タイムカードを使って労働時間を管理するためには、打刻に関するルールが必要不可欠です。

ルールが明確になっていないと、従業員のタイムカード打刻に対する意識も低くなり、同僚に打刻してもらうなどの不正が起こるかもしれません。ミスや不正があると、労働時間を正確に管理できなくなるだけでなく、勤怠管理担当者の業務負担も増えてしまうので、ルールを決めていない場合は早急に対策をおこないましょう。

ここでは、タイムカードの打刻ルールが必要な理由やルールを設けるうえでの具体例などについて解説します。

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1. タイムカードの運用には明確なルールが必要

2019年4月1日からの法改正により、高度プロフェッショナル制度の労働者を除くすべての従業員の労働時間について、使用者による労働時間の客観的な把握が法律上の義務として明確化されました。これは、労働安全衛生法第66条の8の3に基づく措置であり、長時間労働の是正や健康管理の観点から重要な制度です。

また、厚生労働省が公表している「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、始業・終業時刻の確認および記録について、原則としてタイムカードやICカード、パソコンの使用時間などの客観的な方法により把握することが求められています。しかし、タイムカードの押し忘れが発生すると基礎となる客観的記録が正確に把握できなくなり、実際の労働時間と乖離が生まれます。

この問題を解決してくれるのが、タイムカードの打刻ルールです。打刻ルールを設けることにより、計測ミスをなくし、使用者は従業員の労働時間を客観的に把握することができます。

また、タイムカードを使って従業員の勤務時間を管理するためには、「打刻するタイミング」に対して明確なルールが必要です。例えば、使用者は着替えの時間や掃除などの雑務の時間も労働時間として把握する必要があるため、「打刻するタイミング」は特にしっかりと明確化しましょう。

2. タイムカードを正確に打刻するためのルールの具体例

使用者が従業員の労働時間を客観的に把握するためには、タイムカードを打刻する際に下記のようなルールを設ける必要があります。

• 出勤時と退勤時に必ず本人が打刻する
• タイムカードに打刻するタイミングの明確化
•  時間外労働が発生した際の対処法
• 直行・直帰・在宅勤務等のルール
• 打刻ミスや不正打刻への対応を就業規則に明記する

ここでは、タイムカードを打刻するルールの具体例について解説します。

2-1. 出勤時と退勤時に必ず本人が打刻する

タイムカードの打刻は、原則として出勤時および退勤時におこなうことが基本となります。そのため、就業規則や勤怠管理規程に明記し、全従業員に周知することが重要です。記載していない場合、打刻する時間帯が出勤時と勤務開始時間のどちらなのか分からなくなってしまいます。

また、打刻する時間帯と合わせて必ず本人がおこなうということも大切です。タイムカードは他の人でも扱えてしまうため、不正打刻がおこなわれる可能性があります。不正打刻が発生した場合には、労働時間管理の適正性が損なわれるだけでなく、懲戒処分などの労務トラブルに発展する可能性もあります。

そのため、本人打刻を原則とすることに加え、代理打刻の禁止や例外的な対応方法についても就業規則や勤怠規程に明確に定めておきましょう。

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2-2. タイムカードに打刻するタイミングの明確化

2019年4月1日に施行された改正労働安全衛生法では、新たに従業員の労働時間の「客観的な把握」が使用者の義務化されているため、使用者は労働時間の範囲を理解しておく必要があります。

具体的には、以下のような時間も労働時間に換算するため、使用者は打刻するタイミングを明確化する必要があります。

• 使用者の指示により、就業を命じられた業務に必要な準備、行為を事業場内においておこなった時間
• 業務に関連した後始末（清掃など）を事業場内においておこなった時間
• 使用者の指示があった場合には即時に業務にあたることを求められており、労働から離れることが保障されていない状態で待機などをしている時間
• 参加することが業務上義務づけられている、研修・教育訓練を受講していた時間
• 使用者の指示により、業務に必要な学習などをおこなっていた時間

参考：モデル就業規則｜厚生労働省労働基準局監督課

これらの時間は、厚生労働省のガイドラインや判例の考え方に基づき、労働時間に該当する可能性があるとされています。

したがって、打刻のタイミングは単に職場に到着した時点ではなく、実際に業務が開始される時点と整合するように定める必要があります。特に、制服への着替えや機器の準備などが業務上必要とされている場合には、それらの開始時点を踏まえて打刻ルールを設計することが重要です。

2-3. 時間外労働が発生した際の対処法

時間外労働は、労働基準法第36条に基づく労使協定（いわゆる36協定）を締結したうえで実施する必要があります。そのため、時間外労働が発生する場合の対応方法についても、事前に明確なルールを定めておくことが重要です。

時間外労働は極力避けるべきですが、急な仕事が入ってしまい、打刻後の時間外労働が発生してしまう場合もあります。そのようなことが起きても、しっかりと対応できるようにしておきましょう。

例えば、打刻後の時間外労働は原則禁止にして、状況に応じては上長に相談して対応するといったルールを策定しておきましょう。

打刻後であっても時間外労働が必要と判断された場合、退勤後に再度出勤したと処理するのが一般的です。なお、通常の勤務に打刻後の勤務を加えた労働時間が8時間を超える場合は、割増賃金の支払いが必要です。

2-4. 直行・直帰・在宅勤務等のルール

近年では、直行直帰や在宅勤務など多様な働き方を導入する企業が増えています。このような働き方に対応するためには、自社の勤務形態に応じた打刻方法や労働時間の把握方法をあらかじめ定めておく必要があります。

例えば、事業場に設置されたタイムカードでの打刻が難しい場合には、メールや専用の勤怠システムへの入力、パソコンのログイン・ログアウト記録などを出退勤の記録として活用する方法があります。厚生労働省のガイドラインにおいても、これらの方法は客観的な記録として認められる場合があるとされているため有効です。

就業規則にタイムカードに関するルールを記載する場合には、自社の労働形態を考えたうえでルールを作成しましょう。例えば、タイムカードの打刻の代わりに、メール報告や社内システムへのログイン時間を出退勤時間とするルールが挙げられます。

自社の環境に合わせたルールを作ることにより、働き方を変えなくても、従業員一人ひとりの労働時間の管理が可能になります。

2-5. 打刻ミスや不正打刻への対応を就業規則に明記する

タイムカードの運用においては、打刻方法やタイミングだけでなく、打刻ミスや不正打刻が発生した場合の対応方法についても明確に定めておく必要があります。

打刻ミスや不正打刻といったトラブルに関する規定を設けることで、従業員に対して公正な対処ができます。例えば、打刻漏れが発生した場合の申請方法や修正手続き、代理打刻が確認された場合の対応などについて、就業規則や勤怠管理規程に具体的に記載しておくことが重要です。特に、懲戒処分やペナルティを科す可能性がある場合には、あらかじめ就業規則にその内容を明記しておくことが労働基準法第89条で定められているので、必ず記載しましょう。

また、規程に定めるだけでなく、従業員に対して内容を周知することも不可欠です。労働基準法第106条では、就業規則の周知義務が定められており、従業員がいつでも確認できる状態にしておくことが求められています。

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3. 打刻ルールを形骸化させないための仕組みづくり

打刻ルールを整備していても、運用が徹底されなければ、実際の労働時間との乖離が生じるおそれがあります。特に、慣例的な例外運用や不明確な修正手続きが存在する場合には、正確な労働時間の把握が困難になり、未払い残業や長時間労働の見落としにつながる可能性があります。

労働時間の適正な把握は、労働安全衛生法第66条の8の3および厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」において、使用者が講ずべき重要な措置として示されています。そのため、単にルールを設けるだけでなく、継続的に機能させるための仕組みづくりが重要です。

ここでは、打刻ルールを形骸化させないために有効とされる代表的な取り組みについて解説します。

3-1. 管理職が例外をつくらない体制づくり

打刻ルールの運用においては、管理職による例外的な対応が常態化しないような体制づくりが重要です。例えば、特定の部署や従業員に対して口頭での事後申告を認めるなど、正式な手続きを経ない対応が繰り返されると、ルールそのものの信頼性が低下する可能性があります。

労働時間の管理責任は使用者にあり、管理監督者を含めた組織全体で適切な運用をおこなう必要があります。厚生労働省のガイドラインでは、使用者は労働時間を客観的に把握し、適切に記録する体制を整備することが求められているため、管理職自身がルールを遵守する姿勢を示すことが、組織全体の適正な運用を促進する要素となるのです。

具体的には、打刻方法や修正手続きについて統一した運用基準を設けるとともに、例外処理が必要な場合には必ず記録を残す仕組みを整備することが望ましいとされています。このような体制を整えることで、恣意的な運用の発生を防止し、労働時間管理の透明性を確保しやすくなります。

3-2. 打刻修正フローの透明化

打刻漏れや誤打刻が発生した場合に備え、打刻修正の手続きを明確に定めておくことも重要です。修正方法が不明確な場合には、担当者や上長の判断によって対応内容が異なり、記録の整合性が損なわれる可能性があります。

労働時間の記録は、賃金計算や時間外労働手当の算出に直接関係する重要な情報であり、労働基準法第37条に基づく割増賃金の適正な支払いにも影響します。そのため、修正履歴が確認できる状態を維持することが不可欠です。

実務上では、修正申請書の提出や電子申請による承認手続きを設けるなど、修正の理由・修正前後の時刻・承認者を明確に記録する仕組みを整備しておきましょう。また、修正履歴を一定期間保存しておくと、後日確認が必要になった場合にも対応しやすくなります。

このような透明性の高い修正フローを構築することが、正確な労働時間管理の維持につながります。

3-3. 定期的な内部監査の実施

打刻ルールが適切に運用されているかを確認するためには、定期的な内部監査の実施が有効です。ルールを整備しただけでは、時間の経過とともに運用が形骸化する可能性があるため、定期的に運用状況を点検する仕組みが重要になります。

労働時間の記録は、労働基準法第108条に基づく賃金台帳の作成・保存義務や、労働安全衛生法第66条の8の3に基づく労働時間の把握義務と密接に関連しています。そのため、記録内容に不備がある場合には、是正指導や行政対応のリスクが高まるので注意しましょう。

内部監査では、打刻漏れの発生状況や修正頻度、特定部署に偏りがないかなどを定期的に確認することが有効とされています。また、監査結果を管理職へ共有し、必要に応じて運用ルールの見直しをおこなうことで、継続的な改善につなげることが可能になります。

4. タイムカード打刻の問題点

タイムカードで運用する際はルールを策定していても、次のような問題点が発生する可能性があります。

• 集計に時間がかかる
• 勤務状況をリアルタイムで把握できない
• ヒューマンエラーのリスクが高い

ここでは、これらの問題点について解説します。

4-1. 集計に時間がかかる

タイムカードを用いた運用では、労働時間の集計作業に多くの時間が必要になる場合があります。特に、パートやアルバイトなどシフト制を採用している職場では、日ごとの勤務時間が異なるため、勤怠表と照合しながら時間を確認する必要があり、担当者の負担が大きくなりやすい傾向があります。

さらに、打刻漏れや誤打刻が発生した場合には、従業員への確認や修正手続きが必要となり、追加の業務が発生します。これらの作業が重なると、月末や給与計算時期に業務が集中し、担当者の負担が増加するでしょう。

労働時間の記録は、労働基準法第108条に基づく賃金台帳の作成や保存にも関連する重要な情報であるため、正確な集計を維持することが求められます。そのため、集計作業の効率化は、適正な労務管理を維持するうえでも重要な課題です。

4-2. 従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できない

タイムカードで運用している場合、従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できないという問題があります。

タイムカードの集計作業は、月末～月初に実施するのが一般的です。そのため、従業員の労働時間のトータルは、月末や月初などの集計時にしか把握できません。

基本的に、会社は従業員の勤務状況を正しく把握して、時間外労働が増加していないかなどをコントロールする必要があります。しかし、労働時間を集計するときにしか勤務状況を把握できないタイムカードでは、従業員の労働時間を適切に管理するのが難しくなってしまいます。

4-3. ヒューマンエラーのリスクが高い

タイムカードを用いた労働時間管理方法では人の手による作業が多くなるため、、ヒューマンエラー発生の可能性が考えられます。

ヒューマンエラーというのは、タイムカードの集計時間をまとめる集計表への記入ミスや計算ミスなどが該当します。ヒューマンエラーに気付かずにそのまま処理してしまうと、給与額や有給休暇残数などに誤差が発生しかねません。

労働時間の誤りは、給与額や時間外労働手当の計算にも影響を及ぼします。特に、時間外労働に対する割増賃金の支払いは労働基準法第37条で義務付けられているので、計算誤りがある場合には未払い賃金が発生するリスクがあります。

また、有給休暇の付与日数や残日数の管理にも労働時間の記録が関係する場合があり、誤った情報のまま処理を進めると、従業員とのトラブルにつながる可能性があります。このようなリスクを防ぐためにも、正確な記録と確認体制を整備することが重要です。

5. スマホやパソコンからの打刻方法

勤務時間を管理するうえで大切なタイムカードですが、スマートフォンやパソコンなどを活用した打刻方法を採用する企業が増えています。その方法とは、勤怠管理システムを活用することです。

この方法は、労働時間の記録を電子的に管理できるため、勤務場所や働き方の多様化に対応しやすいという特徴があります。厚生労働省のガイドラインにおいても、ICカードやパソコンの使用記録など、客観的に労働時間を把握できる方法を活用することが推奨されています。そのため、事業場の実情に応じて適切な打刻方法を選択することが重要です。

5-1. 勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の労働時間を自動集計したり、残業アラートによって時間外労働の時間を的確に管理したりできるシステムです。

製品によって搭載されている機能は異なりますが、ICカードやパソコン・スマホで入力した出退勤時間をシステムに取り込み、労働時間や出勤日数、有給休暇取得などを自動的に集計してくれるので、勤怠状況を一括で管理することが可能です。

当サイトでは、勤怠管理業務で起きうるミスをどのように低減させられるかを解説した資料を、無料で配布しております。勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の管理画面を掲載しているため、自社の活用シーンもイメージしながらご確認いただけるでしょう。システムの導入により勤怠管理業務が効率化されそうだと感じた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

6. 勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムの一番のメリットは、不正打刻を防ぎ、打刻に関する問題が起きた時でもすぐに対応できるということが挙げられます。

また、勤怠管理システムによっては問題が発生した時に知らせてくれるアラート機能が搭載されているものがあるため、ミスを見逃さずに済む、給与計算を自動的におこなう機能があるというのもメリットです。

しかし、これだけではなく、タイムカードの問題点を改善してくれるメリットもあるのでチェックしておきましょう。

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6-1. リアルタイムで勤務状況を把握できる

勤怠管理システムであればタイムカードと異なり、リアルタイムで従業員の勤務状況を把握することができます。そのため、時間外労働時間が上限に達しそうな従業員がいれば、事前に時間外労働時間を制限することも可能になります。

労働基準法では、時間外労働に関する上限規制が定められており、これを超過しないよう管理する責任が使用者にあります。そのため、労働時間の状況を早期に確認できる体制を整えることは、法令遵守の観点からも重要です。

また、システムによっては、有給休暇取得状況を把握できる製品もあります。このようなシステムであれば、有給休暇の取得も促せますし、年5日の有給休暇取得義務を遵守できるのもメリットです。

6-2. 集計業務の負担が軽減できる

勤怠管理システムを活用すれば、従業員の労働時間を集計する必要がありません。

基本的に、システムで自動的に集計してくれるので、労務担当者に発生していた「従業員の労働時間の集計業務」の負担を軽減することが可能です。

労働時間の集計業務というのは主に月末に発生しますが、月末には請求書の発行業務や支払いの確認などさまざまな業務が重なります。

そのため、「集計業務にかかる時間」を他の業務に充てることができるというのは、担当者にとって大きなメリットといえるでしょう。ただし、自動集計機能を使用する場合であっても、打刻内容の確認や例外処理の対応は必要となるため、最終的な確認作業を省略できるわけではない点に留意が必要です。

6-3. ヒューマンエラーを低減できる

タイムカードの場合、集計時のミスや従業員の打刻ミスなどのヒューマンエラーが発生するかもしれません。しかし、勤怠管理システムであればシステムで機械的に管理するため、ヒューマンエラーの発生が減少します。

また、何か不備があった際にアラートを発する機能が搭載されている勤怠管理システムもあります。

勤怠管理システムはコストがかかりますが、うっかりミスを防ぐことができれば業務効率が上がるので、費用対効果をしっかり得ることが可能です。

7. 勤怠管理システムを活用して適切に労働時間を管理しよう

タイムカードの打刻ルールは、適正な労働時間を把握するうえで欠かせないものです。打刻ルールがあいまいだと、ミスや不正のリスクも高くなり、担当者の業務負担も大きくなります。

ただし、打刻ルールをしっかり決めたとしても、人の手でおこなっている限りはどうしてもミスがおこります。勤怠管理システムを導入すれば人的なミスがなくなるので、正確な労働時間を把握できるのはもちろん、集計業務などの負担を減らすことも可能です。

システムの導入にはコストがかかりますが、その分の費用対効果は十分に得られるので、勤怠管理の業務負担が大きい場合はぜひ導入を検討してみましょう。