タイムカードから従業員の労働時間を計算する際の2つの注意点 | jinjerBlog

タイムカードから従業員の労働時間を計算する際の2つの注意点

タイムカードから業務開始時間や業務終了時間を読み取り、労働時間を計算する作業は手間がかかります。

しかし、ずさんな集計作業をおこなうと、かえって工数の増加を招いてしまう可能性があります。また、打刻時間の端数処理をしている場合は、労働基準法などの法令の内容にも注意が必要です。

この記事では、タイムカードの集計作業で失敗しないための2つのポイントを解説します。

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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか?

そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
・ワンクリックで給与計算ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「システムで効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。

1. タイムカードから労働時間を計算する際の2つの注意点

「労働時間」とは、従業員の拘束時間から休憩時間を引いた時間のことです。タイムカードで労働時間を計算する場合は、次の2点に注意しましょう。

1-1. 計算ミスはさらなる工数の増加を招く

多くの従業員を抱えている企業や、勤怠管理に割ける人員が少ない企業では、従業員一人ひとりの労働時間を集計するだけでも大変な作業です。

しかし、計算が面倒だからとずさんな集計作業をすると、かえって工数の増加を招いてしまいます。

月次の労働時間の計算結果は、従業員の給与や源泉所得税の計算、社会保険料の算定にも使います。労働時間の計算に誤りがあり、後で修正すると、こうした計算もすべてやり直しになってしまいます。

社内に複数の部署やグループが存在する場合や、シフト制・フレックス制などイレギュラーな勤務形態をとっている場合は、とくに計算が煩雑になるため注意しましょう。

1-2. 時間外労働の「打刻まるめ」は要注意

『打刻まるめ』とは、従業員の打刻時間の端数を切り捨てたり四捨五入したりして、15分単位・30分単位で時間を計算することです。

1分単位で労働時間を計算しなくてもよいため、集計作業を効率化できますが、残業時間や時間外労働の打刻まるめは労働基準法に違反する可能性があります。

労働基準法第24条は、「賃金は、原則として、直接労働者に、全額を支払わなければならない」と定めています。

15分単位での残業時間の端数処理は、割増賃金の全額を支払ったことにならないため、法令違反となるリスクがあります。

ただし、行政通達の例外規定によって、1ヵ月の総残業時間に対し、「30分未満の端数の切り捨て」または「30分以上を1時間に切り上げ」をおこなうことは認められます。

なお、出勤時刻や退勤時刻の打刻まるめをおこなうこと自体は原則的に法令違反ではありません。

【関連記事】タイムカードの計算で15分切り捨ては違法!正しい勤怠管理を解説

【関連記事】残業代はタイムカードの打刻通りに支払おう!労働時間の把握が企業の義務

2. 労働時間の計算が楽になるタイムカード以外の2つの方法

タイムカードでの労働時間の計算は、次の2つの方法で効率化できます。

2-1. Excelの数式やマクロなら計算ミスが起きない

Excelの数式やマクロを使えば、労働時間・残業時間・休憩時間などの計算を自動化できます。

労働時間だけなら、業務終了時間から業務開始時間を数式で差し引くだけでよいため、Excelに詳しくない方でも大丈夫です。

勤怠管理用のシートを作成すれば、給与計算や交通費の計算などに応用することも可能です。

もし、オフィスソフトの運用ノウハウが社内にほとんどない場合は、無料で公開されている勤怠管理用のテンプレートをダウンロードして使う方法もあります。無料テンプレートが気になる方は、以下の関連記事からご確認ください。

【関連記事】「え、こんなに簡単なの?」タイムカードを簡単に集計する方法をご紹介!【無料テンプレ付き】

2-2. Web集計サービスでも労働時間を自動で計算できる

Webのタイムカード集計サービスでも、従業員の労働時間を自動で計算できます。

業務開始時間と業務終了時間の手入力は必要ですが、正確な労働時間をすばやく求められるため、勤怠管理の工数を削減したい場合に便利です。

Webサービスによっては、打刻まるめ機能に対応したものもあります。

3. 勤怠管理システムを使う2つのメリット

従業員の労働時間をミスなく、すばやく計算するなら、勤怠管理システムが便利です。

PC・スマホ・タブレットや、ICカードなどの打刻機能と連動し、従業員の労働時間を自動で集計してくれるため、勤怠管理の工数を大幅に削減できます。

シフト制・フレックス制などにも対応しているため安心です。

3-1. 勤怠管理システムなら労働時間をリアルタイムに計算

勤怠管理システムは、さまざまな打刻方法と連動して、従業員の業務終了時間や業務開始時間、休憩時間、時間外労働時間などのデータを自動で取得します。

計算も自動でおこなわれるため、ヒューマンエラーが原則として発生しません。

また、労働時間の計算はリアルタイムにおこなわれるため、集計作業をしなくても、従業員一人ひとりの勤務状況をすばやく確認できます。

勤務データから得られた気づきを労務管理に活かせるため、従業員満足度の向上にも役立ちます。

またシステムであれば自動計算もされていくため、タイムカードで管理していた際に起きていた計算ミスは低減されます。

当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に、システムの使用感やどのような課題を解決できるかなどを解説している資料を無料で配布しております。システムを導入することで勤怠管理業務の効率化ができそうだと感じた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

3-2. シフト制/フレックス制/リモートワークなどの多様な働き方に対応

最近は働き方改革にともない、シフト制やフレックス制、在宅ワークやリモートワークなどの多様な働き方を推進する企業が増えています。

しかし、勤怠管理の現場としては、労働時間の計算が複雑化するためメリットばかりではありません。

勤怠管理システムなら、あらかじめ労働時間制のルールを設定するだけで、どのような働き方にも対応できます。

急なシフト変更があっても、管理画面からすぐに対応できるため、働き方改革に取り組む企業にもおすすめです。

4. まとめ

今回は、タイムカードで労働時間を計算する際の注意点を解説しました。

労働時間を集計する過程で誤りがあると、従業員の給与や源泉所得税、社会保険料の算定にも影響が出るため、ダブルチェックなどで計算ミスを防止しましょう。

また、残業時間を15分単位で切り捨てるのは、労働基準法に違反する可能性があるため注意が必要です。

勤怠管理システムなら、労働時間を自動で計算できるためヒューマンエラーを防止し、多様な労働時間制にも対応できます。

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そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
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など、人事担当者様の工数削減につながります。

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