その内容について労働者側の意見によって左右されるものではありません。そのため、変更についてきちんと説明し、その意見を聴こうとする努力をおこなったことが客観的に認められる場合、労働基準監督署ではこれを受理すべきとしています。
具体的には、労働者に対してどのような説明をおこなったか、どんな形で意見を聴取したか、などの経緯を記した報告書を作成・提出すれば、意見書に代わる書類として受理してもらえます。

5. 就業規則の変更をスムーズにおこなうには

就業規則をスムーズに変更・届出するために押さえておきたいポイントを2つご紹介します。

5-1. 労働組合または労働者の過半数を代表する者としっかり話し合う

前述の通り、就業規則の変更を届け出る際には、原則として労働者側の合意は必要としません。
しかし、いくら合理的な理由・内容であっても、一方的に変更内容を押しつけようとすると、従業員の反発を買ってしまい、意見の聴取を断られたり、意見書の提出を拒否されたりするおそれがあります。

最終的に報告書を提出する形で届出をおこなうとしても、変更が決まってから届出をするまでにかなりの時間がかかってしまいます。
就業規則の変更をスムーズに終わらせたいのなら、労働組合または労働者の過半数を代表する者としっかり話し合う場を設け、きちんと意見に耳を傾けるよう配慮しましょう。

5-2. 代償・経過のための措置を講じる

従業員にとって不利益な変更をする場合、いきなり届出を適用すると、従業員の生活に大きな影響を及ぼすおそれがあります。
やむを得ない利用だったとしても、なるべく従業員への影響を最小限に抑えられるよう、代償措置を設けるか、あるいは変更までに一定の日数を設ける経過措置を講じることも検討しましょう。
たとえば、定年までの年齢を引き下げる代わりに、再雇用制度を設けるといった代償措置を設けるなどの方法があります。

6. 就業規則を変更・改定するときは、意見の聴取と内容の周知を忘れずに！

就業規則を変更する場合は、所轄労働基準監督署に就業規則変更届と、労働組合または労働者の過半数を代表する者の意見書、変更後の就業規則の3つを提出する必要があります。
特に労働組合または労働者の過半数を代表する者の意見は必ず聴くことが法律によって定められているため、きちんと話し合いの場を設けるようにしましょう。

また、届出をしても従業員に対して周知されなければ、変更後の就業規則は無効とされます。
従業員の目に付くところに変更内容を掲示したり、電子データとして保存してパソコンで閲覧できるようにするなどの措置を取り入れましょう。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索
参考：就業規則（変更）届｜東京労働局
参考：労働基準法施行規則｜e-Gov法令検索
参考：労働契約法｜e-Gov法令検索
参考：明るい職場づくりのための就業規則作成の手引き｜東京労働局