勤怠管理をする上で「丸め処理」という処理があります。勤怠管理における丸め処理とは、勤務時間の端数を整数倍の数値に置き換えるなど、時刻を切り捨てたり切り上げたりしてきりのいい時刻にすることを表すものです。
今回は、丸め処理の意味や処理の内容など、詳しく紹介していきます。

関連記事：勤怠とは？管理方法や管理項目など人事が知っておきたい基礎知識を解説！

1. 勤怠管理における「丸め処理」とは

始業時間や終業時間は9時や18時など定時が決まっていますが、従業員が出勤・退勤する時刻は時間ぴったりとは限りません。「8時51分」や「18時08分」など、時間の端数が出るのが一般的です。労働時間というのは1分単位で計算をしなければなりませんが、従業員全員の端数を計算するのはかなりの手間がかかります。

そこで、勤怠管理では「丸め処理」という方法で労働時間を管理することがあります。ここでは、丸め処理の意味について解説していきます。

1-1. 丸めとは打刻時間を切り上げ・切り捨てること

勤怠管理における「丸め」とは、打刻時間の切り上げ、または切り捨てをおこなうことです。分単位の細かいずれの細かい処理をせずに、計算しやすい単位にまとめることと考えるとわかりやすいかもしれません。

たとえば、始業時刻として9時13分に打刻した場合、15分丸めでは9時15分、30分丸めでは9時30分のように切り上げ、あるいは9時00分といったように切り捨てがおこなわれます。

また、終業時18時3分に打刻した場合、18時00分として切り捨てます。

丸めのルールや規定はありませんが、当たり前にしている丸めが労働基準法に違反しているケースがあります。知らなかったでは済まないため、丸めをしている場合は注意しなければなりません。

1-2. 丸める分数は企業によって異なる

丸める分数によって打刻時間に変化が生じますが、分数の設定は企業によって異なります。始業時間、終業時間いずれも15分や30分と設定しているところもあれば、始業時間のみ15分、終業時間は5分といったように、始業時間と終業時間で丸める分数を変えているケースもあります。

こうした企業独自に決められるルールは、就業規則などで従業員に周知しておかなければなりません。正確な認識がされないままだと、勘違いによるトラブルが発生してしまう恐れがあるからです。

なお、始業時刻より大幅に早い打刻時間を始業時間として切り上げることも丸めの一つです。企業としては、従業員の正確な労働時間の把握を前提に、決められた労働時間を超えて業務をおこなった場合は残業代を支払わなければいけません。

2. 丸め処理のメリット・デメリット

丸め処理にはメリットだけではなく、軽視できないデメリットもあります。双方をよく理解した上で丸め処理の導入や見直しをおこないましょう。

2-1. 丸め処理のメリット

丸め処理のメリットは、労働時間の計算業務を簡易化できるということです。

たとえば、15分単位で丸め処理をすれば、始業時刻が9時の場合、8時52分にタイムカードを押していても9時出勤の扱いになります。退勤時刻が18時の場合、18時12分にタイムカードを押しても18時15分が退勤時刻です。

丸め処理をしない場合は1分単位で計算する必要が出てくるため、細かい計算によって業務が増え、ミスも発生しやすくなります。そのミスを確認したり、修正したりする手間も含めて省略できるのは大きなメリットでしょう。

従業員数が多ければ多いほど、労働時間の計算は業務負担が大きくなるため丸め処理によるメリットははっきりします。

2-2. 丸め処理のデメリット

丸め処理のデメリットは、運用方法を間違えると法律違反になるリスクがあるということです。

労働基準法の第24条では、「賃金は通貨で直接労働者にその全額を支払わなければならない」と定めており、原則として勤怠は1分単位で管理しなければなりません。

一般的な丸め処理は、15～30分単位で始業時間の切り上げと終業時間の切り捨てをします。たとえば、終業のタイムカード打刻が18時19分でも、15分丸めでの場合は18時15分、30分丸めでは18時00分となります。これでは、「4～19分」分の賃金が未払いになってしまい、労働基準法違反となるため注意が必要です。

参考：労働基準法　第24条|e-GOV 法令検索

3. エクセルを使った勤怠管理で丸めを設定するには

タイムカードでの打刻、または手書きでタイムシートに記入した時刻をエクセルで集計する際、丸めをおこないたいこともあるでしょう。そのような場合は、時間の切り上げ、切り捨てでそれぞれ異なる以下の関数を活用しましょう。

3-1. 切り上げには「CEILING関数」を使う

記録された時間を切り上げしたい場合に使うのが、「CEILING関数」です。

CEILING関数は「基準値」の倍数のうち、絶対値が「数値」以上で、かつ「数値」に最も近い値を求める数式です。数値以上を求めることができるため、切り上げ計算をしたい場合に適しています。

まず、エクセルには実際の打刻時間を入力します。その上で、15分丸めたいときは「=CEILING(時刻を入力したセル,”0:15″)」と計算式を入力しましょう。実際の打刻時間が8時54分だった場合、この関数を入力したセルには9時と表示され、勤務時間の丸めが完了します。

3-2. 切り捨てには「FLOOR関数」を使う

CEILING関数とは反対に、時間の丸めとして数値の切り捨てをおこなうときには「FLOOR関数」を使います。

CEILING関数と同じ要領で、時間を入力した後にそのセルを指定し、切り捨てる分数を指定します。5分丸めるのであれば、「=FLOOR(時刻を入力したセル,”0:05″)」と入力しましょう。

FLOOR関数を使った場合は、実際の打刻時間が17時8分だった場合は17時と計算されるようになります。始業時間はCEILING関数、終業時間はFLOOR関数で計算するなど、使い分けることが大切です。

3-3. 勤怠管理システムでは「丸め設定」ができる

クラウドなどで自動的に打刻時間を集計することができる勤怠管理システムにおいても、丸めを設定できる機能が搭載されているものがあります。あらかじめ「丸め」の単位を設定しておくことで、その設定に応じて打刻時間の切り捨てや切り上げを自動的に処理してくれます。

関数の入力や設定も必要ないため、Excelを使う場合とは違い必要な設定をするだけで自社に適した処理がおこなえるようになります。

使用する勤怠管理システムによって設定方法や設定内容は異なりますが、出退勤時間だけではなく休憩時間や遅刻・早退時間、月単位での丸めも可能です。

関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

4. 丸めは違法に当たるのか

出退勤時間を、15分や30分単位で切り上げ・切り捨てをおこなう企業は少なくありません。しかし、丸め処理で切り捨てをおこなうと実際の労働時間がカットされてしまいます。では、このような丸めは違法に当たらないのでしょうか。

4-1. 本来は1分単位での労働時間管理が原則

多くの企業で、15分や30分単位での丸めがおこなわれていますが、実際は1分単位での勤怠管理を実施するのが原則とされています。なぜなら、毎日の労働時間が丸めによってカットされる状況が続くと、1ヶ月あたりの実労働時間と管理上の労働時間に大きな差異が生じる可能性があります。この差異の大きさによっては、従業員の賃金が減ることもあるのです。

このように労働者が「働いた時間分のお給料がもらえない」という不利な状況にしないために、勤怠管理は1分単位でおこなうことが原則とされています。

4-2. 労働基準法では端数処理は違法

労働基準法においても、丸めに関わる内容があります。第24条では、以下の通りに定められています。

賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。

引用：労働基準法｜e-Gov法令検索

これによれば、賃金は働いた対価として全額を支払う義務があるということがわかります。つまり、労働時間を切り捨てる「丸め」は違法な勤怠管理となるのです。

また、労働基準法第37条には下記のように設定されています。

第三十七条　使用者が、第三十三条又は前条第一項の規定により労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない。ただし、当該延長して労働させた時間が一箇月について六十時間を超えた場合においては、その超えた時間の労働については、通常の労働時間の賃金の計算額の五割以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない。

引用：労働基準法｜e-Gov法令検索

丸めによる勤怠管理は、この条項にも違反していると考えられます。

勤怠管理の丸めでは、一般的に始業時間を切り上げ、終業時間を切り捨てます。時間の切り上げについては従業員にとって不利にはなりません。一方で、切り捨ては正しい労働時間に見合った賃金が支払われない原因となりるため、丸めの時間設定によっては違法になる可能性があります。

関連記事：15分単位の残業代計算は違法？残業代を正しく計算するためのポイント

5. 「勤怠丸め」は労働基準法に則り、リスクを考えて運用しよう

労働時間の管理や計算の業務負担を減らすためには、丸めをおこなうのも当然かもしれません。しかし、労働基準法違反に当たる丸めもあるため注意が必要です。違法な丸めの運用は、正しい労働時間の対価として賃金が支払われない原因となり、従業員の不満の要因にもなります。

また、違反した場合には是正指導や罰則もあるため、勤怠管理における丸めの取り扱いは慎重におこないましょう。