膨大な事務作業が発生する社員管理。その業務量を軽減するのが、社員管理ソフトです。この記事では社員管理ソフトの選び方や機能、導入のメリットなどを詳しく紹介します。

1. 社員管理ソフトとは

まず社員管理とは、企業に勤務している従業員の管理業務全般のことです。社員管理は大きく分けて「人事管理」と「労務管理」の2つに分類されます。

社員管理ソフトとは、人事管理と労務管理の業務を一括で管理できるソフトウェアやツールのことを指します。社員管理ソフトによって特徴や備わっている機能が異なりますが、社員管理ソフトがサポートしてくれる主な管理業務は、主に以下の4つです。

1-1. 人材管理

人材管理とは、主に採用や人事評価、人材育成のことを指します。企業の経営戦略と目標達成のために、人材を効率的に管理して育成することです。

社員管理ソフトを導入することで、採用面に関しては、応募者の情報の管理や面接の情報の記録、共有を可能にし、面接官との情報共有がスムーズになります。
既存の従業員に対しては、評価やスキル、経歴などの情報がソフトやツール上に登録されるため、業務に最適な条件を持っている従業員の検索が可能になります。

1-2. 労務管理

労務管理とは、従業員の労働時間、賃金、福利厚生、職場環境などを総合的に管理することです。具体的には、適切な労働時間や労働条件の設定、給与や福利厚生の制度設計、安全衛生管理などが含まれます。労務管理は労働に関する法律に基づいて行われるため、労働基準法などの法律の知識も必要です。

社員管理ソフトを導入することで、労働に関する法律に改正があった場合、改正内容にあわせてシステムも更新されるため、フォーマットの改定などが不要となります。
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1-3. 給与管理

給与管理は、従業員に支払われる給与やボーナス、福利厚生などの報酬が就業規則や給与規定に基づいて適正に支払われているかを管理・処理する業務のことです。主な業務として、給与計算、社会保険・雇用保険の手続き、源泉徴収票の申告処理などがあります。

これらの業務を効率化する社員管理ソフトがあります。給与計算においては時間外労働の割増賃金の計算や、所得額の変動に応じた保険料の変更などをソフトやツール上で対応してくれます。

また、複数枚の紙の書類を用いた手続きが必要だった年末に行う源泉徴収に関しても、Web上で手順が表示され、その手順に沿って入力すれば手続きが完了するソフトも存在します。

1-4. 勤怠管理

勤怠管理は、従業員の出勤・退勤時間の管理や、休暇、欠勤、遅刻などの勤務状況を把握することです。勤怠データを勤怠管理システム上で管理することで、正確にリアルタイムでの確認が可能となり、正確に給与へ反映させることが可能です。労働基準法で定められている労働時間が守られているのかを確認し、就業状況の把握や過剰労働の防止に努めます。

2. 社員管理ソフトの機能

社員管理ソフトは、ただ従業員の情報をデータ化して蓄積していくものではありません。社員管理ソフトの主な4つの機能を具体的に解説します。

2-1. 人材データベース

従業員の情報を一元管理できる機能です。事業に必要な知識・スキルを持っている人材が社内にいれば、検索機能ですぐに探し出せます。

企業側は新規採用のコストを削減でき、従業員側はスキルを活かしてパフォーマンス力を発揮できるため、仕事へのやりがい向上や離職防止にもつながります。また、部署ごとの強みや弱みも把握できるため、人事戦略にも役立つでしょう。

ツールの中には、従業員情報を元に組織編成をシミュレーションする機能が備わっているものもあります。

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2-2. 人事評価機能

人事評価機能では、従業員ごとの目標設定やその達成度、面談結果やフィードバックなどを記録できます。記録したデータは表形式での集計など、データとして管理・分析できるため、人事育成に活用可能です。人材データベースと人事評価を紐づけられる管理ソフトを選べば、高い評価を受けている人材を検索から絞り込むこともできます。

Excelやスプレッドシートでの管理ではデータを送る手間があるため、一元管理によって業務の効率化が図れるのも社員管理ソフトならではの機能です。

2-3. 給与管理機能

従業員に支払う給与の計算だけでなく、社会保険料の計算、年末調整のためのデータベースや給与明細の作成が可能です。従業員の基本給や各種手当、社会保険料や税金などの控除額、残業代や休日出勤手当などを、ソフト内で管理されている他の情報と紐づけて計算します。

法令改正や税率の変更なども自動で反映してくれるため、計算間違いや振り込みミスを未然に防ぐことができます。

給与体系ごとに計算式の設定を行うことが可能で、企業独自の給与形態のルールに柔軟に対応できます。また、従業員が入力した情報を元に賃金台帳の作成処理も行えます。

2-4. 勤怠管理機能

勤怠管理機能とは、従業員の出勤・退勤時間、勤務時間、休暇の申請や承認、残業時間の管理を行う機能のことです。在宅勤務やリモートワーク、フレックスタイム制などさまざまな働き方に対応しています。

勤怠管理担当者が管理しやすくなるだけでなく、従業員が一目で勤務時間や休暇の残日数を確認できたり、勤怠情報の修正や承認も簡単にできるため、双方にとって業務の効率化が期待できる機能です。

また、法律に定められた日数の有給消化が難しい見込みの従業員のピックアップやアラートを出すことや、残業時間の予実管理とAIによる着地予想が可能なツールも存在します。

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3. 社員管理ソフトの導入を検討すべきタイミング

以下の要素が自社に該当する場合、社員情報管理ソフトやツールの導入を検討するタイミングです。ただし、導入にはコストや利用者へのトレーニングが必要になります。メリット・デメリットを把握したうえで検討しましょう。

成長や組織の規模の変化

企業が成長し、従業員数が増えたり、組織の規模が拡大した場合、手動での社員情報管理が困難になることがあります。このような変化が起きた場合、効率的な社員情報管理ソフトの導入を検討するタイミングです。

データの統合とセキュリティの強化を図りたい

社員情報が複数の場所に分散している場合や、セキュリティ上の懸念がある場合、社員情報管理ソフトの導入を検討することが重要です。ソフトウェアを使用することで、データを一元管理し、セキュリティ対策を強化することができます。

プロセスの効率化と生産性向上を図りたい

手動での社員情報管理は時間とリソースを消費するため、効率的なソフトウェアの導入により、作業の効率化と生産性向上を図ることができます。例えば、給与計算や勤怠管理などの業務を自動化し、人的ミスを減らすことができます。

法令や規制の遵守が必要になった

企業は、労働法や個人情報保護法などの法令や規制を遵守する必要があります。また、その法律は定期的に改正されます。社員情報管理ソフトを導入することで、法的要件を満たし、情報の正確性と機密性を確保することができます。

コミュニケーションと情報共有の改善

社員情報管理ソフトは、組織内のコミュニケーションと情報共有を促進する役割も果たします。従業員の連絡先情報や経歴データなどを容易にアクセスできるようにすることで、チーム間の連携や情報の共有がスムーズになります。

4. 社員管理ソフト導入のメリット

社員管理ソフトの導入により得られるメリットには以下のようなものがあります。

4-1. 時間と手間の削減

今まで紙やExcel、スプレッドシートなどで行っていた膨大な事務作業を、社員管理ソフトで大幅に減らせることが最大のメリットといえるでしょう。社員管理担当者の負担軽減だけでなく、人的ミスの削減や業務の効率化にもつながります。

4-2. 各種手続きのスピードアップ

社員管理ソフトの中には、電子申請に対応しているものが多く、従来紙ベースで行っていた各種手続きも社員管理ソフト上で完結できます。用紙を配布し、記入事項を確認して承認するという時間が削減できるだけでなく、ペーパーレス化にもつながるためコスト削減効果も。情報漏洩の観点からも、持ち出せてしまう紙のファイルより高度なセキュリティ体制でも守られた管理ソフトの方が情報漏洩が防げるというメリットもあります。

4-3. 組織分析ができる

社員管理ソフトを使えば、各部署の強みと弱みや社内の課題が可視化されます。「どの部署にどんなスキルが足りないのか」「そのスキルをもった人材は社内にいるのか」「どんな社員が離職しやすいのか」などをデータをもとに分析し、企業の課題を把握できます。人材育成だけでなく、企業力アップにもつながるでしょう。

4-4. 適切な人材配置

従業員のスキルや評価、経歴などをデータで管理することで、適切な人材配置が可能になります。企業という大きな枠組みだけでなく、部署・チーム内で従業員情報を共有すれば、どの従業員にどのような業務を割り振ると効率が良いかが判断しやすくなります。割り振られた従業員も自分の得意を活かしながらパフォーマンスを発揮できるので、双方にとってメリットがあるといえるでしょう。

4-5. 従業員のモチベーションアップ

社員管理システムの導入により、人事評価の透明性プロセスや処遇などが従業員にも可視化されます。「がんばった分だけ評価される」ということが従業員にわかれば、仕事に対する意欲も上がるはずです。従業員全体のモチベーションが上がれば、企業自体の生産性向上も期待できます。

5. 社員管理ソフトの選び方

社員管理ソフトを選ぶ際のポイントは主に以下の4つです。

5-1. 導入目的を明確にする

どのような目的で導入するかをまず明確にします。

目的や課題に合わせて必要な機能がついたソフトやツールを選びましょう。多彩な機能が搭載されたソフトウェアは魅力的ではありますが、自社に必要のない機能が多くついていると定着に時間がかかってしまうというデメリットもあります。

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5-2. 他のソフトウェアとの連携

すでに一部の社員管理業務を社員管理ソフトで管理している場合は、そのソフトウェアとの連携、またはデータ移行ができるかどうかも大きなポイントです。全てのデータを一元管理できるようになれば、担当者の負担がぐっと軽減されます。

5-3. セキュリティ体制

社員管理ソフトには従業員の個人情報を含むあらゆる情報を入力します。データの暗号化やログイン時の二段階認証など、厳重なセキュリティ対策が施されたソフトやツールを選びましょう。また、閲覧・編集権限の設定をフレキシブルに行える機能があるとより便利です。

5-4. サポート体制

初めて社員管理ソフトを導入する際は、初期設定や電話・オンラインによるサポートが受けられる方が安心です。また、操作性については、デモ版などで実際に試してみることをおすすめします。リモートワークを導入している企業の場合は、スマートフォンから勤怠管理情報を入力できるかどうかもチェックしましょう。

6. 自社の目的や課題にあった社員管理ソフトを選ぼう

社員管理には膨大な事務作業が伴います。人的ミスの削減や、担当者の負担軽減のためにも、社員管理ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。社員管理ソフトやツールを使って効率よく社員管理を行い、企業の業績アップにつなげましょう！

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