タイムカードから従業員の労働時間を計算する際の2つの注意点 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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タイムカードから従業員の労働時間を計算する際の2つの注意点 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

タイムカードから従業員の労働時間を計算する際の2つの注意点

タイムカードから業務開始時間や業務終了時間を読み取り、労働時間を計算する作業は手間がかかります。

しかし、ずさんな集計作業をおこなうと、かえって工数の増加を招いてしまう可能性があります。また、打刻時間の端数処理をしている場合は、労働基準法などの法令の内容にも注意が必要です。

この記事では、タイムカードの集計作業で失敗しないための2つのポイントを解説します。

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1. タイムカードの労働時間は1分単位で計算するのが基本

電卓で計算する人

労働基準法第24条により「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」とされています。これは「賃金全額払いの原則」と呼ばれており、労働時間が1分であったとしても賃金を支払わないことは基本的に認められていません。労働時間は1分単位で計算するのが原則です。

就業規則で「15分未満または30分未満の労働時間の端数は切り捨てる」としている企業も中にはあるでしょう。しかし、これは賃金全額支払いの原則に反するため、法律違反とみなされる可能性があります。違反と認められた場合は「30万円以下の罰金」が課されます。

1-1. 労働時間の端数処理が例外的に認められるケース

ただし、時間外労働・深夜労働・休日労働に関しては、給与計算を簡易化するために端数処理が認められています。具体的には、1か月の合計時間に1時間未満の端数があった場合、30分未満の端数を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げて計算することが可能です。

例えば、月の残業時間の合計が4時間20分であれば4時間として計算、4時間40分であれば5時間として計算します。この端数処理はあくまでも月単位で計算している場合に適用となるため、日ごとに計算している場合は適用できません。

2. タイムカードから労働時間を計算する際の2つの注意点

「労働時間」とは、従業員の拘束時間から休憩時間を引いた時間のことです。タイムカードで労働時間を計算する場合は、次の2点に注意しましょう。

2-1. 計算ミスはさらなる工数の増加を招く

多くの従業員を抱えている企業や、勤怠管理に割ける人員が少ない企業では、従業員一人ひとりの労働時間を集計するだけでも大変な作業です。

しかし、計算が面倒だからとずさんな集計作業をすると、かえって工数の増加を招いてしまうでしょう。

月次の労働時間の計算結果は、従業員の給与や源泉所得税の計算、社会保険料の算定にも使います。労働時間の計算に誤りがあり、後で修正すると、こうした計算もすべてやり直しになってしまいます。

社内に複数の部署やグループが存在する場合や、シフト制・フレックス制などイレギュラーな勤務形態をとっている場合は、とくに計算が煩雑になるため注意しましょう。

2-2. 時間外労働の「打刻まるめ」は要注意

『打刻まるめ』とは、従業員の打刻時間の端数を切り捨てたり四捨五入したりして、15分単位・30分単位で時間を計算することです。

1分単位で労働時間を計算しなくてもよいため、集計作業を効率化できますが、残業時間や時間外労働の打刻まるめは労働基準法に違反する可能性があります。

上述でも解説のとおり労働基準法第24条は、「賃金は、原則として、直接労働者に、全額を支払わなければならない」と定めています。

15分単位での残業時間の端数処理は、割増賃金の全額を支払ったことになりません。そのため、法令違反となるリスクがあります。

ただし、行政通達の例外規定によって、1ヵ月の総残業時間に対し、「30分未満の端数の切り捨て」または「30分以上を1時間に切り上げ」をおこなうことは認められます。

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3. 労働時間の計算ミスで起こりえるリスクとは

リスクに対して警告する

タイムカードの勤務時間よりも少なく労働時間が計算されてしまうと、賃金未払いのトラブルにつながる恐れがあります。労使間の揉めごとだけに留まらず、労働基準監督署から是正勧告や法律違反による罰金が課せられるため注意が必要です。

また、給与の支払いが遅延したことによって生じる遅延損害金の支払いが生じる可能性もあり、計算ミスした人数が多いほど会社にとっては痛い出費となります。

従業員からの信頼も失いかねないため、労働時間の計算をおこなう際は十分な注意が必要だといえるでしょう。

4. 労働時間の計算が楽になるタイムカード以外の2つの方法

タイムカードでの労働時間の計算は、次の2つの方法で効率化できます。

4-1. Excelの数式やマクロなら計算ミスが起きない

Excelの数式やマクロを使えば、労働時間・残業時間・休憩時間などの計算を自動化できます。

労働時間だけなら、業務終了時間から業務開始時間を数式で差し引くだけでよいため、Excelに詳しくない方でも大丈夫です。

勤怠管理用のシートを作成すれば、給与計算や交通費の計算などに応用することも可能です。

もし、オフィスソフトの運用ノウハウが社内にほとんどない場合は、無料で公開されている勤怠管理用のテンプレートをダウンロードして使う方法もあります。無料テンプレートが気になる方は、以下の関連記事からご確認ください。

【関連記事】タイムカードで計算する簡単な方法は?電卓で集計する計算式も紹介

4-2. Web集計サービスでも労働時間を自動で計算できる

Webのタイムカード集計サービスでも、従業員の労働時間を自動で計算できます。

業務開始時間と業務終了時間の手入力は必要ですが、正確な労働時間をすばやく求められるため、勤怠管理の工数を削減したい場合に便利です。

Webサービスによっては、打刻まるめ機能に対応したものもあります。

5. 勤怠管理システムを使う2つのメリット

従業員の労働時間をミスなく、すばやく計算するなら、勤怠管理システムが便利です。

PC・スマホ・タブレットや、ICカードなどの打刻機能と連動し、従業員の労働時間を自動で集計してくれるため、勤怠管理の工数を大幅に削減できます。

シフト制・フレックス制などにも対応しているため安心です。

5-1. 勤怠管理システムなら労働時間をリアルタイムに計算

勤怠管理システムは、さまざまな打刻方法と連動して、従業員の業務終了時間や業務開始時間、休憩時間、時間外労働時間などのデータを自動で取得します。
計算も自動でおこなわれるため、ヒューマンエラーが原則として発生しません。

また、労働時間の計算はリアルタイムにおこなわれるため、集計作業をしなくても、従業員一人ひとりの勤務状況をすばやく確認できます。
勤務データから得られた気づきを労務管理に活かせるため、従業員満足度の向上にも役立ちます。

加えてシステムであれば自動計算もされていくため、タイムカードで管理していた際に起きていた計算ミスは低減されます。

5-2. シフト制/フレックス制/リモートワークなどの多様な働き方に対応

最近は働き方改革にともない、シフト制やフレックス制、在宅ワークやリモートワークなどの多様な働き方を推進する企業が増えています。

しかし、勤怠管理の現場としては、労働時間の計算が複雑化するためメリットばかりではありません。

勤怠管理システムなら、あらかじめ労働時間制のルールを設定するだけで、どのような働き方にも対応できます。

急なシフト変更があっても、管理画面からすぐに対応できるため、働き方改革に取り組む企業にもおすすめです。

6. 注意点を踏まえてタイムカードの労働時間を正しく計算しよう

今回は、タイムカードで労働時間を計算する際の注意点を解説しました。

労働時間を集計する過程で誤りがあると、従業員の給与や源泉所得税、社会保険料の算定にも影響が出るため、ダブルチェックなどで計算ミスを防止しましょう。

また、残業時間を15分単位で切り捨てるのは、労働基準法に違反する可能性があるため注意が必要です。

勤怠管理システムなら、労働時間を自動で計算できるためヒューマンエラーを防止し、多様な労働時間制にも対応できます。

「勤怠管理にかかる工数を減らせたらな…」とお考えの方へ

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしてる場合、以下のような課題はないでしょうか。

・打刻漏れの確認や労働時間の集計だけで数日かかってしまう

・有給休暇の残日数確認の問い合わせ対応が業務を圧迫している

・シフトの収集や作成に時間がかかって他の業務ができない

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムの導入です。システムであれば打刻漏れを減らせるほか、労働時間は自動集計されるため、ミスと工数を減らすことが可能です。

このほかにも便利な機能で勤怠管理の工数削減ができるため、勤怠管理システムで何ができるか気になる方は、以下のボタンからクラウド型勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の紹介ページをご覧ください。

OHSUGI

OHSUGI

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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