従業員のモチベーション管理や成長を促すために、多くの企業では人事評価制度を導入しています。従業員の仕事ぶりを企業が定めた項目に従って評価することで、給与や役職に反映させていくのが、人事評価制度の主な目的です。しかし正しい運用をしないと、評価者や被評価者の負担になってしまうおそれがあります。

この記事では、人事評価制度の正しい知識や作り方を解説します。

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1. 人事評価制度とは

人事評価制度とは、企業が従業員の働き方や業績、スキルを評価して昇給や昇進に反映させる仕組みです。評価基準や方法はにはさまざまな形態があり、年次評価や定期的な面談、目標管理など企業によって異なります。

そのため、制度内容によっては個々の能力を高めたり適切な部署への配置を決めたりと、人材マネジメントにも用いられています。

また評価内容によって待遇を決定することもあるので、適正な評価で従業員のモチベーションを高めたり、企業の業績向上効果が期待できる制度です。

ただし、不透明な評価基準や公正な評価ができない内容では、従業員に不満が募ることで、モチベーション低下や人材流出を招きかねません。そのため、人事評価制度を運用するときには注意が必要です。

2. 人事評価制度を導入すべき理由

人事評価制度を導入すべき理由は、人材育成と企業成長を無理なく進められることが挙げられます。
人事評価制度は、企業が求める結果を出した、もしくは成長が見られた従業員に対して、適切かつ公正な処遇を与えることができます。年齢や学歴ではなく、自身の頑張りや努力が認められて待遇に反映される労働環境は、従業員のモチベーションアップにつながります。

高いモチベーションで業務にあたると、企業貢献の意識や自発的な成長意欲が芽生えることもあるでしょう。その結果、人材育成や企業成長の効果が期待できることから、人材評価制度は導入すべきといえるのです。

3. 人事評価制度のメリット

人事評価制度のメリットは、従業員のモチベーションアップや人材育成、企業成長だけではありません。
従業員の成果や実績の把握、面談などにより得意不得意などを知ることができます。評価対象には個々のスキルや能力も含まれるので、従業員一人ひとりの人材スキルを管理できるというメリットがあります。

また、明確な評価基準によって公平性のある評価が得られることは、企業への信頼感にもつながります。不公平な評価による企業への不信感は、離職の理由になることがあります。しかし、公平な評価制度で従業員の満足度が満たされていれば、離職を防ぐ効果も期待できるでしょう。

4. 人事評価制度のデメリット

人事評価制度のデメリットは、従業員の認識によってはモチベーションが低下する可能性があるということです。どんなに公平な評価制度であっても、基準をクリアできない従業員は低評価になってしまいます。基準を満たしていないという自覚がないと、従業員は評価に不満を持つ可能性があり、モチベーションが下がってしまうことがあるのです。

ただし、このデメリットは評価制度の基準や内容の周知を徹底することで回避できるかもしれません。また、評価が低くなってしまった従業員には丁寧なフィードバックをおこない、評価を上げられるアドバイスをするなどのフォローも効果的です。

5. 人事評価制度の機能

企業の人事制度は以下の3つの機能から成り立っています。

• 等級制度
• 評価制度
• 報酬制度

3つの機能についてそれぞれ解説していきましょう。

5-1. 等級制度

等級制度とは、従業員の能力や業績を等級（グレード）で評価する制度を指します。等級ごとに求められる職務や能力は異なるので、自分が目指すところはどこなのか、そのためにはどのように成長したらいいのかなど、キャリアアップの機会を提供できるでしょう。

等級制度の中でも日本の企業でよく導入されているのが次の3つです。

• 職能資格制度：一般的に勤務年数が長いほど職務を遂行する能力が高く、一度蓄積された能力は低下しないという考えのもと、職能に応じて評価する評価制度
• 職務等級制度：勤務年数や雇用形態に関わらず、職務に応じて評価される制度
• 役割等級制度：与えられた役割の遂行状況に応じて評価される制度

近年では「職能資格制度」を反映した年功序列による評価は少なくなりつつあり、職務や役割に応じて評価される「職務等級制度」「役割等級制度」が増えてきています。

5-2. 評価制度

評価制度とは企業の定めた基準をベースに、従業員の能力や目標達成のプロセス、企業への貢献度を評価する制度のことです。

報酬制度とリンクしている企業が多く、目に見えて目標達成度がわかる成果や、成果を出すためにプロセスに応じて評価します。評価内容や目標達成に伴って昇給や等級などの報酬が用意されているケースが多いです。

5-3. 報酬制度

報酬制度とは、評価制度の結果により従業員の給与アップや昇進などの報酬を決める制度を指します。

報酬の内容は、給与やボーナスなど金銭的なものでだけでなく、スキルアップの機会を与えたりするなど、非金銭的なものなど、企業によってさまざまな形があるのが特徴です。金銭的な報酬は、目標達成のために外発的動機付けとして有効であり、あらかじめ従業員に周知しておくことでより高い効果を発揮するでしょう。

非金銭的なものは、従業員のモチベーション向上や、「この企業で働きたい」といったエンゲージメントが高まる効果が期待できます。

6. 人事評価制度の評価方法

人事評価制度にはさまざまな評価方法がありますが、ここでは主流となっている3つの方法をご紹介します。

6-1. 360度評価

360度評価というのは、仕事で評価対象者と関わっている社員が評価をおこなう方法です。一般的に、評価は上司がおこなうものです。しかし、360度評価では同僚やプロジェクトメンバー、部下などあらゆる社員からの評価が採用されます。そのため、評価対象者も評価に納得しやすいのがメリットです。
ただし、評価対象者が高評価を得るために、ミスを隠したり部下に圧力をかけたりするリスクもあるため、社風や人間関係に合っている方法なのかしっかり検討しましょう。

6-2. MBO（目標管理制度）

MBO（目標管理制度）とは、会社の経営方針に合わせて従業員が自ら目標を設定し、その達成度によって評価が決まるという評価方法です。自分で目標設定から達成までのフローを管理するので、人材育成や社員の能力開発にも役立ちます。
ただし、「達成」だけを重視してしまうと、目標を低くする従業員がでてくる可能性もあるので、経営方針に沿った目標になっているか、上司や担当者が確認する必要があるかもしれません。

6-3. コンピテンシー評価

コンピテンシー評価とは、職務ごとに定義された行動特性を基準に評価をおこなう評価方法です。コンピテンシーは「高い業績を上げる人の行動特性」を意味する言葉です。高い業績を上げる人というのは、学歴や職歴、スキルなどとは関係なく、共通した行動特性があるといわれています。その行動特性を分析し、具体的な評価基準としているのがコンピテンシー評価です。
評価基準が明確なので従業員は目標に取り組みやすく、評価する側も公平な評価をすることができます。

7. 人事評価制度の作り方

人事評価制度の導入や見直しを検討している企業は、以下の手順を参考にしてみてください。

1. 企業の現状を把握
2. 評価目標を定める
3. 評価基準を設定
4. 評価項目を作成
5. 評価方法を構築
6. 導入スケジュールを検討
7. 評価内容を従業員にフィードバック

それぞれを詳しく解説します。

7-1. 企業の現状を把握

まずは企業が望む人物像を明確にしましょう。望む人物像が明確になれば、現状と理想がどのくらい離れているかを把握できます。現状を把握して解決すべき課題を明確にすることは、評価制度導入の目標や内容を決める的確な指針になります。

また現状把握には、従業員の声を反映させることも重要です。アンケートやヒアリングから、経営層とは違う考えや声を聞き取り、現状把握に役立てましょう。

7-2. 評価目標を定める

課題が明確になったら、次は評価目標を検討します。その際、人事担当者や上層部だけで勝手に決めてしまうのではなく、従業員からの声も取り入れて目標を設定しましょう。

従業員も巻き込んで評価制度導入を進めることで、導入後の協力体制やスムーズな運用が可能になります。

7-3. 評価基準を設定

同じ役職でも職種や部署によって仕事内容は異なるので、それぞれの業務にあった評価基準を設けましょう。

評価基準は、自分の役割や現状を見直す機会になるだけではなく、目指すべき目標も明確になるので、従業員への周知も徹底するとより高い効果が期待できます。

7-4. 評価項目を作成

基準が決まったら、次は評価項目を作成します。企業によって評価項目は異なりますが、部署の目的や価値観に合わせて適宜設定しましょう。

一般的に多い評価項目は以下のとおりです。

• 仕事の達成度や成果
• コミュニケーション能力
• マネジメント能力
• 協調性
• 個人的な成長やスキルアップ
• 貢献度
• 問題解決能力

上記の内容を参考に独自の項目をプラスして作成しましょう。

7-5. 評価方法を構築

評価方法は、評価内容を何段階でどうように評価するかなど、規則を決めておくとスムーズに運用できます。

多くの企業では5段階評価を導入していることが多いですが、優劣をしっかり決めたい場合は中央値がない4段階評価が良いでしょう。

7-6. 導入スケジュールを検討

評価方法まで決まったら、実際の運用スケジュールを検討しましょう。評価担当者や被評価者に正しく認知されないまま運用が開始されると、正しく活用されない恐れがあります。

新しい人事評価制度が浸透するまでにはある程度時間がかかるため、運用開始までのスケジュールには余裕を設けるのが理想的です。また、事前に勉強会や説明会を実施し、現場への落とし込みを強化しておきましょう。

7-7. 評価内容を従業員にフィードバック

評価が終わったあとは、評価結果を個人にフィードバックすることが重要です。良い点はしっかりと褒めてのばし、次のステップへの成長を促しましょう。あまり結果が良くなかった従業員へは理由を説明してモチベーションを維持するフォローが必要です。

低評価の現実を伝えるだけではモチベーションが低下してしまうので、こまめなコミュニケーションを心がけて、評価を上げるための対策を一緒に考えていきましょう。

8. 人事評価制度導入の注意点

実際に人事評価制度を導入する際に、注意すべきポイントは下記のとおりです。

8-1. 評価項目を複雑にしない

人事評価はする側もされる側も少なからず負担が生じます。設定した目標や評価の基準が複雑すぎると、人事評価制度の運用に時間を取られてしまい本来の業務に支障が出る可能性があります。評価基準は「ここまでクリアすればA評価」というように、シンプルにしましょう。

8-2. 定期的に内容を見直す

職場環境は、日々変わっていきます。そのため、評価項目がいつまでも同じでは、新しい体制に対応できないかもしれません。時代の流れや職場でのポジションなどを考慮して定期的に内容を見直しましょう。

8-3. 評価のガイドラインを作成して周知徹底する

人事評価では、評価者の主観が入らないように公平を保つためのガイドラインの作成が重要です。評価者によって差がでてしまっては、被評価者に不満や不安が生じてしまいます。

評価者全員が同じ目線で人事評価をおこなえるように、項目ごとのガイドラインを作成してから運用を始めましょう。

8-4.評価結果が不公平にならないようにする

評価基準が数値や成果に偏っていると、評価結果が不公平になり従業員の不満を招くことがあるため注意が必要です。例えば、生産管理部やカスタマーサポートなど、部署や業務によっては売上や業績に直接結びつかない仕事もあります。
間接部門も企業を支える大事な屋台骨なので、公平な評価ができるように部門ごとの基準を決めておくと良いでしょう。

9. 透明性のある評価制度で従業員のモチベーションアップ！

人事評価制度は、どのくらい頑張ればどの程度評価されるのか目標の達成度合いが明確にわかるため、従業員のモチベーション向上やスキルアップに効果的です。しかし、設定する評価制度の項目や基準は、従業員から見ても公平性・透明性が高いもの、運用担当者から見て負担が少ないものであることが重要です。

人事評価制度を適切に運用して、従業員のモチベーションアップだけなく、組織力向上にもつなげていきましょう。

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