経費精算システムとICカードを連携させれば、毎日の経費精算作業を大幅に短縮できます。ICカード連携機能は、多くの経費精算システムに導入されている機能ですが、100％すべてのシステムに搭載されているわけではありません。また、システムによって、読み取ったICカードの処理方法も異なります。

今回の記事では、経費精算システムとICカードの連携によってできるようになることや、ICカード連携機能の導入手順をご紹介します。

1. 経費精算システムとICカードの連携で可能になること

まずは、経費精算システムとICカードの連携で可能になることを、具体的に押さえていきましょう。

1-1. ICカードリーダーを使って支払い履歴を取り込める

経費精算システムとICカードを連携させる最大のメリットは、ICカードリーダーで支払い履歴を取り込める点です。いわゆる交通系のICカードは、ICカードリーダーという装置を使って残金や利用履歴を読み取れます。

これまでの経費精算では紙の書類などに「利用金額」「移動に使った駅の名前」「利用日」などを記入してもらっていたところ、ICカードをカードリーダーに読み込ませてもらうだけで終わらせられるのです。

ICカードリーダー自体は決して特別な装置ではなく、家電量販店やネットショップなどを使えば、安いものなら1台あたり2,000円前後で購入可能です。

商品によっては、ICカードを機械に挿入することなく、タッチするだけで履歴を読み込めるタイプもあります。各部署や各社員にICカードリーダーを配布してしまえば、日々の経費申請を大幅に短縮できるでしょう。

1-2. 定期区間金額の自動控除

経費精算システムとICカードを利用することによって、定期区間金額を自動控除することができるようになります。

あらかじめ経費精算システムにICカードの情報を登録することで自動控除が可能になるため、定期区間金額を含んだ交通費申請が経理担当者のもとにくることを無くすことができます。

2. 従来の経費精算が抱えていた”面倒”な課題

そもそも経費精算システムとICカードを連携をまだ使用していない企業が抱えている課題とはどんなものなのか考えていきます。

2-1. 手作業が多い

経費精算業務を面倒と感じてしまう理由として、手作業が多いことがあげられます。

経費精算申請書の作成時は交通費や使用した駅、交通費の計算などをおこなわなければならず、時間と手間がかかります。

通常の業務が忙しい中で、経費精算に時間を使わなければならないため、どうしても後回しにしてしまい申請が遅れてくるという経験をした経理担当者も多いのではないでしょうか。

2-2. 記入ミスや不正が起きやすいため入念な確認が必要

紙の申請書で経費精算をおこなうことで、経理担当者に申請書類が届くまでに記入ミスや不正が発生する恐れがあります。

そのため、経理担当者は何度も確認作業をしたり、一つひとつの申請書をくまなく確認する必要があります。

人の手や目で作成、確認することが多い作業はどうしても面倒だと感じてしまうでしょう。

3. 「ジンジャー経費」で交通費精算を効率化することのメリット

ここまで、経費精算システムとICカードを活用することで定期区間金額の自動控除や、ICカードの読み取り機能による記入工数の削減ができるなどのメリットをご紹介しました。

経費精算システムは交通費精算だけでなく、さまざまな精算業務を効率化することができます。

ここでは、経費精算システムの「ジンジャー経費」の機能をいくつかご紹介いたします。

3-1. 手書き申請と違って入力ミスをする心配がない

ICカードを使った経費精算手続きを選ぶメリットは、入力ミスが減ることです。一般的な交通費の経費申請では、事前に経路を申請しておいて仮払金を従業員へ渡したり、実費で立て替えてもらった経費申請を受けて精算をしたりします。

紙の書類ベースで交通費を申請するプロセスは、指定の交通費精算書に、

などを記載したうえで、経理担当者に提出し、内容に問題がなかった場合は精算を実行するという流れが一般的です。

しかし。交通費を毎日申請してもらうと、申請も承認も非常に大変になってしまいます。そのため、1ヶ月単位で交通費の申請をしてもらっている企業も少なくありません。

当然のことながら、手書きの経費申請を利用していると、記入ミスや領収書の添付忘れといったケアレスミスが起こります。社員数が多い企業だと、一人ひとりの申請をチェックするだけで大仕事です。

しかし、支払いに使ったICカードの履歴を読み取る方式に変更してしまえば、記入ミスが起きることはありません。また、経費の申請に合わせて領収書を添付してもらうことで、申請額と実際に使われた額の差額も簡単にチェックできます。

社員側にとっては交通費の申請作業が楽になり、経理側からすれば承認作業が楽になるのがメリットです。

3-2. 経理担当者の確認・承認作業が最小限になる

ICカードを読み取れば、使用経路や使用日時、電車賃など申請に必要な情報がすべて取り込まれます。

そのため、申請内容を確認する経理担当者の確認作業の手間がなくなります。

確認作業は経理業務の中で最も時間がかかる仕事の一つです。

この作業を最小限にすることで、経理担当者の仕事は格段に楽になるでしょう。

3-3. 経費精算システムに対する不正がおこりにくい

ICカード利用履歴は、手書きの経費申請と違ってごまかすことができません。システムに直接ICカードの履歴を取り込んでしまえば、仮にデータを書き換えても変更履歴が残ります。

経費の水増し請求や、データの書き換えといった方法による不正を防げる点は、経理にとって大きなメリットといってよいでしょう。

関連記事：経費精算の不正防止のためにやっておきたい4つの施策

3-4. 使用ICカードを限定できる

経費精算システムは使用できるICカードを限定したいときに、個々のカードを登録することができます。

間違えて違うカードで読み取ってしまうことを防止することができますので、よりスムーズに正確な経費精算がおこなえます。

3-5. ICカードをアプリで読み込むだけの簡単な操作性

交通系のICカードをICカードリーダーにかざして履歴を読み込み、仕事で使用した履歴を選択して申請するだけで、交通費精算申請が完了します。

今まで手間に感じていた経費精算申請書類の記入作業を無くすことができます。

もちろん、定期区間の金額は自動で控除されるため、今までのように差し戻しやミスが多発することはありません。

関連記事：交通費精算の効率化のカギはICカードとスマートフォン

3-6. 仕訳やFBデータの作成も自動

システムで設定した科目や内訳、税区分などの設定を申請時に選択することで、自動的に仕訳をおこなうことができます。

システムを使用することでミスや工数を削減することができるため、スムーズに業務を進めることが可能となります。

もちろん、あらゆる会計システムにCSVで連携することができるため、給与計算も心配いりません。

関連サイト：使いやすさナンバーワン！クラウド型経費精算システムのジンジャー経費

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4. ICカードを用いた経費精算に関するよくある質問

ICカードを用いた経費精算について紹介してきましたが、関連してよくある質問を解説します。ICカードの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

4-1. ICカードで支払いをしたら領収書はもらえますか？

ICカードで支払いをした場合でも、ほとんどの鉄道駅やバス会社では領収書を発行できます。加えて、交通系ICカードではチャージ時に領収書を発行でき、利用履歴の印字も可能です。チャージ履歴や利用履歴を印刷し提出することで、乗車区間や乗車運賃を証明する手段になります。

しかし、これらの履歴を領収書代わりとして経費精算時に認めるかどうかは、企業ごとに対応が異なるため事前に確認が必要です。法的要件を満たしているのか、企業の規定に従い適切に運用してください。

4-2. Suicaの領収書は発行可能ですか？

Suicaを利用した場合でも、専用のWebサイトや駅構内に設置された自動券売機から利用履歴を確認して領収書を印刷することが可能です。企業内での交通費精算においては、交通費精算書とともに、この領収書や利用履歴の印字を提出することが求められます。また、モバイルSuicaを利用している場合は、インターネット経由で利用履歴をダウンロードし、必要な書類として提出することが可能です。

5. 経費精算システムとICカードを連携させて工数削減を

経費精算システムとICカードを連携させることで、日々の経費申請や承認作業を短縮したり、経費の水増しを始めとした不正を防いだりできます。

ただし、経費精算を効率よく進めるためには、ICカードの読み取りに対応している経費精算システムの導入が必要不可欠です。経費精算システムにも、UIや使い勝手の違いがあるため、興味を持ったら資料請求をして、自社内に受け入れられやすい経費精算システムを選びましょう。

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