確定申告に必要な領収書の適切な受領や保管方法とは | jinjerBlog

確定申告で領収書がない!対応方法や適切な保管方法を解説

経費となる支払いをした場合、領収書をもらわなければならないことは、多くの人がご存じでしょう。これは、確定申告で経費を計上する際に、領収書が必要不可欠だからです。

確定申告書を提出したあとも、領収書は一定期間保存しておかなければなりません。

確定申告で領収書が必要な理由や、確定申告時の領収書の扱い方、確定申告前後の領収書の保管方法について解説します。

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特に経費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、細かいルールや規定があり、注意が必要です。また直近の電子帳簿保存法やインボイス制度など毎年のように行われる法改正に対して、情報を収集し適切に理解する必要があります。

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1. 確定申告で領収書が必要な理由

確定申告には領収書を添付しないはずなのに、なぜ領収書が必要となるのか疑問に思う人もいるでしょう。

ここでは、確定申告で領収書が必要な理由と、領収書に必要な記載項目を紹介します。

1-1. 領収書は経費として計上するために必要

確定申告とは、1年間に得た所得を算出し、その所得額に対してかかる税金(所得税)を計算して税務署に報告する手続きのことです。

このとき、事業(仕事)のための出費を経費として計上することで、所得額から差し引く(控除する)ことができ、その分所得税が減額されます。

そのため、経費はもれなく計上したほうが得なのですが、計上するためには、経費として適切な支出であったかを証明するための領収書が必要となるのです。

1-2. 領収書に必要な記載項目

領収書とは「商品やサービスの対価として金銭を受領した者が、支払った者に対して、確かに受領した」という旨を記載した書類です。

計上した経費が適切なものであるかを証明するためには、次のような情報が記載された領収書が必要です。

  • 支払年月日
  • 支払金額
  • 購入した商品やサービスの内容
  • 受領者の名称や住所

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2. 確定申告の領収書で起きがちな問題

確定申告の際には領収書に関する様々な問題が生じることがあります。

例えば、領収書を失くしてしまったり、レシートしか発行されていないなどが挙げられます。

領収書はあるのに必要な情報が適切に記入されていないことも起こる可能性があるでしょう。

ここでは、確定申告の領収書で起きる様々な課題に対する対応方法を解説します。

2-1. 確定申告時に領収書やレシートがない場合

まずは確定申告時に領収書がない、もしくは失くしてしまった場合です。

結論、領収書がない場合でも確定申告で経費を認めてもらうことは可能です。確定申告時に領収書の提出はそもそも必要がないのです。

2-2. 税務調査時に領収書やレシートがない場合

確定申告はできたが、証明書類の保管にミスがあり領収書やレシートが税務調査の際に提出することができない場合はどうすればいいのでしょうか。

結論、領収書やレシートがない場合でも経費計上を認めてもらえるケースはあります。

領収書やレシートを紛失してしまった場合でも、毎月かかっている領収書を集計し、同様に過去も経費が発生しているという旨を伝えることが大切です。

また、領収書の再発行や、通帳またはクレジットカードの明細を確認するなど、領収書やレシートがない場合は状況に応じた適切な対応をすることが大切です。

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2-3. 大前提、領収書やその他証憑類は適切に保管しておくことが重要

論理的な説明や領収書やレシート以外の証明方法で税務署に経費を認めてもらうことは不可能ではありません。

しかし、会社として証憑類の適切な管理や保管は必要不可欠ですので、正しく管理することが求められます。

税務調査や確定申告の際にトラブルにならないように、気を付けましょう。

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3. 確定申告前後の領収書の保管方法と期間

受け取った領収書は、きちんと保管しておく必要がありますが、領収書には決まった保管方法というものがありません。

税務署から要請があった際に、速やかに提示できる状態になっていればよく、「税務署にはこのような形式で提出しなければならない」といった指定もないため、どのように保管していてもよいのです。

とはいえ、領収書は1枚1枚が小さな紙片なので、適当に放置していると書類の間に挟まって行方不明になったり、不要書類とともに廃棄されたりする可能性もあります。

確定申告の前後で分けて、どのように保管しておけばよいのか、見てみましょう。

3-1. 確定申告前の領収書の保管方法

確定申告に必要な領収書の保管には、どのように仕分けるのか・どのように保管するのかの組み合わせによって、さまざまな方法があります。

領収書の枚数や保管の手間、参照のしやすさなどを総合的に考えて、最適な方法を選びましょう。

① 仕分け方法

どのように仕分けるかは、あとでどのように参照することが多いかによって決めるとよいでしょう。

  • 月ごと(領収書の枚数が少ない場合は年ごとでもOK)
  • 費目ごと
  • 担当者ごと

② 保管方法

仕分けた領収書の保管方法としては、次のようなものが考えられます。

  • ノートに貼っていく(仕分け別にノートを分ける)
  • A4サイズの用紙に貼ってバインダーに綴じる(仕分け別に見出しをつける)
  • 仕分けごとに準備したクリアファイルや紙ばさみ、封筒などに入れる
  • クリップで綴じる

これらを参考に、後々参照しやすいことを優先するか、保管時の手間をかけたくないかによって、適した方法を選んでください。

たとえば、ノートに貼ると参照しやすいというメリットがありますが、貼り付ける手間が発生します。

また、封筒に入れるだけの方法は、手間はかからないものの、参照する際にはその都度すべてを出す必要があるうえ、出し入れの際に紛失してしまう可能性も少なくありません。

なお、レシートなど感熱紙が使われている領収書の場合は、光に触れると文字が薄れて判読できなくなる可能性があります。保管の際には、光に触れないよう注意しましょう。

3-2. 確定申告後の領収書の保管方法

前にも述べたように、確定申告が終わっても、領収書は保管しておく必要があります。保管期間は、青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間です。

確定申告が終わった後は、仕分け別に保管しておいた領収書を年ごとにまとめておくことをおすすめします。保管期限が過ぎたものから、1年分を手間なく処分できるでしょう。

4. 適正な領収書は節税対策に役立つ

経費をきちんと計上することは、大きな節税対策となります。しかし、適正な経費であることを証明する領収書がないと、脱税とみなされかねません。

そのようなリスクを回避するためにも、必要事項がもれなく記載された領収書を入手し、適切に保管するようにしましょう。

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