2019年4月に働き方改革関連法が施行され、年次有給休暇を1年につき5日取得させることが義務化されました。対象となるのは、年に10日以上の有給休暇が付与されるすべての従業員です。パートタイマーやアルバイト従業員であっても、条件を満たす場合は対象となります。

有給休暇取得義務化への対応として、「時季変更権の行使」「計画的付与」などが考えられますが、これらの措置を取る場合、あらかじめ就業規則の変更が必要です。従業員にとって不利益な変更となる可能性もあるため、就業規則を変更する場合は注意しましょう。就業規則に変更がないとトラブルにつながりかねません。

本記事では、有給休暇の取得義務化に対して就業規則を変更すべきケースや、その際の注意点を解説します。

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1. 有給休暇と就業規則の関係

有給休暇と就業規則は深いつながりがあり、必要な事項を明示しないと労働基準法に違反することもあります。有給休暇と就業規則のつながり、就業規則の届出義務など、まずは基本的な部分を確認していきましょう。

1-1. 有給休暇のルールは就業規則への記載必須事項

就業規則は、常時10人以上の労働者を雇用している企業に対して、作成・届出・従業員への周知をしなければならないという決まりがあります。

就業規則には、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」も定められています。

•  始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに交替制の場合には就業時転換に関する事項
•  賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の 締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む。）

この3つが就業規則における絶対的必要記載事項で、この中の「休暇」には有給休暇も含まれます。そのため、就業規則の作成義務が発生する企業は、必ず有給休暇に関する内容を就業規則に盛り込まなくてはなりません。

記載内容は、有給休暇の対象者や取得手続きに加えて、時季変更権、年次有給休暇の計画的付与など、自社にある制度に適した形にする必要があります。

参考：モデル就業規則について 第5章 休暇等｜厚生労働省

1-2. 就業規則は労働基準監督署への届出が必要

前述した就業規則の作成・届出・従業員への周知をする義務は、労働基準法89条で定められているものです。

常時10人以上の労働者を雇用している企業は、就業規則を作成し、それを労働基準監督署に届け出て、従業員に周知することまでが義務とされています。

これを怠った場合は、労働基準監督署による指導がおこなわれる可能性があります。また、労働基準法120条1号によって、30万円以下の罰金といったペナルティも設けられているため、十分に注意しましょう。

なお、就業規則の変更をする際も同様に労働基準監督署に届出をしなければなりません。その際は「就業規則変更届」に必要事項を記入し、手続きをおこないます。

2. 有給休暇取得義務化で就業規則の変更が必要なケース

有給休暇の取得義務化にともない、就業規則の変更が必要なケースは以下の3つです。

• 有給休暇を時季指定で取得させたい場合
• 計画年休の制度を使用したい場合
• 従来の特別休暇を廃止し、有給休暇に置き換えたい場合

それぞれのケースについて、人事・労務管理の担当者向けに解説します。

2-1. 有給休暇の時季指定を導入する場合

有給休暇の取得義務化にともない、年5日分は使用者が時季指定をして有給休暇を取得させることが基本となりました。労働基準法第39条の新設条項である第7項においても、「労働者ごとにその時季を定めることにより」、使用者が年5日の有給休暇を取得させなければならないと規定されています。

なお、労働者がすでに5日分を取得している場合、使用者が時季指定権を行使することはできません。

使用者が有給休暇の時季を指定する場合、あらかじめ就業規則にその旨を記載し、時季指定ができる労働者の範囲や、時季指定をおこなう方法について明確に定義しておくことが必要です。

就業規則に時季指定権の記載がない場合は、就業規則を変更しなければなりません。就業規則に記載がないにも関わらず、有給休暇の時季指定をおこなった場合、30万円以下の罰金が科されることがあります。

2-2. 有給休暇の計画的付与を導入する場合

有給休暇の取得を促進する方法として、「計画的付与」も効果的です。計画的付与とは、有給休暇の合計付与日数のうち5日分をのぞき、使用者が有給休暇の取得する日を指定して、計画的に年休を消化してもらう制度のことです。

たとえば、夏季休暇や冬季休暇、ゴールデンウイークや年末年始の前後に有給休暇を計画的に付与することで、大型連休を作るといった措置が広くおこなわれています。適切に運用すれば、労働者側にとってもメリットが存在する制度です。

計画的付与をおこなうには、あらかじめ労働者と書面による労使協定を結び、就業規則にもその旨を記載しておかなければなりません。「事前に書面による労使協定を結んだ範囲で」「付与日数のうち5日を超える部分に関して」有給休暇を計画的に付与する旨が記載されていれば、就業規則としては問題ありません。

計画的付与の対象となる労働者や、計画的付与の具体的な方法、計画的付与をおこなう日数上限などについては、労使協定において取り決めておく必要があります。

2-3. 従来の休暇制度を廃止し有給休暇制度を導入する場合

注意が必要なのが、夏季・冬季休暇、慶弔休暇、バースデー休暇、リフレッシュ休暇などの休暇制度を廃止し、有給休暇に置き換えて年5日の年休を消化させる措置をとる場合です。

こうした措置をとること自体は、就業規則に記載されていれば可能です。しかし、労働者にとって不利益な変更となるため、あらかじめ周知徹底をしたうえで合意を得なければなりません。また、もともとあった休暇がなくなるというのは、従業員からの反感につながりやすいです。

よほどの事情がなければ、時季指定や計画的付与によって、年5日の取得義務化に対応できます。休暇制度の廃止は、デメリットも目立つため「最後の手段」と考えておきましょう。

3. 有給休暇取得の就業規則を変更する際の注意点

有給休暇の取得義務化に対応し、就業規則を変更する場合、2つの点に注意しましょう。特に労働者にとって不利益変更となるケースは要注意です。

3-1. 労働者との合意が必要な場合がある

休暇制度を廃止するなど、労働者にとって不利益となる就業規則の変更をおこなう場合は、制限が設けられているため注意が必要です。通常、就業規則を変更する場合、労働者の過半数の指示を得た代表から意見を聴取した上で、意見書の提出が必要です。

また、変更内容は業務上の必要性に鑑み、合理的である必要があります。労働基準監督署が合理性を判断するわけではありませんが、もし労働者が不満を感じて裁判をおこした場合、変更内容を認められない場合があります。

こうした事態を防止するため、不利益変更にあたる場合は、事前に労働者側とよく相談しておくことが大切です。従業員の負担や心情も考え、使用者の一方的な判断で変更をしないようにしましょう。

3-2. 計画年休は対象範囲や方法の規定が必要

年次有給休暇の計画的付与制度（計画年休）を採用するに当たって労使協定を作成する場合は、以下の5つの項目について定める必要があります。

1. 計画付与をする対象者
2. 対象となる年次有給休暇の日数
3. 計画的付与の具体的な方法
4. 年次有給休暇の付与日数が5日以下の従業員の扱い
5. 計画的付与を変更する際の手続き

明確な定義がなければ、トラブルの原因となってしまいます。たとえば、制度を適用する範囲があいまいだったため、本来は時季指定をできない労働者に指定をおこない、労働基準法違反となるケースも考えられます。

使用者・労働者双方のため、制度内容は具体的に記載しておきましょう。なお、就業規則の規定例は、厚生労働省が発表しているガイドライン「年5日の年次有給休暇の確実な取得　わかりやすい解説」で確認することができます。

なお、計画年休は全従業員に一斉に有休を取得させることができ、管理工数の削減が期待できますが、全ての有休を計画年休にできるわけではありません。従業員が自由に取得できる有休を5日分は残しておかなくてはならないため、その分の管理は依然として必要になります。

もし、有休の管理工数を手間に感じている場合は、当サイトで無料配布している「3分でわかる有休管理の工数削減方法」の資料をダウンロードしてご参考ください。この資料では、Excelや勤怠管理システムを使って有休の管理工数を削減する方法を解説しているため、有休の管理工数を少しでも削減したい方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

4. 就業規則に有給休暇について記載する際の例

就業規則に有給休暇について記載する際の例として以下のようなケースを紹介します。

• 有給休暇を時季指定する場合
• 有給休暇を計画的付与する場合
• 有給休暇を基準日統一する場合
• 有給休暇を前倒し付与する場合
• 有給休暇の半日単位での取得を認める場合

それぞれの記載例をモデルとして、自社の就業規則に活かしましょう。

なお、いずれのケースであっても有給休暇中の賃金は平均賃金で計算する、もしくは標準報酬日額で計算するといった計算方法についての規則を設けておきます。また、有給休暇の買い取りについて就業規則に記載することは、原則認められていないため注意が必要です。

4-1.有給休暇を時季指定する場合

有給休暇を時季指定する場合の就業規則への記載例は次のとおりです。

時季指定を就業規則に記載する場合は、会社が従業員にヒアリングして本人の意見を尊重することが大切です。

4-2.有給休暇を計画的付与する場合

有給休暇を計画的付与する場合は次のように就業規則に記載します。

先述のとおり、就業規則に計画的付与について記載する場合は、事前に書面で結んだ労使協定の範囲かつ、付与日数のうち5日を超える部分について時季を指定することを盛り込んでおきましょう。

4-3.有給休暇を基準日統一する場合

有給休暇の基準日とは会社が従業員に有給休暇を付与する権利が発生する日です。有給休暇は通常、次のような状態になると権利が発生します。

• 入社から6カ月間継続して勤務している
• 期間中全労働日のうち8割以上を出勤している

しかし、有給休暇の付与タイミングは従業員の入社日によってバラつきがあるため、管理ミスが起きかねません。そのため、基準日統一（斉一的付与）として、付与日を統一することが可能です。有給休暇の付与日を統一する際は、その旨を次のように就業規則に記載しましょう。

例えば付与日を4月1日に統一するのであれば、4月1日が更新日であることを記載します。

4-4.有給休暇を前倒し付与する場合

有給休暇は前倒し付与が可能です。有給休暇を前倒しで付与する場合は次のように就業規則に記載しましょう。

有給休暇を前倒しで付与するタイミングは会社側が設定可能です。しかし、次の付与日は前倒しした付与日から1年後もしくはそれ以前にする必要があります。また、必ず法定日数以上の有給休暇を与えられるように調整しましょう。

関連記事：有給休暇の前借りは違法になる？従業員から依頼された場合の対応方法を解説

4-5.有給休暇の半日単位での取得を認める場合

有給休暇は半日単位で取得もできます。有給休暇を半日単位での取得を認める際も就業規則に次のように記載しておきましょう。

なお、有給休暇を半日単位で取得できるようにするかどうかは会社の任意です。

有給休暇は半日単位以外にも時間単位での取得も可能です。時間単位で有給休暇を取得できればワークライフバランスの実現が目指せる一方、管理が煩雑になりかねません。時間単位での有給休暇取得を認めるかどうかは自社の状況に応じて検討しましょう。

関連記事：時間単位の有給休暇とは？制度内容や導入方法を解説

5. 有給休暇に関連する就業規則を変更する場合は労働者との関係に注意しよう

今回は、2019年4月からの有給休暇の取得義務化に対応し、就業規則を変更すべきケースと注意点を解説しました。有給休暇の取得を促進する方法として、使用者による有給休暇の時季指定や、計画的付与などがあげられます。

これらの措置を取るためには、あらかじめ就業規則の変更が必要です。また、休暇制度を廃止して有給休暇に置き換えるなど、労働者にとって不利益となる変更をする場合は、労働者に徹底周知をしたうえで合意を得る必要があります。

就業規則を適切な手続きで変更し、計画的で無理のない有休管理をおこないましょう。

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