企業が従業員の労働時間を正確に把握することは、給与計算や労務管理を適切におこない、労働者の権利を守るために非常に重要です。しかし、微妙な用語の違いや制度を理解していなければ、正しい労働時間の計算はできません。

本記事では、人事として知っておきたい労働時間の正しい計算方法に加えて、労働時間計算時の細かい注意点、正確に勤怠管理をするポイントを解説します。

関連記事：労働時間の計算方法や上限規制、労働時間の判定事例をわかりやすく解説！！
関連記事：【図解】給与計算ガイド！業務の流れやポイントを解説！

1. 労働時間（実労働時間）とは？

労働時間とは、「労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間」を指します。ここでいう「使用者の指揮命令下」とは、従業員が企業の指示に従って業務をおこなっている状態のことです。つまり、労働時間とは実際に働いた時間であり、給与計算の基礎となる重要な概念です。

また、労働時間は「勤務時間」と混同されやすい用語ですが、両者には明確な違いがあります。ここでは、労働時間と勤務時間の違いに加え、適切な労働時間管理が求められる理由について詳しく解説します。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

1-1. 労働時間と勤務時間の違い

勤務時間とは、一般に始業から終業までの拘束時間全体を指し、休憩時間など指揮命令下にない時間も含まれる点が特徴です。例えば、午前9時に出勤し午後5時に退勤した場合、勤務時間は8時間となります。このうち1時間の休憩を取っている場合、実際の労働時間は7時間です。

	勤務時間	労働時間
意味	1日のうちで出勤から退勤までの時間全体を指す	従業員が企業の指揮命令下に置かれている時間
活用する場面	出勤や退勤のタイミングを把握するために使用される	労働基準法や雇用契約に基づいて計算され、賃金や労働条件の評価に使用される
休憩時間の扱い	含む	含まない

また、休憩時間については、労働基準法により、労働時間に応じて付与する必要があります。具体的には、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければなりません。

なお、これらは法律上の最低基準であり、企業がこれを上回る休憩時間を設定することも可能です。

関連記事：労働時間に休憩は含まれる？労働基準法での休憩時間の定義と計算ルールを解説

1-2. なぜ労働時間の計算が必要？

正確な労働時間の把握は、適切な賃金支払いをおこなううえで不可欠です。残業代や深夜・休日手当などは労働時間を基準として算出されるので、計算誤りがあると、未払い賃金の発生につながる可能性があります。

時間外労働（1日8時間、週40時間を超える労働）および休日労働（法定休日の労働）を一定時間を超えておこなった従業員については、本人からの申し出などに応じて医師による面接指導を実施する必要があります。一般的には、月80時間を超える時間外・休日労働が、過重労働による健康障害防止の観点から重要な基準として運用されています。

参考：長時間労働者への医師による面接指導制度について｜厚生労働省

さらに、36協定に基づく時間外労働には、原則として「月45時間・年360時間」の上限規制があります。臨時的な特別の事情があり、特別条項付き36協定を締結する場合であっても、次の条件を満たさなければなりません。

• 時間外労働：年720時間以内
• 時間外労働と休日労働の合計：単月100時間未満
• 時間外労働と休日労働の合計：2〜6ヵ月平均で月80時間以内
• 月45時間を超える時間外労働：年6回まで

労働時間を適切に計算できていない場合、知らないうちに上限を超過し、法令違反となるリスクがあります。適切な労働時間管理は、法令遵守はもちろん、従業員の健康維持や企業の信頼確保の観点からも重要です。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説｜厚生労働省

関連記事：労働時間の上限は週40時間！基礎知識と違反した場合のリスクを解説

2. 労働時間の計算方法

労働時間の定義が理解できたところで、労働時間を求める計算式について見ていきましょう。具体的な計算例も紹介します。

2-1. 労働時間を求める計算式

労働時間は、次の式で計算できます。

労働時間 ＝ 退勤時刻 − 出勤時刻 − 休憩時間

出勤時刻から退勤時刻までの時間は「勤務時間」です。ここから、労働義務のない休憩時間を差し引いたものが「労働時間」となります。

2-2. 労働時間の計算例

一般的な勤務パターンにおける労働時間の計算例は次のとおりです。

出勤時間	退勤時間	休憩時間	労働時間
9:00	18:00	1時間	8時間
8:30	17:30	1時間	8時間
11:00	19:00	45分	7時間15分

例えば、9時から18時まで勤務し、休憩時間が1時間の場合、労働時間は次のように計算します。

9時間（勤務時間） = 18時（退勤時間） – 9時（出勤時間）

8時間（労働時間） = 9時間（勤務時間） – 1時間（休憩時間）

このように、勤務時間から休憩時間を正確に差し引くことで、実際の労働時間を把握できます。タイムカードや勤怠管理システムを活用すると、計算ミスの防止にもつながります。

関連記事：タイムカードで計算する簡単な方法は？電卓で勤務時間を集計する計算式も紹介

3. 労働時間の計算における注意点

労働時間を正しく計算するためには、単に「退勤時刻から出勤時刻を引く」だけでは不十分です。労働時間として扱われる時間の範囲や、遅刻・早退時の扱いなどを正しく理解しておく必要があります。ここでは、労働時間を計算する際に押さえておきたいポイントを解説します。

3-1. 労働時間として認められる時間と認められない時間

労働時間とは、従業員が企業の指揮命令下に置かれている時間を指します。労働時間に該当するかどうかは、タイムカードなどの勤務記録だけでなく、実際の勤務実態を踏まえて判断されます。

そのため、実際に作業をしている時間だけでなく、業務上必要な待機時間や準備時間なども、労働時間に含まれる可能性があります。例えば、次のような時間は基本的に労働時間に含まれます。

• 業務開始前の朝礼やミーティング
• 制服や作業着への着替えを企業が義務付けている時間
• 電話番や来客対応のための待機時間
• 緊急対応の指示に備えて待機している仮眠時間や手待ち時間

一方で、従業員が自由に利用できる休憩時間は、原則として労働時間には含まれません。ただし、従業員が自由に過ごせず、実質的に業務対応を求められている場合には、休憩時間ではなく労働時間と判断される可能性があるので注意しましょう。

関連記事：労働時間とは？労働基準法の定義や休憩時間との関係を判例を交えて解説

3-2. 労働時間は1分単位で求めることが原則

労働時間は、原則として1分単位で適切に計算しなければなりません。これは、労働基準法第24条の「賃金全額払いの原則」に基づく考え方によるものです。

そのため、実際には17分間の残業が発生しているにもかかわらず、「15分未満を切り捨てる」「30分単位で丸めて計算する」といった端数処理をおこなうと、労働した分の賃金が支払われず、未払い残業代につながる可能性があります。

例えば、毎日17分の残業を「15分単位」で切り捨てていた場合、1日あたり2分の未払いが発生します。一見するとわずかな時間に見えますが、これが1ヵ月・1年単位で積み重なることで、未払い賃金の額が大きくなるケースも少なくないので注意しましょう。

関連記事：労働時間を1分単位で計算する原則はいつから？労働時間の把握の義務化を解説

3-3. 遅刻・早退・欠勤は労働時間に含めない

遅刻・早退や欠勤の時間は、実際に労務を提供していないので、「ノーワーク・ノーペイの原則」に基づき、原則として労働時間には含まれません。そのため、働いていない時間分については、企業は賃金を支払う必要がありません。

ただし、対象となるのは実際に労働していない時間に限られます。例えば、5分の遅刻にもかかわらず、一律に30分遅刻したものとして処理することは、賃金全額払いの原則との関係で問題となる可能性があります。遅刻や早退の時間についても、労働時間と同様に、原則として1分単位で適切に管理する必要があります。

なお、有給休暇を取得した時間については、実際には労務提供がなくても、法律上は賃金支払いの対象となります。また、勤怠管理や賃金計算の具体的な運用方法は、企業ごとの就業規則によって異なる場合があるので、事前に確認しておくことが重要です。

関連記事：勤怠管理で遅刻や早退を管理するには？控除の方法と注意点を解説

4. 労働時間の区分と割増賃金が発生する労働の種類

給与計算では、労働時間の区分ごとに適用される割増率が異なります。とくに「残業」「時間外労働」「深夜労働」「休日労働」は混同されやすいため、それぞれの定義を正しく理解しておくことが重要です。

4-1. 所定労働時間を超えた労働は「残業」

所定労働時間とは、企業が就業規則や雇用契約などで定めている従業員が通常勤務する時間のことです。

一般的に「残業」という言葉は、この所定労働時間を超えて働くことを指し、この中には、法律上の割増賃金の支払い義務がない「法定内残業（所定労働時間は超えるものの、法定労働時間の範囲内に収まる労働）」も含まれます。

例えば、ある日の所定労働時間が1日5時間に設定されている場合に、実際には7時間労働したとすると、超過した2時間分は残業として扱われます。

関連記事：残業の定義とは？正しい知識で思わぬトラブルを回避！

4-2. 法定労働時間を超えた労働は「時間外労働」

労働基準法では、法定労働時間として「1日8時間・週40時間」が定められており、原則としてこれを超えて労働させることはできません。法定労働時間を超えて従業員に時間外労働を命じる場合には、あらかじめ36協定を締結し、労働基準監督署へ届け出る必要があります。また、時間外労働に対しては、所定の割増賃金を支払わなければなりません。

時間外労働に対する割増率は25％以上です。さらに、1ヵ月の時間外労働が60時間を超えた部分については、50％以上の割増率で計算する必要があります。なお、法律上の割増賃金が必要となるのは、法定労働時間を超えた「法定外残業」に対してです。

そのため、企業が定める所定労働時間が法定労働時間より短い場合、所定労働時間を超えて働いたとしても、直ちに割増賃金が発生するわけではありません。例えば、所定労働時間が7時間の従業員が9時間勤務した場合を考えてみましょう。

この場合、7時間を超えて8時間までの1時間は「法定内残業」にあたり、法定労働時間の範囲内であるため、割増賃金の支払い義務はありません。一方で、8時間を超えた1時間については法定労働時間を超える「法定外残業」となるので、時間外労働の割増賃金を支払う必要があります。

関連記事：法定内残業と法定外残業の違いは？具体例を交えて解説

4-3. 法定休日の労働は「休日労働」

労働基準法により、企業は従業員に対して「毎週1日」または「4週間を通じて4日以上」の法定休日を与えなければなりません。この法定休日に働かせることを「休日労働」といいます。休日労働を命じる場合も、時間外労働と同じように、あらかじめ36協定の締結と届出が必要です。

休日労働の割増率は35％以上です。法定休日における労働時間は、すべて「休日労働」として扱われます。例えば、法定休日に10時間勤務した場合は、10時間分すべてについて休日労働の割増賃金を支払わなければなりません。時間外労働とは区別して労働時間を計算するため、混同しないよう注意が必要です。

一方で、企業が独自に定めている「所定休日」は、労働基準法上の法定休日とは異なります。所定休日に出勤した場合、休日労働には該当しません。ただし、その労働によって1日8時間・週40時間の法定労働時間を超えた場合には、時間外労働として割増賃金の支払いが必要となります。

関連記事：所定休日と法定休日の違いとは？休日出勤時の割増賃金の考え方も解説

4-4. 22時から5時までの労働は「深夜労働」

午後10時から午前5時までの時間帯に労働させることを「深夜労働」といいます。企業が深夜労働を命じた場合には、通常の賃金に加えて25％以上の深夜割増賃金を支払わなければなりません。

また、深夜労働は時間外労働や法定休日労働と重複することがあります。その場合は、それぞれの割増率を合算して割増賃金を計算します。具体的な割増率は次のとおりです。

• 深夜労働＋時間外労働（月60時間以下）：50％以上
• 深夜労働＋時間外労働（月60時間超）：75％以上
• 深夜労働＋法定休日労働：60％以上

例えば、法定休日の深夜時間帯に勤務した場合には、通常賃金の1.6倍以上の賃金を支払う必要があります。

関連記事：深夜労働の割増は何時から？会社側の義務や違反した場合の罰則も解説

4-5. 【計算例】夜勤中に残業が生じた場合の労働時間の集計方法

例えば、次のような勤務形態を考えてみましょう。

• 所定勤務：19:00〜翌4:00（休憩 23:00〜24:00）
• 実際の勤務：19:00〜翌6:00（休憩 23:00〜24:00）
• 実労働時間：10時間

この場合、労働時間は時間帯ごとに区分して計算します。

時間帯	1日の労働時間の累計	内容	割増の有無
19:00〜22:00	3時間	通常労働	なし
22:00〜23:00	4時間	深夜労働	深夜割増（25％以上）
23:00～24:00	（累計4時間のまま）	休憩時間	賃金の支払い義務なし
24:00〜翌4:00	8時間	深夜労働	深夜割増（25％以上）
翌4:00〜翌5:00	9時間	深夜労働+時間外労働	深夜＋時間外割増（50%以上）
翌5:00〜翌6:00	10時間	時間外労働	時間外割増（25％以上）

※週40時間の法定労働時間は超えておらず、月間の時間外労働も60時間以内である前提で計算しています。

このように、割増賃金の計算では、労働時間を時間帯ごとに細かく区分する必要があります。計算は複雑になりやすく、給与計算ミスの原因にもなります。そのため、システムを活用し、正確に管理することが重要です。

当サイトでは残業の定義や上限規制についてわかりやすくまとめた資料を無料で配布しています。時間外労働の定義について正しく理解したい方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

4-6. 【ポイント】例外として1ヵ月単位では端数を丸めて処理できるケースがある

企業の勤怠管理は、原則として1分単位でおこなう必要があります。ただし、厚生労働省の通達により、1ヵ月単位で集計した時間外労働・休日労働・深夜労働のそれぞれについては、次の端数処理が認められています。

• 30分未満：切り捨て
• 30分以上：1時間に切り上げ

例えば、1ヵ月の時間外労働が「10時間25分」の場合は10時間、「10時間35分」の場合は11時間として処理できます。

なお、日単位や週単位での端数切り捨ては、原則として認められていません。企業が独自のルールで労働者に不利益となる処理をおこなった場合、未払い賃金が発生するリスクがあるので注意が必要です。

参考：賃⾦計算の端数の取扱い｜厚生労働省

関連記事：勤怠管理の丸めとは？処理方法の基本と丸めの違法性について解説

5. 【雇用・勤務形態別】給与計算における労働時間計算のポイント

雇用形態や勤務制度によって、給与計算時の労働時間の考え方は大きく異なります。とくに、法定労働時間や残業時間の扱いを誤ると、未払い賃金につながるため注意が必要です。ここでは、代表的な勤務形態ごとの労働時間計算のポイントを解説します。

5-1. パート・アルバイト

パート・アルバイトの労働時間を計算する際は、休憩時間の扱いと割増賃金の計算に注意が必要です。短時間労働者であっても、時間外労働・休日労働・深夜労働が発生した場合には、労働基準法に基づき割増賃金を支払わなければなりません。

例えば、出勤時刻が20時、退勤時刻が23時で、休憩時間がない場合の労働時間は、次のように計算します。

23時 − 20時 ＝ 3時間

このケースでは休憩がないので、出勤から退勤までの3時間すべてが労働時間となります。ただし、22時から23時までの勤務は深夜労働に該当します。

そのため、22時から23時までの1時間については、通常の時給に25％を上乗せした深夜割増賃金を支払う必要があります。また、パート・アルバイトの労働時間は、有給休暇の付与日数や社会保険の加入条件にも影響するので、正確に管理することが重要です。

関連記事：労働基準法におけるパート従業員の有給休暇の条件と計算方法

5-2. フレックスタイム制

フレックスタイム制においても、実労働時間の計算方法そのものは通常の労働時間制度と変わりません。ただし、始業・終業時刻を労働者が柔軟に調整できるため、労働時間管理は「1日単位」ではなく、「清算期間全体」でおこなう点が特徴です。

例えば、1ヵ月単位のフレックスタイム制では、企業があらかじめ定めた「清算期間における所定総労働時間」を超えた時間は、所定外労働（いわゆる残業）に該当します。また、法定労働時間の総枠を超えた時間は、時間外労働として割増賃金の対象になります。

週の法定労働時間が40時間の事業場における1ヵ月の法定労働時間の総枠は「40時間 × 暦日数 ÷ 7日」で計算されます。具体例は次のとおりです。

暦日	1ヵ月の法定労働時間の総枠
31日	177.1時間
30日	171.4時間
29日	165.7時間
28日	160.0時間

1日単位で単純に残業計算をするわけではないため、通常の勤怠管理とは異なる運用が必要です。なお、深夜労働や休日労働については、フレックスタイム制でも割増賃金の対象となるので、別途管理しなければなりません。

参考：フレックスタイム制のわかりやすい解説＆導入の手引き｜厚生労働省

関連記事：フレックスタイム制とは？導入手順や企業が知っておくべきメリット・デメリット

5-3. 変形労働時間制

変形労働時間制は、繁忙期・閑散期に応じて労働時間を柔軟に配分できる制度です。変形労働時間制の場合も、実労働時間の計算方法自体は通常の労働時間制度と変わりません。

ただし、この制度では、特定の日や週に法定労働時間を超える勤務があっても、制度上あらかじめ定めた範囲内であれば、直ちに時間外労働とはなりません。

例えば、1ヵ月単位の変形労働時間制を採用している小売店で、繁忙日の土日は1日10時間、閑散日の平日は1日6時間と事前にシフトを設定しているケースがあります。この場合、所定労働時間が10時間の日についても、その勤務時間が適法に設定された範囲内であれば、直ちに8時間超部分が割増賃金の対象となるとは限りません。

そのため、給与計算では、日々の所定労働時間だけでなく、対象期間全体の総労働時間を適切に管理する必要があります。また、制度を有効に運用するには、就業規則への明記や、勤務シフトの事前作成・周知が不可欠です。

参考：変形労働時間制の概要｜厚生労働省

関連記事：変形労働制でも残業代は出さないとダメ！残業時間の計算ルールも解説

5-4. みなし労働時間制

みなし労働時間制とは、実際の労働時間ではなく、あらかじめ定めた時間を労働したものとみなす制度です。主な制度として、労働時間の算定が困難な場合に適用される「事業場外みなし労働時間制」や、高度な裁量を伴う業務に適用される「裁量労働制」があります。

例えば、みなし労働時間を1日8時間と定めている場合、実際の労働時間が6時間であっても、法律上は8時間労働したものとして扱われます。

ただし、深夜労働や休日労働については、実際の労働時間に基づいて割増賃金の支払いが必要となるケースがあります。また、制度を導入する際には、労使協定の締結や就業規則の整備など、適切な手続きが必要です。

参考：裁量労働等(みなし労働時間)｜厚生労働省

関連記事：みなし労働と固定残業の違いとは？それぞれの定義を紹介

6. 労働時間を適切に計算して管理する方法

基本的な労働時間の計算は比較的シンプルですが、勤務形態が異なる従業員がいる場合は、適用ルールを混同しやすく、計算ミスが発生しやすくなります。そのため、エクセルの自動計算機能やタイムカード、勤怠管理システムなどを活用するのがおすすめです。ここでは、それぞれの特徴を紹介します。

6-1. エクセルを使って計算する

エクセルの関数を利用して計算式を組めば、労働時間を自動で計算が可能です。

無料で利用できるテンプレートも、インターネット上で多く配布されているため、適宜活用するとよいでしょう。

ただし、エクセルを使って労働時間を管理する場合、関数の知識が必要になります。従業員が誤って計算式を壊してしまうリスクがある点に注意しなくてはならないでしょう。また、手入力をする部分も大きいため、ヒューマンエラーを完全になくすことは難しい方法です。

6-2. タイムカードを活用する

タイムカードとは従業員の出退勤を記録し、労働時間を記録できるツールです。専用の機器にカードを入れるだけで打刻ができ、導入後すぐに使い始められる点はメリットでしょう。

一方で、勤怠集計に手間がかかり、リモートワークなどの現代の多様な働き方に対応できないという課題もあります。そのため、近年ではタイムカードから勤怠管理システムやアプリへの移行が拡大している状況です。

6-3. 勤怠管理システムやアプリを活用する

勤怠管理を正確かつ簡単に進めたい人事担当者におすすめなのが、クラウド型勤怠管理システムの導入です。

従来の勤怠管理では、「自己申告制で各従業員から出退勤情報を伝えてもらう」「従業員の出退勤時間をタイムカードで把握する」といった方法が利用されていました。ただ、自己申告制の出退勤管理は、不正リスクが懸念点です。

その点、クラウド化された勤怠管理システムなら、職場のパソコンやスマホ、従業員に配布するICカードなどを利用して出退勤の時間を記録できます。職場にいても外出先にいても打刻できるのは、従業員側から見ても大きなメリットでしょう。

職場の労働環境に合わせて、残業時間の算出方法をあらかじめ設定するなど、給与計算の手間を軽減できるという強みもあります。

7. 複雑な労働時間の計算や管理は勤怠管理システムで効率化しよう

従業員の労働時間計算は給与の額に直結するため、ミスが許されない業務です。しかし近年の雇用形態や働き方の多様化により、正確な労働時間の把握が難しくなっています。また、手作業が多ければ多いほどヒューマンエラーは起きやすくなるでしょう。

労働時間の計算を正しくおこなうには、できるだけ手作業を減らすため、勤怠管理システムやアプリを活用することがおすすめです。システムを導入すれば、自動で労働時間を正確に記録でき、担当者の作業時間も大幅に削減できます。

労働時間の正しい計算方法を理解したうえで勤怠管理システムを導入し、面倒な手続きを効率化しましょう。