正社員の雇用で必須の雇用契約書の作成方法を分かりやすく解説 | jinjerBlog

正社員の雇用で必須の雇用契約書の作成方法を分かりやすく解説

正社員を採用する際は、雇用主と労働者の間で雇用契約を締結します。その際、雇用主側が労働者に対して作成・提示するのが雇用契約書です。

雇用契約書には、契約期間や賃金の取り決め方など大事な事項が記載されていますので、漏れなどの不備なく作成することが大切です。

そこで今回は、正社員雇用に欠かせない雇用契約書の作成方法や、雇用契約書の必要性、作成時の注意点などをまとめました。

関連記事:雇用契約の定義や労働契約との違いなど基礎知識を解説

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従業員を雇い入れる際は、雇用(労働)契約を締結し、労働条件通知書を交付する必要がありますが、法規定に沿って正しく進めなくてはなりません。

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1. 正社員向けの雇用契約書の作成において必要な項目

労働基準法第15条では、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定めています。

労働条件は複数にわたりますが、正社員向けの雇用契約書を作成する際は、最低でも以下 つの項目を書面にして明示することが義務づけられています。

ここでは、雇用契約書に必ず記載すべき事項と、それぞれのポイントをまとめました。

1-1. 契約期間

正社員の場合は原則として契約期間の定めがない「無期雇用契約」になりますので、「期間の定めなし」と記載します。

なお、試用期間を設ける場合は、「試用期間:入社後◯ヶ月間」「試用期間:◯◯年◯月◯日~◯◯年△月△日」など、いつまで試用期間にあたるのか、はっきり明記しておきます。

関連記事:雇用契約の期間とは?期間の定めがあるとない場合の違いや契約時の注意点を解説

1-2. 就業場所

採用後、労働者を配置する具体的な場所を記載します。本社以外に支社・支店がある場合は、「本社 営業課」「◯◯支社 総務課」などと区別して記載しましょう。

なお、転勤の可能性がある場合は、就業場所の欄に「業務上の必要に応じて配置転換する場合あり」などと記載しておくと、実際に転勤や配置転換を命じる際、トラブルに発展しにくくなります。

よって、雇用契約書に会社の転勤命令には従う必要があることを明記し、採用面接の際にも転勤があることを説明する必要があるでしょう。

1-3. 従事すべき業務の内容

採用後に従事してもらう業務の内容を記載します。事細かに記載する必要はなく、「総務に関する業務」「経理業務」など、一般的な業務を明示すればOKです。

複数の業務に携わってもらう場合は箇条書きにし、多種多様な仕事を任せる可能性があることをあらかじめ示しておきましょう。

1-4. 始業および終業の時刻

労働を開始する時刻と、終業する時刻を記載します。

労働時間は労働基準法第32条により、休憩時間を除き「1日について8時間」「1週間について40時間」をそれぞれ超えて労働させてはならないと定められています。

そのため、通常なら始業時間を起点として、休憩1時間を経た9時間後を終業時間にするのが一般的です。(例:9:00~18:00)

一方、労働時間を月単位または年単位で清算する変形労働時間制を適用する場合は、労働時間の組み合わせや、フレキシブルタイム・コアタイムの設定など記載しなければなりません。

たとえばシフト制を導入している場合、「1ヶ月単位の変形労働時間制・交代制として、次の勤務時間の組み合わせによる」などと記載したうえで、始業時間と終業時間の組み合わせを箇条書きにします。

1-5. 所定労働時間を超える労働の有無

所定労働時間を超える労働、つまり残業や休日出勤をする可能性について明記します。

所定時間外労働の可能性がある場合は「有」、ない場合は「無」と記載すればOKです。

1-6. 休憩時間、休日、休暇に関する事項

所定労働時間のうち、休憩時間がどのくらいあるか具体的に記載します。(例:60分)

休日については、特定の曜日や日にちに休むことが決まっている場合は「毎週 土・日・祝日」「年末年始(12月29日~翌年1月3日」)などと表記します。

一方、週あたり・月あたりの休日が変則的な場合は、「週あたり2日」「月あたり10日間」などと記載してもかまいません。

なお、年単位の変形労働時間制を採用している場合は、「年間105日」など、一年で取得するトータルの休日を記載するケースもあります。

休暇に関しては、年次有給休暇の日数だけでなく、付与する条件もあわせて記載するのが一般的です。

年次有給休暇については、労働基準法第39条にて休暇を与える条件が定められていますので、「6ヶ月継続勤務で10日、以降は労働基準法の定めに従う」などと記載しておけば問題ないでしょう。

年次有給休暇のほかに、慶弔休暇や傷病休暇などがある場合は、その旨もあわせて記載します。

1-7. 交替制勤務をさせる場合、交替期日あるいは交替順序等に関する事項

交代制勤務を導入している場合には、交替期日あるいは交替順序等に関する事項を記載しなければなりません。

勤務パターンごとに始業時間や終業時間を記載するほか、交替する期日や交替する順序なども明記します。

1-8. 賃金の決定、計算および支払いの方法

基本給や所定時間外労働に支払われる割増賃金の計算方法、および賃金支払いの方法などを記載します。

通勤手当や資格手当などを支給する制度がある場合は、支給の条件や計算方法なども明記しましょう。

1-9. 賃金の締め切りおよび支払いの時期

賃金はいつを締め切り日とし、いつまでに支払うのかを記載します。たとえば月末締めの翌月25日払いの場合は、「賃金締切日:毎月月末」「賃金支払日:翌月25日」などと記載します。

1-10. 昇給に関する事項

昇給の回数や時期について記載します。(例:年1回4月)

なお、会社の業績や個人の成績によって昇給されない可能性がある場合は、その旨をしっかり明記しましょう。

条件を記載しない場合、会社の業績や個人の成績にかかわらず、毎年昇給されるものと認識されてしまうので要注意です。

1-11. 退職に関する事項(解雇の事由含む)

定年制の有無や、定年の年齢、定年後再雇用制度の有無など、退職に関する事項を記載します。あわせて、自己都合退職する際の手続き方法や条件も表記しておきましょう。(例:退職する30日以上前に届け出ること)

また、退職に関する事項には、解雇の事由や手続きに関する項目も含まれます。

解雇の事由や手続き方法の詳細は、会社の就業規則に詳細が記されていますので、雇用契約書では「懲戒・処分等就業規則に定める手続きを行う」とだけ記載し、参照すべき就業規則(◯条)を書き添えておくとよいでしょう。

その他、会社の規定に応じて昇給に関する事項や賞与に関する事項を記載しますが、これらは口頭説明でも問題ないとされています。

もちろん、雇用契約書に盛り込むのがベストですが、まずは必ず記載すべき11の事項をしっかり確認し、不備のないよう作成することを最優先に考えましょう。

参考記事:雇用契約を更新しない場合の正当な理由と社員への伝え方

2. 正社員の雇用契約書の必要性

労働基準法では、雇用契約の締結にあたり、労働者に労働条件を明示することと定めていますが、これは雇用契約書の作成そのものを義務づけるものではありません。

実際、労働基準法施行規則第5条4では、労働者が希望した場合、FAX送信や電子メールなどの方法で労働条件を提示することを認めています。

ただ、雇用契約や労働条件をめぐるトラブルは決して少なくなく、令和元年度に寄せられた約118万件の総合労働相談件数のうち、「労働条件の引き下げ」や「出向・配置転換」といった雇用・労働条件にまつわる相談は全体の1割以上を占めています。

中には訴訟に発展するケースもありますので、正社員を採用する際は必ず雇用契約書を作成し、双方合意のもとで雇用契約を締結することをおすすめします。

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関連記事:雇用契約書が正社員でも必要な場合と不要な場合の違いとは?

3. 正社員を雇うなら雇用契約書の作成は必須!

正社員は契約期間を設けず、長期間働いてもらうことを前提に雇用する人材です。双方が納得し、より良い関係を築いていけるよう、雇用契約書は万全を期して作成しましょう。

また雇い入れ時に労働条件通知書の交付は必要です。システムを導入し電子化を進めることで作業の効率化も期待できるので、今のうちに導入を検討してみるのもおすすめです。電子化について気になる方は、ぜひこちらの記事をご覧ください。

関連記事:雇用契約書・労働条件通知書を電子化する方法や課題点とは?

雇用や労働関係の法規は時代とともに見直されますので、改正が行われたら、適宜見直す習慣をつけることも大切です。

アルバイトの雇用契約書を作成する場合は、下記の記事をご参照ください。

関連記事:アルバイト採用でも雇用契約書は必要?作成するための4つのポイント
関連記事:飲食店で正社員を採用する際の雇用契約書の作成方法・必要な手続き

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