アルバイトがタイムカードを押し忘れたとき、給与の支払いはどうする?

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アルバイトの出退勤の管理には、企業よって出社時刻と退社時刻を手で記入、タイムカードで打刻するなど、さまざまな手法があります。

アルバイト代は出退勤の結果をもとに毎月の勤務時間を集計して支払いますが、アルバイトがタイムカードを押し忘れた場合はどうすればいいのでしょうか?

本記事では、アルバイトがタイムカードを押し忘れた際の対処法、防止策をご紹介します。

「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」

働き方改革が始まり、「タイムカードの集計工数を削減したいけど、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。

 

1. タイムカードを押し忘れが発生した場合の対処法

アルバイトがタイムカードを押し忘れると、企業はどのような対応をすべきなのかについて確認しましょう。

1-1. 打刻を忘れたからといって給料・バイト代を支払わないのは違法

タイムカードを押し忘れたときのバイト代は従業員へ事実確認をしてきちんと支払う必要があります。逆に、タイムカードを押し忘れたという理由でバイト代を支払わないのは違法になります

また、タイムカードを押し忘れたことによる罰金も違法です。タイムカードを押し忘れても働いていることは事実です。バイト先に対して労働力を提供していることになるため、企業は、アルバイトに対してバイト代を支払わなければなりません。

1-2. 押し忘れが何度も続く場合は減給できる可能性はある

タイムカードの押し忘れに罰金がなくても、タイムカードの押し忘れが続くような場合は、減給にできる可能性があります。あらかじめ就業規則などにそのような記載を盛り込んでおけば、スムーズに対処ができます。

しかし、減給についても労基法第91条で「1回の減額が平均賃金の1日分の半額を超え、総額が1賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えてはならない」と上限が定められていますので、あまりにも高額な減給については違法となります。

2. 会社側には労働時間を管理・記録する義務がある

アルバイトがタイムカードを押し忘れたといっても、一方的にアルバイトだけを責めることはできません。労働時間を管理、記録する義務は会社側にあるためです。

2-1.タイムカードは、労働時間の管理方法の1つ

労働基準法では、「アルバイトなどの労働者の労働時間や日数を記録した管理台帳を保存すること」が義務付けられています。会社は管理する方法として、タイムカードを選択したにすぎません。

何時から何時まで働いたという管理については会社側が責任をもって管理する必要があります。その都度、出社するたびに会社側が報告を受け、それを記録するとなると管理が大変なため、タイムカードを利用して仕事の開始時間、終了時間を管理しています。

2-2. タイムカードの時間と実労働時間に乖離がある場合

タイムカードと実際の労働時間に乖離がある場合も少なくありません。2017年の厚生労働省のガイドラインには下記のような内容が書かれています。

「自己申告された時間やタイムカードの記録と実際の労働時間に著しく乖離がある場合は実態調査を行い、労働時間を補正すること」そのため会社側としても、管理義務として疑わしき状態をそのまま放置せず、事実確認から労働時間の修正をおこなう必要があります。

3. タイムカードを押し忘れの防止策

タイムカードを押し忘れないようにするのが1番良い解決策なのですが、押し忘れないようにするにはどのような方法があるのか確認していきましょう。

3-1.環境の改善や身近なツールを活用する

タイムカードが設置されているところを見直してみましょう。就業する前に必ず通るところ、更衣室がある場合は更衣室の目の前など、必ず目にするところに配置することにより見落としが防げます。また、アナログ的な方法ですが、張り紙などを貼っておくのも効果的な方法です。また、アルバイトの人たちに携帯のアラームなどの設定を促す方法もあります。

3-2.従業員同士で注意し合う

押し忘れは、誰もがやってしまう可能性があることですので、みんなで声を掛け合って確認するのもよいです。挨拶と同時に、タイムカードは押したか?などを声を掛け合う習慣を作ったりしてみてはいかがでしょうか。

3-3.勤怠管理システムを使用する

そのほかにも、システムを導入することができる環境の場合は、システムの導入がおすすめです。打刻方法機能もさまざま用意されているので、今まで手間がかかっていた打刻方法を簡単な方法に変更、職場環境にあった方法を選択でき、不正打刻なども防止できます。

また、勤務時間や超過時間の集計なども自動でおこなえたり、打刻時間や集計結果のデータをファイルに出力したりできるメリットもあります。

4. まとめ

いかがでしたでしょうか。アルバイトがタイムカードを押し忘れたとしても、実際の勤務状況に基づいてバイト代は支払わなければなりません。

何時に出社したかなどを毎回確認をするのは、会社側にとっても負荷が大きいので、忘れないように対策を打つことが望ましいです。勤怠管理システムを導入すれば、押し忘れを防止できるほか業務効率化も見込めますので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードと勤怠管理システムの違いを23ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「タイムカードと勤怠管理システムの違いを徹底比較ガイド」をご参考にください。