外国人を雇用する際には、日本人を採用する場合とは異なる書類の確認や行政手続きが必要です。在留資格の確認を怠ると、不法就労となるおそれもあるため、事前の準備は慎重におこないましょう。

本記事では、外国人を雇用する前に確認すべきポイントから、雇用時に必要な書類、ケース別に確認が求められる書類、実務上の注意点までを整理して解説します。

1. 外国人を雇用する前に確認するポイント

外国人を雇用する際は、採用活動を始める前に確認すべき項目が多数あります。特に在留資格の確認や本人確認を怠ると、意図せず不法就労に該当してしまうおそれもあるため注意が必要です。

なお、海外に居住している外国人を採用する場合は、在留資格認定証明書の申請など手続きの流れがさらに複雑になります。ここでは、すでに日本国内に在留している外国人を雇用するケースを前提に、確認すべきポイントを解説します。

1-1. 就労できる在留資格に該当するか

在留資格とは、外国人が日本に滞在し、どのような活動をおこなうことができるかを定めた法的な区分です。

就労の可否や、従事できる業務内容は、在留資格ごとに定められており、外国人は、保有している在留資格の範囲内でのみ就労が認められています。

参考：在留資格一覧表｜出入国在留管理庁

例えば「技術・人文知識・国際業務」は、専門性を活かした業務が前提で、単純労働は原則認められていません。在留資格ごとに就労可能な業務内容が定められているため、予定している業務が在留資格の範囲内かを必ず確認しましょう。

なお、「留学」や「家族滞在」の在留資格は、原則として就労が認められていません。ただし、資格外活動許可を受けた場合に限り、週28時間以内での就労が可能ですが、その場合でもフルタイムでの就労は認められていません。

採用前には、在留カードに記載された「就労制限の有無」や「資格外活動許可欄」を必ず確認し、従事する予定の業務内容が在留資格の範囲内で認められているかどうかをチェックしましょう。

関連記事：外国人アルバイトを雇う際の在留資格とは？種類や就労制限についても解説

1-2. 在留カードやパスポートに偽造がないか

在留カードは、中長期在留者である外国人に対して、出入国在留管理庁が交付する身分証明書です。在留資格や在留期間、就労制限の有無などが記載されています。

参考：在留カードとは？｜出入国在留管理庁

国内に在留している外国人を雇用する場合は、在留カードおよびパスポートの原本を確認し、偽造や不正がないかのチェックが重要です。

在留カードは、次の点を必ず確認しましょう。

• 在留資格・在留期間が有効であるか
• 「就労制限の有無」欄に就労不可の記載がないか
• 資格外活動許可を受けている場合、その内容や条件（時間制限など）が明記されているか
• 顔写真やホログラム、ICチップ部分に不審な点がないか

不安がある場合は、出入国在留管理庁が提供している「在留カード等読取アプリケーション」により、在留カードのICチップ情報と券面情報の一致を確認できます。

参考：在留カード等読取アプリケーション サポートページ｜出入国在留管理庁

また、パスポートも、有効期限が切れていないか、氏名や生年月日が在留カードと一致しているかを確認します。

在留カードパスポートの確認を怠り、不法就労に該当する状態で就労させた場合、企業側が不法就労助長罪に問われ、3年以下の拘禁刑若しくは300万円以下の罰金又はその併科が科されるおそれがあります。

参考：外国人の適正雇用について｜警視庁

採用時には必ず原本を確認し、必要に応じて写しをとる対応をしましょう。

2. 外国人を雇用するときに必要な書類

外国人を雇用する際には、在留資格の確認に加えて、雇用に伴う各種届出や書類の準備が必要です。

これらの書類には、外国人であることを理由に必要なものと、日本人を雇用する場合と同様に求められるものがあります。

ここでは、企業側で準備・確認が必要な書類を解説します。

2-1. 外国人雇用状況の届出

事業主が外国人を雇用した場合や、雇用している外国人が離職した場合には、外国人雇用状況の届出をおこなう必要があります。

この届出は、外国人の就労実態の把握を目的としており、国籍や在留資格にかかわらず原則として必要です。

雇用保険の適用対象となる外国人は、雇用保険被保険者資格取得届・喪失届の提出により、外国人雇用状況の届出をおこなったものとみなされます。

一方、雇用保険の適用対象外の場合には、別途「外国人雇用状況届出書」をハローワークへ提出しなければなりません。

参考：外国人雇用状況の届出について｜厚生労働省

なお、届出を怠った場合には、事業主に対して、対象外国人1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。

外国人を採用・退職させた際には、必要な届出が漏れていないか必ず確認しましょう。

関連記事：外国人雇用状況の届出って何？記入方法や対象者・注意点を解説

2-2. 在留カード（国内居住者のみ）

在留カードは、中長期在留者である外国人に対して、出入国在留管理庁が交付する身分証明書です。在留カードには、在留資格や在留期間などが記載されています。

日本国内に在留している外国人を雇用する場合は、在留カードの確認が必須です。在留カードは、その外国人がどの在留資格で、いつまで日本に滞在・就労できるのかを確認するための重要な書類です。

雇用にあたっては、在留カードの原本を確認し、次の点をチェックしましょう。

• 在留資格および在留期間が有効であるか
• 「就労制限の有無」欄に就労不可の記載がないか
• 資格外活動許可を受けている場合、その内容や条件（時間制限など）が明記されているか

在留カードの内容と、実際に従事させる予定の業務内容が一致していない場合、不法就労に該当するおそれがあります。そのため、在留カードは採用時だけでなく、在留期間の更新の際など継続した確認が重要です。

なお、在留カードは本人確認書類としても利用されるため、写しを保管する場合は、個人情報の取扱いに十分注意しましょう。

参考：在留カードとは？｜出入国在留管理庁

2-3. 雇用契約書・労働条件通知書

外国人を雇用する場合であっても、雇用契約書や労働条件通知書の交付は必須です。

外国人だからといって特別な様式が定められているわけではなく、日本人を雇用する場合と同様に、労働基準法に基づいた書面の交付が求められます。

雇用契約書や労働条件通知書には、主に次の内容を明記しましょう。

• 契約期間（有期・無期、更新の有無など）
• 業務内容
• 就業場所
• 労働時間・休日
• 賃金の額・支払方法・締日・支払日

特に外国人の場合、業務内容が在留資格で認められている範囲内かどうかが重要な確認ポイントとなります。そのため、業務内容はできるだけ具体的な記載が望ましいでしょう。

また、言語の理解不足によるトラブルを防ぐため、母国語や英語を併記した書面を用意するなど、内容が正しく伝わる工夫も有効です。なお、「特定技能」などの在留資格で雇用する場合、雇用契約書や労働条件通知書は本人が十分に理解できる言語への翻訳が義務付けられています。

関連記事：雇用契約書と労働条件通知書の兼用は可能？メリットや作成方法を解説

関連記事：外国人雇用契約書の作成における注意点とは？テンプレートを交えて解説！

2-4. 在留資格変更許可申請（資格変更が必要な場合）

すでに日本に在留している外国人を雇用する場合でも、現在の在留資格で予定している業務内容が認められていないケースでは、「在留資格変更許可申請」が必要です。

例えば、留学生を正社員として採用する場合や、これまでの職種とは異なる業務に従事させる場合などが該当します。

この申請は原則として外国人本人がおこなう手続きですが、企業側も雇用内容を証明する書類の作成・提出などで協力が必要です。

なお、在留資格変更の審査には、申請から許可まで1〜3ヵ月程度かかります。また、許可が下りる前に就労させることはできません。許可前に業務に従事させた場合、不法就労に該当するおそれがあるため、採用スケジュールには十分な余裕を持ちましょう。

在留資格変更が必要かどうか判断に迷う場合は、在留資格と業務内容の整合性の再確認が重要です。

参考：在留資格変更許可申請｜出入国在留管理庁

2-5.在留資格認定証明書交付申請（海外居住者を雇用する場合）

海外に居住している外国人を新たに雇用する場合は、「在留資格認定証明書交付申請」が必要です。これは、日本で就労するための在留資格に該当するかどうかをあらかじめ審査してもらうための手続きです。

在留資格認定証明書交付申請は本人が申請できますが、海外に居住している場合は入国管理局に出向くことが困難なため、採用企業が代理人として申請するケースが一般的です。代理人として申請する場合は、雇用契約書や会社概要などの書類を添付して出入国在留管理庁（地方出入国在留管理局）に提出します。

在留資格認定証明書が交付されたら、海外にいる本人へ送付します。本人はその証明書をもとに、現地の日本大使館・領事館でビザ申請をおこない、ビザが発給された後に日本へ入国します。

なお、在留資格認定証明書の審査にも一定の期間を要し、申請から交付まで1～3ヵ月程度かかります。その後のビザ申請や渡航準備の期間も考慮し、採用スケジュールには十分な余裕を持つことが重要です。

参考：在留資格認定証明書交付申請｜出入国在留管理庁

2-6. 雇用保険被保険者資格取得届（条件に該当する場合）

外国人を雇用する場合でも、一定の要件を満たす場合は雇用保険への加入が必要です。国籍や在留資格にかかわらず、雇用保険の適用要件を満たしていれば、日本人と同様に手続きをおこないます。

雇用保険の被保険者となるのは、次の要件を満たす場合です。

• 1週間の所定労働時間が20時間以上であること
• 31日以上の雇用見込みがあること

これらの要件に該当する場合は、雇用保険被保険者資格取得届をハローワークへ提出します。外国人の場合、雇用保険の資格取得届の提出で、外国人雇用状況の届出をおこなったものとみなされます。

なお、在留資格上就労が認められていない外国人や、就労時間に制限がある外国人は、雇用保険の加入可否の個別確認が必要です。

関連記事：外国人労働者も雇用保険加入が必要！加入条件や手続きを完全解説

2-7. 所属機関等に関する届出（外国人本人の手続き）

就労系の在留資格を持つ外国人は、勤務先（所属機関）に変更があった場合などに、出入国在留管理庁へ「所属機関等に関する届出」をおこなう必要があります。

この届出は外国人本人がおこなう手続きですが、実務上は、本人の依頼を受けて所属機関である企業や行政書士などによる代理提出も可能です。

例えば、次のようなケースで届出が必要です。

• 新たに企業に就職した場合
• 転職や退職により、勤務先が変更になった場合
• 企業の名称や所在地が変更された場合

届出は、変更があった日から14日以内におこなう必要があります。14日以内の届出を怠ると、20万円以下の罰金に処せられることがあり、次回の在留期間更新において在留期間が短縮されるなどの不利益を被る可能性があります。

企業としては、必要に応じて代理提出や手続きのサポートをおこなうなど、届出が確実におこなわれているかの確認が重要です。

参考：所属機関等に関する届出・所属機関による届出Ｑ＆Ａ｜出入国在留管理庁

2-8. マイナンバー（社会保険・税手続きをする場合）

外国人を雇用する場合であっても、社会保険や税務の手続きをおこなう際にはマイナンバーが必要です。外国人は、日本国内に住民票が作成されると、日本人と同様にマイナンバーが付与されます。

マイナンバーは、主に次のような手続きで使用します。

• 健康保険・厚生年金保険の資格取得手続き
• 雇用保険の手続き
• 年末調整や源泉徴収票の作成

マイナンバーの提供を受ける際は、利用目的を明確に伝えたうえで取得し、適切な管理が重要です。取得・保管・利用の範囲は必要最小限とし、社内の管理ルールに沿って厳重に取り扱いましょう。

なお、採用直後でマイナンバーがまだ付与されていない場合には、住民登録後にあらためて提出してもらうなどの対応が必要です。

関連記事：マイナンバーの管理方法とは？リスク対策やシステム導入のメリットを紹介

3. ケースによって確認が求められる書類

外国人を雇用する際、必ずしもすべてのケースで同じ書類が必要になるとは限りません。在留資格の種類や業務内容、採用方法などによっては、追加で書類の確認や提出を求められることがあります。

ここでは、状況に応じて確認が必要な代表的な書類を解説します。

3-1. 履歴書・職務経歴書

履歴書や職務経歴書は、外国人候補者の学歴や職歴、業務内容を把握するための基本的な書類です。

特に「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格では、学歴や職歴が在留資格の要件を満たしているかを確認する重要な資料となります。

また、書類の記載内容から、現在保有している在留資格の種類や、今後在留資格の変更が必要となる可能性も把握できます。在留資格が「留学」や「家族滞在」などの場合には、資格外活動許可の有無についても、履歴書等の記載内容をもとに確認するとよいでしょう。

3-2. 健康診断書

外国人を雇用する際、健康診断書の提出が法令上必須とされているわけではありませんが、申請する在留資格の種類によっては、健康診断書の提出が求められる場合があります。

例えば、在留資格「特定技能」では、定められた期間内に受診した健康診断書の提出が必要です。

日本国内に在留している場合は申請日から遡って1年以内、海外に居住している場合は申請日から遡って3ヵ月以内に受診した健康診断結果が求められます。企業が健康診断書の作成をサポートし、状況に応じて費用を負担します。

また、海外居住の外国人が現地の医療機関で健康診断を受診する場合には、あらかじめ必要な検査項目を提示するとよいでしょう。あわせて、健康診断書に記載された医師の診断内容や備考欄などが外国語で記載されている場合には、日本語訳の添付が求められる点にも注意しましょう。

3-3. 資格証明書や学歴証明書

外国人を採用する際には、資格証明書や学歴証明書の提出を求められる場合があります。

特に、専門性が求められる業務に従事させる場合には、在留資格の要件を満たしているかを確認するためにこれらの書類が重要です。

例えば、「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格では、大学や専門学校での専攻内容や、これまでの職務経験が従事予定の業務と関連しているかが審査のポイントとなります。そのため、卒業証明書や成績証明書、保有資格を証明する書類の提出を求めるケースがあります。また、海外の教育機関で取得した学位や資格は、日本語訳の添付が必要な場合があります。

提出書類は在留資格の申請や変更手続きの際に使用されることもあるため、採用時点で確認・保管すると手続きがスムーズです。

4. 外国人を雇用する際の注意点

外国人を雇用する際は、必要書類をそろえるだけでなく、在留資格や労働関係法令を正しく理解したうえでの運用が重要です。

ここでは、実務上特に注意したいポイントを解説します。

4-1. 在留資格で許可されていない業務をさせない

外国人は、保有している在留資格の範囲内でのみ就労が認められています。たとえ本人が希望していたとしても、在留資格で認められていない業務に従事させることはできません。

業務内容の変更や配置転換をおこなう場合には、在留資格との整合性をあらためて確認し、必要に応じて在留資格変更許可申請を検討しましょう。

業務内容が在留資格に適合しているか判断に迷う場合は、出入国在留管理庁や行政書士などの専門家への相談を検討するとよいでしょう。

在留資格の要件を満たさないまま就労させてしまうと、不法就労に該当し、企業側が不法就労助長罪に問われるおそれもあるため注意が必要です。

4-2. 就労資格証明書の申請期間を確認する

就労資格証明書は、外国人がおこなう予定の業務内容が、現在の在留資格で認められているかどうかを事前に確認するための制度です。

転職や配置転換などにより業務内容が変わる場合、在留資格との適合性に不安があるときに申請を検討するとよいでしょう。

就労資格証明書の申請から交付までは、通常1日で発行されますが、勤務先を変えた場合などは1〜3ヵ月程度かかります。

変更後の業務開始の時期や採用スケジュールには十分な余裕を持つことが重要です。

なお、就労資格証明書の申請は外国人本人がおこなう手続きですが、企業側も業務内容を説明する書類の準備などで協力が求められます。

判断に迷う場合は、早めに専門家へ相談し、申請の要否やタイミングを確認しましょう。

参考：就労資格証明書交付申請｜出入国在留管理庁

4-3. 社会保険や最低賃金など適用ルールを確認する

外国人であっても、日本の労働関係法令は原則として日本人と同様に適用されます。社会保険・雇用保険の加入要件や最低賃金、労働時間・残業規制など、外国人だからといって特別な扱いはできません。

例外的に適用関係が異なる場合があるとしても、それは国籍によるものではなく、労働時間や就労形態、居住実態などの条件によるものです。雇用条件が各制度の要件を満たしているかを、採用時にあらかじめ確認することが重要です。

なお、日本と社会保障協定を締結している国の出身者は、一定の条件を満たす場合に、日本の厚生年金保険への加入が免除されることがあります。社会保障協定を適用する場合には、派遣期間や加入状況などの要件を個別に確認したうえで、派遣元国の適用証明書を日本の年金事務所へ提出する必要があります。

これらの適用ルールを正しく確認せずに運用すると、労務トラブルにとどまらず、在留資格の審査が厳しくなり、新たな外国人の採用や既存従業員の在留資格更新がスムーズに進まなくなるおそれがあります。

5. 外国人の雇用に必要な書類は事前に確認しよう

外国人を雇用する際には、在留資格の確認をはじめ、雇用に伴う各種手続きや書類の準備が必要です。必要な書類や確認事項は、在留資格の種類や業務内容、居住地などによって異なります。

在留資格ごとに就労できる業務内容が定められており、在留資格の変更や就労資格証明書の申請には一定の審査期間を要します。また、状況によっては健康診断書や学歴・資格証明書の提出が求められることもあります。

採用前に必要な手続きを整理し、余裕をもった対応により、不法就労や手続き漏れを防ぐことができます。

業務内容と在留資格の適合性などに不安がある場合は、出入国在留管理庁や行政書士などの専門家への相談も検討するとよいでしょう。