インターネット上で契約書をやりとりする「電子契約」の普及にともない、さまざまな電子契約システムが登場しています。

電子契約システムの導入で失敗しないためには、自社にとってベストな電子契約システムを選ぶことが大切です。とくに多いのが「システムを導入したものの、関連部署から使いづらいと不満が噴出した」という失敗事例です。

この記事では、関連部署の要望を吸い上げつつ、自社にとって最善な電子契約システムを選ぶポイントを解説します。

1.電子契約とは

電子契約システムを選ぶ前に、まず電子署名を使った電子契約の仕組みを確認しましょう。

電子契約の安全性を担保しているのが、第三者機関の認証局です。まず、電子契約書の送信者（甲）が、認証局に「電子証明書」の発行申請をおこないます。認証局は甲の在籍確認などをおこない、電子証明書と甲本人を紐付けます。

また、電子署名では、秘密鍵・公開鍵の2つの鍵を使う「公開鍵暗号方式」と呼ばれる暗号技術を採用しています。認証局は甲に対し、甲しか知り得ない秘密鍵と、秘密鍵とペアになった公開鍵を発行します。

手続きが完了したら、甲は文書に電子署名をおこない、電子証明書付きの文書を契約相手（乙）に送信します。

電子署名では、内部的に次の処理がおこなわれています。

1.甲が文書を圧縮し、ハッシュ値（40桁の英数字のこと）を作成する
2.甲が「秘密鍵」でハッシュ値を暗号化し、電子証明書付きの文書を乙に送信する
※ハッシュ値を暗号化するのは、文書全体を暗号化すると時間がかかるため
3.乙が電子証明書に格納された「公開鍵」を使い、ハッシュ値を復号化する
4.乙が文書のハッシュ値を作成し、復号化したハッシュ値と比較する

2つのハッシュ値が一致すれば、その文書が甲本人に作成されたことを証明できます。

このように電子署名を使う電子契約は安全性が高いため、電子契約システムを導入する際も、電子署名が利用できるサービスを選びましょう。

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2.電子契約システム選定の重要ポイント3選

それでは、電子契約システムを選ぶうえで、どのようなポイントに着目すれば良いのでしょうか。

重要なのは「信頼性」「汎用性」「管理性」の3つです。電子契約システムでは、さまざまな個人情報や機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策が最も重要です。

また、対応する文書の多さや、システムの使い勝手なども比較しましょう。

2-1.信頼性

電子契約システムを導入するときは、まずセキュリティ対策が万全か確認しましょう。情報処理推進機構の「情報セキュリティ10大脅威2021」によると、2020年で3番目に影響が大きかったのが、「テレワーク等のニューノーマルな働き方を狙った攻撃」でした。[注1]

電子契約を導入すると、個人情報や機密情報をインターネットでやりとりすることになります。SSL/TLSを用いた通信の暗号化など、セキュリティ対策の充実度をシステム選定の指標にしましょう。

[注1] 情報処理推進機構：情報セキュリティ10大脅威 2021

2-2.汎用性

システム選定では、さまざまな用途に対応できる汎用性があるかも重要です。とくに「自社で作成する電子文書に対応しているか」が重要な判断基準です。

電子契約システムによっては、契約書だけでなく納品書や請求書なども作成可能です。自社で作成する電子文書を洗い出し、汎用的に使える製品を選びましょう。

また、現在の書面の管理方法がそのまま電子契約システムにも反映できるかもチェックしましょう。契約締結だけ電子化しても、捺印稟議や書類の管理も電子化できなければ、結局書面と電子の二重管理になってしまいます。

2-3.管理性

せっかくシステムを導入しても、ユーザーインターフェース（UI）が使いづらければ、かえって現場の混乱を招きます。また、自社だけでなく、契約を結ぶ相手方にとっての使い勝手も重要です。

電子署名に必要なステップが複雑すぎると、顧客からのクレームに発展する恐れもあります。まずは無料トライアル期間を利用し、実際に製品を使ってみることをおすすめします。

3.電子契約システム導入時のチェックポイント・導入の流れ

電子契約システムを選定したら、続いて導入に向けた準備期間がスタートします。

電子契約システムの導入で失敗しないためには、関連部署の理解を得ることが大切です。あらかじめ各部署にヒアリングをおこない、現場目線で導入計画を立てる必要があります。

ここでは、電子契約システム導入時のチェックポイントを解説します。

3-1.各担当目線の必要ポイントを表にまとめる

関連部署に要望を聞く際は、次の観点でヒアリングを実施しましょう。

＜チェックポイント＞

全員共通
・電子帳簿保存法の基準を満たす管理システムか
・複数のユーザーで利用できるか

営業担当
・アラート機能はあるか
・二者間ではなく複数者間での契約締結は可能か
・一括送信ができるか

総務担当
・社内向けの電子文書も作成できるか
・導入にあたって法務担当との合意が得られるか

法務担当
・自社のポリシーに応じ、閲覧制限をかけられるか
・社内向けの稟議/ワークフロー機能はあるか
・書面契約と比べ、コンプライアンスの点で問題ないか

情報システム担当
・電子証明書の保管に問題はないか
・追加のセキュリティ対策をおこなう必要はあるか

CS担当
・顧客にとって使いやすいUIか
・導入にあたって顧客から理解を得られそうか
・顧客が事前にアプリなどをインストールする必要はないか

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3-2.自社内の契約の種類を洗い出す

前項でも述べましたが、電子契約システムによって対応可能な電子文書に制限があります。

まずは関連部署にヒアリングをおこない、自社で作成する可能性がある契約書を全て洗い出しましょう。

3-3.利用ユーザー/アカウント数は適切か

電子契約システムには、プランによってユーザー数やアカウント数が制限される場合があります。契約業務に関わる人数に合わせ、最適なプランを選びましょう。

3-4.契約テンプレートは登録可能か

使用頻度の高い契約書は、テンプレート化しておくと便利です。契約テンプレートを登録可能なサービスなら、管理画面からテンプレートを呼び出し、契約書の作成を効率化できます。

3-5.契約ステータスの把握機能

電子契約システムは、契約状況を可視化するツールとしても活用可能です。「依頼中」「締結済」「却下」など、契約ステータスを細かく管理できるサービスなら、顧客ごとに適切なアクションを選択できます。

3-6.閲覧範囲の制限は可能か

契約実務では個人情報や機密情報を扱うため、電子契約システムが誰にでも閲覧可能な状態だとコンプライアンス上問題があります。閲覧範囲を制限し、特定のユーザーしか利用できないようにする機能があるか確認しましょう。

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3-7.サポートの範囲

導入にあたって不安がある場合、電話やメール、チャットなど、カスタマーサポートの充実したベンダーを選びましょう。

また、システムの運用設計のほか、セミナーや勉強会の開催、相手先企業に向けたマニュアル作成などを代行するベンダーもあります。サポートの範囲も、システム導入時に検討すべき要素の1つです。

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4.電子契約は使いやすいシステムを選ぶことが大切

電子契約をスムーズに導入するためには、自社にとってベストな電子契約システムを選ぶ必要があります。価格やネームバリューだけでなく、「信頼性」「汎用性」「管理性」の3つの観点から、多角的に製品を比較することが大切です。

また、電子契約システム導入で失敗しないためには、あらかじめ各部署の要望をヒアリングし、懸念点を洗い出しておく必要があります。

現場の視点に立ち、本当に使いやすいシステムを選ぶことが電子契約導入の重要ポイントです。

 

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