勤怠管理は労働者の給料などに関わるため、人事担当者にとって非常に重要な仕事です。では、具体的にチェックするべきポイントをご存じでしょうか。勤怠管理をおこなう上で、特に注意したいポイントが法律関係です。労働基準法では、「法定三帳簿」の整備が義務付けられているので、不備がないかしっかり確認しておく必要があります。

ここでは、人事担当者がおこなうべき勤怠管理のチェック項目や法定三帳簿について解説します。

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1. 勤怠管理でチェックするべき項目とは

人事担当者が勤怠管理するべき項目は、労働時間・休憩時間、出勤日・欠勤日などたくさんありますが、主な項目は以下の4つになります。

• 出勤時間と退勤時間
• 残業（時間外労働)した時間
• 有給休暇の残日数
• 振替休日

これらのチェックを怠ってしまうと、正確な給与を支払うことができず、従業員とのトラブルの原因となります。

1-1. 出勤時間と退勤時間は記録されているか

従業員の出勤時間と退勤時間が定時通りなのか、チェックしましょう。細かくチェックしなければ、遅刻や早退を繰り返す従業員がいても見逃してしまう可能性もあります。

また、遅刻や早退が多い従業員には、人事担当者から該当者の管理者に改善を促さなければなりません。時間を守らない従業員の行動は、ほかの従業員のモチベーションや生産性にも影響してしまいます。なぜ定めた時間に出退勤ができないのか、人事担当者が管理者とよく話し合って、早急に対応しましょう。

1-2. 残業の時間や休日出勤の有無

一人ひとりの勤怠を細かくチェックしなければ、残業や休日出勤している従業員に気付くことができません。残業、休日出勤をしている場合、必要な残業代を支払う必要があります。

従業員から相談がないからと、対応せずにいると後々トラブルになるかもしれません。また、過度な長時間労働は、生産性の低下や健康リスクの上昇を引き起こし、その結果離職につながる可能性もあります。

1-3. 有休を適切に取得できているか

従業員が有給休暇を消化できているかどうかも、しっかりと管理しなければなりません。

2019年4月から年5日の有給休暇の取得が義務化されており、 使用者は条件を満たした従業員に有給休暇を取得させる必要があります。違反した際には罰則が適用となるため、注意しなくてはいけません。

また、有休があっても、それを消化していない、もしくはできない環境にあれば、従業員は「有休があっても使えない」「病欠で使うだけ」などと、企業に対する不信感を募らせるでしょう。有休が取れない状況を改善するためにも、日々の勤怠管理で人事担当者が現状を把握する必要があります。まずは、有休が適切に取得できる環境を整えましょう。

1-4. 必要な代休を与えているか

通常の休日日数よりも、休日が少ない従業員がいた場合、振替休日や代休の予定があるのか、休日手当を支払うのかを確認しましょう。

勤怠管理についてもっと知りたい方は、以下をご確認ください。

関連記事：勤怠管理とは？目的や方法、管理すべき項目・対象者など網羅的に解説！

2. 人事担当者は「法定三帳簿」を整備しよう

人事担当者は、法定三帳簿を整備しましょう。法定三帳簿とは、従業員の情報と従事する業種の内容などをまとめた「労働者名簿」、給与の支払い状況を記載した「賃金台帳」、タイムカードなど勤怠の記録を記した「出勤簿」の3つです。労働基準法では、法定三帳簿を適切に整備し保存することが義務付けられています。

ここでは、法定三帳簿に明記する内容を紹介するので、整備の参考にしてください。

2-1. 労働者名簿

労働者名簿というのは、労働者の個人情報や社内での履歴、退職時の理由などを書き記した名簿です。記入項目は以下になります。

• 氏名
• 生年月日
• 企業内における履歴
• 性別
• 住所
• 業務内容
• 雇用した年月日
• 退職の年月日と日付、理由（または死亡時）

退職・死亡の項目以外、全労働者の情報の漏れがないよう記入しましょう。

2-2. 賃金台帳

賃金台帳は、労働者一人ひとりに支払う給与額や、これまで働いてきた期間などを書き記す資料です。

• 氏名
• 性別
• 賃金の計算期間
• 労働時間数
• 時間外労働時間数
• 深夜労働時間数
• 休日労働時間数
• 基本給や手当の種類と額
• 控除項目と額

人事担当者は、この情報を給与計算の材料とします。この台帳に見落としや漏れがあると、給与に大きく関わることになるため、正確に記載しましょう。

2-3. 出勤簿

出勤簿とは、労働者が勤務した時間や休憩・休日を正確に記した帳簿です。タイムカードもこれに該当します。この帳簿を5年間（当分の間は3年間）は保存しなければなりません。

記入する主な項目は以下になります。

• 氏名
• 出勤簿やタイムレコーダー等の記録
• 使用者が自ら始業・終業時刻を記録した書類
• 残業命令書及びその報告書
• 労働者が記録した労働時間報告書等

給与計算は出勤簿の記載が基となるので、間違えがないよう必要項目をしっかり記入しましょう。

3. 残業には「36協定」の締結が必要

勤怠管理では、「残業（時間外労働）」「深夜残業」「休日労働時間」もチェックしなければなりません。「労働基準法」では、従業員の働く時間は「1日8時間、1週間で40時間まで（法定労働時間）」と定められています。しかし、全ての職場がこの法定労働時間を守ることは難しいでしょう。そのため、残業が必要となるケースが考えられます。

ただし、従業員が残業するためには「届け出」が義務付けられています。

そこで必要となるのが「36（サブロク）協定の締結」です。36協定とは、労働基準法第36条に基づく労使協定です。「時間外労働をおこなう業務の種類」や「1日、1か月、1年当たりの時間外労働の上限」について労使間で取り決めをし、労働基準監督署に届け出ることで、初めて時間外労働が可能になります。

締結せずに残業をさせた場合、罰金を科されることもあります。また、時間外労働の上限（限度時間）は、月45時間・年360時間と定められており、企業は時間外労働・休日労働を最小限にとどめるよう努力しなくてはいけません。

関連記事：36協定は全ての企業に義務が？対応する勤怠管理システムの選び方とは

4. 勤怠管理チェックが大切な理由

働き方改革や法改正により、勤怠管理チェックの方法を改めなければならない企業もあるでしょう。しかし、今までのやり方で問題が無かった企業からすると、「タイムカードさえきちんと打刻されていれば良いのでは」という思いもあるかもしれません。

しかし、勤怠チェックが大切なことには理由があるので、担当者の方はしっかり確認しておきましょう。

4-1. 正確な給与計算をするため

勤怠管理のチェックが大切なのは、正確な給与計算をするためです。適切な勤怠管理をおこなえば、従業員の労働時間を正しく把握することができます。

たとえば、勤怠管理のチェックが甘いと、未払いの残業代が発生するかもしれません。従業員が先に未払いに気が付いた場合、会社への不信感につながり、業務に対するモチベーションが下がる可能性があります。また、残業代によって税金や保険料が変わってくるため、正確な勤怠管理ができていないと計算間違いをするリスクもあるのです。

従業員との信頼関係を壊したり、保険や税金の計算間違いをしたりしないためには、勤怠管理のチェックが必要不可欠なのです。

4-2. 過重労働の防止

勤怠管理をチェックしていれば、残業時間や休日出勤、有給休暇の取得状況などを確認できるので、過重労働の防止につながります。

勤怠管理を従業員だけに任せにしてしまうと、長時間労働や休日出勤に気付くことができないかもしれません。長時間労働は、従業員のワークライフバランスを崩し、QOLを低下させる原因となります。また、身体的な疲労だけでなく、精神的な疲労も溜まってしまうことで、業務に支障がでる可能性もあります。

勤怠管理をチェックすれば従業員の過重労働に気がつけるので、早い段階で対応することも可能です。過重労働を防止することは、従業員の健康維持はもちろん生産性の向上につながるとても大切な業務と言えるでしょう。

4-3. 企業の義務

勤怠管理チェックは、企業の義務でもあります。2019年4月に労働安全衛生法が改正され、「客観的な方法による労働時間の把握」が義務化されたことに伴い、企業は勤怠管理において労働時間を把握する義務が課せられています。

また、労働基準法でも「1日8時間、週40時間」という法定労働時間が決まっているため、企業は決められた労働時間を遵守できているかどうかも把握しなければなりません。

労働安全衛生法でも労働基準法でも、勤怠管理チェックは企業の義務となっているため、正確に管理をする必要があるのです。

5. 勤怠管理は法定三帳簿の整備から始めよう

人事担当者は、労働者の勤怠を正確にチェックし給与に反映させること、法律に抵触する恐れのある長時間労働を未然に防ぐことが業務の柱となります。これらの業務を正確に遂行するには、法定三帳簿に明記する内容が適切に書き記されているか、36協定の締結は済んでいるかをしっかりチェックすることが重要です。

人事は、労働者が働きやすい環境を作るうえで重要なポジションなので、責任をもって勤怠管理ができる環境を整えましょう。