正社員でも雇用契約書は毎年の更新が必要！その理由や注意点を解説

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人事・労務管理

更新日: 2023.8.28
公開日: 2020.12.7 NOMURA

正社員・パート・アルバイトなどの雇用形態に関わらず、働き始めるときには雇用契約書を交わすのが一般的ですが、契約期間が決められているわけではない正社員の場合、一度雇用契約書を交わしてしまえば、更新の必要はないように思われます。

ただ、勘違いや見落としなどが原因で発生する社員と企業の間のトラブルを避けるためには、定期的に契約書の更新を行うのが望ましいといえます。

本記事では、正社員でも毎年雇用契約書を更新することが望ましい理由や、雇用契約書を更新する際の注意点などについてご説明します。

1. 有期契約の場合は雇用契約書の更新は必要不可欠
2. 認識のずれを防ぐために正社員でも雇用契約書は毎年の更新が望ましい
3. 労働条件に特段の変化がない場合は雇用契約書の更新は必要ない
4. 正社員の雇用契約書の更新では労働条件などがきちんと網羅されているかどうかに注意
5. 雇用契約書を毎年更新して認識のずれを防ぐことを心がけよう

紙の雇用契約よりも早く、工数を減らす方法とは？

紙で雇用契約書を取り交わしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・労働条件通知書を交付するために来社してもらったり、郵送したりするのが手間

・早く働き始めてほしいが、雇用契約の締結に時間がかかってしまう

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、雇用契約書の電子化です。システムを利用して雇用契約書を電子化すると、オンライン上で雇用契約書の締結や労働条件通知書の交付ができ、時間と場所を選ばずスピーディーに雇用契約を締結することができます。

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1. 有期契約の場合は雇用契約書の更新は必要不可欠

雇用契約書は雇用契約を交わすときに作成される書類であり、勤務地や業務内容・休日・給与などといった労働条件に関する内容が書面としてまとめられています。

労働条件として記載されている内容のひとつに「労働契約の期間」がありますが、契約社員や派遣社員といった方の場合は、契約期間があらかじめ決められた「有期契約」という形で働くことになります。

有期契約での契約となる場合、たとえば契約期間が3年間だったとすると、働き始めて3年が経過したあとの契約がどうなるかは、契約満了の時期を迎えるまでわかりません。

あらかじめ決められた契約期間が終わったときに、企業が社員にそのまま引き続き働き続けてほしい場合は雇用契約書を更新することになりますし、契約を更新するつもりがない場合はそのまま解雇となります。

そのため社員と有期契約を交わしている場合は、雇用契約書の更新は企業にとって必要不可欠なステップであるといえます。

2. 認識のずれを防ぐために正社員でも雇用契約書は毎年の更新が望ましい

正社員は契約社員や派遣社員とは異なり、契約期間が有期ではないので、何か特別な事情がない限りは定年で退職するまでその企業で働き続けることになります。

そのため、働いている期間中に契約満了の時期を迎えるということがないので、わざわざ契約更新を行う理由はないように思われます。

しかし、労働条件に関するトラブルは企業と社員の間でのトラブルの中でも大きな割合を占めます。

トラブルの原因が見落とし・誤解・勘違いであることも少なくないので、労働条件に関して定期的に確認することは、不要なトラブルを避けるうえで非常に重要です。

そのため、たとえ契約更新を行う理由がない正社員に対してでも、雇用契約書は毎年更新するのが望ましいといえるでしょう。

関連記事：雇用契約を更新する手順｜従業員に対して実施すべき具体的対応を解説

3. 労働条件に特段の変化がない場合は雇用契約書の更新は必要ない

正社員でも雇用契約書は毎年の更新が望ましいとはいえ、社員数の多い大企業ともなるとすべての正社員に対して毎年契約書の更新を行うのは、手間やコストのことを考えるとなかなか難しいかもしれません。

そのため、すべての社員に対して毎年雇用契約書の更新を行うのではなく、一定の社員にのみ雇用契約書の更新を行うようにするという選択肢も考えられます。

たとえば昇進や昇給などで毎月の給料に変化があった場合、本来であれば給与辞令を交付するだけでOKですが、その際に契約書の更新も行うようにするというような形です。

こうすることで、毎年すべての社員に対して契約書の更新を行わなければならないといった手間を避けながら、定期的に労働条件の再確認や突き合わせを行うことが可能になります。

労働条件に特段の変化がない社員に対しては、その年は雇用契約書の更新手続きは行わなくてもよいでしょう。

4. 正社員の雇用契約書の更新では労働条件などがきちんと網羅されているかどうかに注意

近年、働き方改革などの影響により多様な働き方が推進されるようになり、従来の働き方以外にフレックス制や裁量労働制のような働き方を採用している企業も増えてきました。

また、新型コロナウイルスの感染拡大も働き方に大きな影響を与えており、会社に出社せずに在宅やリモートで仕事を行っている社員も増えてきています。

雇用契約書を作成した時点ではそういった働き方は想定していなかった、という可能性も高いため、以前雇用契約書を更新したときから働き方が大きく変わっている場合は、雇用契約書の内容を新しい働き方に対応させたものにしなければなりません。

雇用契約書を初めて取り交わしたときから労働条件に関する何らかの変化が起きる可能性は、今後ますます高くなっていくと考えられるので、雇用契約書を更新する際は労働条件がきちんと網羅されているかどうかを、しっかり確認する必要があります。

関連記事：労働条件通知書と雇用契約書の違い｜それぞれの役割と発行方法を解説

5. 雇用契約書を毎年更新して認識のずれを防ぐことを心がけよう

正社員は基本的に有期契約ではないため、毎年雇用契約書を更新する必要はありませんが、労働条件を再確認して認識のずれや勘違いなどを防ぐという観点からは、雇用契約書を毎年更新することには意味があります。

毎年の更新がコストや手間といった点で難しいという場合は、昇給したタイミングに限定するなどでもよいので、定期的に雇用契約書の更新を行うことを心がけましょう。または、システムを導入して電子化すれば、メールで送るだけになるので、面倒な更新業務の効率化が期待できます。電子化について気になる方は以下の関連記事をご覧ください。

毎年ある契約更新作業の負担を軽減するには？

紙で雇用契約書を取り交わしており、「契約更新の時期になると、大量の労働条件通知書を交付しなくてはならず大変」と感じることはありませんか？

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