領収書の管理は必要な業務であるものの、非常に手間がかかる作業でもあります。

領収書の管理をストレスなくおこなうためには、いかに効率よく管理するかが重要となるでしょう。

そこで領収書の管理を簡潔にするポイント3つについて解説します。

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1. 領収書の管理を簡潔に効率よくする方法

領収書の管理の方法は会社によって異なりますが、いかに簡潔に効率よく管理するかがとても重要です。

しっかり管理しておけば、保管する際はもちろん、領収書を探す際にもそれほどストレスを感じずに済むでしょう。

領収書の管理を効率よくする方法を3つ解説します。。

1-1. グループ分けして保管する

領収書の管理でとても重要なポイントの1つは、ある程度グループ分けして保管することです。

例えば月別、勘定科目別、取引先別などのグループで保管することができるでしょう。

月別の場合、日付順にノートやコピー用紙にレシートや領収書を貼りつけている会社もありますが、そこまで細かく管理する必要はありません。

法律上日付順に管理することは義務付けられておらず、むしろ作業の量を増やすだけです。

ある月の領収書やレシートはすべて1つの封筒に入れて管理します。

これで内部監査などにより領収書の提出が求められた場合でも、該当する月の封筒から領収書を探すことができるので便利です。

もし領収書の数が多いのであれば、大きめの封筒を使って管理する方法もあります。

勘定科目は会議費、水道光熱費、旅行交通費、通信費、広告宣伝費などさまざまなものがありますが、よく使うものだけを勘定科目別の封筒に入れておき、それ以外の領収書は「その他」という分類にしておくこともできます。

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1-2. 領収書の管理に特化したアイテムを利用する

領収書の管理が大変なのはどの企業も同じなので、領収書の管理に特化したファイルなどのアイテムも販売されています。

大量の領収書でも1つのファイルで管理できるようになっていたり、タグをつけて月や勘定科目がすぐに見つけられるようになっていたりします。

また、エクセルのテンプレートを活用して領収書を管理する方法もあります。

こうしたアイテムを活用すれば、より効率よく領収書を管理できるでしょう。

1-3. 領収書の電子化

現在多くの企業が導入を始めているのが領収書の電子化です。

これまで紙ベースで管理してきた領収書を電子化して管理することで、より効率を上げることができるようになりました。

領収書をスキャナ保存したり、スマートフォンやタブレットで撮影したりして電子的に保管することができれば、管理の手間を大幅に減らせます。

領収書を電子化することで経費申請の際の領収書との突合作業が楽になったり、膨大な量の領収書を管理し続けるコストもなくなり、大きく経理業務の効率化につながります。

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2. 領収書の管理を電子化する4つのメリット

企業にとって領収書の管理は悩みの種ですが、領収書の管理の労力や人員を大幅に削減できる可能性を秘めているのが領収書の電子化です。

では領収書の管理を電子化するメリットについて見ていきましょう。

2-1. 領収書を保管するスペースの削減

領収書の管理を電子化するメリットの1つ目は、保管スペースを削減できるという点です。

紙の領収書を保管するためには、ファイルやノートを購入し、領収書を貼りつけたりファイルのポケットに入れたりしなければなりませんでした。

しかもこれまで発行された大量の領収書を保管しておくためのキャビネットなどが必要だったでしょう。

大企業のオフィスであれば問題ありませんが、中小企業のオフィスでは領収書を保管しておくスペースを確保するのが困難です。

領収書の管理を電子化すれば、小さなハードディスクやインターネット上のクラウドに領収書をすべて保管できます。

これまで領収書を保管しておいたスペースが必要なくなるため、空間を有効活用できるでしょう。

2-2. 領収書管理のコストの削減

続いて領収書の管理を電子化すれば、さまざまなコストがカットできます。

領収書を印刷するための用紙代、インク代はもちろん、ノートやファイルの代金、キャビネット代が不要となります。

領収書の管理に多くの人員を割いていたのであれば、その人員を別の部署に回して業務を効率化させることもできます。

領収書を取引先に郵送していた企業であれば、電子化によって郵送のコストも削減可能です。

より重要な業務に多くの予算を使えるようになるのは大きなメリットといえます。

2-3. 領収書の検索性の向上

領収書の管理を電子化すると、検索性が飛躍的に向上します。

ファイルで領収書を管理していると、該当するファイルを探し、必要とする領収書がある日付や勘定科目を探さなければなりませんでした。

わざわざファイルがある場所まで取りに行く手間もかかります。

しかし領収書が電子化されていると、担当者は自分のパソコンからデータを検索できます。

日付や取引先の名称、勘定科目、金額などによる検索が可能なので、データの検索が非常に容易です。

ただしそのためには領収書を保存するときのファイル名を工夫する必要が生じることを覚えておきましょう。

2-4. 領収書の流出の防止が可能

領収書を電子化すれば、高度なセキュリティ対策もおこなえます。

キャビネットの鍵を持っていれば誰でも領収書を閲覧したり持ちだしたりできたかもしれません。

しかし領収書が電子化されれば、パスワードを設定することでアクセスを制限できます。

さらにクラウドであれば領収書のフォルダにアクセスした人や時間を管理することもできるので、情報流出のリスクを最小限に抑えられるでしょう。

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3. 領収書の管理に役立つアプリ

領収書を電子化して管理するためには、システムやアプリが不可欠です。

そこで領収書の管理に役立つアプリをご紹介します。

3-1. ジンジャー経費

ジンジャー経費はクラウド型経費精算システムの一つですが、領収書の電子化にも利用できます。

スマートフォンで撮影した領収書を申請書に添付することで、オンラインで経費精算を完結させることができます。

経費精算全体を効率化したい方にはおすすめのシステムです。

4. 領収書管理の効率を上げてストレスを減らす

領収書の管理は手間がかかり、担当者にとって大きな負担でしょう。

そのため管理方法を簡潔にして効率を上げることが非常に重要です。

月別、勘定科目に管理したり、電子化を検討したりして領収書を少しでも効率よく管理できるようにしましょう。

そうすれば人員をより重要な業務に回すことができ、会社全体の利益になるはずです。