2019年4月、改正労働基準法が施行されました。働き方改革関連法にもとづいて、労働時間の上限規定や有給休暇の取得推進などが盛り込まれていることが、この改正の大きなポイントです。

有給休暇の取得推進については、企業は各従業員に対して「基準日」を設定し、一定の有給休暇を消化させなければなりません。年10日以上の有給休暇がある従業員には、年5日の取得が企業に義務付けられています。

本記事では、基準日の意味や取り決め方、管理上の注意点などを紹介します。

1. 有給休暇の取得義務化における「基準日」とは

改正労働基準法により、年10日以上有給休暇が付与される従業員に対して、最低5日の有給休暇を消化させることが、すべての企業に義務づけられました。

年10日以上の有給休暇を付与した日が「基準日」であり、その日から1年以内に5日以上の有給休暇を取得させる必要があります。

例えば、2020年4月1日に入社した正社員の場合、6ヵ月後の10月1日に10日間の有給休暇が付与されます。その後は、勤続年数に応じて有給休暇が付与される仕組みとなっており、毎年10月1日に以下の表の通りに有給休暇が付与されます。

勤続年数（年）	0.5	1.5	2.5	3.5	4.5	5.5	6.5以上
付与日数（日）	10	11	12	14	16	18	20

1-1. なぜ「基準日」があるのか

有給休暇に基準日が設けられているのは、付与の公平性と取得管理を明確にするためです。労働基準法では勤続年数に応じて有給休暇日数を段階的に付与する仕組みが規定されており、その起点を定めなければ正確な付与ができません。

例えば入社日から半年後を基準日とする方法では、従業員ごとに異なる日が発生し、個別管理が必要です。全従業員に統一した基準日を設ける場合は、付与管理が効率化されるという利点があります。

いずれの方法を選択するにせよ、基準日を明確化しなければ取得義務に違反する可能性があるため、適切な設定と管理が求められます。

また、基準日を設けることで、雇用主は組織に安定した労働力を確保し、労働者との長期的な雇用関係を継続することができます。

労働者にとっても、一定期間働いた後に有給休暇を受けることができるので、組織への忠誠心やモチベーションの向上にもつながります。

1-2. 自主的に5日以上取得している場合は働きかけなくてよい

労働基準法改正により、企業は年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、年5日以上を確実に取得させる義務があります。ただし、従業員が自主的に5日以上を消化している場合、企業が改めて取得を指示する必要はありません。

この点を明確に理解することで、企業側の不要な介入を避けられます。企業は従業員に対して、有給休暇の残日数や取得の重要性について定期的に情報提供する役割にまわると良いでしょう。

基準日を正しく把握し、取得状況を継続的に管理することが、法令遵守と従業員の労働環境改善につながります。

1-3. 有給休暇を取得するタイミングは従業員の希望に合わせる

有給休暇の取得は原則として従業員の希望に基づきます。労働基準法第39条では、従業員が請求した時季に休暇を与えなければならないと規定されており、使用者が一方的に制限することはできません。

原則として、企業側が勝手に日付を決めることはできず、まずは、従業員に有給休暇を取得したい日を聞き、できる限りその日に有給をとらせるようにしなくてはなりません。

ただし、事業運営に大きな支障が生じる場合に限り、時季変更権を行使できます。これは「事業の正常な運営を妨げる場合」に限り行使できる権利であり、時季変更をするにはあらかじめ就業規則に記載する必要があります。

年5日の取得義務についても、従業員の希望を尊重しつつ計画的に取得を促すことが基本です。基準日を把握しながら、繁忙期を避けて計画的付与を組み合わせることで、業務への影響を最小限に抑えつつ法令を遵守できます。

関連記事：年次有給休暇とは？付与日数や取得義務化など法律をまとめて解説

2. 有給の基準日を変更することはできる？3つのパターンを紹介

基本的には入社後6ヵ月の時点で年10日の有給休暇が付与されるため、その日を基準日とするケースが多いですが、福利厚生や有給休暇の管理を簡易にするため、有給休暇の基準日を変更することが可能です。

ただし、年次有給休暇の基準日を変更する際は、本来の基準日よりも前倒して付与する必要があります。これは、従業員にとって不利益な取り扱いとならないようにするためです。

それでは、具体的に基準日を変更するケースを3つご紹介します。

2-1. 入社してすぐに有給休暇を付与するケース

基準日は、「最初に有給休暇を付与した日」です。入社日に1日でも有給休暇を付与している場合は、その日が基準日になります。間違えないように注意しましょう。

基準日のパターン例①

例えば、2020年4月1日の入社時点で10日間の有給休暇を付与した場合は、その日が基準日となり、翌年3月31日までの1年間で5日の有給休暇を取得させる必要があります。

2-2. 10日間の有給休暇を分割して付与するケース

入社後6ヵ月時点で、与えるべき10日間の有給休暇を分割して付与する企業もあります。例えば、入社してすぐ2020年4月1日に5日間を付与し、さらに本来の基準日である10月1日に5日間の有給休暇を付与するケースなどがこれに該当します。

有給を分割付与する際に注意しておきたいことは、「残りの有給を付与する日」「取得義務のある期間」「2年目以降の基準日」の3つです。まず、有給を分割付与した際は、本来の基準日までに残りの有給を付与する必要があります。

基準日のパターン例②

2019年4月1日に入社した従業員に、入社時点で5日の有給を付与した場合、残り5日分の有給は本来の基準日である2019年10月1日までに付与する必要があります。

この際、有給を5日取得させなければならない期間は、有給付与日数が10日に達した日から1年後になります。ただし、残りの有給を付与するまでに取得した日数は、取得義務のある5日から差し引いて問題ありません。

また、有給を分割付与した場合、2年目以降に有給を付与するのは初回に付与した日から1年以内になります。先に挙げた例を用いると、2019年4月1日に初回の付与をおこなっているため、2年目の付与（＝基準日）は2020年4月1日までに設定しなければなりません。

2-3. 2年目の有給休暇を前倒して付与するケース

中途入社が多い企業などでは、管理が煩雑になることを避けるため、1年目の付与をおこなった後は会社全体で基準日をを統一することもあるでしょう。

基準日を統一する際に注意しておきたいことは、本来の基準日よりも前倒して新しい基準日を設けなくてはならないことと、有給取得の義務に重複がある期間の取り扱いを決めておくことです。

基準日のパターン例③

2019年6月15日に入社し、1回目の付与を原則通り2019年12月15日におこなった後、基準日を全社で統一する場合は、新たな基準日を2020年12月15日よりも前に設定しなくてはなりません。

また、この際、1回目の付与は2019年12月15日におこなっているため、この日から1年以内に有給を5日を取得させなければなりませんが、2回目の付与日を2020年10月1日など本来の基準日よりも前に設定しているため、1回目と2回目に付与された有給をそれぞれ5日取得させなければならない期間に重複（ダブルトラック）が生まれます。このとき、どちらの日数からどのように消化していくのかなど、確実に5日を取得させるためのルールを作り、有給の基準日統一に関しては労使協定で合意を得た後、就業規則に記載しておくことが必要になります。

3. 有給休暇の「基準日」を管理する際の注意点

基準日の管理は、単に日付を把握するだけでは不十分です。適切な運用を怠れば労務リスクに直結します。基準日がいつであったのかを忘れたり、有給休暇の取得促進を怠ったりすると、罰金刑を科される可能性もあるため注意しましょう。

従業員ごとに異なる基準日を管理する煩雑さや、記録方法の不備によるトラブルを回避するためには、具体的な注意点を踏まえる必要があります。ここでは、基準日管理において企業が押さえておくべき重要なポイントを解説します。

3-1. 基準日は従業員ごとに異なる

新卒入社であっても中途入社であっても、原則として雇い入れ日から6ヵ月後が基準日となるため、有給休暇の基準日は従業員ごと異なります。例えば、4月1日に入社した従業員の基準日と、5月15日に中途入社した従業員の基準日は、それぞれ10月1日と11月15日となります。

全従業員に統一した基準日を設ける運用も可能ですが、その場合は労使協定を締結し、法定要件を満たした付与がおこなわれているかを正確に管理しなければなりません。

どちらの方法を選んでも、もれなく把握していなければ年5日の取得義務を履行できないので、労働基準監督署から是正指導を受ける可能性があるため注意しましょう。

3-2. 基準日を記載した有給休暇管理簿を作成し3年間保管する

労働基準法施行規則では、有給休暇を管理するための書類を作成し、基準日や取得状況を明記しなければならないと定められています。

この書類に記載する必要がある内容は、有給休暇を取得した「時季（日付）」、「日数」、および「基準日」の3つです。

有給休暇管理簿は、有給休暇を与えた期間の満了後から5年間（当分の間は3年間）の保存義務があるので、必ず規定の年数は保管するようにしましょう。不定期ではありますが、労働基準監督署から調査がおこなわれることもあるので、管理がずさんにならないよう注意してください。

有給休暇管理簿は個別で作成するほか、従業員名簿に追記する形で作成する方法もあります。また、求められた際に出力できる状態であれば、紙ではなくデータで管理することは問題ありません。

関連記事：年次有給休暇義務化にともなう管理簿とは？作成方法と保存期間を解説

3-3. アルバイトやパート従業員の基準日も正社員と同じ

パート・アルバイトであっても、正社員と同じく雇い入れから6ヵ月が経過し、その出勤率が8割以上であれば年次有給休暇を付与しなくてはなりません。したがって、パート・アルバイトの有給休暇の基準日も管理する必要があります。

ただし、週の所定労働日数が4日以下、かつ週の所定労働時間が30時間未満の労働者に付与する日数は、正社員の場合と異なるため、注意しましょう。パート・アルバイトなどフルタイムでない従業員に付与される有給休暇の日数は以下の通りです。

上記の表の通り、週4日勤務で3.5年以上継続して働いているアルバイトや、週3日勤務で5.5年以上継続して働いているアルバイトには、年10日以上の有給休暇が付与されるため、基準日を管理して1年間で5日以上の有給休暇を消化させる必要があります。

3-4. 有給休暇に関する内容は就業規則へ記載する必要がある

有給休暇の基準日や取得方法、計画的付与の有無については、就業規則に明記しなければなりません。

労働基準法第89条では、必ず記載すべき事項の一つとして休暇に関する規定を定めています。基準日の取り扱いを明文化することで、従業員への周知徹底が可能となり、トラブル防止につながります。

記載がない場合や不明確な運用を続けた場合、労働基準監督署から是正を求められるリスクがあるため、早急な整備が必要です。

また、有給休暇について、以下の取り扱いをしたい場合は就業規則に記載しておきましょう。

• 時季変更
• 計画年休（労使協定も必要）
• 基準日の変更、統一
• 半日単位の有給の取得
• 時間単位の有給の取得（労使協定も必要）

これらの記載がない場合は、時季変更や計画年休などで年5日の有給休暇取得をさせることはできないので注意してください。

関連記事：有給休暇の義務化で就業規則を変更する場合に注意すべき2つのポイント

3-5. 基準日を適切に管理しないと企業側に罰則が科される

有給休暇の基準日を適切に管理せず、有休を付与した基準日から1年以内に年5日の有給休暇を与えなかった場合や、有給休暇に関する規定を就業規則に記載しなかった場合は、30万円以下の罰金が定められており、監督署の調査で発覚すれば行政指導の対象となります。単なる事務ミスであっても責任は免れないため、管理の徹底が不可欠です。

「有休の取得が義務化されたのは知っていたが、特に社内でルールを設けていなかった」という方は、自社の有休管管理が法改正と照らし合わせて問題がないか確認しておきましょう。

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4. 有給休暇の「基準日」管理を効率化する方法

有給休暇の基準日というのは、多くの場合入社日が基準となるため、従業員ごとに異なります。中途採用をしないという会社や数人で運営している会社であれば管理も簡単ですが、数十人の従業員がいて、さらに中途採用をおこなう会社の場合、担当者には相当な業務負担がかかってしまいます。

多くの場合、担当者は有給休暇の管理以外にも業務をおこなっているため、ヒューマンエラーが起こるリスクも高まります。

そこでここでは、担当者の負担軽減やミスを減らし、基準日管理を効率化する方法を紹介します。

4-1. 従業員全員の基準日を統一しておく

基準日管理を効率化する方法の一つに、従業員全員の基準日を統一する方法があります。多くの従業員が在籍する大企業や、中途入社が多く従業員ごとに入社日が異なる企業においては、通常、基準日は入社日を起点とするため個別管理が必要になるため、それぞれの基準日を管理するのは難しいのが実情です。

しかし、全社員で統一した日を設定すれば管理業務の煩雑さを大幅に軽減できます。例えば、4月1日を基準日とすれば、年度ごとの付与管理がしやすくなり、有給休暇の付与忘れを防ぐことができるだけでなく、計画的付与や一斉取得の運用も可能です。

ただし統一する場合には労使協定の締結が必要、かつ、必ず期間内の有給付与日数が労働基準法で定められた法定日数を下回らないようにする必要があります。運用に際しては、従業員に周知徹底をおこない、誤解を生まない体制づくりを整えることも必要不可欠です。

統一基準日の導入は効率化だけでなく、取得推進の施策としても有効です。

4-2. 基準日に有給休暇取得の計画表を作成する

上司や同僚に気を使ったり、業務と休みたい日のタイミングが合わなかったりすることで、自由に有給休暇を取得できない状況もあるかもしれません。そのような場合は、基準日を明確にしたうえで、企業が取得計画表を作成しておくことも有効な管理方法です。基準日に有給休暇の取得予定表を作成しておくことで、基準日を管理しやすいだけではなく、年5日の取得義務を達成するためのスケジュールを一目で確認することができるので、有給休暇の取得忘れ防止や取得しやすい環境づくりにつながります。

定期的にこの表を見直すことで、従業員は自身の有給休暇の状況を把握しやすくなり、計画的に休暇を取れるようになります。 また、企業側もこの情報をもとに、業務が繁忙な時期を避けるように有給休暇の取得を促すことが可能となります。

ただし、作成にあたっては従業員代表との協議を経て労使協定を結び、計画的付与の制度として運用することが重要です。こうした仕組みを整えることで、企業は取得義務を確実に履行できるだけでなく、従業員の働きやすさやワークライフバランスの改善にもつながります。

4-3. 勤怠管理システムを導入する

有給休暇の基準日管理を正確かつ効率的におこなうためには、勤怠管理システムの導入が最も効果的です。

勤怠管理システムを利用すれば、従業員ごとの基準日を自動的に算出し、取得日数や残日数をリアルタイムで把握することが可能です。さらに、年5日の取得義務に満たない従業員を自動的に抽出し、管理者にアラートを通知する機能を搭載しているシステムもあるので、取得忘れを防止できます。

従来の紙やエクセルでの管理では、誤入力や集計漏れのリスクが高いため、コンプライアンス違反につながる恐れがあります。勤怠管理システムを導入することで、こうした人的ミスを防ぎつつ、監査や労基署調査への対応力も向上させられます。

効率化と法令遵守を両立させるためにも、勤怠管理システムの活用は不可欠といえるでしょう。

5. 有給休暇の取得推進は企業の義務！基準日はしっかりと管理しよう

有給休暇の取得義務化により、企業は従業員一人ひとりの基準日を正確に把握し、年5日の取得を確実に実現させなければなりません。基準日を正確に管理できていないと、法定日数を満たせないリスクが高まり、企業側には罰則が科される恐れがあるので注意しましょう。

さらに、基準日の管理を怠ることは労務トラブルや従業員の不信感につながり、組織全体の信頼性を損なう要因にもなります。そのため、統一基準日の導入や取得計画表の作成、勤怠管理システムの活用といった具体的な仕組みを整えることが重要です。

雇用形態を問わず全従業員を対象に管理を徹底することで、コンプライアンス違反を防止し、健全な職場環境を維持できます。企業の責務として基準日を適切に管理し、働きやすい環境づくりを進めながら、有給の取得推進を図っていきましょう。

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