派遣社員の勤怠管理は派遣元などとの関係があり、タイムシートで管理するという企業が多いのではないでしょうか。実は、派遣会社も勤怠管理システムで派遣社員の労働時間を管理した方がメリットが多いのです。

今回は派遣会社が勤怠管理システムを導入するメリットやポイントについて紹介します。ぜひ日々の勤怠管理業務の効率化にお役立てください。

 

1. 派遣社員の勤怠管理にはシステムがおすすめ！

派遣社員の勤怠管理は、派遣元と派遣先の両方で必要不可欠な業務です。特に、労働基準法により派遣先が実際の勤怠管理を行うことが義務付けられていますが、派遣元も正確な賃金支払いのために時間単位での管理が求められます。これらの管理業務を効率化するために、勤怠管理システムの導入が強くおすすめされます。

システムを活用することで、派遣社員の出勤・退勤時間の打刻や残業、休暇申請を一元管理でき、両者間でのリアルタイムな情報共有が可能になります。手作業による集計作業を減らし、法律を遵守した迅速な勤怠管理を実現するために、ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。まずはは派遣元の会社と派遣先の会社で、どのような勤怠管理をすべきなのか詳しく解説していきます。

2. 派遣先と派遣元で管理すべき勤怠内容の違い

そもそも派遣とは、雇用契約は派遣元と結ぶ一方、実際の労働は派遣先での指揮命令に従う雇用形態です。派遣社員からしてみると、労働契約を結ぶ先と実際に労働を提供する先が異なるため、派遣元と派遣先では管理すべき勤怠の内容が異なります。

まずは、派遣元と派遣先における管理項目の違いについて改めて確認しておきましょう。

2-1. 派遣社員を雇用する派遣先企業で勤怠管理すべき項目

• 労働時間
• 休憩の取得
• 休暇の取得
• 深夜労働の制限
• 安全、衛生面の管理
• セクハラ等の防止

派遣社員を雇用する企業（派遣先）は派遣社員が実際に労働をおこなう会社になるため、出退勤の時間を記録する他、休憩や休暇の取得、労働環境の安全衛生の管理や各種ハラスメントの防止に努める必要があります。

派遣社員の労働時間

派遣先企業は、派遣社員の労働時間を正確に管理することが不可欠です。

これは法的要件を満たすだけでなく、適正な労働環境を提供するためにも重要です。具体的には、派遣社員の勤務時間や休憩時間を詳細に記録し、常に勤務状況を把握することが求められます。不正がないかを確認し、適切な給与の支払いを確実に行うためにも、この手順は欠かせません。

さらに、規定の労働時間を超過する恐れがある場合は、速やかに派遣元企業と連携し、事前にトラブルを回避する策を講じることが望まれます。

休暇の取得状況

有給休暇の取得状況においても、派遣社員から申し出のあった取得予定に対して問題なく有給休暇が取得されたのか管理する必要があります。

また、年次有給休暇は、派遣社員の勤務状況に応じて派遣元企業が付与し、どの派遣社員が何日取得しているかを適切に把握することが求められます。特に、年10日以上の年次有給休暇を受け取ることができる派遣社員に対しては、最低5日の取得が義務付けられているため、その管理はより一層重要です。

勤怠管理システムを使用することで、これらのデータを一元管理し、申請や承認を迅速に行えるようになるため、システムの導入が非常に有効です。これにより、派遣社員の有給休暇の管理が効率化され、適切な労働環境の提供につながります。

安全や衛生面の管理

派遣先企業には、派遣社員の労働時間の管理が重要です。まず労働時間を適切に記録し、過労や超過勤務にならないように注意する必要があります。これにより、派遣社員の健康と安全を確保することが可能となります。

また、派遣先企業は労働安全衛生法に基づき、定期的な衛生チェックを実施し、安全で衛生的な労働環境を整える必要があります。休憩室の設置や適切な休憩時間の確保も重要なポイントです。そして、派遣社員に契約内容に含まれていない業務を強要することは法的に認められていないため、契約内容を遵守することが求められます。

2-2. 人材派遣をする派遣元会社で勤怠管理すべき項目

• 賃金支払
• 時間外労働分の支払い
• 有給休暇の付与
• 災害補償
• 就業規則の明示

派遣会社（派遣元）は派遣社員が雇用契約を結び所属する会社となります。そのため、賃金を支払う義務の他、有給休暇や社会保険などを管理しなくてはなりません。

従業員への賃金支払い

派遣元企業は、派遣社員の勤務時間に基づき正確な賃金計算と支払いを行わなければなりません。派遣社員に対しては、雇用契約に基づいて時給、日給、月給のいずれの方法でも適切に支払う必要があります。

また、特に時間外労働については、法律に基づく適切な割増賃金を計算する義務があり、派遣先企業からの指示により生じた残業などの管理も重要です。さらに、有給休暇の取得状況や労働者災害補償保険への加入も確実に行い、派遣社員が安心して働ける環境を提供することが求められます。これにより、派遣社員の権利を守り、より良い労働関係を築くことが可能となります。

時間外労働の有無確認

派遣社員が規定の労働時間を超えて時間外労働や休日出勤、深夜業務を行う場合、適切な割増料金の支払いが派遣元企業に求められます。

派遣元企業が時間外労働の有無を正確に把握し管理することは、法定通りの手続きを行うために必要です。また、時間外労働が発生した際には、派遣先企業との連携が重要となります。正確なデータ管理を行うために、勤怠管理システムを導入すると、両社間での情報共有が容易になり、効率的な労働環境を整えることができます。これにより派遣社員の労働時間の適正管理が図られ、働きすぎを防ぐ仕組みも強化されるでしょう。

有給休暇の付与と残数管理

派遣元企業にとって、有給休暇の付与と残数管理は重要な勤怠管理項目です。派遣社員の勤務状況に基づき、1日から20日の範囲で年次有給休暇を付与しなければなりませんが、この管理は人によって付与日数が異なるため複雑です。さらに、年10日以上の年次有給休暇が与えられる派遣社員には、法令により年5日以上の取得が義務付けられています。

労災保険への加入義務

派遣社員が業務中や通勤途中の事故やケガ、病気になった場合、派遣元企業は労働者災害補償保険（労災保険）の適用を確保する義務があります。

勤怠管理システムの導入により、労災保険の加入状況を効率的に一元管理でき、必要な手続きも簡便に行うことが可能です。また、労災発生時の迅速な対応が求められるため、システムを活用することで全ての手続きを迅速かつ適切に進めることができます。

これにより、派遣社員の安全と安心が確保され、企業の法的義務も確実に履行されます。勤怠管理システムの活用は、企業のコンプライアンス遵守と従業員保護の両面で極めて重要な役割を果たします。

3. 派遣社員の勤怠管理の課題

派遣社員の勤怠管理は、派遣元と派遣先で管理すべき項目が別であるため、煩雑化しやすいです。この他にも、「派遣」という雇用形態ならではの勤怠管理に関する課題をご紹介します。

3-1. タイムシートの回収・集計にかかる工数

月末に派遣社員からタイムシートを回収するだけでも一苦労ですが、「記入漏れがないか」「派遣先管理者からの承認印がきちんと押されているか」「シフトと誤りがないか」「時間外労働が発生していないか」など、確認することが数多くあります。
確認の結果、不備があった場合はさらに派遣先や派遣社員への確認をおこなってから集計をし直すため、大きな手間となります。

3-2. 派遣社員の労働時間をリアルタイムに把握できない

出退勤の時間や労働時間の管理は派遣先が請け負うため、派遣元は派遣社員の労働時間をリアルタイムで把握できないことが課題となっています。
また、労働時間の管理は派遣先に任せる形になるため、派遣先によって勤怠管理の厳格さにばらつきが生まれたり、サービス残業が発生する可能性があったりと、正確な給与計算ができないリスクが生まれてしまいます。

3-3. 勤務表の作成が手間

派遣社員から勤務希望日や希望の労働時間を集め、その希望に合わせながら派遣先から求められている人数に過不足がないよう勤務表を作成するのは、大変手間のかかる作業です。
手作業のみで勤務表を作成していると、必要人数に達していなかったり、派遣社員への周知が漏れてしまったりするミスも発生します。

4. 派遣社員の管理に勤怠管理システムを導入するメリット

ここでは、勤怠管理システムを導入する3つのメリットについて紹介していきます。導入を検討する際に参考にしてみてください。

4-1. 派遣元と派遣先でリアルタイムの管理統一ができる

手作業で勤怠を管理している場合、派遣先から報告を受けるまで社員の勤怠を派遣元では把握できません。ただし勤怠管理システムを導入すると、リアルタイムで勤怠状況を知ることができます。
また、派遣先から派遣元に対する報告をクラウド上でおこなうことが可能となり、報告書作成などの手間が省けるので仕事の効率化にもつながるでしょう。

4-2. 勤怠管理の効率化やミスの防止につながる

派遣社員の打刻漏れや集計ミスといった人為的なミスが起こりにくくなります。確認作業の回数も格段に減らすことができます。
また、万が一ミスをしてしまってもミスした部分をすぐに見つけ出すことができるため、確認のために複数の社員を配置する必要がなくなり、人件費カットにも繋がります。

4-3. 不規則な勤務の集計を自動・効率化できる

派遣社員は、出勤日、出勤時間等が不規則になりやすいです。手作業で管理している場合は、その都度確認して集計しなければなりません。
ただし、勤怠管理システムではそれらすべてを自動でおこなってくれるので、社員ごと正確に勤怠状況を管理し、急な欠勤などの場合にも直ちにフォローすることができます。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

4-4. 連携すべき申請・承認が簡易にできる

勤怠管理システムを導入することで、派遣社員の管理が大幅に効率化されます。

具体的には、残業申請や遅刻報告、有給休暇の申請などをシステム上で簡単に行えるため、手作業に比べて時間と手間が大幅に削減されます。これにより、管理者の負担が軽減されるだけでなく、申請内容の承認プロセスもシステム上で一元管理されるため、申請から承認、結果の確認までの流れが非常にスムーズです。

このようなシステムの導入は、派遣元および派遣先企業にとって、労務管理の効率化と正確性の向上に大きく寄与します。

5. 派遣社員の管理に最適な勤怠管理システムの選び方

派遣社員の勤怠管理のため、その特性にマッチしたシステムを選定することは重要です。ここでは管理を効率化するための勤怠管理システムの選び方を紹介します。

5-1. 派遣先の観点で見るシステムの選び方

派遣先企業が派遣社員の勤怠管理システムを選ぶ際には、労働時間や休暇の勤怠情報をリアルタイムで正確に把握できるシステムが不可欠です。

具体的には、派遣元企業と契約書や給与に関する書類の管理・更新機能を持つシステムが求められます。また、稼働中の派遣社員の稼働状況（稼働中／休職中）が一目でわかる機能も重要です。

さらに、これらの情報を他のシステムと連携しやすいインターフェースを持つシステムを選ぶと、業務効率が向上し、管理の手間も削減されます。その結果、派遣先企業は派遣社員の労働状況を適切に監視し、公正で適切な管理を行うことが可能になります。

5-2. 派遣元の観点で見るシステムの選び方

派遣元企業にとって、派遣社員の勤怠管理システムの選択は非常に重要です。まず、賃金計算や労働時間の管理が効率的にできることが必須です。そのため、システムには派遣開始年月日や終了予定年月日、契約時給など詳細な契約情報を正確に管理する機能が必要です。

また、派遣先企業の情報や契約された業務内容など、双方の企業間で交わされる契約内容をスムーズに管理できることも重要です。さらに、データ共有が円滑に行えることも求められ、派遣先とのコミュニケーションがシームレスに取れるシステムが理想的です。

このような勤怠管理システムを導入することで、派遣元企業は効率的かつ正確な勤怠管理が行え、不正やミスのリスクを最小限に抑えることができます。

6. 導入の際に確認しておきたい勤怠管理システムの機能

派遣会社が勤怠管理システムの導入を検討する際に、確認しておきたい機能をご紹介します。この他にも、各企業によって管理している項目や懸念事項は異なると思いますので、自社にあったシステムを探す際の参考にしてみてくださいね。

6-1. 打刻方法の多様さ

派遣元からすると、派遣社員が働く派遣先は数多くあり、その全てが同じ打刻方法に対応できるかはわかりません。そのため、どのような派遣先にも対応できるよう、多様な打刻方法を取りそろえている勤怠管理システムが安心でしょう。
特におすすめな機能は、スマホによるGPS打刻です。スマホであればほとんどの社員が所有しているはずですので、派遣先の設備環境によらず打刻することが可能です。また、GPS打刻で特定の場所でなければ打刻できない、もしくは打刻した場所を管理者が把握できるようにすれば、不正打刻防止にもつながります。

6-2. シフト作成機能

派遣社員から出勤希望の日を集め、その希望日と照らし合わせながら派遣先から求められている人数分になるようシフトを作成するのは、大変手間のかかる作業です。
勤怠管理システムであれば、「出勤希望日を派遣社員がスマホで申請できる」「必要な人数をあらかじめ設定すると、過不足が一目で分かる」など、シフト作成が楽になる機能が様々にあります。
出勤予定を組み立てる際に「どのような機能が絶対に必要か」「必須ではないがあると嬉しい機能は何か」などを分けて洗い出してからシステムを検討するのがおすすめです。

6-3.有給休暇・残業などの各種申請機能

派遣社員であっても、有給休暇の管理と時間外労働に対する割増賃金の支払いは必要であるため、これらの申請がスマホで簡単にできたり、一緒に管理できる勤怠管理システムであるかを確認しておきましょう。 有給休暇については、雇用契約を結んでから一定期間が過ぎると自動付与されるシステムや、個別で付与することができるシステムもあります。会社によって付与のルールは異なるため、対応できるか確認しておくと安心です。

また、残業についても申請書を提出できるだけでなく「一定時間を超えた場合は全て自動で残業時間とみなす」という設定にできるシステムもあるため、派遣社員による申請書入力が現実的でない場合に便利です。加えて、勤怠管理システムにより、これらの申請や承認がリアルタイムで行えるため、管理者側の負担も軽減され、申請状況の確認が迅速に行えます。さらに、システムの自動通知機能を活用すれば、派遣社員が定期的に有給休暇の残数を把握しやすくなり、計画的な休暇取得を促進することで、労働環境の改善にも寄与します。このように、派遣社員の勤怠管理を効率化するために、適切な勤怠管理システムの導入は非常に重要な要素となります。

6-4. 集計項目の柔軟さ

こちらは、特に派遣先の企業が派遣社員を管理するために勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたいポイントです。
複数の派遣会社を利用している場合、その会社ごとに給与計算のために算出すべき項目が異なる可能性があります。そのような時に柔軟な対応ができるよう、労働時間の集計項目が足りているかを確認しましょう。

また、各派遣会社の社員ごとにグループを作成し、分けて管理できるようになっているかも要チェックです。一括での管理になると、データ抽出の際に会社ごとに振り分ける手間が発生したり、契約期間に伴った社員の入れ替えをシステム上でおこなうことが煩雑になってしまう可能性があるためです。
本章で解説した各機能ですが、勤怠管理システムを使ったことがない方だとなかなかイメージがしにくいと思います。

そこで当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の管理画面をご覧いただきながら、実際に勤怠管理システムの機能で、どのように課題を解決できるのか解説した資料を無料で配布しております。実際の勤怠管理システムがどのような機能があるか知りたい方は、こちらから「1分でわかるジンジャー勤怠」をダウンロードしてご覧ください。

7. 派遣社員用に勤怠管理システムを導入する際のポイント

では、実際に勤怠管理システムを選ぶ際にチェックすべきポイントを紹介します。勤怠管理システムを検討する際に役立ててください。

7-1. 会社の工数削減に繋がるのかをチェック

勤怠管理システムを導入する際は、そのシステムが会社の工数削減につながるかをしっかり確認することが大切です。システムによっては機能が複雑なものもあり、その機能を使いこなすことができず、むしろ工数が増えてしまったといったケースもあります。
サポート体制は整っているか、自社の勤怠管理のルールにそってシステムの設定ができるかを確認しておきましょう。
また、あわせて導入するシステムの検討からシステム導入、運用開始までの流れを確認しておくことで、必要なコストを把握することが可能です。当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかのガイドブックを無料で配布しているため、こちらより「勤怠管理システム導入完全ガイド」の資料ダウンロードページをご覧ください。

7-2. 必要な経費を洗い出す

勤怠管理システムを導入する際、最も気になるのは導入にかかる費用でしょう。しかし、実際は導入後も維持費やサービス料などが必要になることが多いので、自分の会社はシステムにどの程度出費できるのかしっかり把握しておくことが大切です。

また、導入前に他社の導入事例を調査することで、コストパフォーマンスを確認することも有効です。さらに、競合他社と比較し、どの機能が自社にとって最も必要かを洗い出すことで、無駄な出費を避けることができます。加えて、導入後のサポート体制やカスタマイズの可否も考慮し、長期的な運用コストを見据えた選定が求められます。

これにより、初期投資だけでなく、今後のランニングコストや労務管理の効率を含めたトータルコストを的確に評価することが可能になります。

7-3. 勤怠管理システムならクラウド型を

勤怠管理システムには大きく分けて、オンプレミス型（自社設置サーバー）とクラウド型があります。派遣元がオンプレミス型を採用している場合、社員は勤務情報を送り、派遣元にてその情報を入力する必要があります。

オンプレミス型の場合
・派遣社員が派遣元へ勤務情報を送信⇒派遣元で入力⇒完了
一方、クラウド型であればデータをリアルタイムで共有することができ、派遣社員の方の勤務状況を常に把握することができます。

クラウド型の場合
・派遣社員が勤怠を記録⇒完了(データが共有されているため記録が派遣元でも反映される)
また、派遣社員の方にとっては勤務実績の確認が各自でおこなえるため、正確な勤務ができているかどうかを派遣元の社員を介すことなく、チェックできます。

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8. 勤怠管理システムを活用して人材派遣にも正しい管理を！

今回は、派遣スタッフの勤怠管理について紹介しました。派遣スタッフの勤怠管理は管理項目も多いので煩雑になりがちです。勤怠管理システムを導入すれば、作業の効率化や経費の削減にもつながり、派遣スタッフのフォローもしやすくなる今回は、派遣社員の勤怠管理について紹介しました。派遣社員の勤怠管理は管理項目も多いので煩雑になりがちです。勤怠管理システムを導入すれば、作業の効率化や経費の削減にもつながり、派遣社員のフォローもしやすくなるのでおすすめです。
ただし、導入する際には目的を明確にして、予算内で収まるようにしましょう。もちろん、相手企業の同意も必要です。目的に見合った勤怠管理システムを導入して効率的に社員を管理しましょう。

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