雇用契約を更新する手順｜従業員に対して実施すべき具体的対応を解説

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人事・労務管理

更新日: 2024.10.10
公開日: 2020.11.19
【監修者】石原昌洋
(特定社会保険労務士・中小企業診断士)

「雇用契約を更新したい従業員にどう対応すればいいのかわからない」「雇用契約の更新手続きをおこなう方法について詳しく知りたい」と考える方も多いのではないでしょうか。

有期労働契約については、契約更新をめぐる「雇止め」のトラブルが相次いで起こっているため、労働者に対して適切な対応をおこなうことが何よりも求められます。

今回は、雇用契約の更新に関する手続きの手順をわかりやすく解説するとともに、「実は、雇用契約を更新したくない」と考えている労働者への対応や通知についてもまとめましたので、ぜひ参考にしていただければと思います。

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有期雇用契約は労働基準法・労働契約法において様々なルールが設けられているため、法律に則って雇用契約を結ぶ必要がありますが、従業員とのトラブルになりやすい部分でもあります。

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1. 雇用契約を更新する手順とは
2. 雇用契約を更新しない場合の対応・通知方法
3. 雇用契約の更新を判断する基準
4. 雇用契約の更新は労使間の合意の上で締結する

1. 雇用契約を更新する手順とは

有期雇用契約における契約期間が満了した労働者に対して雇用関係を継続する更新手続きをおこなう場合は、労使間の合意のもと、新たな雇用契約を結ぶ必要があります。

この契約更新の際は、たとえ同じ労働条件であったとしても、新たな雇用契約書や労働条件通知書を作成し、労働条件や契約期間、更新の有無、判断基準などを改めて明示しなければなりません。

労働条件が同じだからといって、新たな契約書を取り交わさずに自動更新を繰り返すと、実質期間を定めない契約だと判断されてしまうため、注意が必要です。

1-1. 雇用契約の期間のみを更新する場合

有期雇用契約は、契約期間が満了になった時点で契約が解消してしまうため、契約期間のみを延長する場合は新たに雇用契約書を書面で締結する手続きが必要です。

契約更新の面談は、雇い止めの可能性も考慮し、遅くとも契約期間満了の30日前には行いましょう。

労働者側が契約更新を希望しない場合は、使用者が希望したとしても、雇用関係を継続することはできません。労働者に退職届、または更新を希望しない旨を書面にして提出してもらうようにしましょう。

1-2. 雇用契約の更新の際に労働条件を変更したい場合

雇用契約を更新する際に、労働者の労働条件を変更したいと考える場合もあるかと思います。このような場合は、労働者との合意を取ることで労働条件を変更することが可能です。

新たに雇用契約書や労働条件通知書を発行・交付する際に変更点を明示し、雇用契約書には署名・捺印してもらうことで、労使間のトラブルも回避できます。

関連記事：雇用契約の条件は途中変更できる？契約期間内に変更する方法をご紹介

1-3. 有期雇用契約から無期雇用契約への転換が起こる場合

有期雇用契約が反復更新されて通算5年を超えると、労働者には契約期間に定めのない無期雇用契約への転換を申込む権利が与えられます。

更新時に有期雇用契約から無期雇用契約に転換をする必要がある労働者の場合は、その旨を伝えた上で雇用契約書を取り交わすようにしましょう。

また、契約期間が5年以内であっても「実質的な無期雇用」や「労働者に雇用継続の期待をさせた」と判断された場合、労働契約法第19条が適用され、期間満了による雇い止めが難しくなってしまいます。

労働者には、あらかじめ契約更新の有無についても明確な基準を明示し、説明しておく必要があります。

なお、契約期間満了から次の有期雇用契約までに6ヵ月以上の空白期間がある場合は、クーリング期間として、以前の契約期間をカウントしません。

1-4. 正社員への転換が起こる場合

有期雇用契約期間中の働きぶりが認める形で、正社員への転換として契約を更新する場合もあるかと思います。

このような場合も、期間の定めのない雇用契約として、新たに雇用契約書を取り交わすようにしましょう。

正社員への転換は、場合によって助成金の支給対象となることもあるため、状況に応じて対応するようにしてください。

関連記事：雇用契約書における契約社員からの正社員登用についての記載ポイント

2. 雇用契約を更新しない場合の対応・通知方法

それでは、労働者に対して、雇用契約を更新しない通知をしたい場合は、どのように対応すれば良いでしょうか。

このような場合は、労働者の今後の生活を考え、遅くとも契約満了の1ヵ月前に面談を行い、直接伝えるようにましょう。

面談の結果、労働者側が雇止めを不服とした場合は、契約更新をしない理由についての証明書を請求されることがあります。

その場合は、使用者は遅延なく証明書を交付する義務がありますが、証明書に明示する雇止めの理由として、契約期間満了以外の理由を記載する必要があります。

雇止めの理由は、「客観的・合理的である」こと、「社会通念上の相当性」が求められますので、後述する「雇用契約の更新を判断する基準」を参考にあらかじめ設定しておき、いざなった際に適切な説明ができるように心掛けてください。
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関連記事：雇用契約を更新しない場合の正当な理由と社員への伝え方

3. 雇用契約の更新を判断する基準

上記のように、労働者との雇用契約を更新しない場合、労働者からその理由を求められる場合があります。トラブルが起きないようにするためには、雇用契約を結ぶ前にあらかじめ「雇用契約の更新を判断する基準」を定めておくことが大事になります。

【雇用契約の更新に関する判断基準】

①契約期間満了時の業務量

②勤務成績や勤務態度

③労働者の能力

④会社の経営状況

⑤担当業務の進捗状況

この判断基準は、雇用契約書または労働条件通知書、就業規則の中で労働者に明示・周知しておかなければなりません。また、契約締結後に更新の判断基準を変更した場合は、労働者に対して変更内容を速やかに周知しばければなりません。

雇用契約書の雇用期間や更新の判断基準が曖昧であり、雇用継続について労働者が期待を抱くような言動や雇用関係があった場合、契約期間満了による雇い止めが認められない場合がありますので、注意してください。

4. 雇用契約の更新は労使間の合意の上で締結する

雇用契約の更新を決定する際は、前もって客観的な判断基準を設け、労働者の理解を得ることが重要です。

雇い止めの際のトラブルを避けるためにも、判断基準については、雇用契約書や就業規則にて、できるだけ具体的に明示するべきでしょう。

また、更新手続きの際は、同じ待遇・条件での契約であっても、雇用契約書を新たに取り交わす必要があります。労働条件通知書も同様に、入社時だけでなく契約更新や変更の際もを交付する必要があり、とても面倒に感じると思います。そんな手間だけど重要な業務も、電子化することで簡単に交付でき、工数の削減へとつながります。電子化が気になる方は以下の参考記事をご覧ください。

参考記事：雇用契約書・労働条件通知書を電子化する方法や課題点とは？

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